Благодаря технологическим достижениям в рабочей среде, сотрудничество стало проще, чем когда-либо, и команды любого размера могут получать пользу от инструментов для совместной работы, таких как повышение продуктивности и больше времени для выполнения действительно значимых задач.
Однако чрезмерное увлечение чем-либо редко бывает полезным, и исследования показывают, что слишком много совместной работы может быть так же вредно, как и её недостаток. С другой стороны, нахождение правильного баланса способно значительно повысить производительность и эффективность команды. Сотрудничество должно служить катализатором эффективности, а не становиться препятствием, мешающим глубокой и сосредоточенной работе. Ниже приведены некоторые способы, как этого достичь.
Может ли сотрудничество быть вредным?
По сути, командная работа на рабочем месте — это благородное дело, ведь две головы думают лучше, чем одна. За этим утверждением стоит и научная база: исследование Стэнфордского университета под названием «New Study Finds That Collaboration Drives Workplace Performance» показало, что сотрудники, которые сотрудничали, тратили на выполнение своих задач на 64% больше времени, чем те, кто работал в одиночку. Более того, они отмечали повышенную вовлечённость, больше успехов в работе и меньше усталости. В другом исследовании Института корпоративной продуктивности было показано, что компании, в которых сотрудники активно сотрудничают, в пять раз чаще достигают высоких результатов.
Очевидно, что сотрудничество не может быть плохим, верно?
Однако, по данным Harvard Business Review, существует такое явление, как перегрузка от сотрудничества. Их исследования показывают, что за последние 20 лет количество совместной деятельности в компаниях удвоилось. Более того, некоторые сотрудники тратят на сотрудничество до 80% своего рабочего времени. И самое интересное: 20–35% ценности командного взаимодействия создаётся всего лишь 3–5% всех сотрудников.
Такой дисбаланс может привести к эмоциональному выгоранию, усталости при принятии решений и снижению эффективности. Высокопродуктивные сотрудники могут постоянно вовлекаться в обсуждения, оставляя мало времени для собственных задач.
Итак, что такое эффективная командная работа в этом контексте, и как её достичь, не попав в ловушку чрезмерного сотрудничества?
Оказывается, командная работа может быть чрезвычайно полезной для продуктивности, но только в правильных пропорциях. Ниже приведены способы найти идеальный баланс, чтобы сотрудничество способствовало вашей максимальной эффективности.
Будьте избирательны в выборе инструментов
Мы живём в прекрасное время, когда для всего существует приложение. Каждый день появляются новые стартапы с приложениями, призванными сделать командное сотрудничество более эффективным и повысить продуктивность. Хотя это, безусловно, положительный момент, он может привести к ситуации, когда используется слишком много инструментов, а сотрудники теряются между ними.
Применение нескольких пересекающихся инструментов создаёт ненужную сложность и приводит к усталости от приложений. Сотрудники могут тратить больше времени на переключение между платформами, чем на реальное совместное выполнение задач.
projectplace.com
На самом деле, для работы достаточно нескольких приложений. Вы можете использовать приложение для командного общения, например Chanty, инструмент управления проектами, такой как Trello, онлайн-офис, например Google Workspace, и, возможно, инструменты для видеоконференций, такие как Zoom.
Сосредоточившись на ограниченном наборе инструментов, вы сможете упростить сотрудничество и коммуникацию, чтобы члены команды точно знали, какой инструмент использовать для какого типа взаимодействия. Например: важные сообщения идут по электронной почте; быстрые сообщения отправляются в Chanty; информация по задачам — в Trello и так далее.
Кроме того, многие современные инструменты предлагают интеграции, позволяющие централизовать рабочие процессы. Связав приложение для управления проектами с командным чатом или автоматизировав повторяющиеся обновления, вы можете сократить ненужное переписывание и обмен информацией.
Сократите количество встреч
Вы когда-нибудь слышали, чтобы кто-то пожелал больше встреч? Я — нет. Хотим мы этого или нет, встречи являются неотъемлемой частью современного рабочего процесса, от двухчленных стартапов до транснациональных корпораций. Они повышают продуктивность и облегчают взаимодействие между людьми и отделами. Однако у них плохая репутация — и не без причины.
themuse.com
Для начала, значительная часть времени всей организации теряется на встречи, и эта цифра продолжает расти с каждым годом. В зависимости от вашей должности, вы можете проводить половину рабочего времени на встречах (для руководителей высшего звена) и тратить в среднем до 4 часов только на подготовку к ним.
Это не было бы столь тревожно, если бы не факт, что 67% всех встреч являются непродуктивными по разным причинам. Участники признаются, что мечтают, занимаются многозадачностью, проверяют электронную почту, делают работу, не связанную с встречей, и вообще часто отсутствуют вниманием.
Хотя встречи могут быть отличным инструментом для укрепления командного сотрудничества, они также способствуют его перегрузке. Вот несколько способов сделать их более эффективными:
- Приглашайте только заинтересованных участников. Если кому-то необязательно присутствовать, он, скорее всего, будет отвлекаться во время встречи.
- Создайте повестку и придерживайтесь её. Структурированные встречи помогают не уходить за рамки расписания.
- Сосредоточьтесь на одном деле. Попросите участников полностью концентрироваться на встрече, не проверять телефоны, почту и не заниматься другой работой.
- Не затягивайте встречи. С 2000 года средняя продолжительность встреч увеличивается на 10% каждый год и сейчас составляет 31–60 минут. Старайтесь проводить короткие встречи, чтобы удерживать внимание участников.
- Выбирайте подходящее время. Поскольку работа из дома стала нормой, сотрудники должны балансировать между личной и профессиональной жизнью. Консультируйтесь со всеми участниками и назначайте время, которое не нарушит их баланс работы и личной жизни.
- Рассмотрите альтернативные форматы встреч. Асинхронные встречи, где обновления и обсуждения происходят через записанные видео или совместные документы, могут сократить необходимость живых звонков и позволить сотрудникам участвовать в обсуждениях в удобном для них темпе.
Упростите процесс работы
Согласно другому исследованию Harvard Business Review под названием «Collaboration Overload Is a Symptom of a Deeper Organizational Problem», самые продуктивные компании мира теряют на 50% меньше времени, чем остальные, благодаря сокращению ненужного сотрудничества. Они достигли этого не с помощью простых «хака», а через комплексные изменения в поведении сотрудников.
Эти компании повышали эффективность сотрудничества за счёт сокращения числа участников. Чем больше людей вовлечено в принятие решений в организации, тем дольше процесс и тем выше потребность в сотрудничестве.
Чтобы устранить лишний шум, сделайте свою организацию максимально «стройной», вовлекая в процесс принятия решений только действительно необходимых участников.
Тратьте меньше времени на электронную почту
Как и встречи, большинство из нас не в восторге от рабочих писем, но они остаются необходимой частью работы. Вот несколько тревожных статистик: в среднем мы тратим 28% рабочего времени на электронную почту, что составляет около 11 часов в неделю. Ежедневно мы отправляем и получаем около 124 писем, или чуть более 600 писем в неделю.
business.adobe.com
Само по себе это может показаться не самой хорошей новостью, но паниковать не стоит. Исследования показывают, что отвлечения на рабочем месте, такие как электронная почта, выходят далеко за рамки самой задачи. Например, требуется 23 минуты, чтобы снова сосредоточиться после того, как мы были прерваны — например, письмом, которого приходит несколько сотен в неделю.
Если сделать небольшой расчёт, получается, что в среднем на электронную почту и восстановление концентрации уходит 1 048 часов в год. И это только на почту — представьте, сколько времени тратится на восстановление концентрации после встреч, вмешательств коллег в офисе, сообщений в командных чатах и так далее.
Поскольку электронная почта — значительная часть процесса сотрудничества, полностью её исключить невозможно, но есть несколько способов тратить на неё меньше времени:
- Выделяйте конкретное время для работы с почтой. Один-два раза в день, утром или днём, отведите блок времени только на почту. В остальное время отключайте уведомления. Если что-то срочное, человек, которому нужно ваше внимание, может позвонить вам.
- Не отправляйте письма тем, кому они не нужны. Не используйте массовые CC и BCC и не отправляйте письма на адреса вроде sales@company.com, чтобы все в отделе получили их. Отправляйте письма только тем, кому действительно нужно их прочитать, и мотивируйте коллег поступать так же.
- Обрабатывайте письма за один раз. Читая письмо, отвечайте на него сразу, а не откладывайте на потом. Иначе придётся перечитывать и тратить дополнительное время, что суммируется на еженедельной и ежемесячной основе.
- Используйте электронную почту максимально эффективно. Во многих случаях получасовую встречу можно заменить хорошо составленным письмом с нужной информацией, отправленным нужным людям.
Научитесь говорить «нет»
Большая часть чрезмерного сотрудничества происходит из-за того, что мы чувствуем необходимость мгновенно отвечать на каждое письмо, проверять каждое сообщение в Chanty и участвовать во всех встречах, на которые нас приглашают. Как видно, встречи и сообщения занимают настолько много нашего рабочего времени, что удивительно, как мы успеваем заниматься собственной работой.
Вместо того чтобы заставлять сотрудников участвовать во всех процессах сотрудничества постоянно, дайте им возможность говорить «нет», когда нужно сосредоточиться на своих задачах. Поощряйте сотрудников устанавливать чёткие границы — будь то блокирование времени для концентрации в календаре или использование режима «не беспокоить» в чатах.
Таким образом, вы достигнете двух целей.
Во-первых, вы укрепите уверенность и доверие у членов команды, чтобы они могли самостоятельно балансировать нагрузку. Во-вторых, вы сократите ненужное общение и сосредоточитесь на реальной работе.
Заключение
Командное сотрудничество — это волшебный ингредиент, необходимый для повышения продуктивности команды и улучшения процессов. Ключ к эффективному сотрудничеству — знать меру: слишком мало или слишком много взаимодействия принесёт больше вреда, чем пользы, и приведёт к потере ценного времени и ресурсов команды. Следуя этим рекомендациям, вы сможете отточить процесс сотрудничества и достичь больших результатов вместе с командой.
У вас есть свои советы по предотвращению чрезмерного сотрудничества? Поделитесь ими в комментариях — нам будет интересно услышать ваше мнение!
