Межфункциональное взаимодействие жизненно важно для успеха удаленной команды. К сожалению, согласно исследованию «75% of Cross-Functional Teams Are Dysfunctional», опубликованному в Harvard Business Review, в 75% случаев такие команды оказываются неэффективными.
Тем не менее, компания OWL Labs заявила, что в 2019 году отдельные сотрудники в США на 20% чаще, чем в среднем, работали удаленно на полную ставку.
Рост удаленной работы открыл новую эру командной динамики, где географическое расстояние больше не является ограничением для доступа к талантам мирового уровня. США особенно быстро продвигаются в освоении удаленной работы. В этой ситуации поиск способов улучшить межфункциональное взаимодействие между различными подразделениями вашей команды становится всё более важным, поскольку спрос на онлайн-работников и их доступность продолжают расти. Способность эффективно сотрудничать между отделами теперь является ключом к тому, чтобы виртуальные команды были не только продуктивными, но и инновационными и адаптивными.
В конечном счете, сильное межфункциональное взаимодействие в удаленных командах приводит к более эффективному решению проблем, ускоряет процесс принятия решений и создает более сплочённую рабочую среду, что может оказать значительное влияние на итоговые показатели компании.
Важность межфункционального взаимодействия
Межфункциональная команда — это группа сотрудников из разных отделов, которые объединяют разнообразные навыки для работы над проектом или достижения общей цели.
Участие в межфункциональной команде имеет множество преимуществ, но также может представлять определённые трудности для любой организации.
В такой команде могут быть сотрудники с разными подходами к работе и методами выполнения задач, что иногда приводит к конфликтам.
Тем не менее, межфункциональное взаимодействие способствует повышению эффективности внутри компании, снижению расходов, а также развитию гибкости и инновационного подхода к решению проблем. Самое главное — оно помогает всем сосредоточиться на долгосрочных целях бизнеса.
Менеджеры проектов и лидеры команд должны устанавливать основные принципы работы группы, определять чёткий порядок принятия решений и поощрять открытую коммуникацию и гибкость, чтобы преодолевать возникающие трудности.
Если выполнять это правильно, межфункциональное взаимодействие является крайне важным и полезным для команды.
Межфункциональное взаимодействие в команде может помочь участникам достигать следующих целей:
- Работа в команде делает достижения возможными
- Сотрудники становятся более продуктивными
- Члены команды учатся друг у друга
- На стол выносятся разнообразные идеи и навыки
- Сотрудники развивают лидерские качества
Советы по улучшению межфункционального взаимодействия
На самом деле, эффективная межфункциональная команда невозможна без доверия.
Выстраивать доверительные отношения с коллегой, когда вы работаете вместе в одном офисе, уже непросто.
А когда команды из разных отделов работают совместно, эта задача становится ещё сложнее.
Мы составили список из пяти простых шагов, которые помогли нам создать по-настоящему совместную рабочую среду, чтобы дать вам идеи о том, как улучшить межкомандное взаимодействие в вашей компании.
1. Разработайте четкие инструкции по выполнению задач
Чёткие правила работы с задачами проекта крайне важны для организации команды из разных дисциплин и для обеспечения её эффективного взаимодействия.
Простые организационные шаги, такие как цветовое кодирование задач в вашем командном приложении по ответственным сотрудникам или требуемым навыкам, а также назначение подзадач конкретным членам команды, помогают каждому понимать, на чём ему нужно сосредоточиться.
Кроме того, важно иметь систему, которой все следуют для обозначения приоритета и сроков каждой задачи. Это помогает команде работать над наиболее важными задачами и обеспечивает непрерывный прогресс.
Аналогично, приучите всех членов команды обновлять задачи с текущим статусом и помечать их как «в процессе», когда начинают работать над ними. Это стимулирует более проактивный подход к межфункциональному взаимодействию, поддерживая всех в курсе того, над чем работают коллеги.
Chanty предоставляет каждому участнику команды персонализированные ленты для сообщений и задач, что облегчает приоритизацию работы каждого и позволяет оставаться в курсе других задач, где могут понадобиться их навыки.
Обеспечение того, чтобы каждый день сотрудники начинали с чёткими задачами и приоритетами, а также пониманием прогресса коллег, позволяет им работать и взаимодействовать более эффективно. Переключение между задачами может «стоить» команде до 40% дневной продуктивности, поэтому чёткая приоритизация приносит ощутимые преимущества.
2. Расширьте методы коммуникации
Ваша команда не сможет эффективно сотрудничать, если она не умеет общаться. 30% проектов терпят неудачу из-за плохой коммуникации. Существует множество способов, которыми удаленные команды могут поддерживать связь. К ним относятся:
Чат-приложения для команд
Бизнес-мессенджеры играют ключевую роль в ежедневных обсуждениях и обновлениях, которые обеспечивают плавное выполнение проекта. Помимо функций личных и групповых сообщений, командные чат-приложения предлагают набор инструментов и интеграций, которые помогают управлять задачами и планировать работу.
Эти функции позволяют членам команды проявлять инициативу в организации совместной работы, создавая задачи самостоятельно и приглашая к ним коллег. Например, Chanty позволяет пользователям превращать любое сообщение в задачу, благодаря чему обсуждения и обратная связь легко превращаются в совместные задачи.
VoIP и видеозвонки
VoIP и видеозвонки могут занимать слишком много времени, если использовать их как основной канал ежедневной коммуникации. Тем не менее, в критических обсуждениях и личных встречах они позволяют участникам команды общаться более ясно и лучше понимать друг друга через интонацию и мимику.
Возможность записывать экран и демонстрировать его во время видеозвонка — важный инструмент для совместной работы, позволяющий наглядно показывать функции, изменения и давать обратную связь остальной команде.
Когда вы видите коллегу во время разговора, легче донести свою мысль. 87% удалённых сотрудников ощущают более сильную связь с командой благодаря видеоконференциям.
Текстовые сообщения
Текстовые сообщения очень полезны для отправки критических уведомлений, обновлений и напоминаний команде. В исследовании Университета штата Западная Вирджиния участники в 4 раза чаще предпочитали получать важные уведомления именно по SMS.
Планируя важные сообщения и интегрируя SMS-приложение с другими инструментами продуктивности, вы можете быть уверены, что команда никогда не пропустит важное уведомление. Чтобы не нарушать личное время сотрудников в удаленной команде, используйте приложение для текстовых сообщений, которое автоматически учитывает часовые пояса при планировании отправки.
Каждый канал коммуникации имеет свои уникальные преимущества, поэтому важно использовать каждый из них максимально эффективно.
3. Создавайте культуру обмена знаниями
Ключевым элементом успешного межфункционального взаимодействия является свободный обмен знаниями между командами. Когда участники из каждого отдела делятся своим опытом и экспертными знаниями, это удерживает отделы связанными между собой и предотвращает замкнутость информации внутри одного подразделения. Это не только облегчает распространение информации, но и делает команду более эффективной в решении проблем и генерации инноваций. Каждый участник вносит что-то уникальное, и чем больше информации делится, тем выше качество совместного принятия решений.
Одним из лучших способов способствовать этому является создание пространств для обмена знаниями. Попробуйте создать каналы, где люди могут делиться полезными статьями, советами или удачными проектными решениями. Это может быть простой канал в Slack для обмена лучшими практиками или более формальная база знаний, доступная всем. Главное — сделать так, чтобы людям было легко делиться информацией и находить нужное.
Поощрение этой практики также увеличит участие. Признание и награждение людей, которые делятся ценными знаниями, будь то через публичные упоминания на командных встречах или через более формализованную систему вознаграждений, закрепляет мысль о том, что обмен знаниями является важной частью культуры команды. Когда люди понимают, что их вклад ценен, они с большей вероятностью будут продолжать делиться знаниями, и это становится естественной и устойчивой частью командной динамики.
Создавая культуру, в которой каждый делится знаниями, вы формируете более сильную и устойчивую команду, способную быстрее и эффективнее справляться с трудностями.
4. Создавайте возможности для командной работы и межфункционального взаимодействия
Улучшение межфункционального взаимодействия в удаленной команде требует проактивного планирования встреч и обсуждений между различными подразделениями команды. Помимо открытия групповых обсуждений в вашем чат-приложении для решения конкретных проблем или работы над задачами, давайте еженедельные обновления о ходе проекта.
Поощряйте членов команды делать то же самое — обновлять коллег о достигнутых этапах и возникающих трудностях. Это облегчает сотрудникам понимание того, где коллега нуждается в помощи, и позволяет вмешаться до того, как проект отстанет от графика. Краткая еженедельная встреча с командой помогает поддерживать мотивацию и избегать задержек.
Также важен канал для неформального общения в удаленной команде. Он позволяет сотрудникам строить отношения друг с другом, что влияет на их готовность делиться идеями и давать обратную связь. Изоляция может стать серьёзным вызовом для коммуникации удалённых работников, поэтому стимулирование дружеского общения важно для поддержания здоровой и продуктивной команды.
5. Вознаграждайте достижение этапов и целей в каждом проекте
Вознаграждение за достигнутые цели и ключевые этапы способствует командному духу, давая возможность замечать и поздравлять друг друга с успехами и достижениями.
Каждому приятно получать признание за свои усилия. Помимо повышения морального духа и продуктивности, это помогает членам команды видеть, как их работа вписывается в общую картину проекта.
Кроме того, у сотрудников появится больше уверенности для внесения предложений в групповые обсуждения, что позволит команде больше использовать их навыки и точки зрения. Даже если не каждое предложение можно реализовать, демонстрация ценности вклада каждого стимулирует членов команды чаще делиться своими идеями.
Команды, которые эффективно общаются, в 4,5 раза чаще удерживают лучших сотрудников.
6. Поощряйте межотделённое партнёрство и наставничество
Сотрудничество между участниками из разных отделов — хороший способ создать более сплочённую и сильную команду. Когда сотрудники из разных функций встречаются и взаимодействуют друг с другом, они получают прямое понимание ролей, задач и приоритетов коллег. Такое взаимодействие не только формирует взаимное уважение, но и улучшает коммуникацию между отделами.
Партнёрство или наставничество позволяет сотрудникам выйти за пределы своей привычной зоны ответственности и получить более широкое представление о работе компании. Например, сотрудник маркетинга сможет лучше понять технические аспекты бизнеса, работая в паре с разработчиком, а сотрудник финансового отдела — понять потребности клиентов, сотрудничая с представителем отдела продаж. Такие взаимодействия формируют более целостное представление о компании, побуждая сотрудников мыслить шире и эффективнее сотрудничать.
Инициативы наставничества особенно полезны для построения долгосрочных отношений между отделами. Они предоставляют структурированный способ, с помощью которого сотрудники могут учиться друг у друга, ставить под сомнение подходы и делиться советами. Успешный наставник не только способствует развитию карьеры своего подопечного, но и помогает ему понять общую картину работы компании. Это ведёт к улучшенной координации между командами и более эффективному сотрудничеству.
Через партнёрство или наставничество сотрудники становятся более уверенными в том, чтобы просить о помощи, делиться идеями и приходить на помощь коллегам. Такое сотрудничество укрепляет командные связи и в конечном итоге приводит к лучшим результатам проектов.
7. Планируйте работу в удалённой команде
Удаленные команды дают доступ к талантам по всему миру, но при этом необходимо учитывать часовые пояса. В небольшой команде разница в 10 часов между участниками может серьёзно снизить продуктивность, если их работа требует значительного обмена отзывами или взаимодействия с другими членами команды.
Где бы ни находились ваши сотрудники, постарайтесь организовать хотя бы несколько часов пересечения рабочих графиков. В противном случае участники команды будут ждать следующего рабочего дня, чтобы получить ответ на свои сообщения.
При работе над межфункциональной задачей или проектом это может привести к тому, что даже простые задачи займут гораздо больше времени, чем должны.
В глобальной команде проведение встреч или групповых обсуждений может означать, что кто-то должен вставать очень рано или участвовать в собрании поздно вечером. В определённой степени это необходимая жертва, но не стоит ожидать, что сотрудники в удалённых часовых поясах будут делать такие жертвы постоянно.
Это может создать ощущение несправедливого отношения или снизить чувство собственной значимости в команде, что уменьшит готовность делиться идеями и сотрудничать.
Технологии удаленной работы потенциально дают вам доступ к команде круглосуточно, но использовать это следует с осторожностью. Если сотрудники чувствуют, что от них ожидается постоянная доступность, им будет сложно расслабиться и восстановить силы.
85% удалённых работников выбирают удалённую работу ради большей гибкости во времени, поэтому не вмешивайтесь в их оффлайн-время, кроме критических ситуаций. Согласно опросу Buffer 2019 года, отключение от работы после завершения рабочего дня является самой большой проблемой для удалённых сотрудников.
Почему стоит внедрять межфункциональное взаимодействие
Существует множество способов поддерживать фокус и совместную работу удаленной команды над проектом. Улучшение межфункционального взаимодействия включает предоставление инструментов для эффективной коммуникации в любой ситуации, установку чётких ожиданий и ответственности, а также создание среды, которая поддерживает открытое общение и обсуждения, признавая и поощряя достижения.
При правильном использовании межфункциональное взаимодействие может значительно повысить как продуктивность, так и инновационность. Оно объединяет разнообразный опыт из нескольких отделов в команды для творческого решения конкретной задачи или проекта. Инновационные идеи вряд ли появятся в команде, состоящей только из представителей одной функциональной области. Сотрудничество заставляет участников работать вместе ради общей цели, что мотивирует каждого члена команды активно участвовать в предложенных инициативах.
В глобальной команде вы можете избежать потенциальных проблем с эффективностью, правильно планируя рабочее время для коммуникации и обеспечивая справедливое отношение к каждому сотруднику, чтобы избежать демотивации. Межфункциональное взаимодействие также делает команду более адаптивной и гибкой. Именно поэтому межфункциональные команды с более широким доступом к экспертным знаниям способны реагировать на разнообразные задачи и изменения, корректировать стратегии и демонстрировать устойчивость в период перемен.
Кроме того, работа между функциями улучшает обмен знаниями и стимулирует непрерывное обучение. Когда сотрудники из разных отделов работают вместе, они часто получают опыт в областях, с которыми обычно не сталкиваются, расширяя своё понимание бизнеса и развивая профессиональные навыки. Это приносит пользу не только отдельным сотрудникам, но и всей команде, делая её более универсальной и квалифицированной.
И, самое главное, успешные межфункциональные команды способствуют более тесным и менее фрагментированным отношениям внутри организации, что формирует более инклюзивную и совместную корпоративную культуру. Сотрудничество между отделами также повышает моральный дух команды: людям нравится работать в разнообразной среде, где разные люди вносят разные сильные стороны в общую работу.
Заключительное слово
Улучшение межфункционального взаимодействия в удаленных командах — это путь к повышению продуктивности, инновационности и командного духа. Вы можете поддерживать согласованность и мотивацию команды, устанавливая предельно чёткие инструкции по каждой задаче, расширяя каналы коммуникации и проводя регулярные встречи для синхронизации. Признание достижений при уважении часовых поясов дополнительно укрепляет сотрудничество, создавая эффективную и сплочённую удалённую команду. С правильными инструментами и методологией межфункциональное взаимодействие может стать вашим ключом к полной отдаче команды.
Готовы вывести сотрудничество вашей удалённой команды на новый уровень? Попробуйте эти советы уже сегодня, и ваша команда будет процветать, независимо от того, где находятся её участники.
