Быть организованной и придерживаться трудовой дисциплины может повысить вашу продуктивность. Это также помогает снизить стресс и напряжение на работе, потому что у вас всё заранее продумано, и вы предоставляете услуги высокого качества.

Но какие элементы самоорганизации на работе являются самыми важными? И что ещё важнее — как ваши методы организации влияют на результаты вашей работы?

В этой статье вы найдёте ключевые аспекты самоорганизации, а также несколько советов, которые помогут вам лучше планировать свою работу.

Столпы самоорганизации

Как мы уже упоминали, самоорганизация на работе играет ключевую роль в повышении эффективности и достижении успеха. Однако, если вы хотите улучшить свои навыки, полезно понять, какие элементы лежат в основе самоорганизации.

Планирование

Первое, что приходит на ум, когда речь идёт о самоадминистрировании, — это навыки планирования.

Тщательное распределение задач в течение дня — крайне полезный навык. Он делает вас более надёжной и ответственной. Не говоря уже о том, что это помогает уменьшить стресс, ведь вы не переживаете о сроках и не живёте в постоянной гонке со временем.

Эффективное планирование строится на нескольких микроэлементах, таких как:

• Приоритизация задач и выполнение срочных дел в первую очередь. Так вы соблюдаете дедлайны и избегаете цепочки задержек.
• Самостоятельность в рабочем процессе. Это означает, что вам не требуется постоянная помощь для выполнения своих обязанностей.
• Быстрая и эффективная коммуникация, которая всегда актуальна. Это значит, что вы отвечаете на электронные письма и звонки как можно быстрее, не откладываете встречи и другие коллективные активности.
• Организованность рабочего пространства. Чистое и аккуратное рабочее место способствует продуктивности, потому что вы всегда знаете, где что находится. Документы, разложенные в алфавитном порядке, и стикеры — отличные помощники. Можно пойти ещё дальше и оцифровать документы, чтобы быстро находить нужные файлы. Если вы работаете с юридическими документами, обязательно используйте шаблоны договоров — так вам не придётся создавать их с нуля, и вы всегда будете знать, где их искать.
• Пунктуальность. Приходить вовремя или заранее — признак профессионализма.
• Календарь, включающий все выходные, праздники, отпуска, корпоративные мероприятия и другие важные даты.
• Предупредительная коммуникация и меры. Организованный человек уведомляет руководителя об отпуске за неделю или две, чтобы компания не столкнулась с задержками и другими проблемами. Кроме того, человек, умеющий управлять собой, всегда имеет запасной план на случай непредвидённых обстоятельств.

Ответственность

Если вы самостоятельная сотрудница, способная управлять своей работой, скорее всего, вы предотвращаете множество ошибок благодаря тщательному планированию. Тем не менее, ошибки всё же случаются, и когда это происходит, важно показать, что вы можете честно отчитаться перед руководством.

Сегодня менеджеры и руководители ищут сотрудников, которые не боятся брать на себя ответственность в случае промахов. Последнее, что нужно компаниям, — это работники, пытающиеся переложить вину на других. Поэтому признание своих ошибок и успехов — часть профессионального пути, которая также помогает компании избежать лишних затрат.

Вот как организованная сотрудница проявляет ответственность:

• Принимает вызовы и новые обязанности, если уверена в своих возможностях.
• Отказывается от новых задач и проектов, если понимает, что не сможет выполнить их качественно.
• Уверенно признаёт свои достижения.
• Признаёт ошибки, критически оценивая ситуацию и думая о том, как улучшиться.
• Надёжность.
• Умение адаптироваться к непредвиденным ситуациям.

Инициативность

Ещё один важнейший аспект — инициативность. Умение находить новые способы выполнения своей работы или предлагать идеи для развития всего бизнеса — один из самых ценных навыков. Инициативность также включает улучшение процессов и внедрение новых технологий, которые могут повысить эффективность команды.

Большинство компаний, стремящихся к росту, ищут сотрудников, которые способны работать автономно. Также им нужны люди, которые могут привнести ценные идеи, ускоряющие развитие компании. Сотрудницы, которые активно предлагают улучшения, не только помогают бизнесу расти, но и демонстрируют лидерский потенциал.

Навыки инициативности включают:

• Навыки решения проблем с помощью новых и креативных идей.
• Генерацию инновационных предложений, способствующих росту компании.
• Готовность действовать без ожидания поощрения от руководства (за исключением рискованных ситуаций, требующих одобрения).
• Мотивацию других принимать меры и вовлекаться в рабочие процессы.

Communication issues at work?

"50 Surefire Ways to Improve Your
Team Communication"

Get eBook

Как стать самостоятельной и организованной сотрудницей

Развитие навыков самоуправления — длительный процесс. Невозможно стать организованной за один день — на это нужно время. Кроме того, вам предстоит попробовать разные стратегии, чтобы понять, какие работают лучше всего именно для вас. Помните: то, что эффективно для одного человека, не обязательно подойдёт другому.

Тем не менее, вы можете начать с базовых стратегий управления своим расписанием, а затем постепенно вырабатывать более специфичные подходы. Вот несколько ключевых советов по самоорганизации.

1. Составляйте список дел и продуманное расписание

Поскольку основа любой организации — это планирование, постарайтесь перенести важные встречи, дедлайны и другие значимые даты в свой личный календарь. Использование цифровых инструментов, таких как общие календари, может упростить организацию и помочь команде оставаться в едином информационном поле. Старайтесь выполнять задачи за день-два до срока — так у вас останется время на исправление возможных ошибок. Для крупных проектов разбивайте задачи на небольшие, управляемые этапы — так работать будет легче и спокойнее.

Например, если задание нужно сдать в среду, постарайтесь закончить его в понедельник и отправить во вторник. Если вдруг облачное хранилище даст сбой или собьётся форматирование файла, у вас будет время всё поправить.

Не забывайте составлять конкретные списки дел на каждый день и начинать с самых сложных задач. Отмечая выполненные пункты, вы будете ощущать прогресс, что станет дополнительной мотивацией двигаться дальше.

2. Организуйте документы, рабочий стол и пространство

Если вы никогда не приводили свои файлы в порядок — начните сейчас. Для некоторых это очень трудоёмкий процесс из-за большого количества разрозненных вещей и документов. Но этот шаг критически важен и его нельзя пропускать. Инструменты цифровой организации — облачные хранилища, приложения для управления файлами — помогут упростить процесс и сделать его эффективнее.

Начните с облачного хранилища и компьютера. Соберите похожие документы и приложения в папки с понятными и чёткими названиями. Рабочий стол должен быть практически пустым, а нужные файлы — легко доступными.

Затем переходите к бумажным документам: счета, файлы, заметки, брошюры, журналы и т.д. Используйте полки и папки для сортировки. Затем организуйте своё рабочее место и приведите его в порядок.

Когда вы закончите, всё будет структурировано, и вы в любой момент сможете найти нужный файл.

Не забывайте поддерживать порядок: добавляя новые документы, сразу размещайте их в подходящих папках.

3. Используйте технологии

Технологии значительно упрощают самоорганизацию. На многих устройствах есть встроенные приложения для создания списков дел, которые можно удобно отмечать по мере выполнения. Помимо этого, существуют приложения с широким набором функций: напоминания о встречах, трекеры здоровья и активности, интерактивные заметки и многое другое.

Таким образом, вам не нужны бумажные блокноты — ваш мобильный органайзер всегда под рукой.

4. Станьте более самостоятельной и ответственной

Этот совет требует изменения мышления. Если вы хотите лучше управлять собой и своей работой, вам нужно брать ответственность за свои действия.

Также не стоит ждать, пока руководитель скажет, что делать. Начинайте заранее и вкладывайте больше увлечённости в свою работу. Так ваши коллеги и начальство будут видеть в вас образцовую сотрудницу.

Не забывайте говорить о своих потребностях. Хотите повышение или пройти обучающий курс? Спросите об этом напрямую и уверенно.

5. Сотрудничайте

То, что вы умеете управлять собой, не означает, что нужно делать всё в одиночку. Сотрудничество через открытую коммуникацию — ключ к успеху на работе. Эффективное взаимодействие часто приводит к лучшим результатам, поскольку несколько точек зрения помогают находить более удачные решения. Не бойтесь задавать вопросы и предлагать свои идеи.

Например, даже если вы офисный сотрудник, смело обращайтесь к CEO с инновационной идеей для компании. Результат может быть разным: повышение, прибавка к зарплате, укрепление репутации или сразу всё вместе. Активное участие и обратная связь от коллег также способствуют профессиональному развитию и признанию.

6. Используйте техники управления временем

Самоорганизация тесно связана с тем, насколько эффективно вы распоряжаетесь временем. Планирование и поддержание порядка важны, но не менее важно, как вы распределяете часы в течение дня. Методы тайм-менеджмента помогают оставаться на курсе и избегать лишнего стресса.

Популярный метод — техника Помодоро: работа в течение 25 минут с последующим 5-минутным перерывом. Такой цикл предотвращает умственное переутомление и сохраняет энергию на протяжении всего дня. Он также позволяет быстро восстановить концентрацию и оставаться сосредоточенной на задаче.

Ещё один эффективный подход — блокировка времени: выделение определённых часов для конкретных задач. Посвящая определённый временной блок каждой задаче, вы минимизируете отвлекающие факторы и концентрируетесь на одном деле за раз. Полезно также учитывать свои пики энергии. Некоторые люди наиболее продуктивны утром, другие — ближе к вечеру. Определите свои самые продуктивные часы и выполняйте самые сложные задачи именно в это время. Так вы сможете работать с большей концентрацией и эффективностью.

7. Минимизируйте отвлекающие факторы

В современном мире отвлечений много: уведомления на телефоне, социальные сети, коллеги и другие. Чтобы снизить отвлекающие факторы, отключайте ненужные уведомления, ставьте телефон на беззвучный режим и выделяйте конкретное время для проверки почты. Если вы работаете в офисе, попробуйте использовать наушники с шумоподавлением или установите часы «не беспокоить» для концентрации.

Также лучше избегать многозадачности. Кажется, что вы делаете больше, но на практике это часто снижает качество работы. Сосредоточьтесь на одной задаче и завершите её, прежде чем переходить к следующей.

8. Ставьте в приоритет заботу о себе и баланс между работой и личной жизнью

Самоорганизация — это не только управление задачами, но и управление собой. Без должного отдыха, правильного питания и физической активности организованность и продуктивность значительно снижаются. Планируйте регулярные перерывы в течение рабочего дня и не стесняйтесь брать время для восстановления, когда это необходимо. Приоритет баланса между работой и личной жизнью важен для долгосрочной продуктивности.

Когда вы заботитесь о своём физическом и психическом здоровье, вы более сосредоточены и энергичны для выполнения задач. Помните: вы не сможете хорошо работать, если плохо себя чувствуете. Установление границ между работой и личной жизнью помогает восстановиться и сохранять эффективность после возвращения к работе.

9. Регулярно анализируйте и совершенствуйтесь

Самоорганизация — это не статичный навык, её нужно постоянно улучшать. Чтобы прогрессировать, важно регулярно анализировать свои рабочие привычки и оценивать, что работает хорошо, а что нет.

В конце каждой недели уделяйте несколько минут, чтобы оценить, что удалось сделать. Какие задачи прошли гладко? Какие можно было выполнить эффективнее? Такой анализ помогает выявить области для улучшения и скорректировать подход.

Ведение дневника может быть полезным инструментом для отслеживания прогресса. Записывайте, что получилось хорошо, с какими трудностями столкнулись и что планируете сделать иначе в следующий раз. Это не только помогает отслеживать тенденции в работе, но и мотивирует отмечать даже небольшие успехи. Кроме того, вы получаете возможность учиться на ошибках и вырабатывать способы улучшения в будущем.

Регулярная практика анализа позволяет постоянно совершенствовать подход к самоорганизации. Со временем вы разовьёте более эффективные стратегии, соответствующие вашему стилю работы, что будет способствовать долгосрочному успеху.

Заключение

Самоорганизация жизненно важна для вашей работы. Ваша продуктивность растёт, коллеги и руководство начинают ценить вас больше. В конечном итоге развитие навыков самоуправления не только повышает вашу эффективность, но и делает вас ценным членом команды или компании.

Тремя ключевыми элементами эффективного самоуправления являются планирование, ответственность и инициативность. Если вы хотите улучшить свои навыки самоорганизации, попробуйте эти девять советов:

1. Составляйте список дел и продуманное расписание.
2. Организуйте документы, рабочий стол и пространство.
3. Используйте технологии.
4. Станьте самостоятельной и ответственной.
5. Сотрудничайте.
6. Используйте техники управления временем.
7. Минимизируйте отвлекающие факторы.
8. Ставьте в приоритет заботу о себе и баланс между работой и личной жизнью.
9. Регулярно анализируйте и совершенствуйтесь.

Применяя эти методы, вы сможете создать более структурированный и продуктивный рабочий день, что в конечном итоге приведёт к большему успеху в вашей карьере.