Планируете повысить продуктивность работы вашего бизнеса? Хотите внедрить определённые изменения в маркетинговых активностях? Если ваш ответ «да», не спешите сразу же внедрять изменения. Это наверняка обернётся проблемами, особенно если речь идёт о серьёзных шагах, способных повлиять на привычный ход дел.
Вместо этого попробуйте использовать программное обеспечение для управления командой. А если спросите, зачем оно нужно, вот ответ: такие инструменты помогают наладить совместную работу, повысить эффективность и обеспечить порядок на каждом этапе ваших проектов. Ниже представлены несколько популярных решений, на которые стоит обратить внимание:
- ProofHub – программное обеспечение для управления проектами, которое объединяет задачи, обсуждения и обмен файлами на одной платформе.
- Chanty – инструмент для общения и совместной работы, созданный для упрощения командных чатов и управления задачами.
- nTask – решение для agile-команд, которое помогает планировать, управлять и отслеживать проекты с лёгкостью.
- Toggl Plan – визуальный календарь и инструмент для планирования, позволяющий распределять рабочую нагрузку и выстраивать временные рамки.
- Asana – платформа для повышения продуктивности, предлагающая командам аналитику и рекомендации для оптимизации рабочих процессов.
- Monday.com– инструмент для отслеживания эффективности и продуктивности команды, который визуализирует прогресс и помогает повышать результативность.
Имея под рукой подходящий инструмент, вы можете обеспечить не только плавный переход вашего бизнеса, но и его стратегическое соответствие вашим целям.
Как программное обеспечение для управления командами помогает вашему бизнесу?
Скажем проще: правильно подобранный инструмент для управления командой закладывает прочный фундамент для любых изменений в бизнесе — будь то работа, маркетинговые стратегии или даже вопросы корпоративной культуры. Вручную такой процесс занял бы значительно больше времени. Более того, подобный подход способен преобразить ваш бизнес к лучшему и помочь создать культуру, которой можно гордиться.
Разумеется, это далеко не единственная цель использования программ для управления командами. С момента их появления они постоянно дополнялись множеством функций. В этой статье мы выделили ключевые преимущества, которые объясняют, почему стоит рассмотреть эти решения для любого бренда.
1. Управление проектами
Управление проектами имеет решающее значение для успеха любой организации, и всё больше компаний это осознают. Более того, исследования показывают: организации, которые инвестируют в программное обеспечение для управления проектами, теряют в 28 раз меньше средств, чем те, кто этого не делает, так как большинство их стратегических инициатив реализуются гораздо эффективнее.
Несмотря на то, что управление проектами помогает увеличить доход компании на 28% благодаря стабильным результатам, лишь 28% компаний используют этот инструмент. Если вы входите в их число, настоятельно рекомендую рассматривать управление проектами как стратегическую компетенцию для успеха вашего бизнеса.
Неважно, распределены ли ваши проекты по всему миру или хранятся в одном общем пространстве — вашей команде необходима прочная основа для управления проектами, чтобы достичь максимальной эффективности. Вот как приложение для планирования проектов может улучшить работу вашей команды в части планирования и управления:
- Узнайте, сколько часов и какие задачи распределены между коллегами.
- Определите свободные временные слоты и устанавливайте реалистичные сроки, чтобы избежать перегрузки сотрудников.
- Оставляйте пространство для выполнения задач с высоким приоритетом, которые могут возникнуть в процессе работы.
- Назначайте дополнительные обязанности тем, кто завершает свои задачи раньше установленного срока.
В результате у вас будет более продуктивная и организованная команда.
ProofHub предлагает один из самых надёжных инструментов для управления проектами, который помогает менеджерам повысить продуктивность команды.
Этот инструмент позволяет команде самостоятельно управлять своими задачами после их выполнения. Можно планировать и визуализировать проект в виде временной шкалы, а также корректировать планы в соответствии со сроками. Среди других функций:
- Простой и удобный интерфейс
- Возможность настраивать рабочий процесс под свои нужды
- Приоритизация задач с учётом сроков выполнения
- Уведомления о прогрессе по задачам
- Интеграция с другими приложениями
Компании любого масштаба могут использовать этот инструмент для планирования, совместной работы, организации и выполнения проектов любой сложности, достигая при этом более высокой продуктивности.
2. Сотрудничество и коммуникация
Сотрудничество и командная коммуникация являются краеугольным камнем эффективного бизнеса. Речь идёт о том, чтобы грамотно выражать свои мысли и синхронизироваться с делами команды. Если в вашей команде отсутствует культура коммуникации и совместной работы, начните внедрять её уже сегодня. Обеспечьте сотрудников полезными инструментами, которые поддержат эту фундаментальную основу для успешного будущего вашего бренда.
Представьте ситуацию: вы приходите в офис, чтобы продолжить работу над задачей, которая простаивала неделю, и вдруг кто-то начинает задавать кучу вопросов. Какой результат? – Никто не выполняет свои задачи вовремя. Ваша задача всё ещё остаётся в состоянии ожидания.
Чат и функции совместной работы Chanty позволяют безопасно взаимодействовать как с внутренними, так и с удалёнными членами команды. С помощью этого инструмента вы можете создавать и управлять задачами, обмениваться файлами и контролировать активность команды.
Этот инструмент беспрепятственно интегрируется с другими приложениями, такими как Google Drive, OneDrive, Zapier, Giphy и др. Пользователи Chanty могут работать совместно в реальном времени и общаться через сообщения или видеозвонки.
Каковы преимущества использования Chanty?
- Быть в курсе сроков выполнения задач, командных коммуникаций и других важных обновлений
- Делиться и редактировать код с членами команды, не покидая приложение
- Импортировать и экспортировать важные данные из других инструментов
- Связываться с членами команды и уведомлять их индивидуально с помощью @упоминаний
- Полноценный мобильный опыт без ущерба для функциональности приложения
Стоит отметить, что даже программное обеспечение для командного сотрудничества вроде Chanty нужно использовать организованно. Нет смысла постоянно переключаться в Chanty, чтобы отвечать на вопросы и комментарии коллег — это безусловно отвлекает от работы. Поэтому я рекомендую каждому руководителю команды выделять один-два часа в день, когда участники могут задавать вопросы и обсуждать свои проекты.
3. Гибкая разработка (Agile)
Создание качественного программного обеспечения — это не только организация командной работы, но и удовольствие от того, что вы вместе создаёте что-то действительно важное. И стоит отметить, что agile-команды нужны не только инженерам. В крупных организациях, будь то производственные компании или сектор здравоохранения, agile-команды включают представителей различных бизнес-направлений, таких как HR, маркетинг, продажи и другие.
Без полноценного инструмента для управления командой вашей agile-команде может быть сложно работать эффективно и достигать значимых результатов. Более того, у вас не будет возможности точно оценить выполненную работу или эффективность команды.
Однако с помощью правильного инструмента для управления задачами в agile-командах компании могут выполнять следующие задачи на высоком уровне:
- Добавлять все предстоящие задания и расставлять приоритеты в соответствии с потребностями бизнеса
- Назначать задачи коллегам. Они получают уведомление о новом назначении
- Делить задачи, напрямую прикрепляя их к конкретным коллегам через программное обеспечение для управления командой
- Отслеживать время, затраченное на задачи, чтобы определить продуктивность команды
Рассмотрим пример работы с программой для управления задачами в agile-команде:
- Джон создаёт новую задачу, устанавливает срок её выполнения и приоритет
- Он распределяет часть ответственности на себя, а оставшуюся часть — на Роберта, так как ему нужна помощь для выполнения
- Роберт получает уведомление о новой задаче
- Джон и Роберт выполняют задачу и фиксируют затраченное время
- Завершённая задача отмечается как «выполнено» и исчезает из списка задач
- Джон, Роберт и руководитель команды могут проанализировать продуктивность, просматривая отчёт о работе
nTask — популярный облачный инструмент для управления командами, специально разработанный для agile-команд.
nTask предоставляет широкий набор функций, включая отслеживание задач, совместную работу, диаграммы Ганта, управление встречами, контроль проблем, комментарии к задачам, управление рисками проекта и многое другое. Этот инструмент объединяет все возможные решения для бизнеса в одном месте.
4. Календарь и планирование
Сегодня, когда всё больше сотрудников работают удалённо, использование грамотно составленного календаря становится ключевым для эффективного управления командой. Руководитель команды может быстро планировать встречи и другие события с коллегами, бизнес-партнёрами и клиентами, используя общий календарь.
Существует множество преимуществ использования календаря для эффективного управления любой командой:
- С помощью запланированного календаря вы будете знать, когда члены команды отсутствуют, что облегчает распределение задач в подходящее время
- Можно заранее забронировать конференц-залы и другие необходимые ресурсы, особенно если в офисе их ограниченное количество
- Автоматические функции помогают быстро подобрать удобное время для встреч с клиентами
В итоге, если ваша команда ещё не использует календарь, сейчас самое время начать. Общие календари легко создавать, настраивать и делиться ими, что позволяет всем участникам оставаться на одной волне. Надёжный инструмент, такой как Toggl Plan, помогает видеть общую картину проекта и обеспечивает ясность в расписании работы команды.
Toggl Plan — это очень подробный календарь с простым и удобным интерфейсом. Например, руководитель команды может создавать и делиться дорожными картами проектов и графиками с участниками, получать обзоры задач (ежемесячно, ежеквартально или ежегодно) и упорядочивать задачи по приоритету, чтобы выполнять работу быстрее.
5. Анализ команды и рекомендации
Анализ команды является одной из ключевых частей любого проекта, так как помогает трансформировать бизнес, улучшая коммуникацию и взаимодействие внутри команды. Для руководителя проекта такие данные помогают:
- Анализировать общую динамику работы команды
- Оценивать настроение команды и его тенденции
- Определять вклад каждого участника в проект
- Получать представление о ходе выполнения проекта
- Предлагать лучшие варианты взаимодействия внутри команды
- Экономить время за счёт быстрой обратной связи
С помощью инструмента Asana вы можете получить эти данные и работать более эффективно. Это одно из самых популярных решений для управления проектами, которое в первую очередь предназначено для работы с несколькими командами и контроля эффективности проектов с целью улучшения результатов. Руководители проектов могут оценивать сотрудников, их вовлечённость и формировать отчёты с помощью Asana.
Некоторые из его функций представлены ниже:
- Интерфейс чрезвычайно интуитивно понятен и заимствует элементы дизайна, знакомые пользователям социальных сетей, таких как Facebook.
- С помощью Asana можно отслеживать время, назначать соответствующие задачи сотрудникам, получать регулярные обновления об их работе и визуализировать цели.
- Вы можете быстро управлять зависимыми, незапланированными и перекрывающимися задачами, а также оценивать проектные планы, на которые ваша команда может полагаться.
6. Отслеживание эффективности и производительности команды
Понимание того, насколько эффективно работает команда, имеет ключевое значение для оптимизации процессов и внесения изменений, которые позволят работе идти гладко. Это касается не только соблюдения сроков, но и совершенствования рабочих процессов и оптимизации использования ресурсов.
Специализированный инструмент для отслеживания производительности помогает:
- Измерять продуктивность отдельных сотрудников и команды в реальном времени
- Выявлять неэффективные участки работы и быстро устранять препятствия
- Отслеживать распределение ресурсов и рабочую нагрузку команды
- Автоматизировать отчёты о прогрессе для упрощения управления
Monday.com выделяется благодаря возможности визуализировать и отслеживать показатели эффективности команды с течением времени.
С такими функциями, как:
- Настраиваемые панели, отображающие ключевые показатели эффективности (KPI) для отдельных задач и прогресса команды
- Обновления в реальном времени для контроля рабочей нагрузки и степени выполнения задач
- Автоматизация задач для снижения ручной работы и предотвращения пропуска сроков
- Детальная аналитика производительности для оптимизации командных стратегий и повышения эффективности
С Monday.com вы сможете отслеживать не только выполнение задач, но и корректировать процессы на основе аналитики производительности, что делает этот инструмент незаменимым для достижения постоянного совершенствования.
Заключение
Теперь мы знаем, что правильный инструмент для управления командой способен повысить эффективность вашего бизнеса как с точки зрения продуктивности, так и качества результатов. С его помощью сотрудники могут улучшить коммуникацию, эффективно планировать и управлять проектами, а также анализировать отчеты.
Так зачем откладывать? Выберите подходящее программное обеспечение для управления командой, которое соответствует вашим рабочим процессам, и получите все перечисленные преимущества.
