Co je to pracovní chat a jak vybrat ten správný pro vaši firmu?

Efektivní komunikace je klíčem k pozitivnímu a zdravému pracovnímu prostředí. Dobře propojený, spokojený a motivovaný tým snadno dosahuje cílů a projekty postupují vpřed s menšími překážkami.

Přesto se mnoho moderních pracovišť stále potýká se špatnou komunikací. Nedorozumění, nejasné požadavky a zmatek ohledně úkolů jsou běžné v týmech, kterým chybí harmonie a vhodné způsoby komunikace. To vše negativně ovlivňuje výkonnost zaměstnanců.

To znamená, že skupinové chaty jsou nezbytné pro posilování týmového propojení a spolupráce v moderních pracovních procesech. Firmy – od malých organizací až po velké podniky – investují do pracovních chatovacích aplikací, aby spolupráce probíhala hladčeji a efektivněji. Hledáte software pro pracovní chat? Jaké funkce by měl mít? Jak zapojit své zaměstnance? Čtěte dál a zjistěte to!

Top 5 nejlepších aplikací pro pracovní chat

• Chanty: Nabízí snadno použitelný chat s vestavěným řízením úkolů, ideální pro malé týmy.
• Slack: Uspořádává týmovou komunikaci pomocí výkonných integrací a flexibilních kanálů.
• Wire: Zajišťuje maximálně bezpečné zprávy díky šifrování typu end-to-end a funkcím zaměřeným na ochranu soukromí.
• Discord: Umožňuje rychlou a neformální komunikaci díky neustále dostupným hlasovým kanálům a jednoduchému nastavení.
• Microsoft Teams: Spojuje chat, schůzky a nástroje Microsoft 365 do jednoho plynule fungujícího pracovního prostředí.

Co je to software pro pracovní chat?

Týmový chat nebo software pro pracovní chat je komunikační nástroj používaný v kanceláři, který napomáhá k postupu a dokončení různých projektů a úkolů. Tento software nabízí řadu funkcí pro spolupráci, jako je okamžité zasílání zpráv, videokonference, návrh e-mailů a sdílení projektů.

Aplikace pro pracovní chat jsou skvělým způsobem, jak udržet tým sladěný. Umožňují zaměstnankyním snadno komunikovat, čímž pomáhají předcházet zmatkům a chybám. Díky komunikaci v reálném čase je každý úkol lépe organizovaný, takže tým může spolupracovat efektivněji.

Manažerky mohou také pořádat virtuální schůzky, sdílet průběh úkolů, plánovat budoucí projekty nebo okamžitě poskytovat a získávat zpětnou vazbu.

Proč pracovní chat zvyšuje produktivitu při práci na dálku

Pracovní chat je spojovacím článkem, který drží vzdálené týmy pohromadě, i když jsou od sebe fyzicky daleko. Je to okamžitý most ke komunikaci – umožňuje členkám týmu sdílet nápady nebo klást otázky bez zdlouhavého čekání, které často přináší e-maily. Stačí pár kliknutí a rychlá zpráva vyjasní vše během vteřin – bez nutnosti plánovat hovory nebo si dlouze dopisovat.

Skvělé na pracovním chatu je, že vytváří pocit přítomnosti, i když lidé pracují z různých časových pásem nebo míst. Neformální tok zpráv, sdílení souborů a rychlé aktualizace navozují pocit „jsme spolu“, který udržuje tým v kontaktu a v souladu. Je to jako nepřetržitý rozhovor, do kterého se můžete kdykoliv zapojit nebo z něj odejít podle potřeby.

Navíc udržuje věci přehledné. Místo přehrabování se v přeplněné e-mailové schránce mohou týmy komunikovat a sdílet nápady ve vyhrazených kanálech, které se snadno sledují. Všechno potřebné je na jednom místě, což šetří čas i energii.

A co je nejdůležitější – pracovní chat drží všechny na stejné vlně. Díky tomu, že se vše odehrává na jednom místě, se rozhodnutí přijímají rychleji, zpětná vazba proudí plynule a akce probíhá bez zbytečných prodlev. Není to jen nástroj – je to lepidlo pro vzdálené týmy, které usnadňuje komunikaci a maximalizuje produktivitu, ať už pracujete odkudkoliv.

Jaké jsou výhody kvalitního pracovního chatu?

Kvalitní pracovní chat je nezbytný nástroj v každé kanceláři. V této části se podíváme na řadu výhod, které kvalitní software pro pracovní chat přináší vaší firmě.

Lepší komunikace

Mnoho zaměstnavatelů přehlíží důležitost pohody svých zaměstnankyň ve snaze udržet firmu ziskovou. Přitom každá společnost potřebuje spolupracující a angažovaný tým, aby mohla prosperovat a růst.

Jednoduchým řešením tohoto problému je kvalitní aplikace pro pracovní chat s užitečnými funkcemi, které podporují zapojení zaměstnanců.

Pracovní chat je skvělý nástroj, který mohou manažerky i zaměstnankyně využívat ke komunikaci a spolupráci na projektech. Efektivní komunikace je zásadní, pokud chcete budovat silný tým. Zaměstnankyně, které pracují v zdravém a spolupracujícím prostředí, dosahují lepších výsledků a odvádějí kvalitnější práci.

Méně zbytečných schůzek

Každý vám potvrdí, že většina pracovních schůzek je zbytečná. Namísto toho, aby se problém řešil věcně a efektivně, se schůzky často vlečou celé hodiny. Nakonec zaberou čas, který by bylo možné lépe využít na skutečnou práci.

Software pro pracovní chat s funkcí videokonferencí tento problém řeší tím, že umožňuje všem připojit se ke schůzce virtuálně. Na rozdíl od osobních schůzek nejsou ty virtuální tak formální.

Můžete také předem stanovit program schůzky a poté sdílet odkaz se všemi členkami týmu. Virtuální schůzky jsou pohodlné a vyžadují minimum organizace. Pro vyšší bezpečnost některé platformy využívají biometrické ověření, aby se ke schůzce mohly připojit jen oprávněné osoby.

Zvýšení produktivity

Pokud chcete, aby vaše zaměstnankyně pracovaly naplno, musíte být k dispozici, když potřebují pomoc. Není to jednosměrná záležitost. Pracovní chat zvyšuje produktivitu tím, že poskytuje možnost komunikace v reálném čase.

Na rozdíl od e-mailu, který je sice rychlý, ale ne okamžitý, umožňují chatovací aplikace neformálně reagovat a pomoci zaměstnankyním, které se „zasekly“ u nějakého úkolu. Tyto aplikace vám navíc pomohou jít rovnou k věci a zbytečně tak nezdržovat.

S komunikačním softwarem Chanty může váš tým spolupracovat efektivněji a zvýšit svou produktivitu až o 55 %. Chanty je navržen s ohledem na týmovou práci, takže členky týmu mohou bez zdržení pracovat na více projektech najednou.

Když narazí váš tým (zejména nováčci) na problém, který jim brání pokračovat dál, potřebují někoho, kdo jim pomůže nebo věci objasní. Podobně jako dobré účetní nástroje usnadňují finanční řízení, kvalitní nástroj pro pracovní chat může zvýšit efektivitu a přesnost práce vašeho týmu. Také umožňuje snadnou integraci dat do návrhů účetních služeb.

Zapojení zaměstnanců

Nový výzkum produktivity zaměstnanců ukazuje, že 58 % lidí ve firmách s propojenou kulturou pociťuje lepší fyzickou i psychickou pohodu. Zároveň se výrazně snižuje výskyt konfliktů na pracovišti, které vznikají kvůli nedorozuměním.

Pracovní chat zvyšuje zapojení zaměstnankyň tím, že podporuje i neformální konverzace, které prohlubují vztahy mezi členkami týmu. Samozřejmě nenahradí osobní kontakt, a pokud pracujete ve stejné kanceláři, rozhovory tváří v tvář by měly být podporovány.

Pro rozptýlené týmy a pracovnice mimo kancelář je však pracovní chat skvělým řešením. Celkově zjednodušuje komunikaci a zlepšuje vztahy v týmu během pracovního dne.

Na co myslet při výběru softwaru pro týmový chat

Pokud hledáte lepší software pro pracovní chat, zde je jednoduchý průvodce, který vám pomůže vybrat tu správnou aplikaci pro vaši firmu. Následující body byste si měli důkladně prověřit ještě před tím, než investujete do nového pracovního chatu:

Je chatovací aplikace snadno použitelná?

Software pro týmový chat by měl vašemu týmu umožnit snadnou spolupráci s kolegy. Nemělo by jít jen o nástroj pro posílání zpráv. Měl by být natolik funkční, aby s ním bylo možné bez problémů zvládat každodenní pracovní úkoly.

Příkladem může být komunikační nástroj Chanty, který soustředí veškerou týmovou komunikaci na jednom místě. Nemusíte otevírat několik různých aplikací ani hledat informace v různých vláknech e-mailů. Chanty zajišťuje rychlou, jednoduchou a bezproblémovou komunikaci.

Používáte-li jiné nástroje pro řízení projektů nebo ERP platformy, jako je NetSuite nebo Oracle, měl by být vámi zvolený chatovací nástroj kompatibilní a bezchybně fungovat s těmito systémy. Jinými slovy, měl by být univerzálním nástrojem, který podpoří produktivitu i zapojení zaměstnankyň.

Je bezpečný? Jak je ukládána data?

Většina chatovacích nástrojů nabízí určitou úroveň zabezpečení a organizace dat. Často však nedosahují úrovně zabezpečení e-mailu nebo jiných nástrojů pro řízení projektů.

Bezplatné pracovní chaty nejsou jako e-maily, kde je každé téma či vlákno přehledně oddělené do samostatné zprávy. Při výběru aplikace hledejte funkce, které vám umožní vyhledávat informace nebo sledovat historii komunikace – abyste nikdy nepřišli o důležitou zprávu.

Může si vaše firma dovolit investici?

Během první globální pandemie se mnoho firem naučilo, jak je důležité investovat do technologií. To ale není jediná věc, na kterou je třeba myslet. Před investicí do softwaru si proto důkladně prověřte své aktuální finance a zvažte, zda si to vaše firma může dovolit.

Software pro týmový chat může být skvělým nástrojem pro zvýšení produktivity a zisku firmy. Z dlouhodobého hlediska může tato malá investice skutečně přispět k růstu firmy, zlepšení spokojenosti zaměstnanců a celkovým příjmům.

Pomůže dosažení cílů firmy?

Podpora otevřené komunikační kultury ve vašem digitálním pracovním prostředí je klíčová pro zvýšení výkonu zaměstnankyň a dosažení obchodních cílů. Když se zaměstnankyně cítí pohodlně při sdílení nápadů, kladení otázek a poskytování zpětné vazby, mají větší šanci odvádět kvalitní práci a naplňovat stanovené cíle.

Důraz na komunikaci podporuje spolupráci, řešení problémů a generování nových nápadů. Dobře nastavená komunikační strategie také zlepšuje pracovní atmosféru, což přispívá ke spokojenosti a motivaci zaměstnanců. Když jsou zaměstnankyně spokojené a zapojené, roste i jejich produktivita.

Jak zajistit efektivní týmovou komunikaci

Ačkoli pracovní chat usnadňuje komunikaci, může se stát i zdrojem rozptýlení, pokud není používán správně. Věděla jste například, že jedné osobě trvá v průměru 23 minut, než se po přerušení vrátí zpět k práci?

Studie Kalifornské univerzity ukazuje, že lidé potřebují téměř půl hodiny, než se po vyrušení plně soustředí zpět na úkol. Jak tedy můžete pomocí pracovního chatu zvýšit efektivitu týmové komunikace?

• Používejte správné nástroje:
  Většina softwarů pro týmový chat nabízí mnoho sociálních funkcí, které usnadňují komunikaci a efektivní sdílení znalostí s kolegyněmi. Využívejte jen ty funkce, které váš tým skutečně potřebuje.
• Nastavte pravidla a pokyny:
  Ujistěte se, že všichni znají pravidla a že jsou zaznamenaná písemně. Dokumentované zásady komunikace zabrání zmatkům a nedorozuměním.
• Buďte otevřená a upřímná:
  Můžete mít ten nejlepší software na komunikaci, ale pokud v práci nepodporujete otevřenost a upřímnost, veškeré úsilí přijde vniveč. Upřímnost a zodpovědnost jsou klíčové pro vytváření prostředí bez odsuzování a pro prosperující tým.
• Poskytujte pravidelnou zpětnou vazbu:
  Klíčem k vynikající komunikaci je transparentnost. Vaše zaměstnankyně potřebují vědět, zda odvádějí skvělou práci, nebo kde je prostor ke zlepšení. Je důležité sdílet jak pozitivní, tak konstruktivní kritiku. Správně podaná zpětná vazba zlepšuje výkon.
• Pochopte komunikační styly svého týmu:
  Každá členka týmu má svůj pracovní styl. Je důležité je poznat a podporovat zdravé, respektující a pozitivní interakce.
• Využijte technologie ke zlepšení týmové komunikace:
  Chatovací aplikace jako Chanty „humanizují“ práci a obchodní procesy díky chytrým nástrojům pro týmový chat, které jsou přizpůsobené vaší firmě.

Top 5 nástrojů pro pracovní chat

Aplikace pro týmový chat mění způsob práce jak na dálku, tak v kanceláři. Podívejte se, který pracovní chat je nejlepší pro komunikaci na pracovišti:

1. Chanty

Chanty je snadno použitelný, přesto výkonný týmový chat, který organizuje úkoly, zprávy a pracovní obsah na jednom místě. Toto špičkové řešení pro spolupráci a zasílání zpráv je oblíbené díky své funkci „Teambook“ – jedinému centru pro veškerá pracovní data, ke kterým máte přístup z jakéhokoli zařízení nebo platformy.

S Chanty mohou členové týmu pohodlně uskutečňovat videohovory, sdílet obsah, klást otázky, ukládat nápady a posílat soubory, díky čemuž je Chanty ideální platformou pro synchronní komunikaci.

2. Slack

Virtuální prostory Slacku usnadňují týmům spolupráci, ukládání souborů a přístup k informacím přímo z platformy. Jedná se o jedno z nejlepších pracovních chatovacích softwarů současnosti, které nabízí i kvalitní bezplatnou verzi. Ať už řídíte vzdálený nebo hybridní tým, Slack vás propojí se všemi a odstraňuje překážky, které brání efektivnímu společnému pracovnímu nasazení.

3. Discord 

Discord je chatovací software původně navržený pro hráče. Dnes se však široce využívá v různých online komunitách — a dokonce i na pracovištích. Ačkoli nenabízí mnoho funkcí specifických pro podnikání, které by z něj dělaly ideální týmový chat, Discord vyniká díky vynikajícím nastavením hlasových kanálů, videohovorům a funkcím sledování aktivit. Více se dozvíte o alternativách k Discordu.

4. Wire

Zprávová aplikace Wire je navržena s důrazem na soukromí a bezpečnost. Používá end-to-end šifrování a může být nasazena na vlastním cloudovém serveru, firemním serveru nebo osobním serveru. Díky tomu je dostupná pro web, mobilní zařízení i počítače.

Kromě silných bezpečnostních funkcí je Wire také vysoce doporučován díky svému API, které umožňuje organizacím vytvářet boty, jež lze využít v pracovních postupech týmu.

5. Microsoft Teams 

Chatovací aplikace Microsoft Teams nabízí skvělé funkce, které zajišťují plynulou spolupráci, sdílení souborů a práci na dálku. Software integruje různé nástroje Microsoft 365 a další aplikace třetích stran na jednom centrálním místě. Pokud váš tým již používá Microsoft, získání tohoto softwaru vám přinese řadu výhod.

Komunikace je klíčem k úspěšným pracovním vztahům

Efektivní komunikace je základem každého úspěšného pracovního prostředí. Je to pilíř, který podporuje pozitivní pracovní vztahy a vytváří zdravou, spolupracující kulturu.

Nezáleží na tom, v jakém odvětví působíte nebo jak velký tým máte; jasná a otevřená komunikace je klíčová pro to, aby všichni táhli za jeden provaz, byli zapojení a produktivní. Jako majitelka firmy je důležité tuto oblast upřednostnit, a jedním z nejlepších způsobů, jak toho dosáhnout, je zavedení správné aplikace pro pracovní chat.

Správná aplikace pro pracovní chat pomáhá vašemu týmu komunikovat, spolupracovat, sdílet nápady a zůstat ve spojení. Tyto aplikace usnadňují konverzace a pomáhají všem cítit se být součástí týmu. Výběr správného pracovního chatu je tedy nejlepší cestou k silnějším a zdravějším vztahům na pracovišti.