Быть занятым — это новая норма. В какой-то момент загруженность стала чем-то вроде знака отличия: чем больше обязанностей, тем круче. Истории о CEOs, которые встают в 4 утра, работают по 80 часов в неделю и возвеличивают свой путь к успеху, звучат отовсюду. Но для многих такая культура приводит к психическому выгоранию и ощущению неудовлетворённости.
Давление брать на себя всё больше обязанностей на работе сегодня как никогда велико. Сотрудники в разных сферах сталкиваются с задачей одновременно выполнять множество ролей и пытаться удерживать процессы под контролем. Когда груз «слишком многих обязанностей» становится непосильным, последствия отражаются и на личной, и на профессиональной жизни — появляется стресс, тревожность, падает продуктивность.
Чрезмерная ответственность может приводить к бессонным ночам, высокому уровню стресса и общему ощущению несчастья. Если вы чувствуете, что вас перегружает объём задач и постоянно переходите от одного дела к другому в спешке — вы не одиноки. Многие сталкиваются с ощущением, что должны справляться буквально со всем. К счастью, есть практичные способы управлять своей нагрузкой и вернуть контроль над временем. Если вы готовы пересмотреть приоритеты и избавиться от ненужной работы, эти стратегии помогут найти баланс и начать получать больше удовольствия от жизни вне офиса.
Замечайте тревожные сигналы, пока не стало слишком поздно
Прежде чем бороться с чрезмерной рабочей нагрузкой, важно научиться вовремя замечать, что она начинает брать верх. Психическое выгорание не всегда приходит с яркими предупреждениями. Часто оно подкрадывается постепенно — пропущенные обеды, всё более частые задержки на работе и ощущение, что вы никогда по-настоящему не «отключаетесь».
Вы можете заметить, что стали более раздражительными, чем обычно, или что вам сложнее концентрироваться. Может быть, задачи, которые раньше казались простыми, теперь выглядят почти невыполнимыми. Или вы ловите себя на том, что бездумно смотрите в экран, не понимая, с чего начать. Эти небольшие сигналы — способ мозга помахать вам красным флажком.
Обращайте внимание на изменения в настроении, уровне энергии или качестве сна. Если мысль о новом понедельнике вызывает у вас тоску — не потому, что вы не любите свою работу, а потому что вы просто устали — это тревожный знак. Если вы срываетесь на коллег или забываете элементарные вещи, возможно, пора притормозить и перевести дух.
Чем раньше вы заметите эти признаки, тем проще будет перезагрузиться до того, как всё выйдет из-под контроля. Осознанность — первый шаг к тому, чтобы что-то изменить.
Когда вы понимаете, как выглядит выгорание, следующим шагом будет взять под контроль своё время — а начинается это с определения действительно важного.
Составьте список приоритетов
Когда вы чувствуете себя перегруженной, дело иногда не в количестве задач. Часто проблема в том, что слишком много времени уходит на неправильные вещи. Наверняка вы оказывались в ситуации, когда полдня ушло на ответы на письма, а к концу рабочего дня на развитие бизнеса времени уже не остаётся. Это типичная ситуация, когда вы берёте на себя слишком много без чётких границ — и в итоге сталкиваетесь с перегрузкой и психическим выгоранием.
Чтобы справиться с этим, составьте список задач и распределите их по приоритетам: обязательные, средние по важности и необязательные. Попробуйте использовать матрицу приоритизации, чтобы оценить каждую задачу по срочности и значимости. Это поможет увидеть, что требует немедленного внимания, а что можно отложить. Когда вы выпишете всё на бумагу, скорее всего окажется, что наименее важные задачи занимают большую часть вашего времени. Именно в этот момент нужно перефокусироваться и отказаться от незначительного в пользу действительно важного.
Вы также можете обнаружить, что отказ от отдельных обязанностей, например мелких административных задач, повышает вашу продуктивность в работе над ключевыми целями.
P.S. Приоритеты можно легко отсортировать в используемом вами инструменте управления проектами, например Trello.
Автоматизируйте всё, что можно
Одно из чудес современных технологий заключается в том, что многие задачи можно автоматизировать, чтобы не тратить на них время самостоятельно. Даже что-то такое простое, как внесение встречи в Google Календарь, занимает несколько минут, но с помощью инструментов вроде Calendly это можно сделать за считанные секунды. Представьте, сколько времени можно сэкономить за год, автоматизируя рутинные задачи подобного рода.
slideshare.net
Например, для одной из страниц на Facebook, которую я веду, я просто сажусь и создаю все посты за один раз, а затем планирую их на недели вперёд. Можно сделать ещё больше, используя инструменты вроде MeetEdgar, которые позволяют одновременно планировать публикации на нескольких социальных платформах.
Наконец, есть отличные инструменты вроде IFTTT и Zapier. Если вы когда-либо хотели что-то автоматизировать, велика вероятность, что один из них сможет это сделать. Например, с помощью Zapier можно настроить так, чтобы новые подписчики автоматически добавлялись в конкретный список рассылки, затем в заранее определённую таблицу Google, а после этого создавалась новая карточка в Trello с электронной почтой и именем подписчика. Немного поэкспериментировав, вы сможете автоматизировать практически всё, что только придёт в голову.
Делегируйте задачи другим
Иногда лучший способ справиться с чрезмерной нагрузкой — снять часть обязанностей с себя и передать их другому. Хотя отпустить задачу, которую вы считаете важной, может быть очень сложно, количество свободного времени, которое вы получите благодаря делегированию, может приятно удивить.
Основатели компаний и CEOs часто сталкиваются с проблемой делегирования, попадая в своего рода бесконечный цикл. Сначала им кажется, что только они могут справиться с задачей, и никто другой не сможет её выполнить. Во-вторых, даже если удаётся найти человека для делегирования, обучение этой задаче может занять столько времени, что это перестаёт иметь смысл.
На самом деле делегирование может освободить значительные участки вашего времени. Вы можете просто передать часть своих обязанностей коллегам, если у них есть время. Альтернативно, задачу можно поручить кому-то вне команды, например стажёру или выпускнику университета.
Даже использование калькулятора аутсорсинга может помочь определить финансовую выгоду от делегирования определённых задач.
Одним из трендов последних лет стало найм виртуальных ассистентов. Эти специалисты могут помочь с повторяющимися административными задачами, такими как ответы на электронные письма, планирование встреч, внесение данных и многое другое. Если задачу можно объяснить, виртуальный ассистент сможет выполнить её за вас.
Позвольте начальнику делегировать и расставлять приоритеты
Наверняка с вами бывало: начальник приходит и назначает ежедневные, еженедельные или ежеквартальные задачи, и вы с готовностью берёте на себя ещё одну задачу в уже и без того загруженном графике. Вы понимаете, что, скорее всего, справиться не получится, и что-то пострадает — либо качество работы, либо сроки. Тем не менее вы решаете взять задачу на себя.
Вместо того чтобы брать на себя ещё одну задачу, с которой, вероятно, не справитесь, попросите начальника/менеджера определить её приоритет. Если задача должна быть выполнена, что-то другое придётся отложить или опустить в списке приоритетов. Обсуждая это с руководителем, вы проясняете текущую нагрузку и гарантируете, что все задачи выполняются в самом эффективном порядке. Такой проактивный подход помогает менеджеру понять масштаб ваших обязанностей и убедиться, что вас не перегружают слишком большим количеством задач.
Вы сможете защитить себя, если не сможете справиться со всем сразу, и будете точно знать, какая задача является наиболее важной в данный момент. Для того чтобы этот подход сработал, важно быть в курсе своих текущих задач и иметь ясное представление о том, сколько времени они обычно занимают. Можно даже предложить руководителю рассмотреть возможность переноса сроков или передачи некоторых задач коллегам, у которых есть свободное время. Это обеспечит более эффективное сотрудничество в команде и гарантирует, что проекты с высоким приоритетом будут выполнены качественно.
Если вы постоянно берёте на себя слишком много обязанностей, важно открыто обсудить это с менеджером. Вежливо объяснив, что чувствуете нагрузку из-за множества задач, вы помогаете руководителю лучше понять вашу рабочую нагрузку. Здесь важно найти баланс, который позволит эффективно работать без стресса от чрезмерной нагрузки. Отказ от дополнительных задач, когда это необходимо, — не уход от работы, а способ убедиться, что вы выполняете свои задачи качественно и в разумные сроки.
Замедлитесь и переведите дух
Даже лучшие из нас нуждаются в отдыхе, чтобы расслабиться и восстановить силы. Когда на работе что-то идёт не так, может возникнуть соблазн работать ещё усерднее, чтобы всё успеть, тогда как на самом деле вам просто нужен отдых, чтобы восстановить силы перед дальнейшей работой.
Слишком большое количество обязанностей может привести к психическому выгоранию, если не позволять себе делать перерывы. Важно понимать, что короткая психологическая перезагрузка может повысить вашу продуктивность и моральный настрой.
Через некоторое время вы можете казаться занятым, но перестанете быть продуктивным, потому что потеряете концентрацию. Попытки одновременно справляться с чрезмерным количеством задач могут затуманить суждения и ухудшить принятие решений, а качество работы пострадает. Если вы замечаете, что пропускаете обед или задерживаетесь на работе, чтобы наверстать упущенное, пора пересмотреть свой подход. Умение вовремя сказать «нет» — это не признак слабости, а акт самосохранения и сосредоточенности.
microsoft.com
Вы можете делать перерывы примерно каждый час, по крайней мере на 5 минут. Вы заметите, что, заставляя себя регулярно отдыхать, вы на самом деле становитесь более продуктивными и чувствуете себя лучше, избегая головных болей от напряжения. Если вы хотите полностью контролировать своё расписание, попробуйте технику Помодоро. Она предполагает, что после 25 минут сосредоточенной работы вы делаете 5-минутный перерыв. Существуют различные таймеры для Помодоро, которые можно использовать, например Toggl или PomoDone.
Вместо того чтобы задерживаться на работе, чтобы доделать задачи, сосредоточьтесь на оптимизации рабочего процесса в течение рабочего дня, включая структурированные перерывы. Вы убедитесь, что управление своей энергией так же важно, как и управление задачами. Отказываясь перерабатывать, вы на самом деле можете успевать больше в обычные рабочие часы, что ведёт к более здоровому и продуктивному подходу к работе.
Не работайте сверхурочно
Если вы не успеваете выполнить все обязанности в рамках 8-часового рабочего дня, вероятно, вы окажетесь на сверхурочной работе. Возможно, вы будете воспринимать это как проявление трудолюбия и преданности работе. На самом деле ваш менеджер, скорее всего, подумает, что причина вашего задерживания на работе — неспособность управлять своим временем. Чтобы лучше управлять рабочим днём, можно воспользоваться калькулятором рабочего времени.
Последствия долгих рабочих часов для здоровья вызывают особое беспокойство. Недосып, стресс и переутомление могут привести к когнитивным нарушениям, таким как снижение концентрации и замедленное принятие решений. Эти проблемы снижают эффективность работы, что ведёт к ещё большим переработкам. Исследования Всемирной организации здравоохранения (ВОЗ) показывают, что длинные рабочие часы связаны с заболеваниями сердца и инсультами, добавляя серьёзный риск для здоровья.
Даже 40-часовая рабочая неделя — это слишком много. Мы привыкли думать, что 40 часов в неделю и 8 часов в день — это норма, но эта традиция существует почти 200 лет. Сегодня, с учётом разных стилей жизни, автоматизации рабочих процессов и того, что на рынке труда гораздо больше женщин, ситуация должна быть другой. На самом деле наша рабочая неделя могла бы быть хотя бы на пару часов короче, подобно тому, что пытается внедрить Швеция с шестичасовым рабочим днём.
Некоторые прогрессивные компании уже начали отходить от культуры переработок. Они внедряют политики, ориентированные на баланс между работой и личной жизнью, и поощряют сотрудников не задерживаться в офисе. В таких странах, как Новая Зеландия, компании тестируют четырёхдневную рабочую неделю для повышения продуктивности и улучшения самочувствия сотрудников, и первые результаты оказались многообещающими.
А что если перегружены не только вы?
Даже если вы стараетесь устанавливать границы и избегать переработок, это не значит, что все вокруг справляются так же хорошо. Психическое выгорание может незаметно распространяться по команде, если никто не следит друг за другом. Иногда лучший способ создать более здоровую рабочую среду — не только заботиться о себе, но и поддержать коллегу, которому явно тяжело.
Начните с простого контроля. Не обязательно устраивать формальные беседы. Простое «Привет, как у тебя дела на этой неделе?» может стать поводом для более глубокого разговора. Если кто-то явно испытывает стресс или задерживается на работе каждую ночь, предложите помощь, где сможете. Возможно, есть отчёт, который можно разделить, или задача, с которой вы уже сталкивались и выполнение которой займёт немного вашего времени.
Не недооценивайте и силу поддержки, чтобы человек мог открыться. Иногда люди берут всё на себя молча, чтобы не казаться слабым или неспособным. Напомните им, что нормально просить о помощи — и что никто не выигрывает, когда кто-то выгорает.
Если у вас есть возможность поднять вопрос перед руководством или предложить перераспределение работы, сделайте это. Команды работают лучше всего, когда действительно действуют как команда, а не когда каждый пытается быть героем.
Заключение
Хотя быть занятым — это хорошо, это не должно становиться предметом похвалы или знака отличия. Сократив количество своих обязанностей, вы станете продуктивнее и счастливее, а ваши работодатели останутся довольны вашей работой. Помните: работайте умнее, а не больше.
Чрезмерная нагрузка на работе может привести к психическому выгоранию, снижению продуктивности и стрессу. Важно вовремя осознавать, когда вы перегружены, и уметь говорить «нет», чтобы не брать на себя слишком много. Учитесь расставлять приоритеты, делегировать задачи и отказываться от ненужных обязанностей, чтобы сохранить своё здоровье и качество работы.
Делегирование задач другим, будь то коллеги или внешние помощники, может значительно сократить вашу нагрузку и повысить эффективность. Успешные руководители часто называют делегирование ключом к своему успеху. Не недооценивайте и важность перерывов — регулярный отдых необходим для поддержания концентрации и предотвращения выгорания.
В следующий раз, когда вы почувствуете перегрузку, пересмотрите свои задачи, расставьте приоритеты и возьмите под контроль рабочую нагрузку. Работая умнее, а не больше, вы сможете достигать большего, не жертвуя здоровьем и счастьем.
