Как говорится, командная работа творит чудеса. Построение эффективной и успешной команды требует времени, и это становится ещё сложнее, когда речь идёт о распределённых, удалённых командах.
Как можно эффективно управлять командой, если вы, собственно, не встречаетесь лично?
Согласно статистике удалённой работы, многие команды оказались в ситуации, когда им приходится одновременно управлять проектами, соблюдением сроков и достижением целей, находясь в разных городах, странах и даже континентах, особенно с ростом популярности удалённой работы.
Когда команда работает как слаженный механизм, она способна достигать больших результатов. Так как же построить и укрепить эффективную командную работу в удалённой среде?
Рост популярности удалённой работы
Данные последних лет подтверждают, что удалённая работа пришла, чтобы остаться.
К 2025 году удалённая работа будет конкурировать с офисными локациями, как прогнозируют эксперты.
На момент написания этой статьи пандемия Covid-19 всё ещё влияет на мир, и многие компании прибегают к удалённой работе ради безопасности сотрудников.
Помимо кризисной ситуации, компании выбирают удалённую работу за её преимущества, среди которых:
- Меньшие расходы на инфраструктуру;
- Повышение удовлетворённости сотрудников;
- Более широкий выбор талантов при найме;
- Возможность обслуживать разные часовые пояса для команд поддержки и сервиса;
- Более экологичный подход без необходимости ежедневных поездок на работу.
Однако удалённая работа имеет и свои сложности.
Сложности удалённой работы
Работа из дома или из местного кафе — звучит как мечта, верно?
Хотя это действительно здорово, удалённая работа приносит с собой определённые трудности, которые влияют как на отдельных сотрудников, так и на команду в целом.
Например, согласно отчёту Buffer State of Remote Work 2020, удалённые команды называли сотрудничество и коммуникацию главными проблемами (наряду с одиночеством и изоляцией):
Buffer.com
Кроме того, другие данные показывают, что более половины удалённых сотрудников ощущают отрыв от коллег в офисе.
Как строить эффективные удалённые команды и развивать командную работу
Если вы руководитель или лидер команды на удалёнке, есть несколько шагов, которые помогут каждому сотруднику оставаться мотивированным и вовлечённым.
Разберём их по пунктам.
1. Ставьте ответственность на первый план
Удалённые команды строятся на доверии. Само собой разумеется, что ни менеджер, ни сотрудники не могут постоянно видеть, над чем работают их коллеги.
Доверие — основа управления удалённой командой. Но доверие всегда идёт рука об руку с ответственностью.
В удалённых командах важно, чтобы каждый знал свои обязанности и понимал, как его работа влияет на других.
Простым способом реализации этого является создание прозрачной системы общих целей для команды:
- Устанавливайте командные цели
Дайте команде ориентиры, установив конкретные цели и задачи. Можно использовать разные методы постановки целей, такие как метод SMART или OKR; - Отслеживайте прогресс
Контролируйте выполнение целей, используя систему отслеживания прогресса; - Делитесь результатами
Регулярно обсуждайте с командой текущий статус целей.
Например, в компании Timeneye мы перестроились на удалённую работу во время пандемии COVID-19. Мы устанавливали и отслеживали цели с помощью методики OKR, а каждый понедельник проводим виртуальную встречу компании, где обновляем команду о прогрессе.
Не забывайте: продвижение ответственности не означает обвинять кого-либо или ставить сотрудника под строгий контроль. Это способ убедиться, что каждый член команды понимает свои задачи и как они вписываются в общую стратегию компании.
2. Практикуйте эффективную коммуникацию
Коммуникация также является одной из самых распространённых проблем при удалённой работе.
Причины очевидны: когда команда разбросана по разным локациям, вы не можете просто подойти к столу коллеги и спросить о статусе работы!
К счастью, существует несколько способов, с помощью которых удалённая команда может эффективно общаться, используя подходящие технологии и здравый смысл.
Используйте программное обеспечение для коммуникации
Коммуникация в удалённых командах зависит от технологий. Технологии сокращают физическое и временное расстояние и помогают командам оставаться на связи.
Однако не все решения одинаково эффективны. Например, бесконечная цепочка писем с десятками сообщений в почтовом ящике наверняка приведёт к хаосу.
Некоторые альтернативы электронной почте для удалённых компаний:
- Chanty
Простое и быстрое средство командной коммуникации с управлением задачами, совместным использованием экрана и файлов; - Slack
Популярный корпоративный чат с ботами и автоматическими уведомлениями; - Zoom
Самый популярный инструмент видеоконференций, используемый многими компаниями по всему миру для проведения виртуальных встреч;
Установите правила и этикет
Использование чат-инструментов может создать впечатление, что сотрудники должны быть онлайн и отвечать круглосуточно.
Поэтому крайне важно, ради пользы всех участников, установить правила и этикет использования чатов, например:
- Определение чётких часов доступности;
- Разработка руководства «Этикет корпоративного чата»;
- Определение «срочных сообщений» и сообщений, на которые не требуется немедленный ответ.
Избегайте перегруза встречами
Разумеется, я не имею в виду личные встречи, так как это почти невозможно для удалённых команд.
Дело в том, что иногда, пытаясь компенсировать отсутствие личного общения, возникает соблазн назначать одну видеоконференцию за другой.
Виртуальные встречи — единственный способ для удалённых команд хотя бы частично заменить личное взаимодействие. Поэтому используйте их разумно:
- Планируйте встречи заранее, чтобы дать участникам время подготовиться;
- Устанавливайте ограничение по времени для каждой встречи;
- Отслеживайте, сколько времени встречи занимают от рабочего дня команды.
3. Создайте культуру прозрачности
В начале статьи мы говорили об ответственности. Но ответственность должна идти рука об руку с прозрачностью.
Для повышения прозрачности я рекомендую использовать совместные виртуальные доски и представления, чтобы отслеживать прогресс команды.
Инструменты управления проектами, управления задачами и учёта времени предоставляют различные виды и функции, которые помогают делиться информацией о ходе работы в команде.
4. Отмечайте командные успехи
Мы много говорили о постановке целей и отслеживании прогресса. Не менее важно отмечать достижения по мере их выполнения!
Чтобы повысить вовлечённость сотрудников и поддерживать мотивацию, когда кто-то проделал отличную работу, обязательно делитесь этим с командой.
Включайте достижения команды в еженедельные отчёты и командные собрания. Выделение заслуг команды крайне важно для удержания сотрудников, особенно в удалённой команде.
5. Обеспечьте поддержку психического здоровья
Поддержка психического здоровья команды сегодня важна как никогда, особенно в условиях удалённой работы.
Удалённая работа иногда может ощущаться изолированно, и без регулярных личных проверок сотрудники легко могут почувствовать отстранённость, перегруженность или эмоциональное выгорание. Как лидер команды, важно создавать среду, которая способствует открытому обсуждению психического благополучия и предоставляет ресурсы для борьбы со стрессом.
Вот как можно поддерживать психическое здоровье команды на удалёнке:
- Поощряйте открытые обсуждения: Создайте культуру, где сотрудники чувствуют себя комфортно, делясь своими эмоциями без страха осуждения. Регулярные проверки помогают убедиться, что команда в порядке психически и эмоционально.
- Предлагайте ресурсы для психического здоровья: Обеспечьте доступ к консультационным услугам, дням психического здоровья или приложениям для благополучия. Убедитесь, что сотрудники знают о доступных ресурсах и поощряйте их использовать их при необходимости.
- Стимулируйте перерывы и границы: Поощряйте команду регулярно делать паузы, отдаляться от экранов и устанавливать чёткие границы между работой и личной жизнью. Переработка может привести к выгоранию, поэтому важно напоминать сотрудникам о необходимости отключаться и восстанавливаться.
Поддержка психического здоровья создаёт благоприятную рабочую среду, где сотрудники чувствуют заботу и могут работать на максимуме своих возможностей. Счастливые и здоровые сотрудники формируют более сильную и успешную команду.
6. Создайте гибкую рабочую среду
Гибкость работы — это не просто приятный бонус, а ключевой фактор успеха удалённой работы.
Возможность самостоятельно управлять своим графиком и рабочей средой может существенно повысить продуктивность и удовлетворённость команды. Когда сотрудники могут сами выбирать рабочие часы и места, где им комфортнее всего, они способны показывать действительно высокие результаты.
Прелесть удалённой работы в том, что она открывает возможности для разных стилей работы. Кто-то лучше работает рано утром, а кто-то — ночью. Предоставляя команде свободу выбирать оптимальное для себя время работы, вы повышаете вовлечённость и эффективность.
Вот как можно поддерживать гибкость в команде:
- Гибкий график работы: Вместо жёстких временных рамок, дайте команде возможность работать в те часы, когда они наиболее продуктивны. Главное — соблюдать сроки выполнения задач.
- Свобода выбора места работы: Поощряйте сотрудников работать там, где им комфортно и спокойно, будь то дом, кафе или коворкинг.
- Фокус на результатах, а не на часах: Сосредоточьтесь на достигнутых результатах, а не на отработанном времени. Позвольте сотрудникам самим управлять временем и концентрироваться на качественном выполнении задач.
Продвигая гибкость, вы показываете доверие к команде в управлении балансом между работой и личной жизнью, что в конечном итоге ведёт к повышению продуктивности и удовлетворённости сотрудников.
7. Развлекайтесь!
Отмечая достижения команды, переходим к последнему совету: включайте немного веселья в жизнь удалённой команды.
То, что команда разбросана по разным местам и усердно работает, не означает, что не должно быть лёгкой, непринуждённой атмосферы.
Веселье важно для вовлечённости и мотивации сотрудников. На момент написания статьи пандемия Covid-19 всё ещё продолжается. Поэтому командные развлечения полезны не только для компании, но и для поддержки психического здоровья сотрудников и борьбы с чувством изоляции в эти непростые времена.
В зависимости от корпоративной культуры, есть множество способов, как удалённая команда может весело провести время вместе:
- «Кофейные встречи» — неформальные видеозвонки без повестки, где сотрудники случайным образом собираются в Slack, как это делает команда Impact;
- Виртуальные тимбилдинговые игры: Snacknation.com собрал список из 57 игр для удалённых команд;
- Приглашение внешнего спикера для онлайн-тренинга, чтобы помочь сотрудникам развивать навыки;
- Виртуальные кулинарные мастер-классы в Zoom;
и многое другое!
Заключение
Удалённая работа имеет свои плюсы, но также приносит определённые сложности. Удалённые команды могут сталкиваться с трудностями в коммуникации, что приводит к негативным последствиям для всей команды.
Важно строить командную работу и вовлечённость через ответственность, прозрачность, коммуникацию и доверие.
