Вы, вероятно, уже слышали, что многозадачность неэффективна и не экономит нам времени. Но, возможно, вы также думаете, что у вас это получается лучше, чем у большинства людей, и вы способны выполнять несколько дел одновременно. К тому же у вас столько всего происходит, что без многозадачности не обойтись, верно? Забавно, но большинство из нас считает себя выше среднего в способности к многозадачности, хотя на самом деле это совсем не так.
Мы также склонны воспринимать многозадачность как нечто положительное — признак того, что мы делаем много дел и становимся более продуктивными. Проблема в том, что за исключением одного особого случая, многозадачность делает нас значительно менее продуктивными. Некоторые исследования показывают, что многозадачность снижает продуктивность до 40%. Если мы хотим научиться быть более продуктивными, пора обратить внимание на наши привычки к многозадачности!
Иллюзия многозадачности
Верно, что иногда многозадачность может дать ощущение энергии. Делать несколько дел одновременно может быть захватывающе — представьте, что вы одновременно отвечаете на письма, собираете данные для нового проекта и вводите в курс дела нового сотрудника! Настоящий «кайф власти»! Но, к сожалению, это иллюзия, которая мешает нам выполнять наши самые важные и качественные задачи.
Сколько раз сегодня вы осознавали, что на самом деле не занимаетесь тем, что планировали, а провели, скажем, 45 минут, увлечённо уходя в «другую кроличью нору»? Каждый раз, когда мы переключаемся между задачами, это имеет свою цену. Кажется, что мы просто возвращаем себя на правильный путь и спрашиваем себя: «Что я делал(-а)?» Но эта когнитивная нагрузка отнимает время — это и есть так называемая стоимость переключения при многозадачности.
Правда в том, что мы на самом деле не занимаемся многозадачностью. В реальности мы постоянно перескакиваем с одной задачи на другую, и каждый раз это вызывает стоимость переключения. Многие исследования показывают, что в среднем требуется 23 минуты, чтобы вернуться к исходной задаче. За один день это складывается в значительное количество потерянного времени!
Одно выполненное дело лучше, чем множество начатых
Представьте, что у вас есть 5 проектов, каждый из которых требует примерно недели работы — около 40 часов. Что следует делать в первую неделю? Распределить 40 часов между всеми проектами и немного продвинуться по каждому? Или сосредоточиться и полностью отдаться одному проекту? Какой подход даст наилучший результат?
Если каждый проект требует 40 часов работы, первый подход означал бы, что через 5 недель вы одновременно завершите все 5 проектов. Отлично.
Но если сосредоточиться на одном проекте за раз, то через 1 неделю вы завершите первый проект. К концу второй недели — второй проект, и так далее. Через 5 недель все 5 проектов будут выполнены. Есть ли разница? При подходе, когда вы фокусируетесь на одном проекте, первый проект был завершён 4 недели назад, второй — 3 недели назад и так далее. Вы достигли гораздо большего результата значительно раньше — и всё это благодаря тому, что избегали многозадачности.
Очевидно, что это слишком упрощённый пример, но он наглядно показывает, какую роль играет концентрация — и это без учёта затрат времени на переключение между задачами при многозадачности.
Умение концентрироваться — что отличает успешных людей
Вы когда-нибудь замечали, что самые успешные люди обладают высокоразвитыми навыками приоритизации и концентрации? Они не позволяют событиям дня или собственным эмоциям сбить себя с пути. Вместо этого они решают, что важно выполнить в этот день, и остаются сосредоточенными на этой задаче до её завершения. Да, иногда это идёт в ущерб другим делам, но они выполняют самое важное — и именно это делает их успешными.
Каждый раз, когда мы занимаемся многозадачностью, это показывает, что мы не сделали трудную работу по определению того, что действительно важно. Мы думаем, что заняты, но на самом деле ленимся, не заставляя себя расставлять приоритеты.
Навык концентрации и выполнения одной задачи за раз влияет на все сферы нашей жизни — будь то подготовка презентации, написание статьи, программирование или время с близкими. Нужно признать, что мы просто не можем делать более одного дела одновременно.
К счастью, существуют простые способы избавиться от привычки многозадачности. Но сначала…
Исключение: когда многозадачность работает
Наш мозг не умеет разделять и одновременно обрабатывать разные задачи — но есть одно исключение. Оно касается действий, которые мы хорошо знаем и которые задействуют совершенно разные участки мозга.
Обычно это означает сочетание физической и умственной деятельности. Например:
- Ходьба и разговор — некоторые руководители проводят еженедельные индивидуальные встречи с сотрудниками именно так
- Вождение и разговор — планирование звонков поставщикам или членам команды по пути на работу
- Приём пищи и прослушивание образовательного подкаста во время обеденного перерыва
Как видите, таких примеров немного! Но если вы хотите повысить продуктивность, стоит планировать подобные активности, чтобы одновременно достигать двух целей.
Как перестать заниматься многозадачностью
За исключением вышеописанных случаев, если мы хотим работать продуктивнее и эффективнее, наша цель — отказаться от многозадачности. Вот три совета по повышению продуктивности, которые могут значительно помочь.
1) Определите приоритеты
Начинайте день, чётко понимая свои приоритеты. Подумайте, что самое важное для успешного завершения дня. Чего вы могли бы достичь сегодня, чтобы почувствовать, что продвинулись вперёд?
Выберите самые важные задачи и разбейте их на простой список действий, где каждая задача занимает меньше часа. Не будьте слишком амбициозны, ведь закон Хофштадтера гласит: «Всё занимает больше времени, чем вы ожидаете, даже если учитываете закон Хофштадтера». Короткий список из нескольких небольших, но важных задач работает лучше всего.
Полезный совет: используйте матрицу Эйзенхауэра, чтобы классифицировать задачи по степени срочности и важности. Этот метод помогает сосредоточиться на действительно значимых делах и не тратить время на низкоценные активности.
2) Сосредоточьтесь на ОДНОМ деле
С подготовленным списком действий вы уже проделали трудную работу по определению того, что нужно делать, теперь пришло время действовать. Настало время перестать сомневаться и возвращаться на этап принятия решений. Просто доверьтесь списку и начните с первого пункта!
Главная задача — сосредоточиться и работать над этой задачей до её завершения. С интернетом под рукой существует бесконечное количество отвлекающих факторов, не говоря уже о коллегах или других помехах.
Наши самые важные задачи часто сложные, поэтому их легко вывести нас из зоны концентрации. Заставьте себя оставаться с этой задачей и сопротивляться желанию переключиться на что-то другое.
Если ваш список действий состоит из относительно небольших задач, это сделать не так уж сложно. Например, если задача занимает всего 30 минут, вы можете сказать себе, что будете сосредоточены до её завершения. Если же задача большая и требует нескольких часов, вам будет труднее сопротивляться отвлекающим факторам. Поэтому делите крупные задачи на мелкие части, чтобы легче было сохранять концентрацию.
Полезный совет: попробуйте технику Помодоро — работайте 25–30 минут, затем делайте короткий перерыв. Эта структурированная методика помогает поддерживать концентрацию и предотвращает выгорание.
3) Используйте перерывы как награду
Как только вы завершите первый пункт списка, сделайте перерыв. Большинство из нас не способно много часов подряд работать в полной концентрации, поэтому важно включать периоды менее напряжённой активности, чтобы дать мозгу отдохнуть.
Во время этих перерывов можно отвечать на письма, проверять социальные сети, смотреть образовательные видео или делать что-то полезное, но не слишком утомительное. Конечно, некоторые перерывы можно использовать для кофе, обеда или короткой прогулки.
Ограничьте время перерыва, чтобы оно не затянулось. Затем переходите к следующему пункту списка и сосредоточьтесь на нём до завершения.
Полезный совет: попробуйте перерывы с движением — растяжка, короткая прогулка или дыхательные упражнения помогут восстановить энергию и улучшить концентрацию.
4) Группируйте мелкие задачи
Чтение или ответ на одно письмо занимает совсем немного времени, но если вы будете делать это в течение дня, пытаясь работать над приоритетными задачами, вы успеете гораздо меньше.
Вместо этого выделите конкретные промежутки времени для обработки писем, звонков, выставления счетов клиентам или выполнения других мелких повторяющихся задач. Это позволит сохранить концентрацию и умственные ресурсы для важных дел, а также выполнять рутинные задачи гораздо быстрее.
Полезный совет: установите конкретные «окна» для проверки электронной почты — например, дважды утром и один раз после обеда. Это помогает избежать постоянных отвлечений, оставаясь при этом оперативным.
5) Имейте надёжную систему продуктивности
Часто мы поддаёмся искушению заниматься многозадачностью, когда сталкиваемся с чем-то, что кажется полезным, и не хотим это забыть. Но если у вас есть система для фиксации таких идей — бумажная или цифровая — вы можете просто записать ссылку или мысль и вернуться к ней позже.
Не позволяйте письму или посту в соцсетях менять ваши приоритеты! Развивайте привычку сознательно управлять своим временем. Доверяйте системе и знайте, что к важным вещам всегда можно вернуться позже.
Полезный совет: используйте приложения вроде Evernote, Todoist или Notion, чтобы быстро фиксировать идеи, не теряя концентрации на основной задаче.
Обязательство: меньше многозадачности уже сегодня!
Если ваш мозг ощущается как браузер с 37 открытыми вкладками, скорее всего, вам стоит пересмотреть свои привычки многозадачности. Вместо того чтобы позволять дню управлять вашим вниманием во все стороны, планируйте действия заранее. Сосредоточьтесь на выполнении задач — по одной за раз! Вы удивитесь, насколько это меняет эффективность.
Многозадачность не только снижает продуктивность, но и увеличивает умственную усталость и стресс. Когда вы концентрируетесь на одной задаче, мозг полностью обрабатывает информацию, что приводит к лучшим результатам при меньших затратах усилий.
Чётко ставьте цели для каждой задачи и минимизируйте отвлекающие факторы. Выделяя определённые временные блоки для каждой задачи и отключая уведомления, вы сохраняете концентрацию и выполняете работу быстрее.
Кроме того, отмечайте небольшие достижения, чтобы укреплять привычку работы по одной задаче. Чем больше вы сосредотачиваетесь на одном деле, тем продуктивнее и удовлетворённее будете чувствовать себя к концу дня.
Приняв решение меньше заниматься многозадачностью уже сегодня, вы повысите продуктивность и улучшите психическое состояние, делая каждый день более эффективным и приятным.
