Технологии произвели настоящую революцию в рабочей среде, сделав возможность удалённой работы привлекательным форматом, который сочетает эффективность и удобство.
Однако, несмотря на очевидные преимущества и привлекательность удалённых команд, дистанционный формат не лишён трудностей. Например, могут возникать проблемы с коммуникацией и риски снижения мотивации.
Поэтому создание возможностей для взаимодействия и укрепления отношений с удалёнными командами становится приоритетом для большинства компаний. Ведь сотрудничество способствует продуктивности и эффективной работе.
В этой статье вы узнаете, как технологии помогают снижать уровень конфликтов и способствуют эффективному взаимодействию в ваших удалённых командах.
Проблемы удалённой работы
Удалённые команды обеспечивают компаниям большую гибкость и позволяют экономить ресурсы, однако вместе с этим создают и определённые сложности для сотрудников.
По словам Хассана Османа, эксперта по управлению виртуальными командами, «компаниям следует устанавливать чёткие и понятные цели, с которыми единогласно согласны все межфункциональные команды, участвующие в проекте».
Иными словами, главное — это коммуникация.
Отсутствие личного общения и живого взаимодействия в общем пространстве может привести к недопониманию и конфликтам. Недостаток социального взаимодействия также нередко вызывает чувство изоляции у сотрудников и снижает моральный дух команды.
К счастью, эти проблемы можно успешно решить с помощью современных технологий — о чём и пойдёт речь далее.
Как использовать технологии для улучшения взаимодействия удалённых команд
Технологии предлагают все необходимые решения — нужно лишь знать, где искать. Используя подходящие инструменты для коммуникации и организации, вы сможете поддерживать вовлечённость своих удалённых команд и повышать их продуктивность.
Вот стратегии, с которых стоит начать, чтобы укрепить сотрудничество в вашей удалённой команде:
- Оптимизируйте взаимодействие с помощью коммуникационных приложений
- Используйте интегрированные платформы для командной работы
- Применяйте инструменты управления проектами для контроля задач
- И не забывайте о развлечениях
Видеоконференции и чаты для эффективных командных встреч
Глобальная связность стала проще, чем когда-либо.
Независимо от того, хотите ли вы проводить ежедневные совещания с удалёнными командами или подводить итоги недели, сегодня доступно множество инструментов — например, Lifesize или Zoom.
Видеоконференции предоставляют дополнительные возможности: обмен сообщениями в чате, демонстрацию экрана и совместную работу с документами.
Основатель Launch Space Нико Принс отмечает важность личного контакта с ключевыми участниками через видеосвязь:
«По крайней мере раз в неделю я связываюсь с коллегами по видеозвонку. Не реже одного раза в две недели общаюсь с клиентами», — говорит он.
Постоянное общение не является обязательным для удалённых команд. Главное — найти здоровый баланс, соответствующий характеру работы и составу команды.
Найджел Линдеман из SurveyAnyPlace добавляет, что следует избегать «перегрузки встречами», проводя их не чаще одного раза в неделю.
«Идеальный инструмент для этого — Google Hangouts, — отмечает он. — Особенно в сочетании с Google Calendar, где ссылка на встречу создаётся автоматически при её планировании».
Пример: выбор инструмента для видеосвязи в Mailshake
Mailshake — это компания, предлагающая сервисы для помощи пользователям в сфере email-маркетинга и автоматизации рассылок.
Работая полностью в удалённом формате, их команды продаж расположены по всей стране, а некоторые сотрудники находятся и в других частях мира.
Маркетинговый стратег Mailshake Марк Линдквист рассказывает, что одной из главных проблем было общение и совместное решение задач, возникающих у команд.
«То же самое касается и обучения, — добавляет он. — Сложно показать человеку процесс, если вы находитесь не в одном месте».
Их решение? Loom.
С помощью Loom можно легко записывать видео с демонстрацией экрана в облаке и мгновенно делиться ими с коллегами.
«Если у нас возникают проблемы, мы не пишем в Slack и не отправляем письма. Мы просто записываем короткое видео в Loom», — говорит Марк.
Благодаря бесплатным инструментам для записи экрана и видео, таким как Loom, теперь не нужно беспокоиться о проблемах коммуникации.
Видео становятся эффективным решением, позволяющим быстро и наглядно объяснить задачу и устранить проблему в считаные минуты.
Общие приложения для командного взаимодействия для повышения вовлечённости
Технологии дают компаниям возможности и свободу нанимать, управлять и мотивировать сотрудников удалённо.
Чтобы эффективно управлять всем этим, владельцу бизнеса необходимы чётко выстроенные системы. Суян Пател, основатель Voila Norbert и признанный эксперт в цифровом маркетинге, настоятельно рекомендует именно такой подход:
«Зафиксируйте всё на бумаге, а затем поделитесь этими материалами онлайн — это даст коллегам точку отсчёта для их работы. Также стоит поделиться списком задач, чтобы все знали, что необходимо выполнить», — говорит он.
Для этих целей были разработаны многочисленные технологические решения в виде онлайн-инструментов для совместной работы.
Онлайн-взаимодействие помогает удалённым командам создавать, обмениваться и эффективно передавать структуру совместных действий и задач. Наличие платформы для унифицированной коммуникации и управления задачами значительно повышает продуктивность удалённой команды.
Пример: Chanty — командный чат с видеозвонками и менеджером задач
Chanty — это командный чат и платформа для совместной работы, разработанная для повышения продуктивности удалённых команд.
Основная функция Chanty сосредоточена на командном чате, но платформа также предлагает дополнительные возможности:
- Аудио- и видеозвонки с демонстрацией экрана
- Менеджер задач с доской Kanban, позволяющий превращать сообщения в задачи, назначать ответственных и устанавливать сроки
- Интеграции с внешними сервисами
- Закреплённые сообщения
- Темы обсуждений и многое другое
Основатель Launch Space Нико Принс отмечает: «Инструменты вроде Chanty отлично подходят для текущей работы, постановки вопросов или просто общения с коллегами».
Простота интерфейса делает платформу удобной для пользователей и лёгкой в интеграции для бизнеса.
Инструменты управления проектами для упорядоченной работы
Ваша удалённая команда управляет несколькими проектами с разными сроками и при этом балансирует приоритеты для нескольких клиентов?
Онлайн-инструменты управления проектами могут стать решающим фактором между хаотичным рабочим пространством удалённой команды и организованной, своевременной системой управления проектами.
Для этого крайне важно установить чёткие каналы коммуникации и управлять задачами с жёсткими сроками.
И здесь на помощь приходят технологии.
Пример: Monday — интуитивная платформа управления проектами
Нико Принс делится: «Инструменты управления проектами помогают централизовать важную информацию и распределять задачи с учётом сроков». Среди его предпочтительных решений для этих целей — Monday.
Monday — это платформа для управления командой, ориентированная на прозрачность процессов и стимулирование командного взаимодействия. Одним из самых популярных её применений является именно управление проектами.
С помощью Monday вы можете легко управлять всеми проектами, выполняя следующие действия:
- Отслеживать прогресс всех проектов с помощью визуальных временных шкал
- Назначать задачи ответственным и контролировать соблюдение сроков
- Отслеживать прогресс и распределение ресурсов с помощью отчётов
Келси Ривз из Organic Growth Marketing рассказывает, как все клиентские аккаунты управляются с помощью Monday:
«Monday позволил нам легко отслеживать статус выполнения задач для каждого клиента. Мне нравится использовать функцию My Week, чтобы быстро получить обзор всех задач на неделю и планировать своё время на предстоящие задачи».
Благодаря разнообразным шаблонам, которые можно адаптировать под нужды команды, Monday настраивается под ваши требования и помогает оставаться в курсе всех обязательств.
Эффективная координация с помощью правильных инструментов
Эффективная координация — ключ к успеху удалённой команды, будь она большой или маленькой.
Вы можете подумать: «Если я держу все каналы связи под контролем, координация обеспечена. Два в одном, верно?»
Не обольщайтесь. Да, упорядочивание различных методов коммуникации для конкретных задач и команд — это элемент координации, но это не гарантирует, что команда полностью согласована и движется к общим целям.
Каждый должен ясно понимать, к чему он стремится: видеть «большую картину».
Создание чётко определённых ролей, распределение обязанностей и балансировка ресурсов — это разные элементы организации и управления командой.
Постоянные коммуникации сами по себе не решат проблему, если каждый член команды не осознаёт конечную цель своих действий.
Существуют инструменты, которые помогают всем оставаться на одной странице и избавляют от необходимости просматривать десятки писем и заметок. Одним из таких популярных инструментов является Trello.
Пример: Trello — приложение для создания списков в стиле канбан
Вы знаете ту мысленную картину всего, что хотите сделать для команды? Вы пытаетесь объяснить это коллегам словами, даже обсуждали через видеоконференцию, но никто полностью не понимает «большую картину»?
Вот тут и приходит на помощь Trello.
Работая как веб-приложение в стиле Kanban, Trello позволяет создавать различные рабочие процессы и списки в виде отдельных досок.
Trello делает управление проектами менее пугающим. Когда всё структурировано на одной платформе, каждый получает целостное представление о целях команды.
Дженна Скаллионе, главный редактор Foundr, рассказывает, как она использует Trello для синхронизации команды: «Для каждого блог-поста я создаю отдельную карточку Trello. Вся коммуникация, связанная с этим постом — верстка, технические вопросы, дизайн, редактирование и т.д. — должна происходить внутри этой карточки».
Собрав всю информацию в одной карточке, люди не теряют время на поиск писем и всегда имеют актуальные данные.
«Если комментарий требует больше места, в карточке делается ссылка на дополнительную информацию, если она находится вне карточки», — добавляет она.
Аналогично, команда контента Найджела Линдеманна использует Trello, чтобы отслеживать многочисленные этапы их рабочего процесса:
«Наша команда контента работает по следующим стадиям: Идеи, Одобренные идеи, Список задач, В работе, На проверке, Опубликовано/готово и Бэклог, — делится он. — Вы можете легко назначать участников или добавлять метки к каждой карточке и держать друг друга в курсе, используя упоминания».
Если вы ищете единую платформу для обзора всех задач и активности команды, Trello — отличное решение.
Не забывайте получать удовольствие
Не секрет, что удалённая работа несёт с собой определённые трудности, но помимо отслеживания проектов и поддержания плотной коммуникации, поддержка психологической устойчивости команды должна быть в приоритете.
Недавнее исследование Buffer среди более чем 2 500 работников из США выявило тревожные моменты удалённой работы: невозможность отключиться от работы, чувство одиночества и прочие проблемы.
«Как руководителю, легко погрузиться в давление проектных целей и дедлайнов, но нужно помнить, что мы все — обычные люди. Иногда необходимо остановиться и посмеяться», — говорит Бриттани Райан, основатель и контент-директор Pointed Copywriting.
Для полностью удалённого контент-агентства, как у Бриттани, давление на команды очень реально.
«Мы проделали массу работы в HR-сфере, и там лидеры уже давно знают, что счастливые команды работают продуктивнее. Но в удалённой структуре бывает сложно поддерживать ту дружелюбную атмосферу, которая возникает, когда вы проводите вместе 40 часов в неделю. Искушение — сразу переходить к серьёзным делам, опустить голову и работать дальше», — объясняет она.
Это действительно так. По данным некоторых исследований, счастливые сотрудники примерно на 13% продуктивнее, но чаще всего это связано с тем, что они находят время наслаждаться общением и поддерживать друг друга.
Так как же поддерживать команду мотивированной и довольной, когда вы не видите друг друга лично?
Бриттани даёт несколько советов:
- Обеспечьте команду инструментами и информацией для работы и реально учитывайте советы и предложения участников в ваших системах.
- Выделяйте дополнительное время на еженедельные или ежемесячные командные встречи, чтобы не переживать, если разговор уйдёт в зону развлечений.
- Отправляйте участникам команды небольшие подарки — забавные канцтовары, зарядное устройство для поездок или другие удобные для удалённой работы подарки (и не бойтесь добавить немного конфетти).
- Держите профессиональные разговоры в профессиональной среде (например, в электронной почте или в выделенных каналах проектов в Slack), а развлекательное общение — в других средствах (например, WhatsApp или канал Slack Random).
Для дополнительной информации рекомендуется ознакомиться с руководством BambooHR по улучшению культуры команды.
«Никогда не скрывайте свою человеческую сторону. Как руководитель команды, вы будете ощущать давление быть примером каждый день. Помните, у членов вашей удалённой команды тоже есть свои нагрузки. Если вы обеспечите их инструментами и похвалой, им будет проще любить свою работу», — говорит Бриттани.
Совет от эксперта: Бриттани и её команда даже делятся забавными моментами со встреч в Zoom на странице компании в LinkedIn, что помогает укреплять бренд работодателя для удалённых команд. Вот недавнее видео с одной из их командных встреч.
Оставайтесь на удалёнке и поддерживайте связь с помощью технологий
Создание удалённых команд — это только начало, а настоящей задачей становится преодоление барьеров в коммуникации и поддержание эффективной работы.
Технологии — это будущее для удалённых команд.
С новыми исследованиями и инвестициями количество эффективных инструментов для удалённой работы продолжает расти.
Компании, которые инвестируют в правильные инструменты для своих команд, с большей вероятностью повысят мораль сотрудников и улучшат результаты, особенно если речь идёт о полностью удалённых моделях работы.
Так чего же вы ждёте?
Начните изучать любимые инструменты и экспериментировать, чтобы понять, что подходит вашей команде, а что нет.
Есть ли у вас любимые инструменты и приложения для совместной работы удалённых команд? Какие у вас истории успеха? Делитесь в комментариях.
