Многие менеджеры и владельцы бизнеса не разрабатывают стратегию внутренней коммуникации. Для небольшой команды это может быть не проблемой, ведь все участники примерно одинаково понимают, чего от них ожидают. Однако по мере роста компании разработка согласованной стратегии внутренней коммуникации становится всё более важной.
Без чёткой структуры внутренней коммуникации крупные организации рискуют столкнуться с неэффективностью, рассогласованностью приоритетов и даже неудовлетворённостью сотрудников. Недопонимание или отсутствие коммуникации могут приводить к дублированию усилий, срыву сроков или путанице в распределении обязанностей, что в конечном счёте отражается на результатах компании и моральном состоянии команды.
В этом гайде я покажу, как создать успешную стратегию внутренней коммуникации всего за несколько шагов. Прежде чем перейти к конкретным действиям, стоит коротко обсудить, что такое внутренняя коммуникация и почему крупным компаниям так важно разработать собственную стратегию в этой области.
Что такое стратегия внутренней коммуникации?
Внутренняя коммуникация, как следует из названия, — это процесс передачи информации между сотрудниками и отделами внутри организации. Она происходит на всех уровнях компании.
Согласованная стратегия внутренней коммуникации особенно важна для крупных компаний с сотнями или тысячами сотрудников. Чёткая стратегия позволит донести до команды цели компании, ожидания и достижения. Это также отличная возможность повысить вовлечённость сотрудников.
Ясно определённый подход гарантирует, что каждый сотрудник своевременно получает необходимую информацию. Это создаёт прозрачность, укрепляет доверие и помогает избежать недопонимания или противоречивых сообщений. Например, это может означать регулярное информирование руководителей команд о решениях компании, чтобы синхронизировать действия всех сотрудников и исключить путаницу или неопределённость в текущих проектах.
Внутренняя коммуникация, очевидно, противоположна внешней коммуникации. На схеме ниже показаны распространённые каналы внутренней и внешней коммуникации.
Эффективная коммуникация лежит в основе всего, что вы делаете. Она помогает снижать конфликты между командами, удерживать лучших сотрудников и повышать продуктивность. Например, по данным McKinsey Global Institute, использование корпоративной социальной платформы может повысить продуктивность до 25%.
Помимо повышения эффективности, стратегии внутренней коммуникации играют ключевую роль в удержании сотрудников. Чёткая коммуникация формирует чувство принадлежности и целеустремлённости; она показывает сотрудникам, что их мнение учитывается и ценится. Особенно это важно для удалённых и гибридных команд: эффективная коммуникация сокращает физическую дистанцию и поддерживает связь сотрудников с культурой и миссией компании.
Наконец, стратегия внутренней коммуникации касается не только того, что передаётся, но и того, как это делается. Тон, частота и стиль общения сильно влияют на то, как сотрудники воспринимают руководство и себя в компании. Правильный баланс формальных обновлений и дружелюбного, вовлекающего контента критически важен для поддержания доверия и энтузиазма среди сотрудников.
Как разработать план внутренней коммуникации за 7 простых шагов
Стратегия внутренней коммуникации должна быть уникальной и соответствовать потребностям вашей компании. Вместе с тем она может опираться на успешные стратегии, используемые уже зарекомендовавшими себя компаниями в вашей отрасли. Давайте рассмотрим, как создать успешный внутренний план коммуникации.
Шаг 1: оцените текущий подход
Первый шаг — проанализировать вашу текущую стратегию внутренней коммуникации. В рамках этого анализа следует составить список каналов коммуникации, которыми вы пользуетесь для общения с коллегами. Также стоит обратить внимание на то, как информация передаётся в компании как формально, так и неформально.
Даже если у вас ещё не формализована стратегия внутренней коммуникации, вы уже используете определённую матрицу коммуникаций для взаимодействия с коллегами.
Для крупной организации полезными могут оказаться интервью с сотрудниками из разных отделов. Например, вы можете узнать, что коллеги используют канал коммуникации, о котором вы не знали.
Помимо перечисленного выше, обратите внимание на эффективность вашей текущей стратегии, особенно на проблемные моменты, которые вы можете выявить. Также оцените, что работает хорошо. Этот анализ стратегии внутренней коммуникации даст вам базу, от которой можно будет отталкиваться.
Если вы хотите обновить коммуникационные технологии, можно рассмотреть покупку автоматизированной телефонной системы. Это улучшит как внутреннее, так и внешнее общение. Кроме того, вы сможете разделять контакты на группы, чтобы проще направлять сообщения отдельным членам команды продаж или менеджерам проектов.
Шаг 2: выберите метрики успеха
Для оценки эффективности стратегии внутренней коммуникации важно определить метрики успеха. Это будут ваши ключевые показатели эффективности (KPI). Идеально, если выбранные метрики можно количественно измерить.
Однако можно включать и неквантифицируемые показатели. Например, вы можете стремиться улучшить корпоративную культуру, но это трудно измерить численно. В таком случае придётся использовать качественные показатели для оценки успеха.
Ниже приведены четыре распространённые цели внутренней коммуникации, которые стоит учитывать при разработке стратегии:
- Вовлечённость сотрудников — всё, что связано с тем, как сотрудники взаимодействуют с вашими сообщениями. Сюда входят лайки, реакции и комментарии. Общие показатели вовлечённости сотрудников также являются хорошим индикатором того, какие материалы наиболее полезны для команды.
- Снижение текучести кадров — эффективная стратегия внутренней коммуникации, учитывающая потребности сотрудников, может привести к уменьшению текучести. Это можно измерять с помощью отдела HR.
- Метрики внешних социальных сетей — если внутренняя коммуникация направлена на развитие корпоративных адвокатов среди сотрудников, показатель успеха — улучшение метрик в соцсетях благодаря публикациям сотрудников.
- Общее улучшение бизнес-процессов — по мере внедрения новой стратегии коммуникации можно ожидать сокращения проблем в управлении проектами, например, уменьшения недопониманий между отделами и повышения эффективности.
При выборе метрик успеха будьте осторожны. Например, информирование сотрудников о том, что лайки и комментарии на внутренней платформе важны, может стимулировать их активность. Однако повышенная активность может не приносить реальной пользы компании.
Шаг 3: установите цели и сроки
Так же, как при разработке бизнес-стратегии, важно определить чёткие цели и сроки их достижения. Цели могут быть разными, но они должны соответствовать вашим бизнес-задачам.
Хорошей системой для постановки целей является методика S.M.A.R.T. То есть ваши цели должны быть:
- Конкретными (Specific): необходимо чётко понимать, чего вы хотите достичь.
- Измеримыми (Measurable): желательно, чтобы цель была количественно измеримой, чтобы можно было оценить успех.
- Достижимыми (Achievable): цели должны быть реалистичными.
- Соответствующими (Relevant): они должны быть связаны с основными бизнес-задачами.
- Ограниченными по времени (Time-specific): установите чёткий срок или период, к которому цель должна быть достигнута или пересмотрена.
Последний пункт, пожалуй, наиболее часто игнорируется, однако пренебрегать сроками крайне рискованно. Они необходимы для объективной оценки успеха.
Хотя новую стратегию можно внедрить за ночь, некоторые желаемые результаты проявятся с задержкой. Например, потребуется время, чтобы вовлечённость сотрудников в внутренние сообщения повысилась, так как люди должны привыкнуть реагировать на новую стратегию.
Шаг 4: определите и сегментируйте аудиторию
При разработке стратегии внутренней коммуникации важно учитывать, кто ваши сотрудники. Не все сотрудники одинаковы, и им определённо не нужно получать одинаковые сообщения. Стратегия, которая рассылает одинаковые сообщения всем сотрудникам, может «похоронить» критически важную информацию.
Важно сегментировать аудиторию по отделам или должностным функциям. Информация, которую вы отправляете, должна быть релевантна их потребностям. Например, вы можете запустить новую программу мотивации для команды продаж. Эта программа актуальна только для их отдела.
Если вы разрабатываете стратегию внутренней коммуникации для крупной компании, возможно, потребуется создать уникальную стратегию для каждого отдела. Аналогично, транснациональная компания, вероятно, захочет разработать отдельные стратегии для глобального, регионального и национального уровней.
Шаг 5: выберите каналы коммуникации
Выбор каналов коммуникации зависит от поставленных целей. Важно использовать несколько внутренних каналов для распространения ключевых сообщений. Например, информацию легко можно отправить по электронной почте, но для повышения вовлечённости в задачи или получения новых точек зрения, скорее всего, потребуется комплексный подход.
С другой стороны, создание нового блога или внутреннего сайта может потребовать определённых усилий. Нужно выбрать домен, хостинг и продумать дизайн, чтобы сайт был удобен в использовании. Можно выбрать управляемый хостинг WordPress, если не хочется углубляться в технические детали запуска сайта и хочется сосредоточиться только на контенте. Такой сайт может стать отличным местом для публикации официальных объявлений и поможет избежать путаницы по важным вопросам.
Разбивка целей с учётом их влияния и усилий, необходимых для их достижения, поможет выбрать оптимальное сочетание каналов коммуникации. Для этого можно использовать матрицу приоритетов действий.
Ключ к успеху — скоординированные действия с использованием нескольких каналов коммуникации. Внутренние социальные платформы хорошо подходят для повседневного общения, а также для создания атмосферы вовлечённости и сотрудничества. Электронные письма и короткие собрания (stand-up meetings) можно использовать для регулярных обновлений на высоком уровне.
Идеально иметь отдельный инструмент коммуникации только для вашей внутренней команды. Наличие специализированного приложения для командного чата делает общение быстрее, более организованным и эффективным. Современные приложения для командного чата, такие как Chanty, предлагают не только текстовое общение, но и аудио- и видеозвонки, демонстрацию экрана, функции управления проектами, а также различные полезные интеграции с другими приложениями.
Если вы хотите протестировать Chanty и увидеть, как он может улучшить внутреннюю коммуникацию, вы можете попробовать его совершенно бесплатно.
Шаг 6: внедрите план коммуникации
Этап внедрения стратегии внутренней коммуникации сводится, по сути, к заполнению календаря публикаций. Контент-календарь включает все каналы коммуникации: маркетинговый контент в блоге, внутренние письма компании и многое другое.
Стоит попытаться составить обзор на предстоящий год. Это поможет определить, как часто использовать разные каналы.
Не тратьте слишком много времени на заполнение деталей календаря слишком далеко в будущем. Календарь должен быть адаптивным, чтобы вы могли вносить изменения по мере возникновения новых задач. При планировании обязательно назначайте ответственных: указывайте канал, сообщение, дату публикации и человека, отвечающего за выполнение задачи.
И наконец, общайтесь ясно. Проверяйте грамматику не только ради корректности, но и ради понятности сообщений.
Шаг 7: измеряйте прогресс
Теперь пора вернуться к вашим метрикам успеха. Как минимум раз в квартал следует оценивать эффективность стратегии внутренней коммуникации и вносить улучшения, где это возможно.
Анализ стратегии внутренней коммуникации также должен включать обратную связь от сотрудников. Это позволяет получить инсайты от вашей целевой аудитории. Один из способов — провести опрос сотрудников.
В опросе следует включить общую оценку ваших коммуникационных усилий. Также предоставьте коллегам возможность поделиться мнением о том, что работает хорошо, а что — нет. Без такой обратной связи будет сложно улучшить вашу внутреннюю коммуникацию.
Рассмотрите возможность использования аналитических инструментов для отслеживания охвата и вовлечённости внутренней коммуникации. Метрики, такие как открываемость писем, активность на интранете или посещаемость корпоративных встреч, помогут оценить, насколько стратегия эффективна для сотрудников. Это могут быть, например, опросы пульса или панели вовлечённости, которые предоставляют данные в реальном времени и позволяют своевременно выявлять тренды или потенциальные проблемы.
Не забывайте анализировать как качественные, так и количественные данные. Общие тенденции видны в опросах и числовых показателях, но глубинные интервью один на один или небольшие фокус-группы могут выявить нюансы, такие как неясные сообщения или трудности с доступностью для удалённых сотрудников или сотрудников, говорящих на разных языках.
Наконец, установите эталон для сравнения показателей по годам. Культура постоянного улучшения обеспечит, что со временем ваша стратегия будет развиваться и соответствовать изменяющимся бизнес-потребностям. Регулярно сообщайте сотрудникам результаты таких проверок; это способствует формированию доверия и прозрачности.
Заключение
Этот гайд предназначен для того, чтобы дать вам всестороннюю основу для разработки стратегии внутренней коммуникации. В семи описанных шагах мы рассмотрели всё — от анализа текущей стратегии до постановки чётких и реализуемых целей, соответствующих бизнес-задачам.
Бизнес-преимущества успешной стратегии внутренней коммуникации вытекают из её ясности и структурированности. Через открытую обратную связь вы постепенно улучшаете внутреннюю коммуникацию, что приносит пользу как коллегам, так и бизнесу в целом.
Кроме того, сильная стратегия внутренней коммуникации делает не только ежедневные процессы более гладкими; она формирует сообщество и согласованность внутри организации. Когда линии коммуникации ясны, доступны и вовлекают, сотрудники чувствуют себя более связанными с миссией и ценностями компании. Это повышает моральный дух, а также продуктивность и удержание сотрудников.
Эта стратегия должна рассматриваться как живой инструмент, который адаптируется к постоянно меняющимся потребностям вашей команды и отраслевым тенденциям. Периодический пересмотр и корректировка подхода обеспечат готовность организации к любым потенциальным трудностям, будь то гибридная работа или внедрение новых коммуникационных технологий. Таким образом, вы действуете проактивно и ответственно, укрепляя культуру компании и повышая сплочённость команды.
В целом, внутренняя коммуникация — это не разовый проект; это постоянное развитие и улучшение. Следуйте этим шагам и приверженно оценивайте эффективность, чтобы ваша организация была готова к долгосрочному успеху.
