Программное обеспечение для онлайн-чата переживало бурный рост ещё до пандемии и продолжит развиваться в обозримом будущем. По прогнозам Allied Market Research, его стоимость достигнет 997 миллионов долларов к 2023 году при среднем ежегодном темпе роста 7,5%. SaaS-решения (программное обеспечение как услуга) эволюционировали далеко за пределы простых чат-групп, где отдельные участники команды встречаются виртуально и обмениваются идеями. Это не просто виртуальная площадка для вопросов и ответов между представителем бренда и клиентом — возможности современного ПО для чата гораздо шире.
Функции, на которые стоит обратить внимание при выборе лучшего ПО для онлайн-чата
Существуют определённые функции и возможности, на которые следует ориентироваться при выборе лучшего программного обеспечения для онлайн-чата для сайта или внутреннего корпоративного использования. Помните, что они выходят за рамки базового функционала, к которому мы привыкли: обычного чата, тегирования участников и передачи файлов. Вот некоторые из наиболее важных и уникальных возможностей, которые помогут вашим чат-активностям выделяться:
1. Организация бесед и истории сообщений
Одна из самых раздражающих проблем при участии в нескольких чат-группах — это хаотичность и неструктурированность бесед. Отследить каждое сообщение по мере их накопления становится практически невозможно. Однако с современными решениями для мгновенного обмена сообщениями ваши чат-группы могут превращаться в централизованный центр, который позволяет эффективно контролировать и категоризировать разговоры. Такие инструменты обычно включают функцию поиска, позволяющую найти недавние сообщения конкретного участника, важный документ или целую цепочку сообщений, связанную с определённой сессией мозгового штурма в конкретный день.
Функция поиска в инструментах мгновенных сообщений позволяет сэкономить значительное количество времени — возможно, целый час, который иначе ушёл бы на прокрутку множества сообщений. Более того, её можно использовать для более эффективного отслеживания задач. Это выходит за рамки обычного чата и повышает ответственность участников команды. Всего за несколько кликов вы можете отслеживать прогресс конкретных задач у отдельных сотрудников. Также можно напрямую уведомлять участников о новых проектах, упоминая их по имени, или уточнять статус текущих задач.
2. Совместное использование и работа с идеями
Современная поддержка через онлайн-чат может стать источником ценных идей, инсайтов и кампаний, которые заинтересуют как вашу команду, так и аудиторию. Коммуникация — внешняя и внутренняя — всегда требует убедительных и эффективных сообщений. Это возможно, когда вы можете делиться разнообразным контентом в группе, не перегружая участников избыточной информацией.
Вы также можете закреплять статьи, видео и изображения, которым хотите придать приоритет в просмотре или чтении. Такой закрепленный материал останется на виду у участников и будет в центре их внимания, без необходимости лишнего скроллинга.
Выбирайте программное обеспечение для онлайн-чата, которое позволяет создавать тематические ветки для обсуждений в контексте конкретного контента. Обсуждения, возникающие вокруг вашего материала, должны быть отделены от других разговоров. Это предотвращает отвлечение участников и путаницу. Контекстная ветка также помогает поддерживать непрерывный поток обсуждения одной конкретной идеи, не позволяя мелким случайным чатам её разрывать.
3. Управление участниками
Поставщики услуг онлайн-чата не только упрощают ведение обсуждений, но и управляют членством в вашей группе. Давайте признаем: иногда даже в рабочих чатах обсуждения могут накаляться, приводя к виртуальным ссорам и конфликтам. Участники вовлекаются в онлайн-споры. Хорошая новость в том, что вы, как модератор, можете приостановить активность любого или всех участников, если они не прекращают нарушать порядок.
При управлении большими группами с помощью инструментов мгновенного обмена сообщениями управление командой становится особенно важным. В отличие от обычных бесплатных чатов, беседы не должны превращаться в хаотичную анархию. Существуют различные способы контроля над чат-группами. Например, вы можете регулировать уровень участия каждого участника во всех группах. Как лидер, вы имеете право определять, кто может публиковать сообщения, а кто получает только права просмотра.
Важно учитывать, что динамика рабочего коллектива может быть сложной, и не все коллеги ладят между собой. В некоторых случаях могут возникать скрытые чувства обиды, зависти или раздражения. В качестве модератора группы вы можете предотвратить перерастание этих напряжений в онлайн-конфликты, аккуратно управляя параметрами видимости участников. Например, вы можете ограничить возможность видеть друг друга сотрудникам, находящимся в конфликте, если считаете, что это будет способствовать общей гармонии в команде.
4. Синхронизация с другими приложениями
При использовании инструментов мгновенного обмена сообщениями вы можете получать уведомления из сторонних приложений, которые информируют вас о прогрессе ваших сотрудников. К таким приложениям относятся социальные сети, сервисы для обмена файлами, такие как Dropbox, веб-почта и облачные хранилища. Получая эти уведомления, вы можете отслеживать задачи сотрудников и сопоставлять их с общим прогрессом команды.
Например, программное обеспечение для онлайн-чата уведомляет вас, что Джон только что загрузил инфографику в чат-группу — как раз вовремя для внутреннего дедлайна. Если бы он загрузил файл через час после срока, уведомление чата также оповестило бы вас.
Ещё одно преимущество интеграции онлайн-чата с сторонними приложениями — экономия времени и сохранение концентрации. Вам не нужно переключаться между разными приложениями и обратно в чат, чтобы отслеживать активность. Всё доступно на одной платформе, и ваша концентрация остаётся на высоком уровне, пока работа продолжается.
5. Просмотр всех действий в чате на одной панели
Программное обеспечение для онлайн-чата предоставляет обзор множества чатов и бесед, за которыми вы следите. Это касается закреплённых файлов, приоритетных веток обсуждений и участников с срочными задачами. С первого взгляда вы видите, какие этапы выполнены, а какие ещё предстоит завершить. Панель управления также позволяет отслеживать эти действия и напоминать участникам о необходимости выполнения задач.
С помощью инструментов мгновенного обмена сообщениями можно создавать и управлять настройками активности в чат-группах. Например, можно сделать сроки более гибкими, если определённые сложности замедляют рабочий процесс. Также можно обратить внимание на задачи, которые остаются без внимания, и расставить приоритеты. Так вы сможете легко обновлять статус проектов, над которыми работает каждый участник, держать команду в курсе и обеспечивать соблюдение графика.
Эффективность, которую обеспечивает онлайн-чат, делает его незаменимым инструментом, особенно для удалённых команд. Он входит в список лучших инструментов для работы из дома по версии FinancesOnline, особенно в условиях пандемии. Руководители, поддерживающие связь с десятками сотрудников в разных локациях, могут использовать чат как центральный хаб.
6. Обеспечение мобильного доступа для команды
Поскольку команды часто работают из разных мест, крайне важно, чтобы коммуникация не прерывалась, когда сотрудники отходят от рабочих мест. Выбор онлайн-чата с мобильным доступом обеспечивает возможность оставаться на связи в любое время и в любом месте.
Наличие мобильного приложения для платформы коммуникации позволяет получать обновления в реальном времени и быстро реагировать, даже когда команда в пути. Независимо от того, дома ли сотрудник, в дороге или на встрече с клиентом, обсуждения могут продолжаться без привязки к стационарному компьютеру.
Эта мобильная гибкость также помогает командам оставаться оперативными, своевременно решая срочные вопросы. С push-уведомлениями все участники остаются в курсе новых сообщений и могут действовать без задержек, поддерживая высокую продуктивность.
Мобильный доступ также означает, что удалённые команды могут сотрудничать так же эффективно, как и работающие в офисе. Возможность обмена файлами, ведения чата и отслеживания задач с любого устройства крайне важна в современных быстро меняющихся распределённых рабочих средах.
7. Приоритет безопасности и конфиденциальности данных
Обеспечение безопасной коммуникации крайне важно, особенно при обмене конфиденциальной информацией. Выбирайте инструменты онлайн-чата с надёжным шифрованием и двухфакторной аутентификацией для защиты взаимодействия команды.
Безопасность данных — это не только конфиденциальность, но и доверие. С помощью современного шифрования ваша команда может обмениваться файлами и общаться без страха утечки данных, будучи уверенной в их защите.
Контроль того, кто имеет доступ к определённой информации, добавляет ещё один уровень безопасности. С помощью управления доступом только необходимые участники могут просматривать или участвовать в конкретных беседах, снижая риск утечек.
Наконец, выбирайте платформу, которая регулярно обновляет функции безопасности. Постоянные улучшения и аудиты защищают от новых угроз, обеспечивая долгосрочную безопасность коммуникаций.
Что онлайн-чат может дать вашему бизнесу
Программное обеспечение для чата стало важной платформой, которая помогает организовать рабочие процессы, управлять проектами и повышать продуктивность. Оно способствует эффективному ведению обсуждений и упрощает передачу информации участникам команды. В конечном счёте, генерация идей и реализация задач делают организацию более устойчивой.
Постоянные, чёткие потоки диалога, создаваемые онлайн-чатом, также стимулируют сотрудников к более тесному сотрудничеству. Согласно исследованию ClearCompany “Final Destination: Organizational Transparency”, организации с эффективными коммуникационными стратегиями имеют на 50% меньшую вероятность высокого текучего состава сотрудников.
Одним из положительных побочных эффектов гармоничной работы в чате является рост вовлечённости сотрудников и удержания талантов.
