Иногда так и хочется просто доделать последние дела, закрыть ноутбук и уйти в отпуск. Но если вы уделяли время построению отношений с коллегами, клиентами и потенциальными партнерами, важно заранее сообщить им о своем отсутствии.
Именно поэтому настройка сообщения «Вне офиса» (OOO – out of office) имеет ключевое значение.
Будь то отпуск, медицинский отпуск или смена работы, ваше уведомление задает правильные ожидания. Оно также подсказывает контактам, к кому можно обратиться за помощью в ваше отсутствие.
Давайте рассмотрим несколько профессиональных сообщений «Вне офиса», которые можно использовать для разных случаев.
Готовьтесь сохранить этот пост для себя!
Что такое сообщение «Вне офиса» (OOO)?
Сообщение «Вне офиса» — это автоматический ответ на электронную почту, который вы настраиваете, чтобы люди знали, что вас нет на рабочем месте. Если кто-то попытается написать вам письмо в это время, он получит ваш OOO-ответ.
Это позволяет «поддерживать» коммуникацию даже тогда, когда вы не работаете.
Если вы уходите с работы на короткий перерыв или на длительное время, отправка OOO-сообщения всем вашим контактам показывает вас как профессионала. Кроме того, его можно использовать, чтобы направить контакты к человеку, который сможет помочь им в ваше отсутствие.
Что должно быть включено в сообщение «Вне офиса»?
В вашем OOO-сообщении всегда начинайте с приветствия — например, «Здравствуйте» или «Спасибо за ваше сообщение!»
- Сообщите, что вы недоступны, и укажите точные даты вашего отсутствия.
- По возможности предоставьте альтернативные контактные данные. (Например, электронную почту или номер телефона человека, который сможет помочь в ваше отсутствие.)
Вы также можете добавить личный штрих, юмор или рассказать, почему вы отсутствуете. Краткая информация о том, чем вы занимаетесь, помогает сделать сообщение более человечным — и даже способствует установлению значимых контактов, пока вас нет. Например, укажите, что вы недавно стали родителями, если уходите в декретный отпуск, или расскажите о месте отпуска, если отправляетесь в путешествие.
Более конкретные примеры вы найдете в наших шаблонах ниже.
Используйте вашу стандартную подпись после сообщения «Вне офиса», чтобы завершить ответ. Например:
[Здесь текст OOO-сообщения]
С наилучшими пожеланиями,
[Ваше имя]
[Ваша должность]
[Название вашей компании]
[Ваш логотип, слоган или девиз]
Чего следует избегать в сообщении «Вне офиса»?
Избегайте слишком официального или сухого стиля в сообщении «Вне офиса». Оно должно быть дружелюбным и лаконичным.
Также не используйте неопределённые формулировки. Чётко укажите дату вашего возвращения и контактное лицо, к которому можно обратиться. Это помогает правильно настроить ожидания и уменьшает вероятность путаницы для тех, кто пытается с вами связаться.
Как настроить сообщение «Вне офиса»
Чтобы настроить автоматическое сообщение «Вне офиса», зайдите в настройки вашей почтовой службы или используйте CRM. В некоторых CRM есть встроенные шаблоны OOO-сообщений, адаптированные под вашу отрасль.
Например, менеджеры гостиниц могут использовать CRM для отелей, чтобы настроить уведомления «Вне офиса».
Вот как настроить уведомление OOO в Gmail:
- Войдите в Gmail.
- Нажмите на значок настроек в правом верхнем углу.
(Изображение предоставлено автором)
- Нажмите «Просмотреть все настройки».
- Прокрутите вниз до раздела «Автоответчик для отпуска».
(Изображение предоставлено автором)
- Выберите «Автоответчик для отпуска — включен», затем введите детали вашего OOO, тему письма и текст сообщения.
- Наконец, нажмите «Сохранить изменения».
Примеры сообщений «Вне офиса»
Теперь, когда вы освоили основы, давайте рассмотрим несколько сообщений «Вне офиса» для разных ситуаций. Сохраните эту статью, чтобы вернуться к ней позже!
Общие сообщения «Вне офиса»
Простые сообщения «Вне офиса» отлично подходят для краткосрочного отсутствия. Они информируют отправителей, не вдаваясь в лишние детали.
Вот несколько шаблонов, на которые можно ориентироваться:
Пример 1:
Здравствуйте, спасибо за ваше письмо! В данный момент я отсутствую на рабочем месте, но вернусь [точная дата]. Пожалуйста, свяжитесь с [имя альтернативного контакта] по адресу [электронная почта] для получения поддержки.
Пример 2:
Спасибо за ваше сообщение! Я отсутствую до [точная дата]. В это время обращайтесь к [имя альтернативного контакта] по адресу [электронная почта].
Пример 3:
Здравствуйте! В данный момент меня нет на рабочем месте. Я вернусь [точная дата]. По срочным вопросам обращайтесь к [имя альтернативного контакта] по адресу [электронная почта].
Пример 4:
Спасибо за обращение! Сейчас я отсутствую на рабочем месте и имею ограниченный доступ к электронной почте. Я отвечу на ваше сообщение после возвращения [точная дата]. Тем временем, вы можете связаться с [имя альтернативного контакта] по адресу [электронная почта] для поддержки.
Пример 5:
Здравствуйте! Я отсутствую на рабочем месте до [точная дата]. В это время у меня не будет доступа к электронной почте. Если вам нужна помощь по поводу [проблема, которую вы решаете], пишите [имя альтернативного контакта] на [электронная почта].
Пример 6:
Спасибо за ваше письмо. Я отсутствую на рабочем месте и вернусь [точная дата]. Для срочной помощи обращайтесь к [имя альтернативного контакта] по адресу [электронная почта].
Сообщения «Вне офиса» для отпуска / каникул
Сообщения «Вне офиса» для отпуска дают понять, что вы наслаждаетесь заслуженным отдыхом. Они помогают поддерживать здоровый баланс между работой и личной жизнью — и, надеемся, уменьшат соблазн отвечать на рабочие письма!
Вот несколько шаблонов сообщений «Вне офиса» для отпуска, которые стоит рассмотреть:
Пример 1:
Здравствуйте! В данный момент я нахожусь в отпуске до [точная дата]. Я отвечу на ваше сообщение после возвращения. Тем временем, пожалуйста, обращайтесь к [имя альтернативного контакта] по адресу [электронная почта] для получения помощи.
Пример 2:
Спасибо за ваше письмо. Я отсутствую на рабочем месте в связи с отпуском до [точная дата]. Я могу периодически проверять почту, но если вам нужна срочная поддержка, свяжитесь с [имя альтернативного контакта] по адресу [электронная почта].
Пример 3:
Здравствуйте! Я в отпуске до [точная дата]. Я не буду регулярно проверять почту, но отвечу на ваше сообщение сразу после возвращения. Тем временем, можете обратиться к [имя альтернативного контакта] по адресу [электронная почта].
Пример 4:
Спасибо за ваше сообщение! Я в отпуске до [точная дата]. Я отвечу на вашу почту после возвращения (не позднее [точная дата]!). Если нужна помощь до этого времени, свяжитесь с [имя контакта] по адресу [электронная почта].
Пример 5:
Здравствуйте! В данный момент я нахожусь в отпуске. Я вернусь [точная дата] в обычные рабочие часы [укажите ваши часы]. Если вам нужна помощь, пожалуйста, обращайтесь к [имя альтернативного контакта] по адресу [электронная почта].
Пример 6:
Благодарю за ваше письмо! Я отсутствую до [точная дата], но отвечу на сообщения сразу после возвращения. Также вы можете связаться с [имя альтернативного контакта] по адресу [электронная почта].
Сообщения «Вне офиса» при смене работы
Смена работы — это увлекательный этап, но важно уведомить тех контактов, с которыми вы тщательно строили профессиональные отношения.
Вот несколько адаптированных примеров для такой ситуации:
Пример 1:
Здравствуйте! Я перешёл на новую должность и больше не буду проверять эту почту. Для получения поддержки обращайтесь к [имя альтернативного контакта] по адресу [электронная почта]. Также вы можете оставаться со мной на связи через мой новый адрес: [ваш новый электронный адрес].
Пример 2:
Спасибо за ваше письмо! Я начинаю новый этап в карьере. Если нужна помощь, обращайтесь к [имя альтернативного контакта] по адресу [электронная почта]. Было приятно работать с вами!
Пример 3:
Здравствуйте! Рад сообщить, что я принял новую должность. Я больше не буду отвечать на письма здесь, но со мной можно связаться по новому адресу: [ваш новый электронный адрес]. Для вопросов по [проблеме, которую вы решали на предыдущей должности] обращайтесь к [имя альтернативного контакта] по адресу [электронная почта].
Пример 4:
Спасибо за обращение! Я больше не работаю в [название компании]. По вопросам обращайтесь к [имя альтернативного контакта] по адресу [электронная почта]. Также вы можете связаться со мной по новому адресу: [ваш новый электронный адрес].
Пример 5:
Здравствуйте! Я покинул [название компании] и начал новое приключение. Пожалуйста, направляйте ваши письма к [имя альтернативного контакта] по адресу [электронная почта].
Пример 6:
Благодарю за ваше сообщение! Я перехожу на новую должность и больше не буду проверять эту почту. Для получения помощи обращайтесь к [имя альтернативного контакта] по адресу [электронная почта].
Сообщения «Вне офиса» при экстренных обстоятельствах
Иногда жизнь преподносит неожиданные трудности.
Вот несколько шаблонов OOO для экстренных случаев:
Пример 1:
Здравствуйте! В данный момент я сталкиваюсь с чрезвычайной ситуацией и не могу оперативно отвечать на письма. Тем временем, пожалуйста, обращайтесь к [имя альтернативного контакта] по адресу [электронная почта].
Пример 2:
Спасибо за ваше письмо! Из-за чрезвычайной ситуации я не могу проверять почту. Я отвечу, как только смогу. Для срочной поддержки обращайтесь к [имя альтернативного контакта] по адресу [электронная почта].
Пример 3:
Здравствуйте! У меня возникла чрезвычайная ситуация, и сейчас я не имею доступа к электронной почте. Если вам нужна срочная помощь, обращайтесь к [имя альтернативного контакта] по адресу [электронная почта].
Пример 4:
Спасибо за обращение! В данный момент я отсутствую из-за чрезвычайной ситуации. Я могу не ответить сразу. По вопросам, связанным с [проблемой, которую вы решаете], обращайтесь к [имя альтернативного контакта] по адресу [электронная почта].
Пример 5:
Здравствуйте! Я отсутствую из-за экстренной ситуации. В течение некоторого времени у меня не будет доступа к почте. Для получения поддержки обращайтесь к [имя альтернативного контакта] по адресу [электронная почта].
Пример 6:
Благодарю за ваше письмо! Я отсутствую из-за непредвиденной чрезвычайной ситуации. Если вам нужна помощь, свяжитесь с [имя альтернативного контакта] по адресу [электронная почта].
Сообщения «Вне офиса» при медицинском отпуске
Если вы находитесь в медицинском отпуске, профессиональное сообщение OOO задаёт ожидания относительно времени вашего восстановления.
Вот несколько примеров для вдохновения:
Пример 1:
Здравствуйте! В данный момент я нахожусь в медицинском отпуске и не имею доступа к электронной почте. Ожидаемая дата моего возвращения — [точная дата]. Тем временем, вы можете обратиться к [имя альтернативного контакта] по адресу [электронная почта] для получения поддержки.
Пример 2:
Спасибо за ваше письмо! Я в медицинском отпуске до [точная дата] и не буду регулярно проверять почту. Для срочной помощи обращайтесь к [имя альтернативного контакта] по адресу [электронная почта].
Пример 3:
Здравствуйте! Я в медицинском отпуске и вернусь на рабочее место [точная дата]. Я отвечу на ваше письмо, как только смогу. Если вам нужна помощь, свяжитесь с [имя альтернативного контакта] по адресу [электронная почта].
Пример 4:
Спасибо за обращение! В данный момент я в медицинском отпуске и вернусь [точная дата]. Пожалуйста, направляйте ваши запросы на адрес [имя альтернативного контакта] по адресу [электронная почта]. Спасибо за понимание!
Пример 5:
Здравствуйте, спасибо за ваше письмо! В данный момент я нахожусь в медицинском отпуске до [точные даты]. Для помощи в этот период обращайтесь к [альтернативный контакт].
Пример 6:
Спасибо за ваше письмо! Я нахожусь в медицинском отпуске в связи с операцией и не буду иметь доступа к почте до [точные даты]. Для срочной поддержки обращайтесь к [альтернативный контакт].
Сообщения «Вне офиса» при декретном или отпуске по уходу за ребёнком
Когда вы расширяете семью, время вдали от работы необходимо.
Вот несколько примеров сообщений «Вне офиса» для декретного и отпуска по уходу за ребёнком, которые могут вас вдохновить:
Пример 1:
Спасибо за ваше письмо! В данный момент я нахожусь в декретном отпуске, чтобы встретить нашего малыша. Я вернусь на работу [дата возвращения]. Если нужна помощь, обращайтесь к [имя коллеги] по адресу [электронная почта коллеги].
Пример 2:
Здравствуйте, спасибо за обращение. В данный момент я нахожусь в отпуске по уходу за ребёнком, помогая семье адаптироваться к новому члену. Я вернусь [дата возвращения]. Тем временем, пожалуйста, свяжитесь с [имя коллеги] по адресу [электронная почта коллеги]. Спасибо за понимание!
Пример 3:
Здравствуйте! Я в декретном отпуске и занята объятиями с моим новорождённым ребёнком. Вернусь к работе [дата возвращения]. Если нужна срочная помощь, обращайтесь к [имя коллеги] по адресу [электронная почта коллеги]. Спасибо!
Пример 4:
Спасибо за ваше письмо. В данный момент я нахожусь в отпуске по уходу за ребёнком и вернусь [дата возвращения]. Для помощи обращайтесь к моему коллеге [имя коллеги] по адресу [электронная почта коллеги]. Благодарю за понимание в это особое время!
Пример 5:
Здравствуйте! Сейчас я нахожусь в декретном отпуске, чтобы проводить время с моим новорождённым ребёнком. Вернусь на работу [дата возвращения]. Для помощи в это время обращайтесь к [имя коллеги] по адресу [электронная почта коллеги]. Спасибо!
Пример 6:
Здравствуйте! Я в отпуске по уходу за ребёнком, наслаждаюсь временем с растущей семьёй. Вернусь [дата возвращения]. Если нужна помощь, пожалуйста, свяжитесь с [имя коллеги] по адресу [электронная почта коллеги].
Смешные сообщения «Вне офиса»
Поднимите настроение своим контактам с помощью юмористического OOO-сообщения. (Учтите, что такой стиль может быть неуместен для вашей отрасли или целевой аудитории.)
Вот несколько забавных идей:
Пример 1:
Здравствуйте! Я отсутствую на рабочем месте в поисках вкусняшек. Да, печенье зовёт меня по имени. Вернусь [дата возвращения]. Если нужна срочная помощь, обращайтесь к [имя коллеги]. У них тоже есть вкусняшки!
Пример 2:
Здравствуйте! Сейчас меня нет на работе, я практикую навыки медитации. Если нужна срочная помощь, обращайтесь к [имя коллеги]. Они могут быть не такими дзен, но помогут вам найти покой!
Пример 3:
*Спасибо за ваше письмо. Сейчас меня нет на рабочем месте, но никто об этом не знает. Вернусь [дата возвращения]. Не рассказывайте никому, что меня нет! (Но пока меня нет, можете обратиться к моему ассистенту по адресу [электронная почта ассистента]!) *
Пример 4:
Здравствуйте! Я отсутствую на работе, экспериментирую с путешествиями во времени. Вернусь когда-нибудь между 2025 и 2026 годами. Если нужна срочная помощь, обращайтесь к [имя коллеги]. Они всё ещё находятся в этой временной линии!
Пример 5:
Здравствуйте! Сейчас меня нет на рабочем месте, я взял небольшой перерыв от реальности. Вернусь [дата возвращения]. Если нужна поддержка, обращайтесь к [имя коллеги]. Они всё ещё привязаны к этому измерению!
Заключение
Шутки в сторону…
Не важно, что происходит вне работы, если вы собираетесь отсутствовать некоторое время, важно уведомить об этом своих контактов. Настройка профессионального OOO показывает вашей сети, что вам важно решать их вопросы и поддерживать связь.
Именно поэтому мы создали шаблоны OOO, которыми поделились в этом руководстве. (Обязательно сохраните статью, чтобы вернуться к ним позже!)
А говоря о коммуникации, именно здесь мы блистаем.
Для более эффективного и безопасного взаимодействия с вашей командой попробуйте Chanty — самую безопасную и простую в использовании платформу для обмена сообщениями, видеозвонков и управления задачами.
