Удалённые команды не являются новинкой. Однако до недавнего времени они оставались меньшинством в большинстве отраслей. Из-за продолжающейся пандемии COVID‑19 удалённая работа стала нормой для миллионов людей в США и по всему миру. Эта новая реальность, по всей видимости, сохранится в обозримом будущем.
Удалённая работа имеет свои преимущества, но также сопровождается уникальными трудностями. В частности, работа из дома может быть изолирующей, и люди могут испытывать трудности с продуктивностью. Это может привести к снижению командной сплочённости, ухудшению коммуникации и сотрудничества.
К счастью, существует множество инструментов, которые помогают вашей команде перейти на онлайн-работу и поддерживать продуктивность. Согласно данным Prioridata и Statista, количество загрузок приложений для видеочатов по всему миру резко возросло в марте 2020 года, когда COVID‑19 был объявлен пандемией. Zoom, ставший одним из самых популярных инструментов видеоконференций в мире, с января по март 2020 года увеличил количество пользователей более чем в шесть раз.
Я живу в Чиангмае, Таиланд, а мои коллеги из Diggity Marketing и моего SEO‑агентства находятся по всему миру — от Австралии до Великобритании и США. Это значит, что мне пришлось стать профессионалом в построении эффективных рабочих отношений, не находясь в одной комнате с коллегами.
Читайте дальше, и я поделюсь своими главными советами по проведению идеальной виртуальной встречи.
Нужно ли это встречу проводить?
Каждому, кто когда-либо работал в офисе, знакомо явление двухчасовой командной встречи, которую можно было заменить письмом. Современный эквивалент 2020 года — ненужный видеозвонок, который тоже мог быть заменён электронной почтой.
Из-за пандемии многие из нас за последние четыре месяца провели за видеозвонками больше времени, чем когда-либо в жизни. Если вы ощущаете усталость от этих звонков, вы не одиноки. На самом деле, это настолько распространено, что специалисты по психическому здоровью придумали термин «усталость от Zoom».
Поэтому не попадитесь в ловушку встреч ради встреч. Прежде чем назначать звонок, убедитесь, что он действительно необходим.
Поощряйте видеозвонки, но оставляйте выбор за людьми
Если есть выбор, я предпочитаю видеозвонок обычному аудиозвонку. Видеть лицо собеседника и язык его тела позволяет вести более вовлечённый, персонализированный и тонкий разговор. Это также создаёт эффект присутствия, как будто все находятся в одной комнате.
Однако у некоторых людей есть веские причины не включать видео. Это может быть медленное интернет‑соединение, сильная застенчивость перед камерой или наличие членов семьи в одной комнате, если нет отдельного рабочего пространства.
Поэтому поощряйте использование видео, но дайте людям самим выбирать. Комфорт всех участников способствует более продуктивной встрече.
Проверьте технику
Нет ничего более раздражающего, чем выделить 30 минут на видеовстречу, чтобы потратить половину времени на проблемы с интернет-соединением или сбои в программе. Всегда заранее проверяйте технику, чтобы убедиться, что всё работает исправно.
Попросите всех участников проверить, что программное обеспечение для видеоконференций функционирует, а интернет‑соединение стабильно. Сидеть и ждать одного человека, у которого не запускается программа, — отличный способ начать встречу с раздражением у всех участников.
Также проверьте настройки аудио и видео. Иногда мелочи — например, забыть включить микрофон или выбрать неправильную камеру — могут испортить встречу. Поощряйте участников проверить микрофоны и качество видео заранее. Быстрая репетиция перед встречей поможет выявить потенциальные проблемы и обеспечит более плавное и продуктивное обсуждение.
Составьте повестку — и придерживайтесь её
Создайте повестку и отправьте её всем участникам до встречи, чтобы они могли предложить дополнения или корректировки. Повестка должна описывать, что вы планируете обсудить, и примерно сколько времени займёт каждый раздел.
Как ведущий встречи, ваша задача — следить за соблюдением повестки. Это значит вежливо прерывать тех, кто говорит слишком долго, и возвращать участников к теме, если они уходят в сторону. Также стоит рассмотреть использование инструментов на основе ИИ для составления резюме встречи. Такая технология быстро собирает основные моменты и принятые решения, позволяя всем оставаться в курсе и легко возвращаться к результатам обсуждения.
Выделите время на небольшой разговор и общение
Многие сейчас чувствуют себя одинокими и изолированными. Поэтому моменты общения с коллегами становятся важнее, чем когда-либо. Мы можем не работать в офисе прямо сейчас, но «разговоры у кулера», которые скрашивают рабочий день, можно воссоздать онлайн.
Поэтому при составлении повестки выделите несколько минут в начале или конце встречи на общение и обмен новостями. Это не пустая трата времени: разговоры с коллегами на отвлечённые темы укрепляют связи, улучшают сотрудничество и помогают развивать более крепкие рабочие отношения.
Такое неформальное общение также помогает повысить моральный дух команды и создать более позитивную рабочую атмосферу. Поощрение непринуждённых разговоров во время видеовстреч помогает «растопить лед», делая участников более комфортными и открытыми при обсуждении рабочих вопросов. Кроме того, создание атмосферы доверия и товарищества способствует лучшему командному взаимодействию: сотрудники охотнее делятся идеями и эффективно сотрудничают, когда ощущают себя частью команды. Поэтому даже при виртуальных встречах убедитесь, что у вашей команды есть пространство для человеческого общения.
Ограничьте продолжительность встреч
Согласно здравому смыслу, люди не могут долго концентрироваться без перерыва. Поэтому ограничьте продолжительность виртуальных встреч. Рекомендую проводить их не дольше часа, а если возможно — ещё короче.
Если встреча действительно требует больше времени, предусмотрите 10‑минутный перерыв в середине, чтобы участники могли размяться и пополнить кофе.
Помимо ограничения продолжительности, обязательно составьте чёткую и сосредоточенную повестку. Это помогает держать обсуждение в рамках темы и не отвлекаться на посторонние вопросы. Поделитесь повесткой заранее, чтобы все пришли подготовленными, и придерживайтесь отведённого времени для каждого пункта. Если возникнет важный вопрос, требующий дополнительного обсуждения, лучше назначить отдельную встречу, чем позволять ему отвлекать текущую.
Ограничьте количество участников
Избегайте слишком большого числа участников в видеозвонке. Большое количество людей делает встречу неудобной и чрезмерно длинной, так как каждому захочется высказаться. Подумайте, кто действительно должен присутствовать, и не приглашайте всю команду ради формальности.
Точное число участников зависит от бизнеса, размера команды и характера встречи. В качестве ориентира старайтесь не проводить виртуальные встречи с более чем 20 людьми — меньше, если встреча короткая.
Кроме того, рассмотрите возможность разделения больших групп на меньшие подгруппы, если тема требует широкой вовлечённости. Такой подход не только помогает сосредоточить обсуждение, но и обеспечивает более эффективное сотрудничество. Подгруппы дают пространство для более интимных и продуктивных разговоров, после чего все могут снова собраться для обмена результатами.
Полезным приёмом является назначение чётких ролей участников встречи. Определите ведущего, таймкипера и секретаря для заметок, чтобы встреча проходила гладко и оставалась организованной. Это предотвратит доминирование отдельных участников и поможет поддерживать порядок во время большого видеозвонка.
Просите участников ставить микрофон на беззвучный режим, когда они не говорят
Если бы 2020 год имел свой лозунг, это было бы «вы на беззвучном режиме!»
Во многих приложениях для видеоконференций есть возможность автоматически ставить всех участников на беззвучный режим. Хотя это удобно для очень больших групп, такой подход может показаться слишком авторитарным. Вместо этого попросите участников самостоятельно выключать звук, когда они не говорят.
Кнопка «mute» снижает отвлекающий фоновый шум — проезжающий транспорт, членов семьи, детей, домашних животных, звонки телефонов и стук по клавиатуре. Только не забудьте включить звук перед тем, как начать говорить.
Многие инструменты видеоконференций позволяют участникам «поднять руку», чтобы обозначить желание выступить. В активной встрече, чтобы избежать одновременных выступлений, попросите использовать эту функцию и дождаться своей очереди.
Забудьте о многозадачности
Во время видеовстреч так и тянет делать несколько дел одновременно. Никто не заметит, если вы отправите короткое письмо, пролистаете Facebook или займётесь маникюром во время группового звонка, верно? Нет! Попытки многозадачности на виртуальной встрече так же невежливы и неуважительны, как если бы вы делали это на личной встрече.
Поэтому подавайте пример — не занимайтесь посторонними делами во время видеовстреч и чётко дайте понять команде, что это ожидаемое поведение. Если кто-то постоянно отвлекается, поговорите с ним и попросите уделять полное внимание встречам. Скорее всего, они не хотят быть невежливыми — просто думали, что на виртуальных встречах действуют другие правила.
Улучшение командного взаимодействия с помощью виртуальных встреч
Нравится это или нет, удалённые команды и работа из дома стали новой нормой, и, вероятно, мы будем работать таким образом ещё некоторое время. Даже когда пандемия закончится, многие люди не вернутся в офис, предпочитая гибкость и экономию времени на дорогу, которую даёт удалённая работа.
Это означает, что руководителям команд, менеджерам, владельцам бизнеса и всем, кто работает в сотрудничестве с другими, необходимо привыкнуть к проведению виртуальных встреч. Если проводить их правильно, они могут быть столь же продуктивными, как и встречи лицом к лицу.
Сбой техники, неуверенность в этикете и плохое планирование могут превратить виртуальную встречу в источник раздражения. Но если тщательно подготовиться и следовать этим простым советам, вы сможете строить рабочие отношения, сохранять командную сплочённость и эффективно сотрудничать, независимо от того, находитесь ли вы в одной комнате или на тысячах миль друг от друга.
