Взаимодействие в удалённых командах
Имея командный чат и инструмент для совместной работы в качестве продукта, мы ничем не рисковали, когда пандемия вынудила нас полностью перейти на удалёнку. Всё продолжалось как обычно, за исключением увеличения числа видеоконференций и виртуальных обедов с коллегами.
Нам повезло, что продукт, над которым мы работаем, буквально за ночь стал незаменимым инструментом для любой компании.
Тем не менее, нельзя сказать, что удалённая работа лишена сложностей.
По данным Psychology Today: «55% общения составляет язык тела, 38% — тон голоса и только 7% — сами слова». Как же заменить живое общение и адаптироваться к онлайн-среде? Коммуникация — суть продуктивной и преданной команды, поэтому нам ничего не остаётся, кроме как перейти от очных встреч к видеоконференциям.
Наша команда пробовала разные виды онлайн-активностей и внедрила множество инициатив, чтобы оставаться на связи при удалённой работе, и мы хотим поделиться некоторыми из них с вами.
Полезные советы по коммуникации в удалённой команде
- Ежедневные проверки и личные новости: спрашивайте коллег, как прошли выходные или как прошла вечеринка. Отсутствие в офисе не означает, что нужно прекращать общение с командой. Общайтесь через Chanty (или другой используемый инструмент командной коммуникации) так, будто вы находитесь в одном офисе.
- Сообщайте руководителю о длительных перерывах: если вам нужно сходить по делам или на приём к врачу, обязательно предупредите менеджера. Это позволит выполнить свои дела без стресса, а руководитель не будет ожидать немедленной отправки рабочей информации.
- Работа в разных часовых поясах: многие из нас работают в распределённых командах, где сотрудники находятся в разных часовых поясах. Если нужно назначить звонок или онлайн-встречу, учитывайте разницу во времени. Для удобства можно использовать приложения вроде TimeZone Converter, чтобы легко рассчитать время в любой точке мира.
- Устанавливайте чёткие ожидания и границы: одной из самых больших проблем удалённой работы является размытая грань между рабочим и личным временем. Важно установить чёткие границы: когда вы доступны для работы, а когда вам нужно личное время. Убедитесь, что команда знает ваши рабочие часы, и уважайте их время. Общий календарь или чёткие правила относительно того, когда ожидать ответов, помогут поддерживать баланс без стресса постоянной доступности.
- Используйте программы для совместной работы: Приложения для совместной работы избавляют от бесконечных писем, телефонных звонков и голосовых сообщений. Эти инструменты позволяют эффективно работать в команде, что особенно важно при удалённой работе. Мы используем Chanty — универсальный инструмент с большим функционалом, который помогает не переключаться между разными сервисами.
- Не забывайте о непринуждённом общении: мы знаем, что у вас много дел в течение дня, но это не значит, что нельзя выделить хотя бы 15 минут на непринуждённый разговор с коллегами. Обсуждение личных тем, а не работы, помогает строить дружеские отношения внутри команды.
- Создайте «случайный» канал: у нас есть отдельный канал в Chanty для обмена смешными новостями, видео и статьями. Он помогает поддерживать связь, смеяться и одновременно узнавать что-то новое — мы часто обмениваемся рекомендациями книг, подкастов и других интересных материалов.
- Онлайн тимбилдинги: мы знаем, что ничто не заменит сумасшедшие встречи после работы, которые перерастают в долгие вечера. Но в текущей реальности это невозможно. Вместо этого мы организуем онлайн-вечеринки по пятницам. Как это проходит? Мы заранее решаем, какой формат вечера будет (виски-вечер, коктейльный вечер, винный вечер), и проводим видеозвонок в Chanty, где все вместе пьют и смеются. Иногда мы заранее готовим вопросы (например: «Какой был твой самый неловкий момент?» или «Расскажи что-то о себе, чего никто не знает»), а иногда просто идём по течению. Вот примеры, которые мы используем:
- Ice-breaker — серия вопросов, чтобы лучше узнать друг друга;
- Путешественник во времени — каждый рассказывает, в какую эпоху или исторический период он хотел бы попасть, если бы это было возможно;
- Фото из жизни — каждый участник делится своей фотографией и рассказывает историю, связанную с ней.
Какой бы формат вы ни выбрали, мы уверены, что вы получите удовольствие от времени, проведённого с командой.
- Играйте вместе в онлайн-видеоигры: нам нравится играть с командой онлайн, обычно раз в месяц. Видеоигры — это весело, и исследования показывают, что они отлично подходят для укрепления командных связей. Вот несколько игр, которые мы пробовали с командой:
- Overcooked: в этой игре и её продолжении команда (до 4 игроков) готовит и подаёт разнообразные блюда в мультяшном ресторане. На каждом уровне ресторан переносится в новую среду — вулкан, космос и т.д. Важно соблюдать тайминг и организованность, потому что кухня может превратиться в хаос в любой момент.
- Rocket League: спортивная игра с машинами, играющими в гигантский футбол. До 8 игроков могут соревноваться в двух командах, чтобы стать футбольными суперзвёздами. Цель игры — забить больше голов, чем соперник.
- BFF or Die: пазл-игра для до 4 игроков. Инопланетяне из будущего отправляются на Землю с миссией спасения. Чтобы выиграть, нужно работать вместе, решать головоломки, строить стратегию и помогать друг другу — ни один игрок не справится в одиночку.
- Совместная работа над задачами и проектами в реальном времени: используйте каждую возможность работать командой. Существует множество инструментов для совместной работы с коллегами. Например, именно так мы писали эту статью: открыли Google Doc, каждый внёс свой вклад, обсуждали комментарии, вели обсуждение в Chanty и даже провели видеозвонок. Да, это заняло время, но мы делали это вместе и получили удовольствие от процесса.
- Внедрите систему «buddy» для новых сотрудников: мы заметили, что многие новички чувствуют себя немного потерянными. Независимо от опыта нового сотрудника, при вступлении в новую компанию всё новое. У нас есть процесс адаптации, но он в основном касается задач и обязанностей. Поэтому мы внедрили систему «buddy», когда у каждого нового сотрудника есть наставник. Новичок может обращаться к наставнику по любым вопросам, а также устраивать виртуальные кофейные паузы или обеды в первые три месяца.
- Организуйте внутренние мастер-классы: хотя наша команда небольшая, каждый обладает экспертизой в своей области. Поэтому раз в месяц мы проводим мастер-класс, где один из нас делится знаниями и обучает других. Проводим видео-сессии и воркшопы, обмениваемся знаниями и учимся друг у друга. Это особенно важно для профессионального роста команды и чтобы быть в курсе всех новостей и трендов.
- Поощряйте гибкий график работы: прелесть удалённой работы в том, что она позволяет гибко планировать, когда и как выполнять задачи. Поощряйте команду находить удобный для себя график, при этом обеспечивая пересечение «окон» для совместной работы. Такая гибкость повышает продуктивность и способствует балансу между работой и личной жизнью, что важно для долгосрочного удовлетворения от работы.
- Виртуальные обеды и кофейные паузы: в прошлом году мы завели традицию коротких виртуальных обедов или чаепитий длительностью 15–30 минут. Когда есть что обсудить с командой, мы берём чашку чая или кофе и делаем видеозвонок. Межличностное общение крайне важно при удалённой работе, чтобы избежать ощущения изоляции. Хорошая идея — сделать видео или презентацию, чтобы оценить труд каждого сотрудника. Это отличный способ поддерживать связь в команде.
- Всегда исходите из положительных намерений: мы — распределённая команда из разных стран, с разным опытом и культурой. Мы привносим различные стили работы и общения, что иногда может вызвать недопонимание или тревогу. В письменной коммуникации легко прочитать больше, чем есть на самом деле. Поэтому один из принципов команды — всегда исходить из положительных намерений и уточнять при сомнениях. В конце концов, мы все в одной команде, верно?
- Всегда участвуйте в командных встречах: мы — поклонники командных встреч. Каждую неделю у нас проходят общие звонки, командные совещания для обсуждения успехов проектов, а также личные встречи для постановки целей и отслеживания прогресса. Мы всегда придерживаемся повестки, чтобы встречи были короткими и информативными. В конце мы поощряем открытое обсуждение, каждый может поделиться своим мнением.
- Формируйте культуру обратной связи: без очного общения трудно понять, как себя чувствует команда. Создавайте возможности для обратной связи, будь то личные встречи один на один или анонимные опросы. Запрашивая мнение, вы постоянно улучшаете рабочую среду и решаете проблемы до того, как они станут серьёзными.
- Создайте виртуальную политику «открытых дверей»: в офисе сотрудники могут зайти к менеджеру на короткий разговор. В удалённой среде это нужно воспроизвести виртуально. Отведите время каждую неделю для непринуждённых онлайн-часов, когда сотрудники могут обратиться с личными вопросами, попросить совета или поделиться переживаниями. Это поддерживает открытые каналы коммуникации и укрепляет доверие — критически важный фактор успеха удалённой команды.
- Руководство по работе из дома: люди по-разному представляют себе работу из дома. На самом деле «работа из дома» — это выполнение той же работы, что и в офисе, только удалённо. Чтобы все понимали правила, мы создали руководство по работе из дома. В нём описаны ключевые аспекты работы, кодекс поведения, а также советы, полезная информация и ресурсы.
Основные выводы
Пандемия показала нам, что эффективная командная коммуникация — ключ к успешной компании и продуктивным командам. При удалённой работе коллеги должны иметь возможность общаться так же, как в офисе. Использование правильных инструментов коммуникации крайне важно, и это следует рассматривать не как расход, а как инвестицию.
Какие у вас есть советы по эффективному взаимодействию команды в удалённой среде? Делитесь в комментариях ниже.
Add comment