Colaborar en equipos remotos

Al tener un chat de equipo y una herramienta de colaboración como producto, no tuvimos nada que temer cuando nos vimos forzados a trabajar remotamente debido a la pandemia. Las cosas siguieron funcionando como de costumbre, a excepción de vernos en la necesidad de realizar más reuniones mediante videoconferencias y almorzar con colegas de manera virtual.

Tuvimos suerte de que el producto en el que nos encontramos trabajando repentinamente se volvió una herramienta imprescindible para cualquier empresa. 

Sin embargo, no podemos decir que el trabajo remoto no ha tenido sus desafíos.

Psychology Today afirma que, “el 55% de la comunicación se basa en el lenguaje corporal, 38% en el tono de voz y los 7% restantes se trata de las palabras que se pronuncian”. Entonces ¿cómo podemos afrontar la comunicación en persona y adaptarnos a un ambiente de trabajo en línea? Bueno, la comunicación es la clave para tener un equipo productivo y dedicado, así que la única opción que tenemos es ir de reuniones cara a cara a reuniones mediante videoconferencias.

Nuestro equipo ha probado distintos tipos de actividades en línea y ha implementado muchas cosas para lograr mantenerse conectados mientras trabajamos remotamente, y queremos compartir algunas de ellas contigo.

Sugerencias prácticos para la comunicación de equipos remotos

1. Haz un seguimiento diario y mantente atento de las novedades personales: Pregúntale a tus colegas acerca de su fin de semana o cómo les fue una fiesta. Que no te encuentres en la oficina, no significa que debas dejar de conectarte con tus compañeros de trabajo. Solo debes hablarles a través de Chanty (o cualquier otra herramienta de comunicación que uses) tal como si fuese en la oficina.
2. Infórmale a tu supervisor si planeas ausentarte por mucho tiempo: Si necesitas ir a atender algún asunto o ir a una cita médica, deberás informarle a tu supervisor. Esto te permitirá hacer tus actividades sin estrés y así tu supervisor no esperará a que le envíes cierto requerimiento al instante.
3. Trabajar en distintas zonas horarias: Muchos de nosotros trabajamos en equipos distribuidos, lo que significa que los miembros viven en diferentes zonas horarias. Si necesitas programar una llamada o una reunión en línea, ten en consideración la diferencia horaria entre los lugares donde trabajan los miembros del equipo. Puedes usar aplicaciones como TimeZone Converter para fácilmente calcular el tiempo en cualquier parte del mundo.
4. Usa herramientas de colaboración:  Las aplicaciones de colaboración nos salvan de tener que enviar un sinnúmero de correos electrónicos, atender el teléfono y dejar mensajes de voz. Estas herramientas dan paso al trabajo en equipo, algo crucial al momento de trabajar remotamente. Usamos Chanty, una aplicación integral que ofrece una gran variedad de funcionalidades, lo que nos evita la engorrosa necesidad de cambiar entre herramientas.
5. Participa en conversaciones informales: Sí, sabemos que tienes muchas cosas que hacer durante el día, pero eso no significa que no puedas dedicarle al menos 15 minutos de tu tiempo para charlar con tus colegas. Hablar de cosas personales y no del trabajo, te ayudará a establecer un vínculo con los demás.
6. Crea un canal para temas aleatorios: En Chanty, contamos con un canal para compartir noticias, videos y artículos divertidos. Nos ayuda a mantenernos en contacto, reír y, al mismo tiempo, a aprender algo, ya que solemos intercambiar recomendaciones sobre podcasts, libros y otras cosas.
7. Realiza actividades para la formación de equipos en línea: Sabemos que nada se puede comparar a ir por unos tragos luego de finalizar la jornada de trabajo y que termine convirtiéndose en una larga noche de diversión. Pero la realidad es que esto no es posible en la actualidad. En cambio, organizamos eventos digitales las noches de los viernes ¿Qué tal suena eso? Decidimos por adelantado qué tomaremos todos esa noche (tal vez una noche de whiskey, de cócteles o de vino), y hacemos una videollamada a través de Chanty donde todos nos divertimos juntos. A veces preparamos juegos de preguntas (como ¿cuál ha sido tu momento más vergonzoso? O dinos algo de ti que no sepamos) O simplemente nos dejamos llevar. Aquí unos ejemplos de algunas de las cosas que hacemos:

• Rompemos el hielo con una serie de preguntas para conocerse mejor los unos a los otros;
• Jugamos a que podemos viajar en el tiempo, donde decimos qué era o periodo histórico nos gustaría visitar;
• Una foto de tu vida, una actividad donde cada compañero comparte una foto con el resto del equipo y nos dice la historia detrás de ella.

Sea cual sea la que elijas, te aseguramos que te divertirás durante este tiempo, conectándote con el resto de tu equipo.

8. Jueguen juntos videojuegos en línea: Nos encanta jugar videojuegos en línea con el resto del equipo, algo que solemos hacer una vez al mes. Los videojuegos son increíblemente divertidos y, según algunos estudios, estos son una gran forma de fortalecer los lazos de un equipo.  A continuación algunos de los que hemos probado:

• Overcooked: En Overcooked y su respectiva secuela, un equipo (conformado por hasta 4 jugadores) cocina y sirve una variedad de platillos en un restaurante animado. Cada nuevo nivel traslada tu restaurante a un lugar nuevo, como un volcán o al espacio. Gestionar bien el tiempo y mantenerse organizados son cruciales ya que la cocina puede volverse un desastre en un abrir y cerrar de ojos.
• Rocket League: Un divertido juego deportivo con carros jugando partidos de fútbol de dimensiones gigantescas. Hasta 8 jugadores se pueden enfrentar entre sí en dos equipos y convertirse en superestrellas del fútbol. El objetivo del juego es anotar más goles que el oponente.
• BFF or Die: Un juego de lógica que puede ser jugado por hasta 4 usuarios. Alienígenas que viajan por el tiempo son enviados a La Tierra para realizar una misión de rescate. Para ganar este juego, deberán jugar todos juntos para resolver acertijos, crear estrategias y patear traseros. Deberán ayudarse como equipo, ya que ninguno podrá hacerlo por sí solo. 

9. Colabora en tareas y proyectos en tiempo real: Usen cada oportunidad que tengan para trabajar como equipo. Existe un sinnúmero de herramientas que pueden utilizar para trabajar de forma simultánea con tus colegas. Para decir verdad, así fue que logramos redactar este artículo. Creamos un documento en Google Doc y todos contribuímos. Al momento de trabajar, discutíamos a través de los comentarios, tuvimos un hilo en Chanty e incluso realizamos una videollamada. Sí, nos tomó mucho tiempo, pero lo hicimos juntos y disfrutamos el proceso.
10. Implementa un sistema de “amigos” para los nuevos empleados: Nos hemos dado cuenta de que los nuevos empleados se sienten un poco perdidos. Sin importar que tanta experiencia profesional tenga el nuevo integrante, la verdad es que cuando te unes a una empresa, todo resulta nuevo. Si bien contamos con un proceso de incorporación, este se trata básicamente en hablarle al nuevo miembro acerca de sus tareas y responsabilidades. Con eso en mente, hemos implementado un sistema de amigo, donde cada nuevo empleado cuenta con un amigo dedicado. Esto significa que el nuevo integrante puede pedirle a esta persona cualquier cosa que necesite, inclusive tomarse un café o comer algo de forma virtual dentro de los primeros 3 meses. 
11. Organiza talleres internos: Somos un equipo pequeño pero cada miembro del equipo posee sus propias habilidades. Por lo tanto, una vez al mes organizamos un taller donde cada uno le presenta y le enseña a los demás sus habilidades. Esto es especialmente importante para que el equipo crezca profesionalmente y se actualizado con respecto a  todas las novedades y tendencias.
12. Almuerzos/descansos para el café virtuales: El año pasado nuestro equipo empezó la tradición de almorzar o tener descansos para el café/té virtuales, los cuales suelen durar de 15 a 30 minutos. Siempre que tenemos algo para compartir con el resto del equipo, tomamos una taza de té o café y hacemos una llamada. La comunicación intrapersonal es crucial al momento de trabajar remotamente, ya que evita que nos sintamos solos. Esta es una gran forma de mantenernos conectados como equipo. 
13. Siempre asume intenciones positivas: Somos un equipo disperso por distintos países alrededor del mundo y, por lo tanto, con distintos orígenes y culturas. Aportamos distintas formas de trabajo y comunicación al área de trabajo, y a veces esto puede causar inconvenientes, ansiedad e incluso problemas de comunicación. A través de la comunicación escrita es mucho más fácil leer más allá del contexto. Es por eso que unos de los principios de nuestro equipo es siempre asumir una intención positiva y siempre verificar dos veces cuando se tenga duda. A fin de cuentas, todos estamos en el mismo equipo ¿cierto?
14. Asiste siempre a las reuniones de equipo: Somos fanáticos de las reuniones de equipo. Cada semana realizamos llamadas con el personal; llamadas grupales para discutir el éxito de un proyecto así como para tener conversaciones individuales con cada persona involucrada para establecer objetivos personales y monitorear el progreso. Siempre nos aferramos a lo que tenemos pautado, asegurándonos que nuestras reuniones sean tan breves e informativos como sea posible. Al final, damos paso a una discusión abierta y todos son bienvenidos a compartir sus ideas y comentar sus opiniones.
15. Guía para trabajar desde casa: Las personas suelen imaginar de muchas formas distintas cómo es trabajar desde casa. Sin embargo, “trabajar desde casa” es hacer las mismas actividades, pero sin estar en la oficina. Para mantener a todos en la misma página, hemos creado una guía para trabajar desde casa. En esta guía hemos detallado los aspectos más importantes de trabajar desde el hogar, códigos de conducta pero también consejos e información y recursos útiles

Conclusión

La pandemia nos ha demostrado que una comunicación de equipo efectiva es la clave para una empresa exitosa y equipos productivos. Cuando se trata de trabajo remoto, los compañeros de trabajo deberán poder comunicarse tal como lo hacían en la oficina. Usar las herramientas de comunicación adecuadas es de suma importancia y no deberá verse como una pérdida, sino como una inversión ¿Cuáles son tus consejos para colaborar efectivamente en equipo al trabajar en un ambiente remoto? No dude en compartirlos en los comentarios.