Нет сомнений в том, что эффективная коммуникация — это основа любого успешного бизнеса. Для продуктивного взаимодействия необходимо обеспечить сотрудникам удобные и эффективные способы общения друг с другом. Это поможет вашей компании работать слаженно и предоставлять качественные услуги клиентам.
Хотя существует множество способов внутреннего общения сотрудников, организация индивидуальных встреч один на один — отличный способ для совместной работы. Не секрет, что пандемия COVID‑19 изменила деловую коммуникацию, сделав виртуальные личные встречи важнее, чем когда-либо. Сегодня существуют программы для видеоконференций, которые делают проведение виртуальных встреч один на один простым и удобным.
Однако важно убедиться, что используемые технологии для виртуальных встреч надёжны и доступны всем членам команды. Это обеспечивает беспрепятственный поток общения без ненужных сбоев и технических проблем.
Кроме того, встречи один на один могут проводиться и лично. Ниже я расскажу, как провести успешную индивидуальную встречу. Но сначала давайте обсудим, какие преимущества даёт личное общение.
- Иногда честная обратная связь более ценна, чем мнение эксперта о том, как сделать компанию психологически здоровой. Встреча один на один — идеальный способ получить искренние отзывы сотрудников о корпоративных политиках, условиях работы и наблюдениях за продажами и клиентами.
- Эффективно способствует командообразованию.
- Создаёт дружелюбную и здоровую рабочую атмосферу.
- Это отличная возможность реализовать некоторые из лучших идей по вовлечению сотрудников.
- Позволяет получить советы о том, над чем стоит работать в вашем бизнесе.
- Успешная личная встреча положительно влияет на продажи и эффективность воронки продаж.
Теперь, когда с этим разобрались, давайте перейдём к тому, что нужно делать, чтобы провести успешную встречу один на один.
Будьте готовы
Успех встречи один на один во многом зависит от подготовки до её проведения. Обычно подготовка включает планирование расписания, определение тем для обсуждения, постановку целей и задач.
Во‑первых, один из способов обеспечить успешную встречу — напомнить участникам о личной встрече. Напоминание можно отправить по электронной почте или SMS, с интервалами за три месяца, четыре недели, семь дней и 24 часа до назначенной даты.
Обязательно оставляйте время на возможные изменения в последнюю минуту или конфликты в расписании, это позволит оставаться гибким и готовым к корректировкам. Так все будут вовремя и подготовлены к встрече.
Рекомендуется просмотреть свои заметки за несколько часов до встречи, чтобы убедиться, что всё готово. Если это ваша первая личная встреча, нормально чувствовать нервозность. Сделайте глубокий вдох и помните, что подготовка — ключ к уверенности. Если следовать шагам этого руководства, всё пройдёт гладко.
Наконец, проверьте техническую настройку перед встречей, особенно если она виртуальная. Убедитесь, что видео и аудио работают исправно — это поможет избежать отвлекающих факторов и задержек во время встречи.
Сохраняйте открытость
Если каждая беседа на встрече касается только работы, встреча один на один быстро становится неловкой и напряжённой. Немного юмора и непринуждённой беседы помогут собеседнику расслабиться и говорить откровенно. Помните, цель встречи — получить честную обратную связь.
Пусть язык вашего тела отражает открытость. Тёплая улыбка или кивок могут сигнализировать, что вы внимательны и доступны для общения.
Задавайте правильные вопросы
Во время личной встречи легко отклониться от темы. Ранее я подчеркнула важность дружелюбного общения. Но существует тонкая грань между слишком формальным поведением и тем, чтобы сотрудник чувствовал себя неловко. Поэтому я выделила несколько полезных вопросов для вашей встречи один на один. Они помогут сделать разговор интересным и одновременно достичь поставленных целей и задач.
- Вопросы для личного «чека» сотрудника:
Начинайте встречу с вопросов о самочувствии. Они помогут оценить настроение сотрудника и понять, как у него дела, не заходя слишком глубоко в личное. Старайтесь не быть навязчивым.- Как у вас дела?
- Как проходит ваш день?
- На последней встрече вы говорили о трудностях с (указать проблему), как сейчас обстоят дела?
- Вопросы по работе:
Эти вопросы касаются уверенности в компании, результатов опросов вовлечённости или крупных изменений в организации. Они помогают понять, насколько сотрудник чувствует связь с компанией и какой у него прогресс.
Примеры:- Есть ли у вас наблюдения по недавним изменениям (упомяните событие, например запуск продукта или новые корпоративные политики)?
- Насколько вы уверены в видении компании?
- Насколько вы согласны с направлением развития компании?
- Где, по вашему мнению, компания будет через 3–5 лет?
- За время работы в компании, что было для вас самым сложным?
- Что вдохновляет вас больше всего с момента начала работы у нас?
- Вопросы для командного взаимодействия:
Индивидуализм и разобщённость делают рабочее место некомфортным. Чтобы команда могла эффективно работать, необходимо наладить взаимодействие и взаимопонимание. Эти вопросы помогут «навести порядок» в коллективе.- Как бы вы описали свои отношения с коллегами?
- Есть ли какие-то взаимодействия, которые вы хотели бы обсудить?
- Есть ли у вас ко мне обратная связь?
Внимательно слушайте
Встреча один на один должна быть безопасным пространством, где ваши сотрудники могут свободно выражать свои мысли. Когда они отвечают на вопросы, крайне важно внимательно их слушать.
Не перебивайте сотрудников во время разговора. Вместо этого уделите время, чтобы выслушать их вклад и постарайтесь признать их предложения. Согласно отчёту Doodle State of Meetings Report 2019, одними из главных факторов, вызывающих раздражение и неудовлетворённость участников встреч, являются перебивание других (50%) и неспособность слушать собеседника (49%).
Если встреча проходит виртуально, убедитесь, что находитесь в спокойной обстановке. Ознакомьтесь с этим ресурсом о том, как провести успешную виртуальную встречу.
Идеальными местами для встречи один на один могут быть офисный сад, холл или кафе.
Если возникает необходимость задать вопросы, делайте это вежливо и дружелюбно.
Делайте заметки
Ведение заметок — это не пустая трата времени. Оно помогает фиксировать вопросы и задачи, над которыми нужно работать в вашей компании. Скорее всего, вы будете проводить встречи один на один со всей командой. Делайте записи с каждого сотрудника.
Не рекомендуется использовать для этого компьютер, так как уведомления могут легко отвлечь и нарушить ход общения с сотрудником.
Лучше использовать простой блокнот и ручку или приложение для заметок, минимизирующее отвлекающие факторы, чтобы оставаться сосредоточенным и присутствовать в обсуждении.
Кроме того, при виртуальных встречах один на один можно записывать экран с помощью программ для скринкастинга.
Завершайте на позитивной ноте
Обязательно завершайте встречи один на один на позитивной ноте и убедитесь, что коллега вовлечён в конце встречи. Согласно отчёту Gallup, в 2020 году только 36% сотрудников были вовлечены в рабочий процесс, оставляя 64% сотрудников не вовлечёнными.
Сегодня во многих компаниях до сих пор не уделяют должного внимания вовлечённости сотрудников. Ваши сотрудники должны чувствовать себя мотивированными и воодушевлёнными после встречи, а не наоборот. Идеальная встреча один на один должна стремиться сократить разрыв между руководством и сотрудниками. Вы можете поставить себя в позицию открытости, спрашивая их мнение и советы по вашим управленческим навыкам.
Кроме того, встреча не должна касаться только вас и компании. Делайте искренние комплименты, дайте понять, что вы цените их усилия и вклад в развитие компании.
Наконец, поблагодарите за потраченное время и участие в встрече. Это создаёт позитивный настрой на будущее и мотивирует сотрудников продолжать делиться своими мыслями и идеями.
Заключение
Всё, что обсуждалось здесь — от подготовки до завершения встречи один на один на позитивной ноте — поможет добиться отличного результата. Однако улучшение межличностных и внутригрупповых коммуникаций дополнительно повысит уровень продуктивности. Почему? Когда вовлечённость сотрудников на высоте, а рабочая среда здоровая, команда счастлива. А когда команда счастлива, растёт и уровень вашей производительности.
