Все больше компаний формируют глобальные команды и предоставляют возможность сотрудникам работать вне офиса. Такой подход к работе может быть непростым в управлении, но существуют простые способы облегчить совместную работу.
Почему растёт популярность глобальной командной работы
Согласно отчету 2016 года «Out of the Office: More People Are Working Remotely, Survey Finds» аналитической и исследовательской компании Gallup, 31% сотрудников в США работают удалённо четыре-пять дней в неделю. За четыре года этот показатель вырос на 8%. Более недавнее исследование HSBC в Великобритании показало, что гибкие и удалённые форматы работы более эффективно повышают продуктивность, чем финансовые стимулы. 89% опрошенных назвали удалённую работу главным фактором, мотивирующим их быть продуктивными.
Это заставляет компании — будь то инновационные стартапы, средние предприятия или крупные корпорации — по-новому подходить к вопросу того, как строить команду и формировать корпоративную культуру, чтобы все сотрудники оставались вовлечёнными.
По мере роста глобальных команд компании всё больше осознают преимущества гибкости и повышенной продуктивности, которые предоставляет удалённая работа. Возможность формировать разнообразные команды со всего мира позволяет бизнесу привлекать более широкий пул талантов, стимулируя инновации, креативность и динамичную рабочую среду. Удалённая работа также даёт сотрудникам шанс создать баланс между работой и личной жизнью, что повышает удовлетворённость и уровень удержания персонала.
Помимо повышения продуктивности, открытость к удалённой работе снимает ограничения при найме подходящих специалистов для вашей команды. Вы можете выбирать сотрудников по навыкам, а не по месту проживания, обогащая бизнес людьми из разных уголков мира.
С другой стороны, это также даёт сотрудникам возможность найти работу, которая им нравится, где бы они ни находились.
Хотя преимущества очевидны для всех, команда, разбросанная по всему миру, существенно меняет способы работы. Важно иметь системы, инструменты и процессы, которые позволят участникам эффективно общаться, сотрудничать и работать продуктивно. Владельцы бизнеса и руководство должны принимать глобальное командное сотрудничество и прилагать все усилия для его успешной реализации.
Для дальнейшего улучшения глобальной работы компаний необходимо обеспечить, чтобы технологическая инфраструктура поддерживала беспрепятственное общение и совместную работу в разных часовых поясах. Например, использование облачного программного обеспечения позволяет сотрудникам иметь доступ к общим ресурсам и документам в любое время, обеспечивая продуктивное взаимодействие даже тогда, когда команды работают в разное время.
Опыт Rebrandly в глобальной командной работе
Для основателей стартапов стимулировать сотрудничество и коммуникацию в команде проще, потому что у них чистый лист для формирования корпоративной культуры, и нет необходимости менять устоявшиеся процессы.
Хотя Rebrandly всё ещё находится на стадии роста, компания с самого начала сделала ставку на глобальную команду. Наш основатель, Давиде Де Гуз, понимает, что наличие разных точек зрения в команде — это огромная возможность для компании. Инструмент управления ссылками Rebrandly используется людьми в большинстве стран мира, поэтому логично, что наша команда также разнообразна.
Несмотря на то, что мы базируемся в Дублине, Ирландия, у нас есть сотрудники по всей Европе, в Северной Африке, Индии и США. По мере расширения команды мы ожидаем, что количество локаций также будет расти.
Межкультурный обмен, который возникает в глобальной команде, даёт бесценные перспективы и помогает создавать продукт, ориентированный на более широкую аудиторию. Опыт Rebrandly показывает, что использование разнообразного опыта сотрудников не только повышает качество сервиса, но и способствует разработке решений, работающих на глобальном уровне.
Если вы также строите глобальную команду и ищете советы, вот несколько рекомендаций, которые, как мы надеемся, окажутся полезными.
Выбирайте инструменты для беспрепятственной коммуникации
Онлайн-инструменты для командного взаимодействия оказались крайне важными для организации нашей работы. Такие платформы, как Trello или Teamwork, отлично подходят для планирования еженедельных задач. Они позволяют каждому отслеживать прогресс по задачам и оставлять комментарии, не засоряя основные каналы командной коммуникации.
Также рекомендуется использовать корпоративный мессенджер, электронную почту и инструмент для видеосвязи. Выбор подходящих инструментов для глобальной командной работы требует внимательного подхода. Правильная стратегия коммуникации играет ключевую роль для слаженной работы команды, при этом важно учитывать вопросы безопасности корпоративных данных.
Видеоконференции, например, обеспечивают богатую коммуникацию, где можно уловить контекст и эмоции. Электронная почта может быть быстрее, но она лишена возможности передавать эмоции и контекст. Видео также предоставляет важное «лицо к лицу» для сотрудников, которые не работают рядом с коллегами физически. Поэтому подумайте, какие коммуникации лучше проводить через видеосвязь.
В рамках эффективной стратегии глобального сотрудничества крайне важно установить чёткие ожидания по времени ответа, особенно если задействованы разные часовые пояса. Установление таких правил минимизирует разочарование от задержек и обеспечит более плавный поток коммуникации.
Правила использования инструментов
При работе с инструментами коммуникации важно учитывать языковые и культурные барьеры. Если ваши видеоконференции проходят на английском, помните, что людям, для которых английский — второй язык, может быть сложно высказаться. Будьте внимательны к этому и убедитесь, что каждый имеет возможность выразить своё мнение.
Использование командного мессенджера, такого как Chanty, помогает улучшить коммуникацию и продуктивность, а также может быть особенно полезным для преодоления языковых барьеров.
Обсуждайте с командой процедуры, которые, по их мнению, будут работать. Прислушивайтесь к их мнению и, что самое важное, убедитесь, что все находятся на одной волне. Например, в команде Rebrandly знают, что сообщение в Skype нужно прочитать как можно скорее. В то же время мы используем электронную почту для менее срочных коммуникаций, понимая, что письма обычно касаются задач, требующих времени на выполнение.
Даже единое использование небольших функций инструментов для совместной работы может существенно повысить эффективность глобальной команды. Например, обновление аватаров, чтобы показать, когда вы заняты, помогает коллегам сэкономить время и избежать ненужного раздражения.
Помимо понимания предпочтений в общении друг друга, использование интегрированных приложений для обмена файлами в реальном времени, учёта времени и совместной работы с документами гарантирует, что все остаются на одной странице. С правильным набором инструментов команды могут координироваться с меньшими усилиями и продвигать задачи вперёд, не теряя при этом важных деталей.
Организация — это ключ
Помимо настройки процедур использования инструментов для совместной работы, разумно наладить систему документации и обмена файлами.
У нас есть структура папок команды в Google Drive и единые правила именования файлов. Убедитесь, что ваша команда подписывает всё чётко и точно. Удивительно, сколько работы приходится дублировать, когда файлы трудно найти.
Наш опыт работы в удалённой команде очень помог при создании командной панели (team dashboard). Мы сделали так, чтобы каждый мог легко помечать и добавлять заметки к каждому создаваемому ими ссылочному ресурсу. Наша команда проверяет, чтобы каждая ссылка была помечена как FAQ, блог-пост, медиа-отчёт и т.д. Это позволяет легко делиться ссылками и отслеживать их эффективность. Хотя основной фокус Rebrandly — поощрение использования имени бренда в ссылках, мы также вкладываем много усилий в то, чтобы инструмент был отличным менеджером ссылок.
Найм сотрудников-сотрудников
Когда речь идёт о найме талантов для вашей компании, мир открыт для вас — буквально! Однако при найме новых сотрудников важно учитывать эмоциональный интеллект и соответствие корпоративной культуре. В статье Harvard Business Review «Stop Neglecting Remote Workers», которая является отличным источником по глобальной командной работе, Майкл Фергюсон — генеральный директор стартапа, ранее основавший два других — делится своим опытом работы с глобальной командой. Он советует менеджерам нанимать людей, умеющих выстраивать позитивные и поддерживающие отношения, и рекомендует искать сотрудников с высокой самосознательностью и эмпатией. В интервью он даже задаёт вопросы, чтобы оценить эти качества.
Сотрудники с такими характеристиками создают команду, которая может устанавливать связь, выстраивать доверие и работать так же эффективно, как в офисной среде. Эти качества способствуют эффективной коммуникации и сотрудничеству с помощью онлайн-инструментов — что является ключевым для работы глобальной команды.
Найм сотрудников с высоким эмоциональным интеллектом крайне важен для формирования глобальной команды, которая не просто работает, а процветает. Это обеспечивает более плавное разрешение конфликтов, улучшает коммуникацию и укрепляет командную динамику в целом. Кроме того, развитие команды, которая ценит эмпатию, помогает создать совместную и инклюзивную среду, способствующую креативности и инновациям.
Вовлекайте всех в общение
Обязательно создайте общий канал в корпоративном мессенджере и поощряйте команду делиться новостями там. Так все будут в курсе важных событий, и никто не останется в стороне. Подумайте о нём как о виртуальном «водяном кулере» компании. Маркетинговая команда может публиковать новости о последних медиа-отчётах, служба поддержки — хвалебные отзывы, разработчики — обновления продукта. А менеджеры могут оповещать всю команду о достижении важных этапов, чтобы все могли отпраздновать вместе.
Укрепляйте корпоративную культуру
Следите за постоянным укреплением корпоративной культуры. Это особенно важно для глобальных команд. Формирование понимания того, кто вы как команда и чем занимаетесь, даёт каждому цель и направление, создавая команду с общими ценностями и целями.
Отмечать командные достижения, как большие, так и маленькие, очень важно для объединения удалённой команды. Признание этапов и успехов на встречах или через мессенджеры помогает создать чувство общих достижений и принадлежности.
Не бойтесь внедрять структуры, процедуры, инструменты и даже правила, чтобы облегчить работу глобальной команды. Если что-то не сработает — это всегда можно изменить. Сотрудники с радостью будут участвовать и следовать установленным правилам для продуктивного сотрудничества, благодаря преимуществам работы из любой точки мира.
