Успех бизнеса зависит не только от долгосрочных целей и планов, но и от того, насколько эффективно организован повседневный рабочий процесс и как рационально используется время. Конечно, в наши дни удовлетворённость сотрудников является важным фактором при принятии решений. Ведь кто-нибудь когда‑нибудь жаловался на то, что встреча была слишком короткой?
Согласно themuse.com, только в США ежегодно тратится 37 миллиардов долларов на непродуктивные встречи. Поразительно, но 92% руководителей признались, что занимаются несколькими делами одновременно во время встреч. Эти показатели ещё выше, когда сотрудники или участники встреч работают удалённо, и никто не может контролировать их экран во время обсуждений.
Прежде всего, соблюдение краткости встреч должно стать частью корпоративной культуры. Это показывает уважение к времени сотрудников и их расписанию. Независимо от того, проводит ли ваша команда по несколько часов встреч в день или всего несколько в неделю, используйте эти 4 совета, чтобы сделать каждую встречу короче и продуктивнее:
1. Составьте повестку и придерживайтесь её
Не просто создавайте повестку — сделайте её качественной, с чёткими целями. Знайте, чего вы хотите достичь к концу встречи. При необходимости согласуйте цели с другими командами или сторонними участниками, чтобы установить ясные и выполнимые задачи. Forbes даже рекомендует тратить на подготовку повестки в два раза больше времени, чем может показаться нужным, чтобы прояснить цели и действительно понять темы, которые вы будете обсуждать.
Сделайте повестку открытой для всех сотрудников, чтобы они могли вносить свои предложения, например, через приглашение в календаре на встречу. Получая вклад участников, вы даёте им возможность влиять на повестку. Это чувство ответственности поможет участникам держаться повестки, даже если разговор уходит в сторону.
Если вам трудно уместить большой объём материала в одной встрече, разбейте её на несколько сессий. Спросите себя, действительно ли каждый участник нужен для обсуждения каждого пункта повестки. Установите время для каждого пункта и строго придерживайтесь его. Сначала это может казаться строгим и искусственным, но со временем войдёт в привычку.
2. Дайте сотрудникам больше полномочий
Самые эффективные встречи сосредоточены на принятии и подтверждении решений. Если у вас уже есть чёткая повестка, участники будут точно знать, чего ожидать от встречи и какие действия предпринять после неё. Это не только создаёт прозрачность между вами и сотрудниками, но и позволяет участникам приходить подготовленными, экономя ещё больше времени (или сокращая количество встреч).
Возьмите пример из метода «Перевернутого обучения» (Flipped Learning): предоставьте участникам доступ к заметкам, повестке и любым документам, которые будут обсуждаться, и попросите всех прийти с заранее подготовленными вопросами. Когда все приходят подготовленными, вы тратите меньше времени на введение новых тем и больше — на решение реальных проблем.
Кроме того, дайте сотрудникам возможность отложить тему на другой раз, если очевидно, что обсуждение может вывести встречу из графика. Сотрудники, которым предоставлена такая гибкость, чувствуют больше ответственности за свою работу и темы встреч, а также берут на себя больше ответственности вне встреч. Если у сотрудников есть возможность отложить тему на другое время, они будут чувствовать себя более вовлечёнными.
Иногда сотрудники могут не иметь много чего сказать по теме или им нужно провести небольшое исследование перед обсуждением. Дайте им контроль, чтобы сэкономить время и сосредоточиться на более важных вопросах текущей встречи.
3. Цените время каждого
Все должны приходить вовремя — без исключений. Наказывать опоздавших нет необходимости, ведь бывают случайности, но важно уважать время тех, кто пришёл вовремя, продолжая встречу или перенося её.
Выражайте своё недовольство, если сотрудник опоздал на встречу. Начинайте встречи точно по расписанию, независимо от того, присутствуют ли все. Опоздание не обязательно должно быть наказуемым, но важно поощрять хорошее поведение сотрудников, которые стараются приходить вовремя.
Лучший способ укрепить привычку — это, конечно, вознаграждать её. Это можно делать через различные формы похвалы, признания и проявления благодарности, как в личной беседе, так и публично. Постоянно начиная встречи вовремя, вы заработаете репутацию пунктуального человека, и сотрудники тоже привыкнут к этому, помогая формировать положительную культуру встреч.
Также важно завершать встречи вовремя. Планируйте встречи на половину времени, которое, по вашему мнению, потребуется. Это побуждает участников избегать пустой болтовни и отвлекающих разговоров.
4. Используйте технологии
Отклонение от темы может начаться невинно, и многие из нас время от времени это делают. Попробуйте разместить подробную повестку встречи в виде презентации с ограничением по времени, чтобы ускорить обсуждение.
Все участники встречи должны иметь доступ к презентации, чтобы понимать темп обсуждения. Это может быть экран в конференц-зале, совместное использование через Hangouts или видеоконференцию, либо у каждого участника на ноутбуке.
Технологии особенно полезны, а для удалённых сотрудников и вовсе незаменимы. Сделайте так, чтобы удалённые сотрудники чувствовали себя включёнными, предоставив каждому доступ к видеовстрече. Обратите особое внимание на инструменты командного взаимодействия. Следите за вопросами — удалённые участники могут реже вмешиваться в разговор, так как они не находятся в одной комнате.
Предоставьте все материалы повестки и презентации удалённым участникам заранее, чтобы они могли следить за ходом встречи. И убедитесь, что встречи завершаются вовремя, чтобы удалённые сотрудники могли перейти к следующей встрече; это также относится к встречам один на один.
Технологии позволяют повысить вовлечённость участников и интерактивность. Используйте мессенджеры, программное обеспечение для управления проектами и бесплатные онлайн‑сервисы для отслеживания времени, чтобы формировать хорошие привычки и придерживаться плана встречи.
5. Создавайте открытую коммуникацию
Для более продуктивных встреч создайте атмосферу, в которой участники чувствуют себя комфортно, делясь мнениями. Просите сотрудников высказывать своё мнение и давать обратную связь без страха осуждения. Поддерживая открытость, вы завоёвываете доверие, что ведёт к лучшему сотрудничеству и более продуктивным обсуждениям.
Установите чёткие правила, например, «не перебивать», чтобы каждый имел возможность высказаться. Это позволяет каждому быть услышанным, создавая атмосферу уважения ко всем идеям, что способствует появлению креативных решений. Поощряя разнообразные мнения, вы избегаете «группового мышления» и принимаете более обоснованные решения.
Начало встреч с небольшого icebreaker‑вопроса или контрольного вопроса создаёт более расслабленную атмосферу. Когда все голоса услышаны и уважаемы, встречи становятся менее напряжёнными и более желанными. Такая открытость способствует чувству единства и приводит к реальным результатам.
6. Следите за невербальными сигналами
Встречи — это не только то, что говорится, но и то, как это говорится. Обращайте внимание на язык тела как свой, так и ваших сотрудников. Такие тонкие сигналы, как скрещенные руки или отсутствие зрительного контакта, могут указывать на низкую вовлечённость. Внимательно отслеживая эти признаки, вы сможете изменить тон или направление встречи, чтобы сохранить позитивный настрой.
Используйте собственные невербальные действия, чтобы демонстрировать участие. Улыбайтесь, кивайте, поддерживайте зрительный контакт — это способствует откровенности. Сотрудники, скорее всего, будут копировать ваше поведение, что создаст более кооперативную атмосферу.
Также создайте комфортное пространство для встречи. Настройте освещение, расположение мест и температуру, чтобы участники могли сосредоточиться на обсуждении, а не на отвлекающих факторах. Простая смена обстановки может помочь всем чувствовать себя более спокойно и улучшить результаты встречи.
7. Сосредоточьтесь на решениях, а не на проблемах
Чтобы встречи были продуктивными, смещайте фокус с проблем на решения. Легко увязнуть в жалобах на то, что не сработало, но концентрация на практических шагах помогает поддерживать динамику встречи. Это стимулирует сотрудничество в решении проблем и повышает вовлечённость команды.
Формулируйте вопросы в русле решений, например: «Как мы можем улучшить это в следующий раз?» Это помогает сохранить позитивный настрой и нацеленность на улучшение, а не на ошибки. Кроме того, это даёт вашей команде возможность предлагать идеи и решения, что приводит к лучшим результатам.
Если команде трудно придумать решения, попробуйте совместный мозговой штурм. Это стимулирует нестандартное мышление и поиск вариантов. Сосредоточенность на решениях не только повышает эффективность встреч, но и формирует культуру позитива и роста.
Заключение
Большинство сотрудников считает встречи утомительными. Менеджеры жалуются на их неэффективность, что часто приводит к ещё большему количеству встреч. Сокращение времени на встречи и количества самих встреч повысит удовлетворённость сотрудников — как ваших сотрудников и партнёров, так и вашу собственную.
