Вербальная коммуникация играет ключевую роль в эффективном управлении на рабочем месте. Однако для успешного вербального общения требуются навыки и знания. Развитие сильных вербальных навыков помогает сотрудникам ясно выражать свои идеи и более эффективно сотрудничать.
Поскольку люди по-разному используют и понимают слова, смысл, который вы вкладываете в своё сообщение, иногда может не доходить до аудитории. Именно поэтому овладение вербальной коммуникацией на рабочем месте крайне важно — недопонимания могут приводить к задержкам или срывам рабочих проектов, а также вызывать стресс и низкую мотивацию среди сотрудников.
Для процветания бизнеса и профессионального роста сотрудников сильные навыки вербальной коммуникации являются необходимостью.
В этой статье мы рассмотрим как значение вербальной коммуникации, так и области бизнеса, где она востребована больше всего. Также обсудим типичные трудности, с которыми вы можете сталкиваться, и способы их быстрого и эффективного преодоления.
Что такое вербальная коммуникация?
Согласно Oxford Dictionary of Media and Communication, вербальная коммуникация — это «взаимодействие людей с использованием слов или сообщений в лингвистической форме».
Согласно этому определению, всякий раз, когда вы используете язык для общения, а не звуки, жесты или язык тела, вы осуществляете вербальную коммуникацию. Это включает как устные, так и письменные формы общения, позволяющие людям ясно и эффективно обмениваться мыслями, идеями и информацией. Развитие сильных навыков вербальной коммуникации необходимо, чтобы ваше сообщение было понято так, как вы его задумали.
Вербальная коммуникация может происходить лично, по телефону или через цифровые платформы, такие как электронная почта, видеозвонки и мессенджеры. Каждое средство влияет на тон, темп и ясность сообщения, поэтому эффективная вербальная коммуникация важна для обеспечения понимания и успешного сотрудничества.
На рабочем месте существует несколько типов вербальной коммуникации, в зависимости от того, с кем вы взаимодействуете, и какой метод синхронной коммуникации используете. Например, беседы с коллегами чаще опираются на неформальное общение, тогда как разговоры с клиентами или руководством требуют формального общения для сохранения ясности и профессионализма. Основные категории — неформальная и формальная коммуникация.
Виды вербальной коммуникации
Неформальная вербальная коммуникация
- Разговор с коллегой у рабочего места
- Обсуждение рабочих вопросов с сотрудником во время обеденного перерыва
- Беседы на лёгкие, повседневные темы
Такие непринуждённые разговоры играют важную роль в построении отношений, укреплении командного духа и обмене быстрыми идеями или обновлениями. Они часто становятся источником органичного мозгового штурма и творческих решений, которые в более структурированных условиях могли бы не возникнуть.
Формальная вербальная коммуникация
- Разговор с руководителями, заинтересованными сторонами, клиентами или представителями третьих лиц
- Презентация на запланированном собрании
На рабочем месте различие между формальной и неформальной коммуникацией определяется не только тем, с кем вы общаетесь. Важны также обстановка, цель и степень подготовки.
Если вы участвуете в запланированном собрании, это более формальная ситуация, чем спонтанная встреча. Аналогично, если ваша цель — сообщить важную информацию, которая повлияет на нескольких сотрудников компании, это более формально, чем непринуждённое обсуждение с коллегой возможных вариантов продвижения проекта.
Может показаться, что вся важная информация всегда передаётся через традиционные формальные каналы, например, профессионально составленные письма, но на практике это не так просто.
Например, быстрые обновления или срочные изменения часто передаются устно в краткой форме. В условиях интенсивной работы важно быть готовым дать или получить ключевую информацию в любом формате, поэтому навыки устной коммуникации так же важны, как и письменной. Гибкость помогает экономить время и избегать недоразумений, особенно когда решения нужно принимать быстро.
Чтобы стать успешным коммуникатором, необходимо уметь точно и уважительно донести свою мысль, будь то формальная презентация или непринуждённый разговор с коллегами в канале Chanty. Вербальная коммуникация — это умение устанавливать связи и понимать аудиторию, независимо от обстановки.
Преимущества вербальной коммуникации для построения профессиональных отношений
Успешная вербальная коммуникация на рабочем месте требует не только точности и ясности; важно также подбирать тон и слова в соответствии с аудиторией. Никто не может читать ваши мысли, чтобы понять ваш замысел — люди могут лишь догадываться о нём по тому, как вы говорите и ведёте себя. Основные преимущества вербальной коммуникации заключаются в следующем:
Экономия времени
Прямой разговор с коллегой, руководителем отдела или клиентом значительно экономит время. Любую проблему можно решить за считанные минуты. Этот метод особенно эффективен в экстренных ситуациях или когда требуется немедленная обратная связь, предотвращая задержки и обеспечивая единое понимание ситуации.
Установление связей
Эффективная вербальная коммуникация помогает сотрудникам лучше узнавать друг друга и интересоваться хобби и увлечениями коллег. Неформальные разговоры или дружеские обмены мнениями создают позитивную атмосферу и делают людей более комфортными и ценными. Известно, что команды работают эффективнее, когда у них есть как профессиональные, так и дружеские отношения. Сильное чувство товарищества повышает моральный дух и снижает текучесть кадров.
Устранение недопониманий
Когда сообщение передаётся устно, вероятность недопонимания снижается, и получатель воспринимает его правильно. Кроме того, говорящий может использовать невербальные сигналы — мимику и жесты — чтобы подчеркнуть ключевые моменты, добавляя дополнительный уровень ясности, которого может не хватать в текстовой коммуникации.
Повышение продуктивности команды
Развитие профессионального и уважительного тона важно для гармоничного взаимодействия с командой. Адаптация стиля общения к разным личностям дополнительно улучшает сотрудничество, демонстрируя глубокое понимание предпочтений коллег. Способ общения с коллегами может эволюционировать по мере того, как вы лучше узнаёте друг друга. При правильном подходе это повышает командную работу и продуктивность.
Мотивация
Эффективная вербальная коммуникация вдохновляет и мотивирует сотрудников активно участвовать в выступлениях, презентациях или деловых встречах. Продуманное использование слов может заряжать энергией команды, стимулировать творчество и побуждать людей уверенно вносить свои идеи. Такой мотивационный эффект часто приводит к более динамичной и вовлечённой рабочей атмосфере.
Недостатки вербальной коммуникации
У вербальной коммуникации есть ряд недостатков, некоторые из которых труднее заметить и исправить. Ниже приведены наиболее распространённые причины:
Различия в стилях общения
Каждый человек выбирает свои слова и способы их передачи. В некоторых случаях у людей могут быть разные представления о значении определённых слов и выражений, что приводит к недопониманию. На это также влияют тон, язык тела и навыки слушания. Например, человек, предпочитающий прямое общение, может столкнуться с тем, кто использует более тонкие или косвенные формы выражения, что увеличивает путаницу. Культурные различия тоже играют роль, так как нормы и ожидания в общении различаются в зависимости от региона и социального фона.
Давление времени
Иногда у вас или ваших коллег нет возможности подробно объяснить что-то, что затрудняет взаимопонимание. Срочные совещания или неожиданные изменения заставляют команды экономить время на объяснениях, пропуская важные детали. Это особенно критично в ситуациях с высокой ответственностью, где спешка увеличивает вероятность ошибок.
Недостаток эффективной вертикальной коммуникации
Если проект лишён сильного руководства, это может привести к слабой вертикальной коммуникации, проявляющейся в виде противоречивых идей, неполной информации или расплывчатых инструкций. При передаче этих сообщений через менеджеров и их команды ясность информации ещё больше снижается. Иерархические барьеры могут также мешать сотрудникам задавать вопросы из-за страха негативной оценки со стороны руководства.
Негативные отношения с коллегами
Эффективное общение с людьми, с которыми у вас есть профессиональные или личные разногласия, может быть сложной задачей. Вы можете сокращать объяснения, чтобы быстрее завершить разговор, а аудитория может воспринимать ваши действия как проявление недоброжелательности. Недоверие и прошлые конфликты затрудняют ощущение взаимного понимания, что ведёт к недопониманию и напряжённости. В крайних случаях это может привести к полной остановке коммуникации.
Корпоративная культура
Сообщение плохих новостей, принятие сложных решений или внедрение непопулярных изменений часто откладываются из-за страха негативного влияния на репутацию и карьеру. В результате важная информация передаётся косвенно или расплывчато. Страх повредить рабочие отношения часто мешает честным обсуждениям, создавая культуру избегания проблем.
Использование профессионального жаргона
Хотя использование специализированного языка допустимо при общении с командой, это может создавать проблемы при общении с клиентами или коллегами, которые не обладают знаниями в вашей области. Это создаёт барьеры, вызывая чувство исключённости или путаницы, что подрывает совместную работу. Адаптация языка под уровень понимания аудитории крайне важна, но часто игнорируется в условиях быстрого рабочего ритма.
Неефективная коммуникация серьёзно влияет на продуктивность и моральный дух. Исследования показывают, что 52% сотрудников считают, что плохая коммуникация вызывает стресс, а 44% — что приводит к задержкам или неудачам в работе, что может способствовать развитию синдрома самозванца. Эти проблемы могут приводить к выгоранию и снижению эффективности команды, подчёркивая важность постоянного улучшения коммуникационных практик.
Барьеры для эффективной вербальной коммуникации
Проблемы коммуникации могут возникнуть на любом уровне компании по разным причинам. Индивидуальные сотрудники, руководство, технологии и инфраструктура могут стать барьерами для эффективного вербального общения, и зачастую несколько барьеров существуют одновременно.
Вот основные препятствия, с которыми вы можете столкнуться на работе:
Языковые барьеры: В условиях удалённой работы всё чаще встречаются команды, объединяющие сотрудников из разных стран. В большинстве случаев у всех есть хотя бы один общий язык, но это не гарантирует одинакового уровня владения им.
Культурные барьеры: Люди подходят к работе по-разному в зависимости от культуры. Например, фразы, привычные в деловой среде одной страны, могут быть непонятны или считаться грубыми в другой, что приводит к потерям нюансов и недопониманию.
Индивидуальные навыки: Общение — часть работы каждого, но лишь немногие получают профессиональное обучение или обладают природным талантом к эффективной коммуникации. Избегайте грамматических ошибок, неверного использования слов и чрезмерно длинных предложений, так как это частые причины недопонимания как у носителей языка, так и у изучающих его.
Неэффективное руководство: Если руководитель проекта плохо владеет коммуникацией, проблема усугубляется, когда менеджеры пытаются передать путаную или неполную информацию своим командам.
Устаревшие технологии: Компании с ограниченными средствами коммуникации не смогут работать на полную мощность. С ростом удалённой работы командам необходимы современные инструменты для совместной работы и управления рабочими процессами для эффективного взаимодействия.
Неэффективная инфраструктура: В больших и сложных организациях проекты могут охватывать несколько команд и отделов. Без качественной корпоративной инфраструктуры разные команды не будут знать, кто за что отвечает и с кем следует взаимодействовать.
Преодоление проблем вербальной коммуникации
Может показаться очевидным, но крайне важно учитывать аудиторию при общении. Каков их стиль коммуникации? Обсуждаете ли вы темы, о которых они могут иметь мало знаний? Начинаете ли вы разговор с общего понимания ситуации?
Хотя существуют общие рекомендации по профессиональной коммуникации, лучший подход сильно зависит от конкретной ситуации и участников.
Отличный способ предотвратить или снизить недопонимание — начинать разговор с подтверждения текущего состояния дел и оценки уровня знаний аудитории по обсуждаемой теме. Это может показаться лишней работой, но в долгосрочной перспективе экономит массу времени.
Кроме того, чтобы разговор оставался дружелюбным и инклюзивным, лучше избегать острых тем и резких выражений, даже если кажется, что никто из присутствующих не обидится.
Также важно, чтобы участники не чувствовали себя атакованными или застигнутыми врасплох, поэтому избегайте обвинительной лексики.
6 шагов для улучшения вербальной коммуникации на рабочем месте
Хотите сразу улучшить свои навыки вербальной коммуникации? Существует множество областей, над которыми можно работать уже сегодня. Ниже приведены несколько быстрых советов для эффективного общения:
Практикуйте активное слушание
Активное слушание — ключевая часть вербальной коммуникации. Если вы замечаете, что часто перебиваете собеседника или что ваш голос звучит громче, чем голос человека, с которым вы общаетесь, постарайтесь сделать шаг назад и дать другим возможность донести свою мысль.
Когда кто-то тратит время и усилия, чтобы общаться с вами, важно уделять ему полное внимание и воспринимать его идеи с открытым умом. Это способствует как улучшению отношений с коллегами, так и более эффективной командной работе.
Следите за языком тела
Плохие привычки языка тела, такие как постукивание ногой, скрещивание рук, проверка часов или излишние движения глазами, могут препятствовать эффективной вербальной коммуникации. Это может вызвать у собеседника ощущение спешки, неуважения и игнорирования.
Старайтесь держать язык тела открытым и нейтральным, чтобы случайно не подавать сигналы, вызывающие дискомфорт у других.
Используйте другие мягкие навыки
Несколько профессиональных навыков, таких как составление отчетов и работа с Excel, играют важную роль в коммуникации на рабочем месте. Однако чтобы эффективно донести информацию, содержащуюся в отчетах и таблицах, особенно до неспециализированной аудитории, необходимо использовать мягкие навыки.
Примеры мягких навыков, которые помогут вывести ваши вербальные коммуникации на новый уровень:
- Эмпатия
- Гибкость
- Любопытство
- Умение задавать вопросы
- Культурная чувствительность
- Юмор
- Терпение
В вашей компании могут проводить тренинги по коммуникации или отправить вас на соответствующий курс, либо вы можете присоединиться к Toastmasters, чтобы развить свои вербальные навыки общения.
Выбирайте подходящий метод общения
Существует множество способов вербальной коммуникации на рабочем месте. Вот несколько примеров:
- Инструменты для совместной работы (например, Chanty)
- Видеоконференции
- Личные встречи
- Презентации
- Разговоры один на один
- Групповые обсуждения
- Предварительно записанные видео
Иногда подходящий метод очевиден, а иногда выбор может быть сложным. При затруднении стоит учитывать ряд факторов, чтобы сузить варианты.
Например, срочные или сложные вопросы лучше решать лично или через видеозвонок. Если вы обучаете нового сотрудника, предварительно записанное видео может быть полезным дополнением к личному общению, так как его можно просматривать несколько раз.
И, наконец, простой вопрос можно отправить через приложение для бизнес-коммуникации. Такой софт помогает сократить неэффективные встречи и общаться более лаконично.
Будьте ясны и лаконичны
При общении с коллегами, клиентами или партнерами убедитесь, что основная мысль донесена четко. Если окружить ее лишней информацией или неактуальными деталями, слушатели могут потеряться. Это особенно важно, если аудитория не подготовлена к разговору и не знает, о чем будет речь.
Также важно помнить о краткости в личных разговорах: чем дольше вы говорите, тем больше времени аудитории занимает ваш разговор. Вероятно, у слушателей есть другие дела, поэтому они могут стать нетерпеливыми и потерять концентрацию.
Следите за тоном
Ваш тон должен быть уважительным и показывать открытость и готовность выслушать собеседника. Показывайте, что вы действительно слушаете и обдумываете его слова, а не делаете поспешные выводы или игнорируете идеи.
Основные выводы о вербальной коммуникации
Итак, что является ключевым в вербальной коммуникации? Это обеспечение понимания ваших идей, соответствие тона ситуации и адаптация сообщения под аудиторию и контекст. Освоение этих аспектов лежит в основе эффективной вербальной коммуникации на рабочем месте.
Хорошо развитые навыки вербального общения ценны практически в любой профессии и отрасли, но их освоение требует усилий. В особенности вербальная коммуникация на рабочем месте требует постоянного внимания к тому, как сообщения передаются и воспринимаются.
Чтобы быть успешным, необходимо доносить информацию ясно, кратко и точно, одновременно проявляя внимание, уважение и восприимчивость к аудитории. Такой баланс создает среду, в которой общение не только эффективно, но и способствует положительной культуре на рабочем месте.
Также важно учитывать потребности и предпочтения людей, с которыми вы часто общаетесь. Например, если вы продолжаете говорить быстро с сотрудниками, для которых английский язык не является родным, будьте внимательны к скорости речи. Если они неоднократно просили вас говорить медленнее, вероятно, они ощущают неуважение или игнорирование. Простые корректировки помогают не только избежать недопонимания, но и поддерживать инклюзивность и уважение. Такие небольшие действия способствуют созданию поддерживающей среды и подтверждают, что эффективная вербальная коммуникация на рабочем месте жизненно важна для сплоченности команды и вовлеченности сотрудников.
Add comment