Эффективность работы сотрудников играет ключевую роль для компаний: она позволяет оценивать продуктивность персонала и отслеживать показатели как «жестких», так и «мягких» навыков, лидерские качества и отношение сотрудников к работе. Такой анализ полезен как для руководителей, так и для всей команды. Вот почему:
- Он помогает определить уровень каждого специалиста и принимать обоснованные решения в управлении персоналом, например, кого стоит продвигать, а кого — мотивировать сильнее.
- Руководители и тимлиды понимают, какие изменения в составе сотрудников необходимы и куда направлять усилия HR-службы.
- Система мотивации и ключевые показатели эффективности (KPI) совершенствуются и корректируются на основе данных оценок.
При оценке трудовой эффективности учитываются такие показатели, как сложность задач, затраты ресурсов и соблюдение сроков. Например, сотрудники хорошо справляются с обязанностями, но делают всё с опозданием и постоянно отвлекаются на вопросы коллег. Да, они в конечном итоге достигают результата, но какой ценой?
Согласно исследованию Gartner, работодатели всё чаще ориентируются на новую тенденцию в управлении персоналом, называемую «тихим наймом» (quiet hiring). Когда компания не расширяет штат, внимание сосредоточено на развитии существующих сотрудников и повышении их квалификации, что напрямую зависит от эффективности работы.
Что такое эффективность работы?
Эффективность работы сотрудников оценивается по двум категориям: продуктивность и эффективность.
Продуктивность работы показывает результат, которого достиг сотрудник. Например, рассмотрим команду поддержки клиентов:
- Сколько обращений клиентов обработал сотрудник службы поддержки за день
- Сколько тикетов команда поддержки решила за месяц
Эффективность работы показывает соотношение между достигнутым результатом и затратами на его достижение, включая:
- Сколько средств было потрачено на команду поддержки и сколько опросов удовлетворенности клиентов завершились положительными отзывами
- Сколько отраслевых наград за выдающийся сервис получила команда
Команды поддержки в одной компании могут иметь одинаковую продуктивность, но разную эффективность.
Команда Y обрабатывала обращения через персонализированные письма, требующие больше времени и усилий на каждое сообщение. Команда X использовала оптимизированную систему тикетов с автоматическими ответами на типовые запросы, что позволяло сосредоточиться на более сложных проблемах клиентов.
Обе команды за три месяца решили одинаковое количество тикетов. Однако затраты на решение одного тикета у команды Y были выше, так как их подход требовал больше ручной работы. Команда X была более эффективной благодаря автоматизации: она достигла того же результата при меньших затратах, что привело к более высокой общей эффективности.
Как измерять эффективность работы?
Сосредоточение на чётких и измеримых показателях позволяет отслеживать прогресс, выявлять зоны для улучшения и отмечать достижения. Использование инструментов, таких как программное обеспечение для управления эффективностью, помогает структурировать эти показатели. Ниже приведены самые популярные показатели эффективности работы:
- Ключевые показатели эффективности (KPI). KPI — это количественные метрики, оценивающие, насколько команда или отдельный сотрудник достигают бизнес-целей. Они зависят от роли и отрасли. Обычно включают цели по продажам, показатели удовлетворенности клиентов и процент выполнения проектов. Эти метрики показывают, насколько хорошо сотрудник соответствует целям компании.
- Качество и точность. Этот показатель оценивает правильность и стандарты результатов работы сотрудника. Высокий уровень ошибок или переработок сигнализирует о необходимости обучения или улучшения процессов.
- Уровень продуктивности измеряет, насколько эффективно сотрудник или команда выполняет задачи в заданные сроки. Например, количество запросов на гостевые посты в день или исправленных проблем на сайте. Высокая продуктивность часто указывает на хорошее управление временем и эффективность процессов.
- Вовлечённость сотрудников. Измерение вовлечённости через опросы, обратную связь и участие в корпоративных мероприятиях даёт представление о моральном состоянии и удовлетворенности сотрудников. Высокий уровень вовлечённости обычно коррелирует с высокой эффективностью работы.
- Пропуски и пунктуальность. Частые отсутствия и опоздания нарушают рабочий процесс. Они могут указывать на низкую удовлетворенность работой или личные трудности. Отслеживание этих показателей помогает выявлять и решать проблемы на ранней стадии.
Эти метрики нужно контролировать регулярно. Только так они дадут полное представление о результатах работы.
6 способов повысить эффективность работы
Независимо от вашей ситуации, существуют универсальные стратегии для улучшения работы.
Установите чёткие цели и разбейте их на этапы
Источник: Regenx Fitness and Nutrition
Концепция SMART предоставляет структуру для постановки чётких и достижимых целей. Сравните два примера целей:
- Повысить удовлетворённость клиентов
- Увеличить удовлетворённость клиентов на 20% в течение следующего квартала за счёт более быстрого времени отклика и персонализированных решений поддержки
Чувствуете разницу? Именно так концепция SMART меняет подход к постановке целей.
Далее разбейте цель на более мелкие этапы. Это делает крупные задачи более управляемыми и даёт ощущение прогресса при достижении каждого этапа.
Предположим, ваша цель — запустить новый продукт за шесть месяцев. Ваши этапы могут включать:
- Исследование
- Разработка
- Прототипирование
- Маркетинговая стратегия
- Итерации на основе обратной связи
Такой подход помогает оставаться в рамках плана, предотвращает перегрузку и повышает эффективность работы.
Планируйте и расставляйте приоритеты умнее
Источник: The Productivity Pedia
Начните с категоризации ваших задач по четырём квадрантам:
- Срочные и важные – задачи, требующие немедленного внимания и оказывающие значительное влияние. Сначала выполняя их, вы держите под контролем критически важные обязанности.
- Важные, но не срочные – задачи, способствующие достижению долгосрочных целей. Планирование времени для их выполнения предотвращает стресс в последнюю минуту и обеспечивает стабильный прогресс.
- Срочные, но не важные – задачи могут казаться неотложными, но существенно не продвигают вас к целям. По возможности их стоит делегировать.
- Ни срочные, ни важные – задачи низкого приоритета, которые можно минимизировать или исключить, чтобы освободить время для действительно важных дел.
После того как задачи расставлены по приоритетам, создайте план, позволяющий эффективно использовать своё время и ресурсы. Это может включать:
- Выделение времени для стратегического мышления
- Планирование концентрированных рабочих сессий
- Делегирование задач другим
Главное — чтобы ежедневные действия постоянно поддерживали долгосрочные цели. Регулярный пересмотр приоритетов помогает оставаться на верном пути, адаптироваться к изменениям и поддерживать баланс между срочными требованиями и важными задачами.
Работайте над управлением временем
Безусловно, сотрудникам нужен контроль, но есть пределы. Робби Слотер, владелец консалтинговой компании Accelawork из Индианаполиса, даёт мудрый совет: позволяйте сотрудникам управлять своим временем, и они будут продуктивнее. Для тех, кто не способен на это и нуждается в постоянном надзоре, нет смысла удерживать их на позиции. Задача менеджера — установить чёткие цели и критерии эффективности.
Используйте силу обратной связи
Золотое правило управления командой гласит: хвалите сотрудников публично и критикуйте лично. Руководители, игнорирующие это правило, подрывают сплочённость и эффективность команды, а профессиональное развитие таких сотрудников останавливается.
Согласно опросу Gallup, сотрудники, которым регулярно давали конструктивную обратную связь, были на 13% продуктивнее. Один из эффективных способов улучшить отзывы о работе, сессии обратной связи или командную коммуникацию — использовать инфографику для визуализации ключевых выводов, KPI и сроков выполнения. Инструменты вроде Venngage позволяют легко создавать профессиональные и наглядные визуализации, которые помогают прояснить цели и повысить вовлечённость сотрудников.
Конечно, денежные стимулы, такие как зарплата, могут быть достаточны для сотрудников. Однако неформальные способы признания также крайне важны. Прежде всего, мы все люди, и признание наших успехов и хорошего отношения к работе сильно влияет на нас. Один простой способ — награды и признание сотрудников, которые помогают сотрудникам ощущать свою значимость и ценность ежедневных усилий.
Вы можете отмечать любое достижение и качественную работу перед всей командой с тёплыми словами, символически награждать, например, подарочной картой, присваивать статус лучшего сотрудника. И, конечно, не забывать о денежных бонусах.
Повышайте и объединяйте все рабочие коммуникации
Барьер в коммуникации между руководством и персоналом создаёт серьёзные риски. Даже небольшие форс-мажорные обстоятельства неизбежно ведут к простоям.
Установите регулярные совещания или обновления статуса. Унифицированные каналы связи предотвращают информационные «силосы», когда важные детали известны лишь немногим. Ставя коммуникацию в приоритет, вы улучшаете сотрудничество и снижаете недопонимания. Также позвольте удалённым сотрудникам работать безопасно с помощью пяти лучших инструментов для цифровых кочевников.
Составьте план по улучшению эффективности работы
Источник: Medium
План по улучшению эффективности работы (PIP) — это структурированный подход, помогающий сотрудникам повысить свою производительность. Этапы составления PIP:
- Определите проблемы с эффективностью, которые необходимо устранить.
- Установите чёткие и достижимые цели для улучшения. Здесь крайне важно использовать концепцию SMART.
- Опишите шаги, которые сотрудник должен предпринять для достижения этих целей. Уточните необходимые ресурсы — это может быть обучение, наставничество или дополнительные профессиональные инструменты.
- Установите график проверки прогресса. Включите регулярные встречи для отслеживания профессионального развития сотрудника.
Рассмотрите возможность использования программ для 360-градусной обратной связи, которые позволяют сотрудникам получать конструктивные отзывы от коллег и руководителей, способствуя росту и развитию навыков.
Цель PIP — устранить проблемы с эффективностью и помочь сотруднику добиться успеха на своей должности.
3 примера плана по повышению эффективности работы
Ниже приведены три примера планов по улучшению работы сотрудников.
План по улучшению работы, направленный на проблемы с коммуникацией
Имя сотрудника: Алексей Алейников
Имя руководителя: Виктория Ястребова
Дата: 20.08.2025
Причина плана: Коммуникация между SEO-агентством и клиентом стала непоследовательной. Возникают недоразумения и задержки по этапам проекта. Основные обновления, изменения и отчёты о прогрессе не передаются должным образом. В отчётах содержатся неточные данные и иногда отсутствует ценная аналитика. Стороны испытывают недостаток доверия и согласованности.
Ожидания по эффективности: Сотрудник должен установить чёткую и постоянную коммуникацию с клиентом, чтобы гарантировать общую согласованность. Это включает предоставление клиенту точных и ценных отчётов, использование инструментов автоматизированной отчётности, таких как генератор SEO-отчётов, для своевременной передачи данных, а также обеспечение актуальной информации. Также необходимо планировать регулярные встречи для обсуждения прогресса и решения возникающих вопросов.
Метрики эффективности:
- Передача SEO-отчётов в оговоренные сроки для 100% проектов
- Организация еженедельных или двухнедельных встреч с клиентом с учётом посещаемости и участия
- Сокращение жалоб клиентов по вопросам коммуникации на 80%
Срок действия и период проверки: План действует 60 дней, с проверкой прогресса через 30 дней. При необходимости будут внесены корректировки для достижения целей.
Последствия невыполнения целей: Невыполнение требований приведёт к увольнению.
План по улучшению работы, направленный на проблемы с лидерством
Имя сотрудника: Сергей Баранов
Имя руководителя: Николай Максимов
Дата: 17.09.2025
Причина плана: Сотрудник проявил недостаток лидерских навыков, что негативно сказалось на моральном духе команды и производительности. Есть проблемы с делегированием, принятием решений и предоставлением ясных указаний членам команды.
Ожидания по эффективности: Сотрудник должен развить и продемонстрировать более сильные лидерские качества. Это включает эффективное делегирование задач, своевременное принятие обоснованных решений и предоставление чёткой, конструктивной обратной связи команде.
Метрики эффективности:
- Повышение продуктивности команды на 15% в следующем квартале
- Завершение тренингов или коуч-сессий по лидерству в первые 30 дней плана
- Положительные отзывы от не менее 80% членов команды в следующем внутреннем опросе
Срок действия и период проверки: План действует 90 дней, с проверкой прогресса через 45 дней. При необходимости будет предоставлена дополнительная поддержка или ресурсы.
Последствия невыполнения целей: Если сотрудник не проявит значительных улучшений в лидерских качествах, его могут перевести на должность без управленческих обязанностей или уволить.
План по улучшению работы, направленный на низкое качество работы
Имя сотрудника: Марина Степанова
Имя руководителя: Андрей Томпсонов
Дата: 30.09.2025
Причина плана: Качество работы сотрудника снизилось. Частые ошибки и несоблюдение сроков стали регулярной проблемой. Это приводит к сбоям в графиках проектов и недовольству клиентов.
Ожидания по эффективности: Сотрудник должен повысить качество работы, снизив количество ошибок и соблюдая сроки выполнения проектов. Это включает внимательную проверку работы, внимательность к деталям и эффективное управление временем.
Метрики эффективности:
- Снижение количества ошибок на 90% в течение следующих 60 дней
- Своевременное выполнение 95% назначенных задач в период действия плана
- Положительные отзывы коллег или клиентов о качестве выполненной работы
Срок действия и период проверки: План действует 60 дней, с проверкой прогресса через 30 дней. При необходимости будет предоставлено наставничество или дополнительное обучение.
Последствия невыполнения целей: Если улучшений не будет, сотрудник может столкнуться с дальнейшими дисциплинарными мерами, включая увольнение.
Итог
Эффективность работы сотрудников отражает, насколько хорошо они выполняют свои обязанности и справляются с необходимыми задачами.
Измерение и управление эффективностью работы крайне важно, так как это позволяет:
- Правильно оценивать результаты труда сотрудников
- Определять, кто работает усердно, а кто нет
- Принимать решения о справедливом вознаграждении персонала
- Повышать общую продуктивность на рабочем месте
Хотя существует множество мелких деталей для оценки общей эффективности работы, основные критерии включают KPI, качество и точность работы, уровень продуктивности, вовлечённость сотрудников, количество пропусков и пунктуальность.
Создавайте эффективную систему KPI, регулярно оценивайте её, а по результатам анализа разрабатывайте планы действий, чтобы стимулировать повышение эффективности работы ваших сотрудников.
