Pokud jste ten typ člověka, který říká: „Nepoužívám aplikace pro správu úkolů, protože se do nich těžko dostává“, je pravděpodobné, že jste zatím nenarazili na platformu, která by vyhovovala potřebám vašeho týmu. Používání aplikace pro správu úkolů umožňuje členkám týmu přidělovat úkoly, určovat priority a sledovat průběh probíhajících projektů.
Zároveň pomáhá manažerkám lépe dohlížet na pracovní zátěž a zajistit, že jsou všichni na jedné vlně. Pro týmy, které pracují na více projektech současně, je nástroj pro správu úkolů na dálku neocenitelným pomocníkem při zlepšování koordinace a celkové produktivity.
Začleněním aplikace pro správu úkolů do pracovního postupu snížíte riziko nedorozumění a zajistíte, že všechny členky týmu směřují ke stejným cílům – organizovaněji a strukturovaněji.
Jakmile najdete ten správný nástroj, budete překvapená, jak obrovský rozdíl taková platforma udělá. Naštěstí je k dispozici celá řada nástrojů, což vám usnadní najít ten, který nejlépe odpovídá potřebám a procesům vašeho týmu.
V tomto příspěvku jsem se rozhodla připravit přehled nejlepších nástrojů pro správu úkolů – včetně jejich funkcí, výhod a cenových plánů.
Zde je rychlý přehled některých z nejefektivnějších a nejvýhodnějších nástrojů pro správu úkolů, které jsou dnes k dispozici:
- Chanty – Jednoduchý nástroj zaměřený na spolupráci prostřednictvím chatu, který kombinuje komunikaci a správu úkolů, aby týmy zůstaly soustředěné a organizované.
- ProofHub – Komplexní software pro řízení projektů a týmovou spolupráci s výkonnými nástroji pro sledování úkolů, správu času a schvalování materiálů.
- ClickUp – Vysoce přizpůsobitelná platforma pro produktivitu, která nabízí pokročilou správu úkolů, sledování času a automatizaci pracovních postupů.
- Trello – Vizuální nástroj pro řízení projektů založený na Kanban tabulích, ideální pro přehlednou organizaci úkolů a zvýšení týmové produktivity.
- Monday.com – Flexibilní pracovní platforma, která týmům umožňuje vizuálně a spolupracujícím způsobem řídit úkoly, projekty i pracovní postupy.
- nTask – Přehledný nástroj pro řízení projektů s vestavěnými seznamy úkolů, sledováním času a správou schůzek, vhodný pro menší až středně velké týmy.
- Pics.io – I když jde primárně o správce digitálních médií, podporuje také vizuální spolupráci na úkolech a schvalovací procesy pro kreativní týmy.
- Automate.io – Platforma pro automatizaci bez nutnosti programování, která propojuje aplikace a pomáhá automatizovat opakující se úkoly a zefektivnit pracovní procesy.
- Basecamp – Nástroj pro týmovou spolupráci s jednoduchými seznamy úkolů, sdílením souborů a zprávami, navržený tak, aby zjednodušil komunikaci a sledování projektů.
- Jotform Tables – Výkonný hybrid tabulkového procesoru a databáze, který týmům pomáhá spravovat úkoly, sledovat data a spolupracovat v reálném čase.
Srovnávací tabulka: Aplikace pro správu úkolů
| Nástroj | Nejvhodnější pro | Hlavní přednost | Funkce spolupráce |
|---|---|---|---|
| Chanty | Týmová spolupráce | Kombinuje chat a správu úkolů | Týmový chat, Kanban tabule |
| ProofHub | Koordinace projektů | Centralizované sledování s milníky | Diskuze, sledování času |
| ClickUp | Automatizace pracovních toků | Vysoce přizpůsobitelné zobrazení úkolů | Závislosti mezi úkoly, šablony |
| Trello | Vizuální řízení úkolů | Přehledné Kanban tabule s možností přetahu | Štítky, kontrolní seznamy |
| Monday.com | Týmová produktivita | Automatizace a sledování úkolů | Pracovní postupy, integrace |
| nTASK | Správa úkolů a rizik | Vestavěné hodnocení rizik | Sledování problémů, schůzky |
| Pics.io | Úkoly s digitálními médii | Správa médií a úkolů v jednom | Spolupráce na souborech, štítkování |
| Automate.io | Integrace pracovních toků | Propojuje aplikace pro automatizaci | Automatizované pracovní postupy |
| Basecamp | Jednoduchá správa projektů | Přehledné seznamy úkolů a zprávy | Nástěnky, časové harmonogramy |
| Jotform Tables | Organizace dat a úkolů | Sledování úkolů ve stylu tabulky | Formuláře, databázová integrace |
1. Chanty
Chanty je komplexní nástroj pro řízení vzdálených týmů. Představuje silnou alternativu ke Slacku, Google Hangouts a dalším platformám pro spolupráci. Chanty je cenově dostupný, uživatelsky přívětivý a zaměřený na výsledky.
Tento nástroj nabízí podnikatelkám jednoduchý způsob, jak efektivně řídit výkonné týmy – obsahuje širokou škálu integrovaných funkcí a podporuje různé typy příloh (včetně sdílení úryvků kódu) bez zbytečných komplikací. A navíc – pro designérky je k dispozici stylové tmavé rozhraní.
Hlavní funkce:
- Neomezená historie zpráv s možností vyhledávání.
- Podpora skupinových hovorů a videohovorů.
- Správce úkolů na přehledném Kanban panelu.
- Pohodlné zkratky k nejdůležitějším zprávám šetří manažerkám čas a námahu při organizaci komunikace.
- Úryvky kódu s vlastním formátováním usnadňují srozumitelnou komunikaci mezi vývojářkami.
- Přizpůsobitelná oprávnění pomáhají podnikatelkám zajistit, že při spolupráci s externími partnery nezmizí žádná důvěrná informace.
Cenové plány:
- Zdarma pro malé týmy (až 5 osob).
- Placený tarif s rozšířenými funkcemi (skupinové audio a video hovory, sdílení obrazovky, vyhrazená podpora atd.) – 3 USD/měsíc/uživatelka.
2. ProofHub
Pamatujete si, jaké to bylo, když přidělování projektů týmu připomínalo chaotické agilní dobrodružství? Už to tak být nemusí! S ProofHubem můžete snadno zefektivnit správu úkolů, rozdělit složité časové osy na jednoduché kroky a mít přehled o pokroku každé členky týmu. A co je nejlepší – je cenově dostupný pro týmy všech velikostí a typů.
Spolupracujte jednoduše díky jednotnému pracovnímu prostoru, chytré správě úkolů a přehlednému reportování. Slouží k centralizaci, delegování a plánování. To je chytrý způsob, jak věci dotáhnout do konce.
ProofHub má vše, co potřebujete, aby vaše projekty postupovaly včas a v rámci rozpočtu. Tato aplikace pro řízení projektů obsahuje sdílení souborů, konverzace, kalendáře, úkoly, přidělování rolí a další nástroje, které vám pomohou posunout tým na vyšší úroveň.
Hlavní funkce
- Vytvářejte přizpůsobené pracovní postupy napříč více pracovními proudy a řiďte projekty efektivně – řízení projektů tak bude snadné a dokonce i zábavné.
- Nastavujte milníky, díky kterým můžete sledovat pokrok a podle potřeby upravovat plán projektu, zejména pokud narazíte na překážky nebo výzvy.
- Snadno si vizualizujte projekt a vyhodnocujte pokrok úkolů pomocí Kanban tabulí a tabulkového zobrazení.
- Přihlaste se ke svému účtu kdykoli a odkudkoli, spolupracujte s týmem, sledujte, kdo na čem pracuje, kontrolujte pokrok a sdílejte dokumenty.
- Díky extrémně jednoduchému rozhraní se úkoly zvládají s lehkostí a tým má všechny nástroje na jednom místě.
3. ClickUp
ClickUp je univerzální nástroj pro produktivitu navržený k tomu, aby pokryl vše od každodenních úkolů až po složité projekty – a dokonce i celý pracovní tok vašeho podnikání. Ať už jste samostatná podnikatelka nebo vedete rozsáhlý tým, týmy napříč obory spoléhají na ClickUp, aby měly každý úkol pod kontrolou.
Efektivita je jádrem každé funkce ClickUpu – nabízí stovky flexibilních nástrojů pro zvýšení produktivity a přehledné uživatelské rozhraní, které usnadňuje správu úkolů bez ohledu na to, jaký styl řízení projektů preferujete.
Svoji práci můžete snadno organizovat pomocí jedinečné a škálovatelné struktury ClickUp Hierarchy – i ty nejsložitější úkoly lze rozdělit na zvládnutelné podúkoly, které lze snadno upravovat a přeskupovat. Následně si svou práci zobrazíte ve více než 15 různých pohledech – včetně seznamu, Ganttova diagramu, kalendáře nebo přehledné tabule ve stylu Kanban.
Kromě organizace a struktury vám automatizace úkolů, přizpůsobitelné ClickApps, vlastní pole a další funkce pomohou zefektivnit procesy a optimalizovat pracovní den.
Hlavní funkce
- Zrychlete týmovou práci díky možnosti přiřadit úkol více lidem a komentářovým vláknům u každého úkolu.
- Přidělujte komentáře jako konkrétní akční kroky a šetřete čas pomocí sdílených nahrávek obrazovky.
- Nastavte vlastní stavy úkolů, které definují jasné pracovní postupy, a vytvářejte šablony pro jejich snadné opakování během několika sekund.
- V rámci úkolů můžete vytvářet kontrolní seznamy – od vícekrokových workflow až po jednoduché seznamy úkolů.
- Propojte úkoly mezi sebou, skákejte mezi souvisejícími položkami a nastavujte závislosti pro určení správného pořadí kroků.
4. Trello
Trello patří mezi nejrozšířenější a nejpohodlnější nástroje pro správu úkolů vůbec. Pokud jste o něm ještě neslyšela, rozhodně stojí za vyzkoušení. Umožňuje manažerkám přidělovat úkoly jednoduše přetahováním karet na tabule.
Trello nabízí širokou škálu integrací – například podporuje náhledy souborů z Dropboxu nebo Google Drive. Kromě toho je celé rozhraní plně přizpůsobitelné – pokud si potrpíte na estetiku, platforma vám dá veškerou tvůrčí svobodu, kterou potřebujete.
Trello je také přívětivé pro mobilní uživatelky – aplikace pro Android a iOS se snadno používají a umožňují členkám týmu přístup k denním úkolům kdykoliv a odkudkoliv.
Hlavní funkce:
- Rozšíření pro Chrome, které informuje tým o úkolech bez nutnosti přepínání mezi záložkami nebo otevírání aplikace.
- Klávesové zkratky výrazně šetří čas při práci s více tabulemi.
- Označování štítky a titulní obrázky tabulí usnadňují orientaci mezi novými úkoly.
- Kontrolní seznamy umožňují manažerkám ověřit, že členky týmu dbají na detaily.
5. Monday
Kdybych měla popsat Monday.com několika slovy, bez váhání bych řekla: „stylově a přehledně“. Ačkoli platforma nabízí opravdu širokou škálu funkcí, právě její vizuální přístupnost posouvá uživatelskou zkušenost na úplně jinou úroveň.
Monday působí jako komplexní řešení pro všechny aspekty podnikání – nabízí výkonné integrace s komunikačními platformami, kalendář, další aplikace, kompletní šifrování dat a vestavěný chat.
S tím, jak se týmy po celém světě přesouvají do prostředí práce na dálku, je Monday.com přesně ten nástroj, který potřebujete pro přenesení celé kanceláře do online prostoru. Používání takového nástroje pomáhá zvýšit produktivitu a předejít chaosu nebo špatnému řízení. Řízení projektů může být náročné, ale kvalitní software a dobře strukturované plánování dokážou celý proces výrazně zjednodušit.
Hlavní funkce:
- Hromadné úpravy a vysoká rychlost aplikace – v oblasti výkonu je Monday téměř bez konkurence.
- Předpřipravená pracovní prostředí šetří manažerkám čas při nastavování vzdálené kanceláře.
- Žádná data se neztratí – i když některá členka týmu omylem odstraní tabuli, lze ji během 30 dnů obnovit z koše.
- Přizpůsobitelný design – změňte si zobrazení i barevné schéma pracovního prostředí tak, aby vás práce bavila.
6. nTASK
Pokud hledáte nástroj na správu úkolů, který je zdarma a přitom plný funkcí pro plánování pracovních toků, pak je nTask přesně pro vás. Tento nástroj je sice relativně novinkou v oblasti task managementu, ale v poslední době si získal značnou popularitu. Více než 100 000 týmů po celém světě používá nTask jako svůj hlavní nástroj pro správu úkolů – od malých podniků a freelancerek, přes startupy až po velké firmy.
Proč manažerky čím dál častěji sahají po nTask? Nabízí řadu robustních funkcí, které jsou nezbytné pro efektivní řízení projektů a podnikání. Tato aplikace slouží k nápadům, plánování, realizaci úkolů a reportování napříč více projekty.
Hlavní funkce:
- Interaktivní seznam úkolů: snadno vytvářejte a přidělujte úkoly členkám týmu včetně termínů dokončení.
- Vizualizace pokroku pomocí Ganttových diagramů: řízení workflow vizuální formou díky Ganttovým diagramům s funkcí přetahování.
- Týmová spolupráce: využijte nástroj pro týmovou komunikaci a spolupráci na úkolech, projektech, problémech a rizicích.
- Bezplatný tarif s cenově dostupnou placenou verzí.
7. Pics.io
Věděla jste, že firmy mohou během jednoho roku přijít až o 2,5 milionu dolarů kvůli ztrátám produktivity způsobeným nedostatečnou infrastrukturou pro správu digitálních podkladů? Náklady na to, když marketérky nebo designérky marně hledají správný soubor, jsou obrovské — právě proto je spolehlivá platforma pro správu digitálních materiálů (DAM) klíčovým prvkem každé efektivní task management infrastruktury.
Naším favoritem mezi DAM nástroji v roce 2020 bylo jednoznačně Pics.io. Platforma čerpá výhody z Google Drive (uložení dat a dostupnost) a přidává celou řadu plně přizpůsobitelných funkcí navíc.
Manažerky týmů, marketérky a designérky mohou tento nástroj využívat ke snadnému uspořádání souborů, sdílení dat v rámci týmu, sledování změn i k prezentaci portfolia klientům. Tyto pokročilé funkce jsou zabaleny do intuitivního a přehledného rozhraní, díky čemuž je přechod na Pics.io naprosto bezproblémový.
Hlavní funkce:
- Široká škála nástrojů pro organizaci souborů — vyhledávání pomocí umělé inteligence a klíčových slov, editor metadat a značkování podle polohy.
- Vestavěné nástroje pro tvorbu značky — vyberte si z 10 šablon a naučte se, jak vytvořit webovou prezentaci vašich návrhů nebo marketingových materiálů ve skvělém vizuálním stylu.
- Flexibilní nastavení přístupových práv — Pics.io umožňuje majitelkám firem omezit přístup k datům a zajistit, že externí spolupracovnice nebo partneři neuvidí důvěrné materiály.
- Správa verzí — designérky a marketérky mohou ukládat návrhové verze bez zahlcení úložiště a přehledně sledovat všechny změny.
8. Automate.io
Nedá se to popřít — dnešní manažerky týmů používají obrovské množství aplikací, aby měly procesy pod kontrolou a zůstaly produktivní. Někdy je ale propojení těchto nástrojů mezi sebou i s jednotlivými uživatelkami pořádnou výzvou.
A právě tady přichází na scénu Automate.io. Tento nástroj umožňuje vytvářet vlastní pracovní toky, které propojují více aplikací najednou. Například – pokud projektová manažerka chce, aby se automaticky vytvořila Trello karta pokaždé, když někdo napíše zprávu do Slack kanálu #tasks, s Automate.io to zvládne na pár kliknutí. To je ukázka skutečně moderního task managementu.
Hlavní funkce:
- Uživatelsky přívětivé rozhraní a skvělá zákaznická podpora.
- Přátelský k týmům — Automate.io umožňuje vytvářet sdílené pracovní toky.
- Detailní mapování polí pro maximálně flexibilní automatizaci.
- Cenově dostupné řešení pro malé týmy a lokální podniky.
9. Basecamp
„Starý, ale zlatý“ přesně vystihuje Basecamp. Je pravda, že tento nástroj už není žádnou novinkou na trhu, ale stále si drží silnou pozici mezi manažerkami startupů, majitelkami malých firem i vedoucími velkých týmů.
Jaké je tajemství dlouhověkosti Basecampu? Podle mě spočívá v silné kombinaci všech funkcí, které tým potřebuje k efektivnímu řízení projektů na dálku — nechybí zde chat v reálném čase, přehledný reportovací panel, správce úkolů a mnoho dalšího. Platforma navíc obsahuje i prvky gamifikace, což dělá z projektového řízení zábavnější a přitažlivější záležitost.
Hlavní funkce:
- Robustní kontrolní seznamy — snadné sledování dílčích úkolů.
- Podrobné reporty — sledujte výkonnost jednotlivých zaměstnankyň a mějte přehled o aktuálním stavu projektů.
- Hill charts — skvělá vizuální pomůcka pro znázornění pokroku projektu.
- Samostatná složka pro notifikace — aby se důležitá oznámení neztrácela v běžném chatu.
10. Jotform Tables
Každý podnik potřebuje tabulky. Právě ty pomáhají udržovat všechna data přehledně uspořádaná a umožňují snadné řízení různých typů informací. Jotform Tables je uživatelsky přívětivé a funkcemi nabité tabulkové řešení, které vám pomůže řídit projekty a sledovat pokrok úkolů bez zbytečných komplikací.
Jotform Tables umožňuje sdílet pracovní prostor s vaším týmem prostřednictvím e-mailu nebo odkazu. Díky automaticky aktualizovaným údajům můžete s týmem spolupracovat a přidělovat úkoly přímo z jednoho rozhraní – bez nutnosti přecházet mezi různými aplikacemi. Příjemkyně úkolu jsou okamžitě informovány a mohou jednat z jakéhokoliv zařízení.
Při odeslání formulářů týmu se data v reálném čase automaticky importují do vaší tabulky. Přidávejte nové sloupce nebo sekce a inovujte tak svou tabulku bez zásahu do původního formuláře. Možnosti pro zvýšení produktivity a zefektivnění pracovních toků jsou takřka neomezené – zejména pro velké podniky.
Hlavní funkce:
- Spolupracujte s členkami týmu v reálném čase ve stejné tabulce.
- Přidávejte různé typy sloupců – včetně značek, přiřazení nebo hodnocení hvězdičkami.
- Využívejte schvalovací workflow, aby úkoly hladce přecházely na další osobu.
- Přepněte se do zobrazení karet pro klasický styl správy úkolů.
- Integrujte s aplikacemi a posílejte data do desítek dalších nástrojů v rámci pracovního procesu.
Závěr
Toto byl náš pohled na nejlepší aplikace pro správu úkolů, které pomáhají týmům zůstat produktivní i na dálku mimo kanceláře. Na trhu existuje mnoho dalších nástrojů pro task management, takže určitě stojí za to prozkoumat i ty.
Mějte na paměti, že cesta k ideální aplikaci pro správu úkolů je pro každý tým jiná. Záleží na rozpočtu, technologické zdatnosti vašich zaměstnankyň a osobních preferencích.
Proto je v pořádku věnovat si tolik času, kolik je potřeba, abyste našly nástroj pro řízení vzdáleného týmu, který vám skutečně sedne — výsledný přínos za to rozhodně stojí.
Add comment