Desde la llegada de la tecnología, el mundo de los negocios ha acelerado su paso. Los programas de gestión de proyectos, programas automatizados y otros regalos del reino digital han hecho posible que logremos más de lo que solíamos hacer.
Sin embargo, con tantas opciones a nuestro alcance, todo suele resumirse en cuál es la mejor opción a escoger. Un ejemplo, es el debate entre las metodologías Kanban y Scrum, el cual ha atormentado desde que se tiene memoria a los adictos a la eficiencia.
Este artículo tocará las diferencias claves entre las dos, sus beneficios y en cuáles contextos se aplican mejor. Esperamos que todo esto te ayude a tomar una decisión definitiva en base a tus propias necesidades.
Sin más que decir ¡Comencemos!
La metodología Kanban trata de que puedas visualizar tu flujo de trabajo de una forma fácil de asimilar. El principal objetivo para un equipo que se gestione en base al estilo Kanban es minimizar la cantidad de tiempo total que se consume entre el inicio del proyecto y su final.
Para lograrlo, los equipos frecuentemente realizan ajustes a su tablero Kanban para optimizarlo a medida que fluctúan las cosas. Esta dinámica de optimización provee a todos los involucrados un alto nivel de flexibilidad. Se basa en el hecho de que el camino más rápido, no siempre es el más recto.
En vez de fluir constantemente y modificar las cosas a lo largo del camino, la metodología Scrum sugiere que sesiones cortas e intensas de trabajo son la mejor forma de maximizar la productividad. Sus partidarios creen que les permite lograr más en el trabajo en el menor tiempo posible.
Estos intervalos de tiempo son fijados en base a su duración y pueden variar entre distintos equipos. En general, la duración estándar de un proyecto es de dos semanas ya que es la cantidad de tiempo suficiente para alcanzar varios objetivos en una sola ronda y, al mismo tiempo, obtener resultados rápidos y alentar una actitud eficaz.
La forma más rápida de saber cuál metodología funcionaría mejor para ti, es comprendiendo las diferencias entre las dos. Existen muchas diferencias entre Kanban y Scrum, pero estas son las principales cuatro:
Si bien la función de gestor de proyectos puede ser asignada a aquellos que organizan un tablero Kanban, ningún colaborador debe desempeñar una función específica. De hecho, esa es una de las razones por las que los equipos que emplean la metodología Kanban son tan flexibles. Cualquiera puede realizar cambios y optimizar el tablero.
Esto contrasta con el sistema Scrum, en el cual debes contar con un propietario del producto, un experto en Scrum y un equipo de desarrolladores separados por jerarquías. El argumento es que este sistema por niveles, a pesar de ser menos flexible, mantiene la organización.
Ninguna opción es de manera concreta mejor que la otra, sin embargo, esto no quiere decir que alguna de ellas no se ajuste mejor a una aplicación específica. La cultural laboral también juega un papel importante, ya que algunos negocios cuentan con jerarquías preexistentes.
Si bien estas dos metodologías emplean tableros, ambas cuentan con más diferencias que similaridades debido a la forma en la que la información se organiza. El tablero Scrum califica las columnas en base a los periodos de flujo de trabajo. El comienzo consiste en las tareas acumuladas y el final se reserva para su completación.
Hay cierto sentido establecido de continuidad ya que las tareas que son añadidas al tablero al inicio de la iteración aparecerán nuevamente al final y pueden ser analizadas llegada la retrospectiva de la iteración. Luego, después de analizar por completo la iteración, se quitan todas las tareas del tablero para prepararlo para la siguiente iteración.
Por otro lado, el tablero Kanban suele limitar la capacidad máxima de tarjetas por columna. Esto incita a los miembros del equipo a moderar el número de tareas en cada etapa, en lugar de dejar que todo se acumule en la categoría de “en progreso” y abarcando demasiado.
La siguiente diferencia y probablemente la más distintiva diferencia entre Kanban y Scrum es el hecho de que una usa planificación estática, mientras que la otra siempre fluye. Como mencionamos anteriormente, la naturaleza fija de la metodología Scrum puede lograr que las personas trabajen con mayor rapidez a medida que se aproximan las fechas de entrega, aunque no es algo ideal.
La planificación Kanban tiende a ser menos estresante, ya que es dinámica y puede cambiarse fácilmente a medida que las necesidades del proyecto también lo hacen. Esta puede ser una buena alternativa para las empresas que operan en sectores estresantes y buscan disminuir los niveles de ansiedad dentro del personal.
Por otro lado, la planificación fluida de Kanban puede perjudicar los proyectos que se encuentren cortos de tiempo debido a que existe un bajo nivel de urgencia entre el personal. Hay ciertas empresas que usan ambas metodologías y cambian entre ellas de acuerdo a su cronograma.
Por último, una de las mayores diferencias entre Kanban y Scrum se centra en la posibilidad de cambiar las tareas. La filosofía de Scrum dicta que no deberán suceder cambios antes de que termine la iteración, a menos que sea completamente necesario.
Esto asegura la rigidez de la estructura del proyecto durante toda la duración de la iteración. El lado positivo es que las personas no tienen que estar revisando el tablero cada vez que haya una actualización debido a que no hay nada que mover.
Kanban tiene un enfoque opuesto, permitiéndole a los miembros realizar cambios en cualquier momento. Esto proporciona la oportunidad para una optimización constante, ya que la estructura del flujo de trabajo siempre se moldeará al proyecto en vez de ser al contrario.
Es difícil saber cuál es la mejor opción si no has probado ninguna. Dicho esto, hay un par de factores que puedes tomar en consideración y que pueden determinar que escojas una o la otra. He aquí alguna de ellos:
Si crees que tu proyecto estará en constante cambio, la elección ideal sería Kanban ya que se adaptará mejor a tus necesidades fluctuantes. Si usas la metodología Kanban, en lugar de Scrum, te resultará más sencillo realizar ediciones sobre la marcha.
Por otra parte, si es lo suficientemente fácil predecir todas las tareas que se necesitan realizar en el transcurso de las siguientes dos semanas, cuáles órdenes se necesitan finalizar y que no requieran de muchos ajustes, entonces podrías optar por Scrum.
Después de todo, su estructura fija puede facilitar que todos vean el trabajo de los demás. Esto se aplica a proyectos cíclicos a los que ya le conoces el flujo de trabajo y por lo tanto sabes que la próxima ronda será, en términos generales, igual.
Otro factor importante a considerar es el estado actual del flujo de trabajo de tu equipo. Si has usado un tablero Kanban por último años, puede que no valga la pena experimentar los efectos negativos que vienen con Scrum al cambiar de sistema organizacional.
Habrá un periodo de ajuste que pudiera ralentizar a tus empleados mientras se toman el tiempo de adaptarse al nuevo sistema. Adicionalmente, pudiese haber una mayor tasa de errores si los haces usar una nueva metodología luego de que ya estén acostumbrados.