Гибкость и преимущества удалённой работы сделали её предпочтительной моделью в современном мире. Сотрудники хотят больше не сталкиваться с утренними пробками и хаотичными офисными пространствами. С другой стороны, работодатели значительно экономят, не арендуя и не содержая большие офисы с высокими эксплуатационными расходами.
Для тех, кто начинает бизнес в 2025 году, hot desking может стать отличным способом сэкономить, особенно для стартапов с ограниченным бюджетом. Многие новые компании пересматривают использование hot desk и других форм гибкой рассадки, чтобы лучше соответствовать новым методам работы и оставаться финансово эффективными.
Прежде чем выбрать конкретную планировку рабочего пространства, задумайтесь, соответствует ли hot desking целям вашей компании и сможет ли эта модель адаптироваться к меняющимся потребностям вашей команды.
Однако удалённая работа лишь частично заменяет преимущества офисной среды. Например, офисные пространства обеспечивают лучшее взаимодействие, удобный контроль за выполнением задач и перерывы у кулера, которые часто стимулируют импульсивные идеи. Несмотря на это, если вы выбираете удалёнку или фриланс, важно знать о лучших платформах для фрилансеров, где после регистрации можно начать поиск подходящих проектов.
Компании нашли компромиссное решение, внедрив гибридный формат работы. Согласно отчёту «How To Make The Workplace Future-Ready», 63% компаний с высоким ростом доходов используют именно эту модель. Это привело к росту популярности hot desking как оптимального решения для гибридной работы.
Что такое hot desking?
Hot desking — это модель, при которой сотрудники занимают любое доступное рабочее место, в отличие от традиционной схемы, где каждому закреплён собственный стол. Например, в WeWork используется система hot desking: работники занимают любой свободный стол и регистрируют смену по прибытии в офис. Hot desking также набирает популярность в частных офисах, позволяя эффективно использовать офисное пространство.
В 2024 году около 6 из 10 компаний Северной Америки уже использовали практику совместного использования рабочих мест или «hoteling». Это стало практичным способом избежать пустующих столов и максимально использовать пространство, особенно учитывая, что многие офисы в обычный день загружены лишь на 40–60%.
Кроме того, 37% глобальных организаций планируют увеличить использование коворкингов или гибких пространств после пандемии.
Хотя hot desking позволяет сотрудникам выбирать место в зависимости от доступных столов, всё равно необходима функциональная система для его организации и управления. Крупные компании, такие как Deloitte и Microsoft, успешно внедрили hot desking, используя его для улучшения коммуникации, гибкости и сотрудничества. Однако без соответствующих современных инструментов управления и правил эта система быстро может стать источником неудобств для сотрудников.
Преимущества hot desking для современных офисов
Hot desking приносит множество преимуществ, повышающих гибкость и эффективность работы. Возможность ежедневно выбирать место позволяет компаниям экономить деньги и создавать более энергичную, совместную рабочую атмосферу.
- Снижение расходов на недвижимость
Одним из самых привлекательных аспектов hot desking является экономия на недвижимости: поскольку нет необходимости закреплять рабочее место за каждым сотрудником, можно уменьшить площадь офиса и оплачивать только реально используемое пространство. Эта модель подходит для любого стартапа или предпринимателя, стремящегося экономить, оставаясь при этом в профессиональном и хорошо оборудованном офисе.
- Создание более динамичной рабочей среды
Hot desking формирует открытое и гибкое рабочее пространство, где сотрудники поощряются взаимодействовать с коллегами из разных отделов. Это стимулирует командную работу и обмен идеями, что может приводить к креативным решениям и инновациям. Когда люди каждый день садятся в разные места, они получают возможность работать с новыми коллегами, что рождает свежие идеи и новые перспективы.
- Гибкое управление офисным пространством
Hot desking обеспечивает гибкий подход к управлению офисом в условиях изменяющихся бизнес-потребностей. Это позволяет компаниям легче адаптироваться к колеблющемуся спросу, например к срокам проектов или особым событиям, регулируя размер и планировку офиса в зависимости от числа сотрудников и их задач. Такой подход помогает компаниям быть конкурентоспособными в условиях быстрого темпа современного бизнеса.
- Поддержка гибридной и удалённой работы
Хотя hot desking полностью удовлетворяет потребности сотрудников сегодня, растущая популярность удалённой и гибридной работы делает эту систему идеальной для интеграции сотрудников, работающих вне офиса. Сотрудники могут бронировать столы по мере необходимости и при этом получать все социальные и командные преимущества работы в офисе — без логистических сложностей и постоянных закреплённых мест. Это способствует инклюзивности и балансу между работой и личной жизнью для тех, кто один день работает из дома, а на следующий — в офисе.
Распространённые недостатки hot desking
Хотя hot desking имеет множество преимуществ, есть и определённые минусы, которые важно учитывать. Чем больше компания знает о возможных проблемах, тем проще их предвидеть и сделать переход на hot desking комфортным и приятным для сотрудников.
- Недовольство сотрудников
Одной из главных жалоб на hot desking является отсутствие постоянного, личного рабочего места. Некоторым людям трудно «обустроиться» и почувствовать своё пространство своим, что может вызывать дискомфорт и отчуждённость. Чтобы смягчить этот эффект, работодатели могут выделять сотрудникам «домашние зоны» или «секторы» в офисе, создавая чувство принадлежности, но при этом сохраняя гибкость hot desking.
- Отсутствие личного пространства
Если места не закреплены за конкретными сотрудниками, у многих возникает проблема с хранением личных вещей и планированием работы. Ежедневная упаковка и перенос всего рабочего инвентаря утомительны, особенно для тех, кто предпочитает стабильную среду для работы над долгосрочными проектами. Решением могут стать шкафчики или отдельные места для хранения личных вещей, что обеспечит комфорт и безопасность для всех сотрудников.
- Проблемы с гигиеной и чистотой
При hot desking отсутствие закреплённых рабочих мест может вызывать беспокойство по поводу чистоты и гигиены. Сотрудники могут переживать о том, что будут делить стол с другими и не уверены, насколько место убрано после предыдущего использования. Для решения этой проблемы компании должны внедрять протоколы уборки, регулярно дезинфицировать рабочие и общие зоны. Кроме того, предоставление средств для уборки, таких как салфетки или антисептики, позволяет сотрудникам самостоятельно заботиться о своём рабочем месте.
- Проблемы с безопасностью и конфиденциальностью
Ещё одним недостатком hot desking могут быть вопросы безопасности и конфиденциальности. Сотрудники могут опасаться оставлять чувствительные документы или бояться, что их материалы могут быть случайно просмотрены другими. В этом случае работодатели могут предоставить надёжные средства хранения, например шкафчики с замками или сейфы, а также разработать чёткие инструкции по работе с конфиденциальной информацией в совместных рабочих зонах.
- Сложность системы бронирования
Без эффективной системы управления бронированием столов hot desking может превращаться в источник путаницы и раздражения. Сотрудники могут приходить и обнаруживать, что их предпочтительное место занято, или сталкиваться со сложностями в использовании системы. Компании стоит инвестировать в интуитивное программное обеспечение для hot desking, которое позволяет быстро резервировать столы и проверять их доступность в реальном времени, обеспечивая беспроблемный и удобный опыт для всех.
Как работает hot desking?
Согласно Forbes, 61% сотрудников предпочитают работать удалённо, а 97% ценят возможность гибко переключаться между офисной работой и удалёнкой. Этот растущий тренд показывает, что гибкая работа становится будущей моделью трудоустройства. В этом контексте hot desking открывает новые возможности для организаций, позволяя сокращать офисные площади или даже полностью переходить на удалённую работу.
С переходом на эту модель 77% компаний используют hot desking, чтобы сократить расходы на недвижимость и оптимизировать операционные процессы. Hot desking позволяет организациям управлять рабочими пространствами с меньшими затратами.
Давайте рассмотрим ключевые аспекты hot desking, которые помогут компаниям извлечь максимальную пользу от его внедрения в будущем.
goto.com
Гибкое бронирование переговорных
Растущий тренд hot desking требует оптимизации процесса бронирования. Предлагайте умные офисные решения через приложения и веб-платформы для бронирования hot desk, а также резервирования переговорных и других помещений.
Офисы с hot desking предоставляют пользователям и клиентам (компаниям) платформы для бронирования, на которых видно, занято ли место. Это помогает управлять расписанием и избегать двойного бронирования, а также более эффективно распределять доступные ресурсы.
Доступ к розеткам и телефонным кабинкам
Hot desk оснащены несколькими розетками, USB- и интернет-портами для удобства сотрудников. Поскольку рабочие места не закреплены, любое доступное место должно удовлетворять потребности пользователей. Телефонная кабина позволяет принимать и совершать звонки в приватной обстановке.
Hot desk зоны могут включать общие лаунджи для неформального общения и встреч без лишних хлопот.
Технологии и интернет
Практически все пользователи hot desk имеют ноутбуки и смартфоны, поэтому такие пространства должны обеспечивать Wi-Fi для работы в офисе.
Некоторым сотрудникам могут понадобиться дополнительные устройства. Поэтому рабочие места могут быть оснащены VGA, DVI или HDMI-разъёмами и дополнительными мониторами, чтобы обеспечить возможность работы с несколькими экранами.
Личные места для хранения
Ещё одной важной функцией hot desking является предоставление личных мест для хранения вещей. Сотрудники могут временно оставлять свои принадлежности, например, во время встреч или перерывов. Для этого можно организовать небольшие шкафчики или сейфы.
Причины использовать hot desking
Владельцы бизнеса всегда ищут способы повысить эффективность сотрудников. Hot desking помогает сократить расходы и одновременно повысить продуктивность.
- Повышение удовлетворённости сотрудников: Hot desking помогает тем, кто не имеет закреплённого рабочего места. Исследования показывают, что 46% работников чувствуют себя более продуктивными в такой среде, так как у них меньше отвлекающих факторов, не связанных с ключевыми задачами.
- Улучшение сотрудничества: Hot desking способствует более активному взаимодействию сотрудников благодаря современным удобствам и инструментам. Поскольку у каждого нет закреплённого места, быстрые совещания и короткие обсуждения помогают наладить продуктивные связи. Часто это требует использования инструментов для совместной работы, упрощающих процессы и коммуникацию.
- Поддержка гибридной работы: Hot desking идеально подходит для гибридных офисов, где работают сотрудники из дома, офисные сотрудники и фрилансеры, которые заходят периодически. Поскольку места не закреплены, проще разместить всех в одной комнате или зоне по мере необходимости.
Как внедрить hot desking
Цель hot desking — создать более эффективную и гибкую систему планирования рабочих мест. Однако отсутствие продуманной системы бронирования может привести к плохой организации, двойному бронированию и повторяющимся процедурам.
Поэтому общий рабочий стол подходит только там, где все сотрудники придерживаются одинакового отношения к рабочему пространству и заботятся о нём. Важно определить отделы сотрудников и классифицировать их. Например, объединение сотрудника отдела продаж с программистом может снизить продуктивность последнего, так как продавец часто будет принимать звонки.
В таких случаях помогает распределение рабочих мест по ролям и установление основных правил, что направляет всех пользователей и обеспечивает уважительное отношение к рабочей среде.
Итак, как правильно внедрить hot desking, чтобы избежать хаоса в офисе?
Не бронируйте нерабочие столы
Нерабочие столы предназначены только для определённых сотрудников, то есть они недоступны для hot desking. Многие компании сохраняют такие места надолго, даже если они не используются ежедневно. Занятие этих столов может создавать беспорядок, если сотрудник придёт использовать их. Поэтому первым шагом к успеху является отключение возможности бронирования нерабочих столов.
Здесь поможет функция «умного» офисного плана для визуализации данных, позволяющая видеть доступные столы в реальном времени. Это облегчает сотрудникам поиск свободного места и его бронирование.
Внедрите зонирование и hoteling
Hoteling — это система, где пользователи могут бронировать стол заранее. Это сочетает преимущества hot desking и уменьшает ежедневную конкуренцию за рабочие места. Онлайн-портал для бронирования hot desk станет полезным инструментом.
Если офисы и переговорные резервируются за месяцы вперёд, возникают сложности с резервированием в последний момент. Эту проблему можно решить, разделив офис на «зоны» и оставляя хотя бы одну свободной на случай экстренной необходимости.
Зонирование предполагает бронирование определённой зоны для работы команды. Обычно это временное решение для конкретного проекта, которое при необходимости можно сделать постоянным. Исследования показывают, что 70% участников отмечают рост продуктивности при использовании рабочих пространств, ориентированных на активность сотрудников.
Применение этих методов обеспечивает гибкость в использовании hot desking, а лучшие столы остаются доступными на несколько дней.
Установите основные правила hot desking
Хотя hot desking значительно повышает эффективность, важно установить базовые правила. Без закреплённых мест сотрудникам трудно отвечать за порядок и состояние своих рабочих мест.
Ключевые правила hot desking включают:
- Чистота: Это одна из главных проблем, так как в офисе работают разные люди. Сотрудники должны оставлять столы в том виде, в котором их застали. Поскольку у каждого нет закреплённого места, важно установить правила, какие зоны являются общедоступными, а какие — ограниченными.
- Выбор стола: Определите, как сотрудники выбирают рабочее место. Например, избегайте бронирования мест для конкретных групп, бронируйте столы минимум за 24 часа, допускайте позднее прибытие до 2 часов и т.д.
- Обслуживание: Обычно это включает работу стороннего персонала по уборке и поддержку общего пространства, а также обслуживание оборудования IT-отделом.
- Этикет: Определите правила поведения в общем офисе. Попросите сотрудников соблюдать внимательность, не шуметь и не оставлять личные вещи на столах коллег.
Чтобы правила были справедливыми, установите одинаковые нормы для всех сотрудников и избегайте дискриминации или чувства предвзятости.
Подходит ли вам hot desking?
Hot desking может быть отличным способом повысить продуктивность и сократить расходы на содержание офиса. Несмотря на то, что преимущества значительно превышают недостатки, важно тщательно продумать процесс внедрения.
Установив базовые правила hot desking, вы обеспечите единое понимание и порядок среди сотрудников. Следование современным трендам, таким как предоставление современных инструментов и удобств вместе с технологией бронирования, способствует успешному внедрению.
Для начала попробуйте запустить пилотный проект в одном отделе вашего офиса, чтобы проверить, как hot desking работает на практике. Если возникают трудности с управлением новой системой, обратитесь за помощью к эксперту по офисному менеджменту или организационному консультанту — это позволит адаптировать hot desking под любую компанию, независимо от отрасли.
