Управление и работа в удалённой команде — одно из самых быстрорастущих направлений в современной рабочей среде. Всё больше работодателей и сотрудников видят его преимущества, и настало время для бизнеса воспринимать эту модель всерьёз.
Однако коммуникация играет ключевую роль в успешной реализации концепции «remote-first», поэтому необходимо уделить достаточное время, чтобы правильно настроить каналы связи и минимизировать риск ошибок. Чтобы начать, вот девять основных советов по коммуникации, которые стоит учитывать.
Передавайте одно сообщение за раз
Будь то телефонный звонок, переписка через мессенджер или видеоконференция, старайтесь обсуждать только одну основную мысль за раз. Если вы пытаетесь управлять командой, одновременно задавая множество вопросов, это приведёт к проблемам.
Сообщения быстро станут запутанными, увеличивая риск недопонимания и ошибок в коммуникации. Когда вы хотите сменить тему, обязательно чётко обозначайте это.
Из личного опыта работы фрилансером над различными проектами с одной компанией, как только в разговоре начинали появляться несколько тем, всё быстро становилось запутанным. Особенно это проявилось, когда мы обсуждали сроки одного проекта, а другой член команды поднял вопрос о другом проекте. Многие участники тут же запутались, о каком проекте идёт речь. В результате пришлось полностью приостанавливать обсуждение, чтобы вернуться к теме, а времени на это не было.
При переписке через мессенджеры или по электронной почте можно использовать инструменты вроде Easy Word Count или State of Writing для контроля длины сообщений, чтобы они оставались короткими и точными.
Улучшайте навыки написания электронной почты
Для вас и вашей удалённой команды электронная почта может быть основным каналом коммуникации, поэтому важно развивать и совершенствовать свои навыки написания писем.
Чем эффективнее вы пишете, тем продуктивнее ваши беседы и тем лучше общение в команде. Большинство моих клиентов присылают подробные брифы по электронной почте, включающие всю необходимую информацию.
Однако общение с клиентами, которые просто просят подготовить контент или предоставляют мало информации, часто превращается в бесконечные переписки, пытаясь выяснить точные требования. Ирония в том, что именно такое общение тратит время, которое могло быть сэкономлено благодаря корректно составленному письму.
Не ограничивайтесь только электронной почтой
Хотя электронная почта может быть вашим любимым и популярным способом общения, существует множество других форм коммуникации. Зачем ограничиваться только одной? Рассмотрите звонки, мессенджеры, видеоконференции или инструменты для коммуникации, например Elite Assignment Help. Все эти варианты можно использовать по мере необходимости, чтобы обеспечить идеальный уровень общения.
Как правило, лучше выделять один канал коммуникации под одну платформу. В моём примере из первой части статьи команда обрабатывала большой объём контента для сайта. В этом случае мы выбрали следующий подход:
- Мессенджеры — для ежедневного общения
- Электронная почта — для передачи информации о работе и проектах
- Видеочаты — чтобы все были в курсе текущего состояния дел
- Облачное ПО — для сдачи и редактирования материалов
Это помогло поддерживать эффективный рабочий цикл, чтобы документы не пересекались и не терялись. Определив подобный цикл для удалённой команды, вы сохраняете порядок и всегда знаете, на каком этапе находится работа.
Существует множество инструментов для командной коммуникации, которые позволяют выйти за рамки электронной почты и перейти в XXI век. Например, Chanty team chat ускоряет командное взаимодействие, показывая сначала наиболее важную информацию и экономя время. Интеграция с другими бизнес-платформами, такими как Google Drive или Zapier, делает профессиональное общение ещё проще и продуктивнее.
Улучшайте все виды письменной коммуникации
Итак, вы создали выделенные каналы коммуникации для каждого этапа работы вашей удалённой команды и перестали ограничиваться только электронной почтой. Однако важно помнить, что для каждого канала требуется свой формат общения. Возможно, вы используете отчёты, документы, файлы проектов и различные материалы. Для улучшения навыков делового письма можно воспользоваться инструментами вроде Academadvisor и Paper Fellows.
Например, в моём предыдущем проекте электронные письма содержали минимум социальных сообщений — обычно просто «Привет» или «Здравствуйте», после чего следовал бриф. В то же время чат в мессенджере был полон социальных сообщений, часто с использованием эмодзи, что помогало передать тон и эмоции.
Общение по телефону и видеозвонки
Когда вы общаетесь по телефону или в видеоконференции с удалёнными сотрудниками, говорите максимально чётко, чтобы не возникало недопонимания. Это поможет избежать проблем на последующих этапах.
Вот несколько способов улучшить вербальное общение:
- Избегайте перебивания собеседника на конференц-звонках. Это можно решить настройкой, которая автоматически отключает микрофон, если кто-то другой уже говорит.
- Говорите кратко и по делу, чётко формулируя каждое слово.
- Если вы делаете заметки по ходу разговора, используйте инструменты вроде Cite It In, чтобы записи были ясными и читаемыми.
- Обращайте внимание на тон голоса как при видеозвонках, так и при телефонных разговорах — это сильно влияет на восприятие вашего сообщения.
- Помните, что язык тела составляет около 90% всей коммуникации, поэтому следите за своей позой в видео-чатах. Избегайте сутулости и демонстративной индифферентности.
Следите за этими аспектами во время вербальных разговоров, особенно при видеоконференциях и звонках. Обучите этим правилам всю команду, чтобы общение было на одном уровне.
Учитывайте разные часовые пояса
При управлении удалённой командой в разных часовых поясах важно быть внимательным к возможным пробелам в коммуникации. Асинхронное общение становится вашим лучшим союзником при планировании встреч или ожидании быстрых ответов. Установление ожиданий по времени ответа и гибкость в назначении совещаний помогают избежать недоразумений. Инструменты вроде World Time Buddy помогут сопоставить часовые пояса и найти удобное время для всех.
Если найти подходящее время для всех невозможно, подумайте о ротации времени встреч, чтобы обеспечить справедливость. Это показывает команде, что вы цените их время и стремитесь поддерживать совместную работу независимо от географических барьеров.
Содействуйте неформальному общению
Удалённая работа часто лишает сотрудников «неформальных моментов», когда случайные разговоры укрепляют командные связи. Чтобы компенсировать это, поощряйте неформальное общение внутри команды. Создайте отдельные чаты или каналы Slack для обсуждения хобби, обмена мемами или планов на выходные.
Такие моменты помогают строить командный дух и поддерживать высокий моральный настрой. Виртуальные кофейные перерывы, случайные встречи или командные челленджи — хороший способ поддерживать неформальные беседы. Эти разговоры не только для развлечения — они укрепляют отношения и улучшают динамику команды, что ведёт к более продуктивной и связанной работе.
Устанавливайте границы и предотвращайте выгорание
Гибкость удалённой работы — большое преимущество, но она может размывать границы между работой и личной жизнью. Чтобы избежать выгорания, важно установить чёткие границы и поощрять команду делать то же самое. Определите рабочий график и придерживайтесь его. Приложения для учёта рабочего времени помогут сотрудникам контролировать свои часы работы, не перерабатывая.
Также важно стимулировать регулярные перерывы в течение дня, чтобы сотрудники успевали восстанавливаться. Можно даже ввести «часы без работы», когда все отключаются и сосредотачиваются на личных делах. Такие практики предотвращают выгорание и создают более здоровый баланс между работой и личной жизнью, что положительно сказывается на продуктивности и благополучии команды.
Встречайтесь лично
Конечно, это может быть сложно, если вы находитесь на другом конце света, но если есть возможность встретиться лично, обязательно воспользуйтесь ею. Личные встречи помогают укрепить связи и доверие в команде, повысить продуктивность и мораль. Поэтому крайне важно поддерживать баланс рабочей нагрузки для всех.
После личной встречи делайте заметки — ментальные или письменные — о том, как улучшить коммуникацию с конкретным человеком или командой. Никто не знает команду лучше, чем сама команда, поэтому слушайте их и следите за равенством в общении.
Вы также можете конвертировать заметки в подробные планы действий с помощью сервисов для написания текстов, таких как Boomessays или Academized.
Используйте инструменты для удалённых команд
Мы составили список лучших программных приложений для повышения продуктивности удалённой команды.
Чтобы добавить эту инфографику на ваш сайт, просто скопируйте
код ниже и вставьте его на ваш сайт.
Заключение
Общение с удалённой командой не должно быть обременительным или сложным. Как вы видите, большинство описанных выше рекомендаций можно сразу же внедрить в методы нисходящей коммуникации вашей команды, и вы заметите значительные изменения в том, как проходит взаимодействие.
Улучшив коммуникацию, вы сможете объединить команду, повысить моральный дух, продуктивность и общий объём выполненной работы так, как раньше казалось невозможным. Продолжайте экспериментировать с разными каналами общения, чтобы найти оптимальные решения для вашей команды, и удачи в этом процессе!
