Презентации для вашей удалённой команды играют ключевую роль в сотрудничестве, когда невозможно находиться в одной комнате. Но хотя у нас под рукой множество программных решений, эффективное вовлечение требует не только наличия правильных инструментов.
С учётом того, что многие из нас теперь работают из дома или переходят на гибридный формат работы, как никогда важно уделять внимание профессиональной коммуникации и совместной работе.
Правильное внедрение этих практик помогает избежать лишнего переписывания и обсуждений (а значит, экономить время и бюджет), раскрыть потенциал сотрудников и фрилансеров, а также избежать неловких ситуаций из-за неправильно понятых инструкций. Но как провести эффективную презентацию в всё более виртуальном мире?
На самом деле советы по виртуальным презентациям важны даже без учёта пандемии и изменений в офисной работе: будь то фрилансеры, работающие из дома, коллеги из другого города или первая презентация для клиента из другого региона или страны.
В любом случае важно подобрать правильный тон, говорить чётко и лаконично, а также удерживать внимание команды. Каждая ваша презентация должна быть эффективной, даже если вы обращаетесь к своей повседневной команде.
Ещё важнее, что виртуальные презентации не должны быть просто пассивным донесением информации. Цель не только поделиться деталями, но и убедиться, что аудитория понимает и запоминает ключевые моменты. Это значит, что нужно учитывать разные стили восприятия информации: кто-то лучше усваивает визуальные материалы, а кому-то важнее подробные объяснения или интерактивные обсуждения.
Итак, без лишних слов перейдём к лучшим практикам группового общения и удалённого сотрудничества с помощью этих пяти советов по виртуальным презентациям.
Вовлекайте команду
При удалённой работе особенно важно поддерживать регулярное межличностное общение. К настоящему времени большинство из нас уже освоили использование видеосервисов вроде Zoom и Google Hangouts. Но при большом количестве виртуальных встреч и чек-инов в календаре особенно важно удерживать интерес команды и вовлечённость участников.
Хотя вовлечение команды и аудитории — ключевой аспект виртуальных презентаций, этот подход применим ко всем видам встреч, включая менее формальные WIP (Work in Progress) и командные созвоны.
Виртуальные встречи и презентации выигрывают от добавления структуры (например, темы вместо жёсткой повестки). Можно выбрать тему и совместно наметить идеи для будущих проектов. А для простого вовлечения без работы можно использовать онлайн-игры и викторины.
Игры на рисование, например Gartic Phone, являются простым способом вовлечь всех участников и особенно хорошо подходят для «разогрева» новых команд.
Также стоит рассмотреть возможность сделать вовлечение двусторонним, распределяя небольшие роли между участниками. Например, назначьте кого-то ведущим обсуждения, другого — подводить ключевые выводы, а также можно чередовать ответственность за проведение отдельных частей презентации. Такой подход поддерживает участие всех и укрепляет чувство командного сотрудничества.
Активное участие также заметно влияет на эффективность встреч. Простые практики, например чередование ведущих обсуждения или приглашение участников делиться краткими идеями, помогают сделать встречи более динамичными и избегать пассивного слушания.
Сделайте презентацию интерактивной
Независимо от того, выступаете ли вы перед своей непосредственной командой, всей компанией или внешними партнёрами, взаимодействие и вовлечённость всегда возможны. Один из лучших способов — добавить интерактивные элементы в презентацию.
Низкоуровневая интерактивность подходит, например, если вы проводили сессию по новым системам или обучали внутренним процессам. Например, можно использовать быстрый опрос, чтобы повторить новую информацию (часто опросы легко добавляются через выбранную платформу для встреч). Другие простые способы вовлечения — добавить интерактивные визуальные элементы, например анимации или GIF.
Если вы настроены более креативно, попробуйте сделать презентацию в формате «выбирай своё приключение». На самом деле их создать проще, чем кажется! Вы можете настроить такие презентации самостоятельно в PowerPoint или Google Apps, создавая гиперссылки между слайдами.
Для дополнительного вовлечения используйте инструменты совместной работы в реальном времени, такие как Miro или MURAL, где команды могут визуально генерировать идеи одновременно. Виртуальные доски предоставляют интерактивное пространство, где каждый может внести свои предложения, независимо от местоположения. Кроме того, эти инструменты помогают добавить элемент спонтанности и креативности в удалённые встречи.
Прокачайте дизайн вашей презентации
Вот секрет: даже если вы работаете в рамках простой презентации PowerPoint, её можно сделать хотя бы немного более увлекательной и вовлекающей. Стандартный корпоративный шаблон может сгодиться, но если команда видит его в десятый раз за неделю, внимание легко теряется. В таких случаях использование профессиональных шаблонов презентаций — отличное решение.
Освежение дизайна — быстрый и простой способ оживить презентацию. При подготовке следующей презентации обратите внимание на современные тенденции дизайна и попробуйте разные виды визуализации данных или анимированные инфографики, которые привлекают внимание.
Даже небольшие изменения цвета или шрифта могут иметь большое значение. (Сейчас в тренде пастельные оттенки, а визуальный интерес легко создать, аккуратно сочетая шрифты с засечками и без.) Можно также поэкспериментировать с типографикой: яркие заголовки или аккуратные акценты в основном тексте делают слайды более выразительными.
Если презентации нужны изображения, попробуйте использовать простые иллюстрации в стиле скетча или абстрактные картинки вместо стоковой фотографии. Существует множество способов разнообразить встречи и воркшопы, если смотреть на оформление шире.
Рассмотрите возможность добавления микро-взаимодействий — небольших дизайнерских элементов, которые делают опыт просмотра более динамичным. Например, лёгкие эффекты при наведении, кликабельные иконки с дополнительной информацией или плавные переходы между слайдами могут улучшить впечатление без перегрузки аудитории.
Используйте инструмент для командного взаимодействия
Не все инструменты одинаково полезны. Лучше выбирать те, которые интуитивно понятны и содержат все необходимые функции — мгновенные сообщения и групповые чаты, задачи, обмен контентом и многое другое. Chanty — отличный инструмент для командного взаимодействия, который поможет вашей команде оставаться на одной волне на любом устройстве благодаря интерфейсу Teambook.
Но на этом не останавливайтесь. Вы можете сочетать инструменты, дополняя основную рабочую платформу. Совместные организационные инструменты вроде ClickUp, Figma, Trello и Google Календарь помогают обеспечить единый подход к отслеживанию этапов проектов и выполнению задач, а также просто помогают команде быть в нужных (виртуальных) местах в нужное время.
Все виды инструментов для совместной работы полезны при подготовке презентаций. Они упрощают регулярное и эффективное общение, а также позволяют отправлять и хранить подробные, понятные инструкции, необходимые команде для выполнения задач.
Запрашивайте обратную связь и участие команды
Наконец, никогда не недооценивайте важность получения обратной связи. Это означает продуманные вопросы, а не поверхностное открытое «Что можно улучшить в x?». Если вы запрашиваете конкретный отзыв, заранее подготовьте структуру или формулировку, чтобы участникам было понятно, какой именно отклик полезен. (А когда вы не просите напрямую, следите, чтобы открытое и честное общение поддерживалось внутри команды, не забывайте про транзакционную коммуникацию).
Это особенно важно во время презентации, поскольку запрос обратной связи помогает команде почувствовать себя услышанной и ценной. По вашему усмотрению, можно сразу обозначить, что вы открыты для предложений и вопросов на протяжении всей презентации, либо заранее установить время для вопросов. Не забывайте фиксировать все поступившие отзывы и идеи, чтобы использовать их в будущих презентациях. Также можно стимулировать участие с помощью рефлексивных вопросов, побуждая участников критически мыслить о теме и вносить содержательные предложения.
Обязательно сохраняйте все отзывы и идеи, чтобы внедрять их в последующие презентации. Обратная связь — её обобщение и реализация предложений демонстрируют, что мнение команды ценится, и помогают формировать культуру постоянного улучшения.
Вот и всё! Некоторые советы требуют лишь изменения подхода, другие — изучения возможностей и нестандартного мышления. Используя эти рекомендации, вы сможете добиться столь же высокой вовлечённости и продуктивного сотрудничества команды на удалёнке, как и при личных встречах — а иногда даже больше.
Add comment