Многие организации перешли на гибридную работу — это означает, что сотрудники вырабатывают новые методы сотрудничества и общения. Виртуальные команды выполняют большую часть работы онлайн, вместо того чтобы приходить в офис и встречаться с коллегами лично.
Давайте разберём, что делает эффективной структуру для сотрудничества и коммуникации участников виртуальной команды.
Что такое виртуальная команда?
Виртуальная команда — это распределённая команда, участники которой находятся в разных географических регионах. Обычно они сотрудничают через онлайн-платформы, такие как видеоконференции, электронная почта, мессенджеры и другие инструменты.
Виртуальное сотрудничество становится всё более распространённым. Согласно Harvard Business Review, 79% из 1 700 опрошенных специалистов интеллектуального труда заявили, что они «часто или регулярно» работают в виртуальных командах. С ростом популярности виртуальных команд появились различные их типы.
Какие существуют 2 формы сотрудничества в виртуальной команде?
Чтобы эффективно управлять виртуальной командой и влиять на её работу, важно понимать две базовые формы сотрудничества: синхронную и асинхронную — каждая модель имеет свои требования, преимущества и недостатки.
Синхронное сотрудничество основано на взаимодействии в реальном времени, обычно через платформы вроде Zoom, Microsoft Teams или Slack. Оно лучше всего подходит для мозговых штурмов, быстрого принятия решений и построения личного контакта. Синхронная работа имитирует эффект личного общения и полезна для решения срочных вопросов или укрепления командного духа. Однако она требует согласования времени между разными часовыми поясами и может приводить к цифровому переутомлению при чрезмерном использовании.
Асинхронное сотрудничество, напротив, позволяет участникам команды работать в удобное для них время с использованием электронной почты, совместных документов, досок проектов (например, Trello или Asana) и рабочих пространств вроде Google Workspace или Notion. Оно способствует глубокому фокусу, поддерживает гибкий график и инклюзивно для удалённых команд. Хотя асинхронная работа эффективна для мониторинга задач и документации, она может замедлять принятие решений, если ожидания не определены чётко.
С точки зрения управления виртуальной командой секрет в том, чтобы найти баланс между обоими режимами сотрудничества. Используйте синхронные инструменты для командного взаимодействия и решения проблем в реальном времени, а асинхронные — для формальной работы и длительных проектов. Чётко установленные стандарты коммуникации — такие как сроки ответов, регулярные отчёты о статусе и формальная документация — значительно повышают продуктивность и снижают вероятность недопониманий.
С развитием гибридной и удалённой работы асинхронное сотрудничество набирает популярность. Оно позволяет компаниям использовать таланты со всего мира, стимулирует автономность и поддерживает уровень продуктивности без привязки к традиционному рабочему времени. Но эффективная работа возможна только при здоровой культуре доверия, ответственности и правильно определённых коммуникационных процессах.
Знание того, когда использовать каждый тип сотрудничества, и адаптация стиля работы под конкретные задачи — отличный инструмент для управления виртуальной командой и поддержания её результатов в соответствии с целями бизнеса.
Как создать виртуальную команду в три простых шага
По данным BetterUp, вы можете начать формировать виртуальную команду, следуя этим трём шагам:
1. Сформируйте команду из подходящих людей
Самый простой способ убедиться, что ваша виртуальная команда состоит из подходящих людей — начать с самого начала.
Методы поведенческого интервью и тесты на личностные качества помогут найти подходящих кандидатов.
Вот некоторые качества, на которые стоит обратить внимание при подборе участников виртуальной команды:
- Адаптивность
- Эмпатия
- Навыки межличностного общения
- Сильные коммуникативные навыки
- Автономность в работе
- Культурная чувствительность
Оцените сильные и слабые стороны сотрудников перед тем, как взять команду в работу. В случае выявления недостатков разработайте программы обучения и развития для повышения эффективности сотрудников. Поддержка в виде наставничества или инициатив по обучению у коллег может дополнительно помочь им успешно работать в виртуальной среде. Также важно выбирать участников, способных эффективно работать в совместной среде, несмотря на географические расстояния, что обеспечит более гладкое взаимодействие.
2. Определите подходящий размер команды
Малые группы из трёх-пяти человек обычно работают эффективнее. Их также проще управлять, поэтому если у вас большая команда, рассмотрите возможность разделения на несколько небольших подгрупп. Так каждый участник сможет вносить более значимый вклад, а менеджеры смогут предоставлять персонализированную поддержку при необходимости. Кроме того, меньшая команда способствует лучшей коммуникации, обеспечивая, чтобы голос каждого участника был услышан.
В некоторых проектах имеет смысл включать участников с узкоспециализированными навыками или опытом, чтобы помочь команде достигать целей более эффективно. Большие команды также могут работать, если их хорошо координировать, но в целом меньшие, более сфокусированные группы дают лучшие результаты как по продуктивности, так и по командной сплочённости.
3. Чётко определите роли и обязанности
Убедитесь, что участники вашей виртуальной команды понимают свои роли и обязанности, а также роли своих коллег.
Для ясности используйте инструменты управления проектами для назначения задач и отслеживания прогресса. Чёткая документация и общие цели помогают держать всех на одной волне, снижая путаницу и повышая ответственность. Также установка ожиданий по частоте и способам коммуникации помогает избежать недопонимания относительно того, когда и как следует взаимодействовать.
Важность управления виртуальными командами
Согласно Indeed.com, важно учитывать различные подходы к управлению виртуальной командой по следующим причинам:
1. Ответственность
При работе с виртуальными командами необходимо установить методы отслеживания их прогресса и обеспечения выполнения задач. Постановка целей и чёткое определение ожиданий помогают убедиться, что сотрудники эффективно выполняют свои обязанности.
2. Продуктивность
Для поддержания эффективности при удалённой работе необходима личная ответственность и мотивация. Как менеджер, вы отвечаете за то, чтобы команда оставалась сосредоточенной на своей работе. Инструменты вроде программ для отслеживания времени или платформ управления производительностью помогают оценивать эффективность работы отдельных сотрудников и команды в целом, позволяя менеджерам вмешиваться при необходимости. Формирование культуры, ориентированной на результат, также стимулирует виртуальные команды сосредотачиваться на достижении целей, а не только на процессах.
3. Совместная работа
Работа в виртуальной команде может быть непростой, но при правильной организации вы можете быть так же продуктивны, как при работе вместе в офисе. Регулярная коммуникация помогает понять, как функционировать как единая команда.
Проблемы, с которыми могут столкнуться виртуальные команды
1. Снижение продуктивности
Хотя исследования показывают, что удалённые сотрудники демонстрируют высокий уровень продуктивности, это не всегда справедливо для каждого работника. Работодатели сталкиваются с серьёзной задачей — обеспечить, чтобы сотрудники сохраняли такой же уровень эффективности, как в офисе, несмотря на отсутствие прямого контроля. В качестве проактивного решения менеджерам стоит рассмотреть установку ориентиров по результатам работы и внедрение гибкого графика, чтобы учесть разные стили работы и личные потребности сотрудников.
2. Проблемы с коммуникацией и командной работой
Трудности сотрудничества могут возникнуть из-за физической разобщённости сотрудников и зависимости от удалённых команд. Сотрудники лишаются неожиданных взаимодействий, которые часто приводят к инновационным идеям. Эти факторы могут снижать интеллектуальную стимуляцию в компании. Чтобы компенсировать это, поощряйте неформальные виртуальные встречи или «моменты у кулера», где сотрудники могут общаться, обмениваться идеями и строить отношения вне работы.
3. Ощущение изоляции у сотрудников
Социальный аспект, встроенный в структуру офиса, является одним из больших преимуществ работы на месте. Хотя компании не хотят, чтобы общение отвлекало от работы, регулярное взаимодействие с коллегами полезно для психического здоровья и удовлетворённости сотрудников. Чтобы преодолеть это, работодатели должны формировать культуру включённости, предлагая виртуальные тимбилдинги, программы оздоровления или даже неформальные встречи, чтобы сотрудники могли наладить личные контакты.
4. Проблемы с балансом между работой и личной жизнью
Баланс между работой и личной жизнью — один из самых сложных аспектов удалённой работы, и он имеет последствия для компаний. Переработка или презентеизм, когда сотрудники тратят слишком много времени на работу, но выполняют недостаточно задач, особенно при наличии отвлекающих факторов дома, может стать проблемой. По данным Gartner, в США сотрудники предпочитают правильный баланс между работой и личной жизнью больше, чем дополнительные льготы по здоровью.
Менеджеры могут помочь, устанавливая границы, поощряя регулярные перерывы, избегая перегрузки и используя инструменты планирования рабочего дня. Кроме того, поддержка отпусков и повышение осведомлённости о психическом здоровье помогают сотрудникам поддерживать устойчивый и здоровый баланс между работой и личной жизнью, что ведёт к повышению долгосрочной продуктивности и вовлечённости.
Как эффективно управлять виртуальными командами
1. Планируйте регулярные встречи для развития
Важно назначать ежедневные или еженедельные встречи, чтобы ваша команда всегда была в курсе своих задач и целей. Не менее важно, чтобы виртуальные сотрудники чувствовали, что у них есть возможности для профессионального роста и карьерного продвижения внутри компании. Регулярные встречи помогают участникам команды понимать свои задачи, вырабатывать стратегию развития и поддерживать мотивацию для профессионального роста.
2. Коммуникация — ключ к успеху
Первое правило: лучше переоценить, чем недооценить, сколько коммуникации потребуется вам и вашей удалённой команде. Планирование ежедневных встреч и открытие каналов общения, даже если кажется, что нет ничего нового для обсуждения, поможет сохранить ценность совместной работы и идеи команды, несмотря на физическую разобщённость.
Вам решать, будут ли эти встречи проходить еженедельно для нескольких команд или ежедневно только с вашей основной командой.
После того как вы определите необходимый уровень коммуникации, инструменты для общения могут сильно влиять на рабочий процесс. Для большинства виртуальных команд одним из лучших инструментов является Chanty. Это простой в использовании инструмент для совместной работы, который помогает командам эффективно и продуктивно взаимодействовать.
3. Создайте пространство для укрепления связей в команде
Построение доверия и отношений в виртуальных командах так же важно, как и для офисных команд, однако требует более целенаправленных усилий. Регулярные проверки помогают держать работу под контролем, но также важно выделять время на менее формальные взаимодействия. Личное общение способствует укреплению профессиональных отношений и повышению удовлетворённости работой.
4. Корректируйте ожидания для вашей виртуальной команды
Поскольку команда может работать из дома, у сотрудников появляется больше времени, чтобы уделять внимание другим аспектам своей жизни. Например, некоторые сотрудники могут быть недоступны утром из-за разницы в часовых поясах, а другие — работать ночью. Наличие детей дома также может означать меньшее время для работы вне стандартных часов.
Определение и адаптация к специфическим требованиям и графикам вашей удалённой команды приведёт к более здоровому балансу между работой и личной жизнью, а также к повышению удовлетворённости сотрудников.
Мотивация и поощрение виртуальных команд
Менеджерам следует определить, будут ли сотрудники получать вознаграждение за достигнутые результаты или за количество отработанных часов в день. Гораздо проще поддерживать мотивацию и контролировать работу команды, когда стимулы чётко согласованы.
Развитие команды в виртуальной среде должно быть постоянным процессом и требовать обязательств. Менеджер виртуальной команды должен компенсировать отсутствие естественного общения и возможности выстраивания доверия, предоставляя средства и возможности для командных мероприятий.
Кроме того, менеджерам рекомендуется регулярно и проактивно сообщать инструкции своим сотрудникам. Это помогает им чувствовать свою ценность, несмотря на отсутствие неформального контакта и непринуждённых обсуждений.
Участников виртуальной команды также нужно поощрять ощущать, что у них есть те же возможности для признания и карьерного роста, что и у сотрудников головного офиса.
Основной вывод
Ответ на вопрос о том, что делает виртуальную команду успешной, может отличаться для каждого сотрудника и менеджера. Тем не менее, опыт ведущих виртуальных команд может служить ориентиром и дать следующие уроки успеха:
- Эффективная коммуникация между командами необходима для лучшего взаимопонимания.
- Чёткая стратегия распределения ответственности за проекты и задачи, а также ясные ожидания.
- Укрепление командной культуры и отношений через совместные мероприятия и празднование достижений.
Виртуальные команды приносят пользу как сотрудникам, так и компаниям. Это особенно верно, если вы умеете минимизировать наиболее распространённые проблемы, возникающие при их работе. Выбор подходящих участников — первый шаг к формированию успешной виртуальной команды. Далее всё сводится к поддержанию открытой и прозрачной коммуникации в атмосфере доверия.
