11 nástrojů pro řízení času, které vám pomohou zvládnout pevné termíny

S největší pravděpodobností řešíte současně několik projektů, ať už to říká vaše vizitka, nebo ne. Je to naprosto běžný pracovní den, pokud právě voláte zahraničnímu klientovi přes Chanty, zároveň posíláte pozvánky na schůzky a e-mailem odesíláte své aktuální zprávy nadřízenému.

Přidejte k tomu ještě deadline na poslední chvíli nebo neplánovanou týmovou poradu a rázem se váš den promění v neustálé žonglování. Právě tady přichází na scénu dobře strukturovaná strategie řízení času. Rozdělte si pracovní zátěž do přehledných částí a vybavte se správnými nástroji, a z chaosu se stane hladce fungující pracovní proces.

Multitasking není jen módní trend, ale stal se klíčem k úspěchu. Není snadné zvládat tolik povinností najednou, ale s dobrými schopnostmi řízení času je to o poznání jednodušší. Díky efektivnímu vyvažování priorit dokážete úkoly dokončit bez ztráty kvality či duševní pohody. Ve většině případů to vede k větší sebedůvěře a lepším rozhodnutím v situacích pod tlakem.

Nemusíte mít pocit, že vás práce táhne do všech stran a přesto nedosáhnete pocitu uspokojení na konci dne. Vezměte otěže do svých rukou a buďte proaktivní díky nástrojům pro řízení času, jako jsou integrované kalendáře nebo aplikace pro stanovení priorit úkolů, které vám pomohou být pánem situace místo toho, abyste byli jejím rukojmím.

Nejlepší nástroje pro řízení času

1. Chanty: Spojuje týmový chat s řízením úkolů pro efektivní využití času
2. ProofHub: Centralizované sledování projektů pro zjednodušení dodržování termínů
3. Time Doctor: Sleduje pracovní hodiny a poskytuje přehledy produktivity
4. Toggl Plan: Jednoduché plánování projektů na časové ose
5. Zapier: Automatizuje opakující se úkoly a šetří tak čas
6. ClickUp: Přizpůsobitelná automatizace pracovních procesů pro lepší řízení času
7. Scoro: Komplexní nástroj pro plánování práce a sledování času
8. Harvest: Sleduje fakturovatelné hodiny a výdaje pro přesné fakturace
9. RescueTime: Analyzuje využití času a pomáhá eliminovat rušivé vlivy
10. Infinity: Přizpůsobitelné sledování času a organizace projektů
11. Apploye: Monitoruje produktivitu vzdálených týmů a čas strávený na úkolech

Co je to řízení času?

Řízení času je proces plánování a organizace vašeho času pro úkoly a aktivity s cílem maximalizovat efektivitu práce. Jinými slovy, je to umění zvládnout vše potřebné bez stresu.

Nejde jen o dokončování úkolů, ale také o předvídání překážek a vytváření rezerv pro nečekané situace. Druhou stranou řízení času je naučit se říkat „ne“ rušivým vlivům stejně jako říkat „ano“ příležitostem, které odpovídají vašim cílům.

Klíčové je, že technologie hrají vylepšení řízení času důležitou roli. Od AI asistentů pro plánování až po podrobné analýzy toho, jak přesně trávíte svůj čas, moderní nástroje jsou navrženy tak, aby vám ušetřily hodiny každý týden. Tyto řešení vám ukážou slabá místa ve vašem pracovním toku a umožní vám je v reálném čase upravit a optimalizovat.

Díky široké škále aplikací a nástrojů můžete dosáhnout maximální produktivity s minimálním úsilím. Tyto nástroje vám pomohou rozdělit velké projekty na menší části, takže zátěž bude snesitelnější a vy ji zvládnete postupně krok za krokem. Na jedné straně to snižuje stres a na druhé zlepšuje celkový výkon.

S uvědoměním si důležitosti řízení času a plánování začaly organizace integrovat software pro plánování schůzek. Tyto platformy nejen usnadňují rezervaci schůzek, ale také udržují týmy sladěné, protože mají přehled o dostupnosti všech členů. Výsledkem jsou méně konfliktů v plánování a lepší využití společného času.

11 nástrojů pro řízení projektů

Nástroje pro řízení projektů jsou softwarové platformy, které pomáhají firmám zefektivnit provoz a stanovit priority u projektů a úkolů. Různé týmy mohou těžit z různých nástrojů v závislosti na konkrétních potřebách podnikání.

Pojďme se podívat na nejlepší nástroje pro řízení času podrobněji.

1. Chanty

Chanty je nástroj pro týmovou komunikaci a spolupráci, který vám pomůže zvládat veškerou práci společně. Slibuje zvýšení produktivity a efektivnější práci než doposud. Výsledkem je, že ušetříte spoustu času, který by jinak propadl neproduktivní činnosti nebo pocitu, že jste i po náročném dni nic pořádného nestihli.

Přepnutí na Kanban nástěnku může zlepšit váš pracovní tok tím, že vám umožní spravovat všechny úkoly na jednom místě s přehledem z ptačí perspektivy.

Chanty lze navíc využívat i k víc než jen ke komunikaci – díky integraci s jinými aplikacemi se vyhnete neustálému přepínání mezi nástroji.

Hlavní funkce

1. Neomezená historie konverzací
2. Audio a video hovory
3. Vyhledávání v historii
4. Kanban nástěnka pro správu úkolů

Díky svým efektivním funkcím může Chanty pomoci vašemu týmu, pokud se potýkáte s:

1. Nízkou produktivitou během pracovní doby
2. Spoluprací při práci na dálku nebo v kanceláři
3. Nedodržováním termínů projektů
4. Nedostatečnou komunikací a špatným řízením času

Výhody

1. Je kompatibilní s jiným softwarem pro řízení projektů
2. Přizpůsobitelné bezpečnostní funkce
3. Upozornění přizpůsobená vašim potřebám
4. Podporuje operační systémy Windows, Mac, Linux i Chrome
5. Uživatelsky přívětivé rozhraní Chanty zvyšuje vaši produktivitu
6. Efektivní vyhledávací funkce pomáhají rychle najít potřebné informace
7. Aplikace klade velký důraz na správu úkolů
8. Funkce pro zasílání zpráv jsou zaměřené na zadávání a dokončování úkolů

2. ProofHub

ProofHub je snadno použitelný nástroj pro řízení času s robustními funkcemi pro řízení projektů a týmovou komunikaci.

Umožňuje vytvářet časové osy a přehledy času, což je skvělý způsob, jak sledovat, kolik času vaši zaměstnanci věnují jednotlivým projektům nebo úkolům.

Sledování času lze provádět ručně prostřednictvím výkazů práce nebo pomocí časovače. Tyto výkazy je navíc možné exportovat, což usnadňuje fakturaci a výplaty.

Hlavní funkce

1. Online nástroje pro schvalování (proofing) umožňují rychlé sdílení zpětné vazby a šetří čas
2. Vytváření více výkazů práce (timesheetů) pro zaznamenávání časových údajů
3. Ganttovy diagramy poskytují vizuální přehled o průběhu projektů
4. Mobilní aplikace dostupná pro Android a iOS
5. Cenově dostupné řešení

Díky svým praktickým funkcím může ProofHub pomoci vašemu týmu, pokud se potýkáte s:

1. Vytvářením méně stresujícího prostředí pro řízení úkolů v týmu
2. Odhadováním času potřebného k dokončení úkolů
3. Zobrazením statistik času u všech projektů – fakturovatelných i nefakturovatelných – a sledováním jejich pokroku
4. Zaznamenáváním počtu hodin potřebných ke splnění úkolů

Výhody

1. Export výkazů práce pro fakturaci zákazníkům, mzdy, odhady i řízení času
2. Možnost ukládat a znovu používat výkazy z časové sekce
3. Vytváření personalizovaných časových přehledů podle projektů a jednotlivců
4. Sledování času pomocí časovačů pro přesnější měření
5. Nástroje pro reportování v reálném čase
6. Diskuze, chaty a společné schvalování jsou součástí sledování stavu projektu
7. Intuitivní rozhraní
8. Přátelská cena

3. Time Doctor

Manažeři, zaměstnanci, vedoucí pracovníci i freelanceři neustále hledají způsoby, jak zvýšit svou produktivitu a konkurenceschopnost v práci.

Abyste si mohli lépe zorganizovat čas, měli byste si být vědomi toho, jak s ním nakládáte.

Time Doctor sleduje všechny vaše pracovní aktivity během týdne a poskytuje vám v reálném čase praktické informace, které vám pomohou lépe řídit váš pracovní čas.

Hlavní funkce

1. Hodnocení produktivity
2. Podrobné reporty
3. Integrace a rozšíření
4. Řízení projektů a úkolů
5. Tiché i interaktivní sledování času

Díky svým efektivním funkcím může Time Doctor pomoci vašemu týmu, pokud se potýkáte s:

1. Neschopností soustředit se na práci
2. Nemožností přesně sledovat odpracovaný čas
3. Pravidelným nedodržováním termínů projektů
4. Potřebou identifikovat příčiny nízké produktivity týmu

Výhody

1. Podrobné reporty, které pomáhají lépe pochopit řízení času
2. Podporuje operační systémy Windows, Mac, Linux i Chrome
3. Přesné fakturování klientů díky robustnímu systému správy faktur
4. Moderní šifrování dat zajišťující bezpečnost a soukromí
5. Možnost sledování času i bez přístupu k internetu
6. Rychlá a vstřícná zákaznická podpora
7. Funkčně bohatá mobilní aplikace pro chytré telefony s Androidem
8. Cenově dostupné tarify vhodné pro různorodé potřeby

4. Toggl Plan

Tento software vám výrazně usnadní práci, pokud jste zaneprázdněný projektový vedoucí.

Toggl Plan vám poskytne aktuální přehled o cílech vašeho týmu, což vám umožní sledovat výkon a rychle reagovat na změny. Navíc vytváří vizuální plán (roadmapu), který zajistí, že všichni směřují ke stejnému cíli – což podporuje lepší týmovou spolupráci.

Rozšíření Toggl Plan pro Chrome lze propojit s jakýmikoli dalšími online nástroji, které používáte, což mu dává flexibilitu, kterou oceňují společnosti jako Spotify, Buzzfeed nebo Microsoft.

Hlavní funkce

1. Sledování času s připomínkami
2. Plánování reportů
3. Auditování času
4. Přehledný projektový dashboard
5. Kalendář s informacemi o aktivitách

Díky svým praktickým funkcím může Toggl Plan pomoci vašemu týmu, pokud se potýkáte s:

1. Obtížemi při sledování průběhu projektů
2. Stresem z řízení pracovního zatížení
3. Problémy s plánováním a realizací projektů
4. Obtížným určováním časových harmonogramů a plánů

Výhody

1. Zlepšuje produktivitu a řízení času
2. Pomáhá zajistit, že všechny projekty budou dokončeny včas
3. Efektivní nástroj pro sledování a řízení projektů
4. Nabízí návrhy ke zlepšení zpožděných projektů
5. Intuitivní a jednoduché uživatelské rozhraní
6. Kompatibilní s širokou škálou aplikací
7. Snadné nastavení ve srovnání s jinými nástroji na sledování času
8. Zaměstnavatelé mohou dostávat denní, týdenní nebo měsíční e-maily s reporty o sledování času

5. Zapier

Zapier je webová platforma pro automatizaci, která vám umožní propojit dvě nebo více aplikací a automatizovat tak různé procesy. S Zapierem můžete své aplikace propojit a automatizovat během několika sekund.

Můžete si vybrat z oblíbených aplikací a využít nabídku tzv. „Zapů“ (předem připravených integrací), nebo si vytvořit vlastní pracovní postupy přesně podle svých potřeb.

Hlavní funkce

1. Integrace s účetními systémy
2. Přehledný dashboard aktivit
3. Správa aplikací
4. Automatizace obchodních procesů
5. Automatizace úloh pomocí psaného kódu

Díky svým efektivním funkcím může Zapier pomoci vašemu týmu, pokud se potýkáte s:

1. Potřebou automatizovat pracovní činnosti
2. Propojováním různých softwarových nástrojů a integrací
3. Nutností automatizovat opakující se úkoly a soustředit se na důležitější činnosti
4. Potřebou najmout odborníka na vytvoření automatizací na míru

Výhody

1. Uživatelsky přívětivé rozhraní
2. Efektivně propojuje veškerý software, na který spoléháte – přes 3 000 integrací
3. Jednoduchý a přehledný dashboard, který udržuje vše v pořádku
4. Tisíce oblíbených aplikací mají výbornou podporu
5. Každý „Zap“ lze snadno nastavit, i bez znalosti kódování
6. Pokročilé funkce jako větvení, filtrování, formátování a webhooky
7. I ty nejsložitější pracovní postupy lze automatizovat ve více krocích
8. Cenově dostupné řešení

6. ClickUp

ClickUp je dynamický nástroj pro zvýšení produktivity, který jednotlivcům i týmům všech velikostí umožňuje lépe řídit čas, efektivněji spolupracovat a mít všechnu práci přehledně na jednom místě. Je plně přizpůsobitelný a nabízí bohatou sadu funkcí pro udržení směru, plnění cílů a sledování pokroku projektů.

Díky globálnímu sledování času a funkcím pro odhad časové náročnosti se můžete v ClickUpu motivovat k vyšší produktivitě při jakémkoli úkolu.

Hlavní funkce

1. Vícenásobné integrace
2. Přizpůsobitelné řízení úkolů
3. Sledování času stráveného různými úkoly
4. Ganttovy diagramy pro organizaci úkolů
5. Myšlenkové mapy pro vizualizaci plánů, workflow a nápadů

Díky svým praktickým funkcím může ClickUp pomoci vašemu týmu, pokud se potýkáte s:

1. Nízkou produktivitou během pracovního dne
2. Tvorbou přizpůsobených reportů
3. Potřebou upravovat a plánovat kalendáře
4. Monitorováním výkonu a činnosti týmu

Výhody

1. Umožňuje šetřit čas a dosahovat cílů rychleji
2. Umožňuje odhadnout, jak dlouho budou kolegové pracovat na úkolech a podúkolech
3. Při práci na rozsáhlých projektech můžete čas rozdělit mezi jednotlivé úkoly
4. Sledování, jak tým tráví pracovní čas
5. Funkce přetahování (drag-and-drop) umožňuje přesouvat zmeškané schůzky v kalendáři
6. Míra dokončení úkolů za posledních 1 až 12 měsíců se zobrazuje ve formátu časové osy
7. Možnost zobrazit časové záznamy, použít vlastní filtry, označit je štítky a generovat celkové časové reporty
8. Vytváření reportů pro jednotlivé členy týmu

7. Scoro

Hledáte nástroj na řízení času, který vám pomůže efektivněji využívat čas a optimalizovat pracovní procesy? Scoro vám umožní řídit všechny aspekty vašeho podnikání na jednom místě – od správy času a plánování aktivit až po sledování, zda váš tým využívá pracovní čas efektivně.

Scoro vám umožní plánovat aktivity a projekty, určovat priority a časové osy, sdílet kalendáře s týmem, aby měl vždy aktuální přehled, a sledovat pokrok pomocí funkce Project Timeline. Díky nástroji Scoro Planner snadno naplánujete úkoly, rozdělíte zdroje a budete sledovat čas jako profesionál.

Hlavní funkce

1. Sledování skutečného i fakturovatelného času
2. Automatická připomenutí k opožděným fakturám, plánovanému i opakovanému fakturování
3. Odesílání faktur klientům na základě odpracovaných hodin
4. Odborné nástroje pro správu projektů, úkolů a klientů
5. Reporty o práci, výkonnosti v prodeji, rozpočtech a dalších klíčových ukazatelích

Díky svým funkčním možnostem může Scoro pomoci vašemu týmu, pokud se potýkáte s:

1. Potřebou sledovat, kdo na čem pracuje
2. Potřebou sledovat čas u úkolů a podúkolů
3. Optimalizací a analýzou činností pomocí dashboardů
4. Monitorováním fakturovatelného a nefakturovatelného času na schůzkách a projektech

Výhody

1. Vytváření detailních pracovních reportů
2. Možnost rozdělit reporty podle kategorií jako aktivity, projekty, partneři, klienti a další
3. Efektivní využití času týmu díky identifikaci a odstranění problémů
4. Snížení času stráveného činnostmi, které nejsou efektivní
5. Zvyšování produktivity týmu
6. Možnosti časového uzamykání úkolů
7. Dashboardy s bohatou nabídkou témat
8. Cenově dostupné plány vhodné pro různé potřeby

8. Harvest

Harvest je nástroj pro sledování času, který vám pomůže zaznamenávat odpracované hodiny, vytvářet faktury a mít lepší přehled o nákladech na práci. Funguje na všech vašich zařízeních – jak v prohlížeči, tak v mobilních aplikacích.

Harvest patří mezi nejznámější aplikace pro sledování času a fakturaci. Díky jednoduchému rozhraní a funkcím je snadné zaznamenávat čas a účtovat klientům.

Hlavní funkce

1. Vytváření odhadů a faktur založených na odpracovaném čase
2. Sledování času z jakéhokoli prohlížeče, Macu, iPhonu nebo Androidu
3. Integrace se všemi oblíbenými nástroji pro řízení projektů
4. Přehledné reporty o čase stráveném v reálném čase
5. Sledování fakturovatelných hodin a výdajů pro snadnou fakturaci

Díky svým funkcím může Harvest pomoci vašemu týmu, pokud máte problémy s:

1. Vytvářením odhadů a faktur na základě odpracovaného času
2. Sledováním času napříč různými aplikacemi a zařízeními
3. Přehledem o čase stráveném v reálném čase
4. Jednoduchým účtováním fakturovatelných hodin a výdajů

Výhody

1. Spouštění a zastavování časovače při práci na úkolech
2. Kompatibilita s aplikacemi, které již používáte
3. Snadné sledování výdajů – stačí vyfotit účtenku
4. Opravy chyb ve sledování času přímo v reportech
5. Týdenní kontrola a schvalování timesheetů týmu
6. Cenově dostupné plány
7. Uživatelsky přívětivé rozhraní
8. Velmi rychlá a ochotná zákaznická podpora

9. RescueTime

RescueTime je nástroj pro počítače i mobilní zařízení, který tiše běží na pozadí a každý týden poskytuje přehledné zprávy o tom, kde trávíte svůj čas.

Můžete si nastavit upozornění, která se objeví, když dosáhnete stanoveného časového limitu, nebo dokonce zablokovat přístup na určité weby, které vás zbytečně rozptylují.

RescueTime je známý produktivní nástroj. Abychom zvýšili efektivitu, je důležité vědět, kde trávíte většinu svého času. Právě proto vám RescueTime ukáže, kde vám čas nejvíce ubíhá.

Hlavní funkce

1. Sledování času online i offline
2. Přátelské uživatelské rozhraní
3. Nastavení chytrých cílů
4. Přizpůsobená upozornění

Díky svým vlastnostem může RescueTime pomoci vašemu týmu, pokud máte potíže s:

1. Soustředěním se na nejdůležitější úkoly
2. Sledováním aktivit, které probíhají offline
3. Získáváním komplexních reportů, trendů a poznatků
4. Nastavením chytrých cílů a přijímáním upozornění v reálném čase

Výhody

1. Detailní reporty a přehledy
2. Upozornění v reálném čase
3. Blokování rozptylujících webových stránek
4. Kompatibilita se všemi oblíbenými aplikacemi
5. Možnost omezit čas strávený na konkrétních aplikacích a webech denně
6. Automatické sledování času na aplikacích, webech i konkrétních dokumentech
7. Tvorba vlastních upozornění a notifikací
8. Uživatelsky přívětivé prostředí

10. Infinity

Každý má své vlastní preference, pokud jde o řízení času, což může být pro návrháře nástrojů na time management výzva. Hlavní myšlenkou Infinity je začít v malém a postupně dosahovat svého cíle.

Vaše možnosti jsou omezené pouze vaší představivostí. Pomocí stavebních bloků nástroje — pracovních prostorů, tabulek, složek a položek — můžete spravovat vše od jednoduchého osobního seznamu úkolů až po rozsáhlé projektové řízení pro několik členů týmu.

Každá položka má nastavitelné vlastnosti, které jsou klíčovým způsobem, jak přizpůsobit systém řízení času přesně podle vašich potřeb.

Hlavní funkce

1. Výběr ze šesti různých pohledů, abyste našli ten, který vám nejlépe vyhovuje
2. Struktura Infinity usnadňuje organizaci a úpravy pracovních procesů
3. Definování úkolů s více než 20 přizpůsobitelnými parametry
4. Nastavení realistických termínů a sledování pokroku každého na úkolech

Díky svým vlastnostem může Infinity pomoci vašemu týmu, pokud máte potíže s:

1. Získáním komplexního přehledu o aktualizacích všech členů týmu na tabulkách
2. Organizováním a zobrazováním informací, které právě potřebujete vidět
3. Tříděním úkolů podle termínů dokončení nebo začátku
4. Věnováním času časově náročným administrativním úkolům a opakovaným činnostem
5. Získáváním podrobných informací o produktivitě a efektivitě týmu týdně nebo měsíčně

Výhody

1. Perspektivní roadmapa
2. Snadné použití
3. Rychlá a vstřícná podpora
4. Šetří čas díky zvýšené produktivitě
5. Skvělé pro spolupráci mezi zaměstnanci
6. Podpora různých šablon pro všechny vaše potřeby
7. Neomezené úložiště a strukturování dat projektu
8. Umožňuje odhalit, kdy někdo zaostává a potřebuje více času na dokončení úkolů

11. Apploye

Apploye time tracker vám pomůže zvýšit produktivitu vašeho týmu tím, že efektivněji sleduje a spravuje čas.

Umožňuje snadno pochopit, jak zaměstnanci nebo členové týmu čas tráví. Apploye má přehledné uživatelské rozhraní, které také řadí zaměstnance podle produktivity a celkově zaznamenaného času.

Apploye vám poskytuje detailní reporty, které vám pomohou činit informovaná rozhodnutí pro vaše podnikání.

Hlavní funkce

1. Přesné sledování času s podrobnými reporty
2. Řízení projektů a sledování času úkolů
3. Schvalování timesheetů
4. Přihlašování a odhlašování (Clock in, Clock out)
5. Reálný přehled o tom, kdo právě pracuje

Díky svým vlastnostem může Apploye pomoci vašemu týmu, pokud máte potíže s:

1. Řízením projektů a úkolů s termíny
2. Sledováním fakturovatelných pracovních hodin
3. Správou vzdálených pracovníků
4. Udržením produktivity týmu

Výhody

1. Komplexní reporty pro detailní přehled o práci
2. Dostupné na všech hlavních operačních systémech a v prohlížeči Chrome
3. Mobilní aplikace podporují GPS sledování času zaměstnanců
4. Správa mezd zaměstnanců nebo fakturace klientům na základě zaznamenaného času
5. Výborný zákaznický servis, velmi přátelský a rychlý
6. Offline sledování času pomáhá i při problémech s internetem
7. Zvýšení produktivity sledováním času u projektů a úkolů
8. Cenově dostupné oproti jiným systémům na sledování času

Závěr

Nástroje pro řízení času, jako ty, které jsme zde představili, jsou zásadní pro zvyšování produktivity v hybridních a vzdálených týmech. Poskytují vám jasný přehled o tom, co je třeba udělat, zajišťují plynulou komunikaci v rámci týmu a pomáhají udržet všechny na stejné vlně, i když pracují na různých místech. Tyto nástroje usnadňují soustředění a koordinaci, snižují zmatek a pomáhají všem zvládnout více práce.

Správný nástroj pro řízení času udělá velký rozdíl, když pracujete na více projektech současně nebo dokonce v různých časových pásmech. Zjednodušuje procesy, zvyšuje odpovědnost a tím přináší lepší výsledky pro celý tým.

Pokud hledáte univerzální řešení, může být Chanty tou nejlepší volbou. Nejenže vám pomůže uspořádat úkoly a plán, ale také propojí komunikaci a spolupráci vašeho týmu do jediné jednoduché platformy. S Chanty zůstanete organizovaní, udržíte projekty na správné cestě a usnadníte týmovou spolupráci – vše tak, aby to vyhovovalo právě vám.

Nezapomeňte, čas je jedním z vašich nejcennějších zdrojů. Vybaveni správnými nástroji ho nejen lépe zvládnete, ale dosáhnete i nových úrovní produktivity a kreativity. Udělejte dnes ten další krok – vybavte svůj tým správným souborem nástrojů, které potřebuje k rozkvětu, a sledujte, jak vaše projekty rostou!