8 aplikací pro videokonference, které vám pomohou zůstat v kontaktu s vaším týmem

Internet zcela změnil způsob, jakým komunikujeme. Doby, kdy jsme posílali zprávy po holubech nebo s napětím čekali měsíce, jestli loď s důležitými informacemi vůbec dorazila do cíle, jsou dávno pryč. Dnes stačí pár kliknutí a můžete mluvit s kolegyní na druhém konci světa, jako by seděla vedle vás.

V dnešním světě, kde mohou být vaši kolegové roztroušeni po různých kontinentech, technologie umožnila globální spolupráci nejen možnou, ale i naprosto bezproblémovou. Aplikace pro videokonference se staly skutečnou záchranou během masivního přechodu na práci na dálku. Trh s těmito nástroji zažívá obrovský boom – jen videokonferenční software má hodnotu ohromujících 14 miliard dolarů, přičemž se očekává růst o dalších 20 % až do roku 2027 (podle Global Market Insight).

Ať už hledáte ideální aplikaci pro videohovory, která udrží váš tým sladěný, nebo spolehlivý nástroj pro videokonference při prezentacích klientům, možností je nespočet – a může to být trochu zahlcující. Od klasických aplikací pro videohovory až po bezplatný software pro videochat, rozhodně není nouze o nástroje, které nám slibují, že nás spojí – alespoň virtuálně.

Ale který je pro vás ten pravý? A právě tady přicházíme na scénu my. Připravily jsme pro vás přehled toho nejlepšího softwaru pro videohovory, takže už nemusíte sami procházet nekonečné seznamy aplikací ve snaze najít tu pravou. Ve skutečnosti se aplikace pro videohovory staly nedílnou součástí spolupráce na dálku a nabízejí celou škálu funkcí pro různé potřeby.

V Chanty jsme do naší platformy pro týmovou spolupráci integrovaly i funkci videokonferencí. Díky tomu jsme získaly cenný přehled o konkurenci. Při průzkumu a hodnocení silných i slabých stránek různých aplikací pro videohovory jsme pracovaly na vylepšení našeho vlastního řešení. A právě dnes se s vámi podělíme o nezaujaté hodnocení těchto aplikací.

Pojďme se do toho pustit:

1. Chanty nabízí plynulé videokonference se sdílením obrazovky, díky čemuž mohou týmy efektivně spolupracovat, aniž by musely opustit platformu.
2. Zoom je široce známý pro své robustní videokonferenční možnosti – podporuje velká setkání, webináře, sdílení obrazovky a virtuální pozadí.
3. Microsoft Teams propojuje videokonference s nástroji pro spolupráci, což umožňuje plynulá videa a sdílení obrazovky přímo v rámci pracovního prostoru.
4. Google Meet poskytuje bezpečné a kvalitní videokonference integrované s Google Workspace, s jednoduchým přístupem a sdílením obrazovky pro týmy.
5. Discord nabízí vysoce kvalitní videohovory a sdílení obrazovky, ideální pro neformální týmové hovory nebo komunitní zapojení s nízkou latencí.
6. WhatsApp umožňuje snadné videohovory jeden na jednoho i ve skupinách s jednoduchým ovládáním – ideální pro osobní nebo malotýmovou komunikaci.
7. Brosix nabízí bezpečné videokonference jako součást své komplexní platformy pro firemní komunikaci, s end-to-end šifrováním pro vyšší soukromí.
8. 8×8 zajišťuje spolehlivé videokonference s pokročilými funkcemi, jako je sdílení obrazovky, virtuální pozadí a integrace s firemními aplikacemi.

A teď se ponoříme hlouběji do jednotlivých aplikací a prozkoumáme jejich jedinečné funkce, výhody, nevýhody a jak si vedou v oblasti videokonferenčních schopností:

Chanty

Přejděme k Chanty. Chanty jsme spustily v roce 2017 jako týmový chat s neomezenou historií zpráv. Dnes se z Chanty stala komplexní platforma pro spolupráci, která zahrnuje komunikaci, správu úkolů s Kanban tabulí, hlasové hovory a videokonference.

Bezplatná verze Chanty umožňuje hlasové hovory mezi dvěma uživateli, zatímco skupinové hlasové a video hovory jsou dostupné v placeném Business plánu. Chanty v současnosti podporuje až 30 účastníků ve skupinové videokonferenci – a pracujeme na tom, aby jich bylo možné připojit mnohem více.

Během prezentace je také možné sdílet obrazovku. Navíc jsou všechny zprávy a soubory ukládány v chatu, takže se k nim můžete kdykoliv vrátit.

Brzy bude v Chanty k dispozici také možnost pozvat účastníky do videokonference prostřednictvím odkazu.

Chanty se integruje s aplikacemi třetích stran jako Trello, Asana, Zapier, Google Drive, Dropbox, OneDrive, GitHub, GitLab, Bitbucket, Mailchimp, Giphy a mnoha dalšími.

Chanty nabízí tři cenové plány, díky kterým si můžete vytvořit balíček podle velikosti vašeho týmu:

• Bezplatný plán je vhodný pro týmy do 5 uživatelů.
• Business plán začíná na $3 za uživatele a nabízí neomezené integrace, skupinové videohovory se sdílením obrazovky a vyhrazenou podporu.
• Enterprise plán nabízí pokročilé funkce, vyšší úroveň zabezpečení a specializovanou podporu – ideální řešení pro velké týmy, které hledají bezproblémovou spolupráci.

Zoom

Zoom byl spuštěn v roce 2013. Jedná se o cloudovou platformu, kterou lze používat na všech hlavních zařízeních a operačních systémech. V době svého vrcholu během pandemie, kdy měl Zoom přibližně 300 milionů denních uživatelů, čelil problémům se zabezpečením, za které byl hojně kritizován. Od té doby však společnost udělala maximum pro posílení bezpečnostních opatření a ochrany soukromí.

Zoom je velmi snadný na používání. Stačí si stáhnout instalační program Zoom a spustit aplikaci. Připojit se může kdokoli jediným odkazem, a to bez nutnosti vytvářet účet.

Platforma Zoom podporuje až 1000 účastníků, což z ní činí jednu z předních aplikací pro videohovory při větších konferencích a webinářích.

Zoom Meeting je videokonference pořádaná prostřednictvím Zoomu. Připojit se můžete přes webkameru nebo telefon. Na rozdíl od toho Zoom Room označuje fyzické vybavení, které umožňuje plánovat a spouštět Zoom Meetingy přímo z konferenčních místností.

Co se týče sdílení souborů, Zoom umožňuje během schůzky nebo webináře posílat ostatním účastníkům soubory prostřednictvím chatu. Samozřejmostí je i sdílení obrazovky.

Vše zní skvěle, ale pokud jde o cenu, musím říct, že Zoom je o něco dražší než jiné alternativy.

Nabízí různé cenové plány – začíná bezplatným Basic plánem, který umožňuje pořádat schůzky až pro 100 účastníků s časovým limitem 40 minut.

Dále je tu Pro plán za $149,90 ročně, vhodný pro malé týmy, Business plán za $199,90 ročně a Zoom United Business za $350 ročně.

Microsoft Teams

Nyní se podívejme na jednoho z největších hráčů na trhu – Microsoft Teams. Microsoft tuto službu spustil celosvětově v roce 2017.

Jedná se o webovou desktopovou aplikaci, která umožňuje pozvat do schůzky kohokoli s e-mailovou adresou. Uživatelé se mohou snadno připojit pomocí odkazu na schůzku. Během videokonference je možné sdílet obrazovku a chatovat. V rámci týmu mohou členové vytvářet kanály a také posílat přímé zprávy.

Mezi podporované služby třetích stran patří například MailChimp, Facebook Pages, Twitter, PowerBI a Bing News.

Co se týče cen, Microsoft Teams nabízí několik možností – můžete se zaregistrovat zdarma nebo si vybrat jeden ze tří dostupných plánů. Ceny se pohybují od $5,00 do $20,00. Ve volném plánu jsou funkce pro schůzky a hovory dostupné jen částečně, zatímco v placených verzích jsou plně podporované.

Podle zvoleného plánu existují určitá omezení – například v počtu účastníků/uživatelů, maximální délce schůzky, kapacitě úložiště a podobně.

Pokud jde o bezpečnost a funkce souladu s předpisy, stojí za zmínku například vynucené dvoufázové ověření (multi-factor authentication) a eDiscovery s možností vyhledávání, zajištění a exportu dat – což jsou velmi důležité nástroje zejména pro větší organizace.

Google Meet

Původně známý jako Google Hangouts, Google se v roce 2017 rozhodl přejmenovat svou komunikační službu na Google Meet.

Google Meet se velmi snadno používá. Pokud máte účet G Suite, stačí se přihlásit svými přihlašovacími údaji a jste uvnitř. Pokud uživatelem G Suite nejste, jednoduše se přihlásíte přes svůj Gmail – a je hotovo.

Pro firemní využití však potřebujete účet Google Workspace. Jakmile se přihlásíte a vytvoříte schůzku, obdržíte odkaz na schůzku, kód, telefonní číslo pro připojení a PIN kód.

Tyto údaje můžete sdílet s kýmkoli, koho chcete do schůzky pozvat. Nahrávání je možné a zahrnuje aktivního mluvčího i vše, co je během schůzky sdíleno. Nahrávka se ukládá do složky Meet Recordings na Disku Google organizátora.

Co se týče zpráv, Google Meet umožňuje chatovat během hovoru, ale jakmile hovor skončí, zmizí i historie chatu. Také nemáte možnost vidět zprávy, které byly odeslány před vaším připojením. Jediný způsob, jak si chat zachovat, je nahrát si celý videohovor – což není zrovna nejpohodlnější, že?

Při plánování schůzky přes Google Meet máte možnost připojit k pozvánce různé typy souborů (PDF, videa atd.). Díky tomu budou mít všichni účastníci schůzky automatický přístup k těmto souborům.

A co ceny? Google Meet nabízí tři cenové plány:

• První je zdarma a zahrnuje hovory až do jedné hodiny a maximálně 100 účastníků.
• Placený plán stojí $8 za aktivního uživatele měsíčně a umožňuje připojit až 150 účastníků k hovoru, který může trvat až 24 hodin.
• Závěrečný plán má individuální cenu, takže je třeba kontaktovat obchodní tým. Díky němu můžete přizvat až 250 účastníků.

Discord 

Discord je oblíbený skupinový chat spuštěný v roce 2015, který byl původně vytvořen pro herní komunity.

Během pandemie si získal obrovskou popularitu, když stále více lidí pracovalo, hrálo hry a socializovalo se online. V současnosti má více než 140 milionů aktivních uživatelů měsíčně.

Discord umožňuje komunikaci pomocí hlasu, videa nebo textu a nabízí možnost připojit se k různým Discord serverům pro interakci s většími komunitami. Jeden uživatel se může připojit až ke 100 serverům a jeden server může mít až 500 000 členů.

Možnosti videokonferencí jsou zabudovány jak v desktopové aplikaci, tak ve webovém prohlížeči a mobilní aplikaci.

Videohovory přes Discord umožňují následující:

• pouze videochat,
• pouze sdílení obrazovky,
• kombinaci videochatu a sdílení obrazovky,
• hlasový chat při sledování videí ostatních.

Discord je zdarma ke stažení a lze ho používat bez jakékoliv platby. Nicméně, pro ty, kteří chtějí více funkcí, nabízí Discord prémiové doplňky přes službu Discord Nitro ve dvou variantách:

• Discord Nitro Classic je levnější prémiová verze za $5 měsíčně nebo $50 ročně. Tato varianta zlepšuje kvalitu videa, umožňuje změnit čtyřmístné uživatelské jméno, přidává odznak Nitro k profilu a dává možnost používat animované GIFy jako profilový obrázek nebo emoji.
• Standardní Discord Nitro za $10 měsíčně nebo $100 ročně zahrnuje vše z verze Nitro Classic a přidává další výhody. Umožňuje nahrávání souborů až do velikosti 100 MB a nabízí ještě vyšší kvalitu videa.

Více se můžete dozvědět také o alternativách k Discordu.

WhatsApp

WhatsApp je nejpoužívanější aplikací společnosti Facebook – s přehledem překonává Messenger i Instagram o stovky milionů uživatelů. S více než dvěma miliardami uživatelů je na WhatsAppu více než polovina všech uživatelů Facebooku.

Platforma je oblíbená mezi globálními firmami, protože umožňuje mezinárodní komunikaci naprosto bez problémů. Velmi oceňovanou funkcí je také end-to-end šifrování, které zajišťuje bezpečnost zpráv – pozor však, ve výchozím nastavení není vždy zapnuto, takže je vhodné si zkontrolovat a případně upravit svá nastavení.

Dalším velkým lákadlem je samotné rozšíření aplikace – WhatsApp se v podstatě stal neoficiálním standardem ve světě byznysu. Mnoho lidí na aplikaci ani nemá nic konkrétního, co by jim vyhovovalo – prostě ji používají, protože ji používají všichni ostatní.

Pokud bychom měli zmínit jednu nevýhodu, pak je to fakt, že zálohy zpráv se ukládají lokálně do telefonu místo automatické synchronizace do cloudu. To znamená, že v případě ztráty nebo poškození zařízení můžete přijít o důležitá data.

Významný posun přišel v dubnu 2020, kdy vývojáři zdvojnásobili kapacitu videohovorů – z původních čtyř na osm účastníků. Díky tomu se WhatsApp stal ještě použitelnější i pro skupinovou komunikaci.

Brosix

Brosix patří mezi nejstarší týmové chatovací aplikace – byla založena už v roce 2006. Je tedy o dva roky starší než Facebook a o rok starší než YouTube. Často je prezentována jako jedna z nejbezpečnějších komunikačních platforem – její bezpečnostní standardy jsou považovány za vyšší než u Telegramu.

Možnost monitorovat konverzace zaměstnanců zajišťuje ochranu před korporátní špionáží. To je zásadní pro firmy, jejichž příjmy jsou závislé na obchodních tajemstvích. V méně závažných případech může tuto funkci využít projektový manažer, aby se ujistil, že všichni pracují tak, jak mají.

Brosix navíc umožňuje velmi pohodlné rozesílání zpráv konkrétním skupinám v týmu, protože jeho nástroje pro správu skupin jsou nadprůměrné. Pokud váš tým tvoří tři lidé nebo méně, můžete využít bezplatnou verzi a platformu si nejdříve vyzkoušet.

Za zmínku však stojí, že měsíční předplatné za $4 rozhodně stojí za to – získáte tím přístup k vysoce zabezpečenému P2P systému pro sdílení souborů. A vzhledem k tomu, že Brosix existuje už přes 15 let, jeho uživatelské rozhraní je dnes už velmi dobře vyladěné pro jednoduchost a přehlednost.

Navigace je intuitivní – jedním kliknutím na ikonu videohovoru spustíte videokonferenci přímo z jakéhokoliv textového chatu. Kromě sdílení obrazovky nabízí Brosix i možnost využít virtuální tabuli k názornému vysvětlení svých myšlenek, což se může opravdu hodit.

8×8

Pokud hledáte jednoduché a okamžitě použitelné řešení, které nevyžaduje zdlouhavé nastavování, pak by pro vás 8×8 mohl být tou správnou volbou pro videokonference. I když nenabízí další nástroje pro pracovní chat nebo řízení projektů, které mají někteří konkurenti, rozhodně patří mezi nejdostupnější nástroje pro konferenční hovory.

K používání 8×8 se nemusíte registrovat, instalovat žádný software ani stahovat mobilní aplikaci – můžete uskutečnit neomezené videohovory přímo z webového prohlížeče. To je ideální pro firmy, kde každý zaměstnanec používá jiný systém, protože účet zkrátka vůbec nepotřebujete.

Mnoho lidí zná 8×8 z oblasti VoIP, kde je srovnáván s dalšími lídry trhu jako Nextiva a RingCentral, ale postupně rozšiřuje své aktivity i do oblasti softwaru, aby oslovil širší publikum a diverzifikoval své příjmy.

Původně byly videokonference součástí hlavní značky 8×8, ale později společnost vyčlenila svůj prohlížečový software pod samostatnou značku Jitsi Meet, aby ho odlišila od placených služeb. Stačí jen zadat název schůzky, sdílet ho s týmem – a můžete začít jednat!

Bezplatný nástroj Jitsi pro videokonference nabízí celou řadu skvělých funkcí, jako je HD video, sdílení obrazovky více uživateli, end-to-end šifrování a možnost připojit až 50 účastníků k jednomu skupinovému hovoru.

Zde je rychlý přehled osmi nejlepších aplikací pro videokonference, abychom shrnuli všechny klíčové vlastnosti:

Pokud si stále nejste jisti, kterou aplikaci zvolit, vyzkoušejte Chanty – vynaložili jsme spoustu úsilí a vášně na vytvoření této aplikace. Je to kompletní hub pro spolupráci s integrovanými funkcemi videokonferencí, které se vám budou těžko opouštět, jakmile je jednou vyzkoušíte.

Jak fungují videokonference

Moderní pracovní prostředí je tvořeno geograficky rozptýlenými kolegy a klienty, kteří se musí každý den scházet a spolupracovat. Videokonference jsou preferovaným řešením pro tuto spolupráci tváří v tvář, protože umožňují živé audio-vizuální spojení mezi dvěma nebo více osobami na dálku. Je to virtuální setkání tváří v tvář.

Dny, kdy byly videokonference luxusem vyhrazeným pro velké firmy, jsou dávno pryč. Díky vývoji technologie VoIP (Voice-over-Internet Protocol) můžete nyní videohovory uskutečňovat z mobilních zařízení a notebooků za minimální náklady. S nárůstem aplikací pro videohovory je navázání kontaktu s kolegy a klienty po celém světě ještě jednodušší.

Výhody videokonferencí

Jak se komunikační metody vyvíjejí, videokonference získávají na popularitě jako silný nástroj pro propojení vzdálených týmů. Co je to na videohovorech, co je činí tak silným komunikačním prostředkem? Podívejte se na čtyři hlavní výhody integrace videokonferenčních hovorů do vaší firemní kultury.

1. Videokonference mohou snížit náklady

Videokonference jsou skvělým způsobem, jak snížit náklady na cestování a nabízejí cenově efektivní alternativu k osobním schůzkám. Například Virgin Atlantic údajně ušetřil 20 % nákladů na cestování tím, že nahradil osobní schůzky videohovory. I když stále budete potřebovat nějaké osobní schůzky, videohovory vám pomohou vést efektivní schůzky bez nutnosti cestovat.

2. Vyšší zapojení a lepší spolupráce

Videohovory pomáhají lidem se snadněji zapojit a efektivněji spolupracovat. Podle Psychology Today vizuální komunikace zvyšuje úroveň spolupráce tím, že buduje spojení mezi účastníky. Tato spojení zlepšují pracovní vztahy a vytvářejí pocit sdílených cílů a výsledků.

Videohovory vycházejí z tradičních telefonních hovorů tím, že poskytují vizuální referenční bod pro konverzaci. Můžete vidět, co osoba na druhé straně konverzace dělá. Můžete reagovat na její výrazy obličeje, což vám pomáhá překonat problémy spojené s nedorozuměními.

3. Videokonference zvyšují efektivitu a šetří čas

Nástroje pro videokonference často obsahují funkce jako sdílení obrazovky, což usnadňuje projít složité diskuse. Například ukázat někomu, jak použít nástroj na vaší obrazovce, může být snadnější k pochopení než jen slovní instrukce. Další funkce, jako je nahrávání schůzek a sdílení poznámek, činí vše ještě efektivnějším.

4. Podpora pro vzdálené pracovníky

Videokonference usnadňují firmám najímat nejlepší talenty, bez ohledu na to, kde se nacházejí. Videohovory lze také používat s online nástroji pro řízení týmu, které pomáhají lépe spravovat práci a sjednocovat vzdálené zaměstnance, což pomáhá snižovat izolaci a podporuje týmovou spolupráci.

K tomu všemu, stále více lidí pracuje z domova alespoň jeden den v týdnu, nyní, když žijeme v post-Covid-19 éře. Videokonference pomáhají lidem dosáhnout lepší rovnováhy mezi pracovním a osobním životem tím, že zkracují čas strávený dojížděním. I když to není jediná věc, určitě hraje velkou roli ve změně způsobu, jakým pracujeme.

Omezení videokonferencí

Videokonference vám umožňují zapojit se a budovat vztahy se svými kolegy a klienty, čímž posilují důvěru a přátelství. Avšak i přes své výhody, videohovory mají svá vlastní omezení a výzvy.

1. Chybí osobní kontakt při osobních setkáních

Videokonference mohou být velmi blízké osobní komunikaci, ale stále postrádají ten osobní kontakt, který získáte při setkání tváří v tvář. Mnoho firem používá videohovory pro pravidelné schůzky, ale osobní schůzky jsou stále nejlepší způsob, jak vést důležité diskuse.

2. Technické problémy

Mohou se vyskytnout technické problémy, od chyb v softwaru až po problémy s internetovým připojením. I když většina společností poskytujících software pro videokonference nabízí podporu 24/7, uživatelé, kteří nejsou obeznámeni s technologií, mohou mít během živých sezení problémy. Naštěstí tyto problémy bývají většinou snadno řešitelné.

3. Náklady na podporující hardware

Nastavení kvalitního videokonferenčního řešení může být nákladné, včetně specializovaného hardwaru a instalace. Dobrou zprávou však je, že videohovory můžete uskutečnit i na svém telefonu nebo moderním notebooku, takže nemusíte utrácet velké částky za vysoce kvalitní vybavení.

Vytvořte lepší zážitek z videokonference

Stejně jako u všeho, i u vzdálené komunikace se občas vyskytnou nějaké výzvy. Všichni víme, že bychom neměli plánovat schůzku ve 3 ráno v časovém pásmu někoho jiného nebo zapomenout ztlumit mikrofon při kašlání. A už vůbec se nezmiňujme o těch notifikacích, které přicházejí s tím děsivým vzkazem: “Musíme si promluvit” – protože nic neříká “dobré zprávy” jako text, který zní jako rozchod!

Ale nebojte se! Jsme tu, abychom vám pomohli lépe se orientovat v komunikaci prostřednictvím videa. Abyste zlepšili své videohovory a získali více z každé schůzky, vyzkoušejte tyto tipy:

1. Testujte své vybavení! Jen malá rada: Nezapomeňte zkontrolovat kameru, mikrofon a reproduktory před začátkem schůzky. Seznamte se s funkcemi videokonferenčního softwaru, abyste věděli, kde najít základní možnosti, jako je ztlumení zvuku nebo sdílení obrazovky.
2. Vyberte si místo, kde se budete cítit pohodlně. Najděte klidné a dobře osvětlené místo, které vám pomůže se soustředit. Dobré osvětlení vám pomůže vypadat nejlépe na kameru a vytvoří dojem profesionálního prostředí.
3. Oblečte se na úspěch: Oblečení, které odpovídá dané situaci, vám pomůže cítit se sebevědomě a udržet si profesionální vzhled během hovoru.
4. Spojte se se svou cílovou skupinou: Dělejte oční kontakt tím, že se budete dívat do kamery, a použijte řeč těla, abyste ukázali, že jste zapojeni do konverzace. Pomáhá to vytvořit silnější spojení s ostatními účastníky.
5. Udržujte okolí co nejvíce bez rušení: Vypněte si notifikace a zavřete dveře, abyste vytvořili soustředěné prostředí. Můžete také zvážit použití virtuálních pozadí, aby vaše obrazovka byla čistá a bez vizuálních rušení.
6. Připravte si poznámky předem: Je dobré mít po ruce osnovu nebo seznam klíčových bodů, abyste zůstali na správné cestě a zajistili, že budete schopni jasně formulovat své myšlenky.
7. Nadechněte se: Před začátkem schůzky si dejte chvíli na uklidnění a soustředění se tím, že se zhluboka nadechnete.

Závěr

Videohovory budou i nadále získávat na popularitě a měnit způsob, jakým organizace komunikují interně i externě. Jak se vzdálené a rozptýlené pracovní týmy stávají novým standardem, videohovory pomohou překonat bariéry vzdálenosti. Videokonference zvyšují zapojení, produktivitu a ziskovost a zároveň zlepšují rovnováhu mezi pracovním a osobním životem zaměstnanců.

Začít s videohovory nemusí být zas tak děsivé. S tím správným nástrojem pro videohovory nebo softwarem pro videochat mohou být virtuální schůzky stejně snadné a pohodlné, jako když si povídáte u kávy.

Abyste zajistili hladký a příjemný zážitek z videokonference, ujistěte se, že jste připraveni, zůstaňte v kontaktu se svou publikem a vytvořte prostředí bez rušivých vlivů. Tyto jednoduché kroky vám mohou pomoci zlepšit vaši schopnost komunikovat a spolupracovat efektivněji se svým týmem.

Přeji úspěšnou konferenci!