6 шаблонов бизнес-коммуникации с примерами

Эффективные коммуникационные планы имеют решающее значение для любого бизнеса. Необходимо чётко определить ключевые бизнес-сообщения и указать, кто и в каких ситуациях должен их доносить. Это помогает убедиться, что сотрудники и заинтересованные стороны действуют в соответствии с вашими целями. В результате вы достигаете поставленных коммуникационных задач.

Дело в том, что определённые бизнес-ситуации повторяются не один раз. Например, если вы каждый раз заново прописываете, что нужно сказать при запуске маркетинговой кампании, вам, возможно, придётся составлять три объёмных отчёта за месяц — а то и четыре или пять, в зависимости от количества кампаний. Именно здесь на помощь приходит хорошо организованный шаблон коммуникационного плана, который позволяет оптимизировать подход к повторяющимся сценариям.

Постоянное написание одних и тех же текстов отнимает много времени и отвлекает от более важных бизнес-задач. Комплексный шаблон коммуникационной стратегии помогает значительно сократить эту нагрузку, предлагая заранее продуманную структуру, которую можно адаптировать под каждую конкретную ситуацию.

Возникает закономерный вопрос: можно ли разработать и внедрять коммуникационные стратегии, не тратя столько времени на повторяющиеся процессы?

Да, можно! Позвольте представить вам шаблон бизнес-коммуникационного плана — инструмент, который покажет, как эффективно структурировать и реализовывать ваши сообщения, экономя при этом и время, и усилия.

Что такое шаблон плана коммуникаций?

Шаблон плана коммуникаций — это заранее подготовленный документ, который помогает структурировать ваши бизнес-сообщения для разных ситуаций. В нём указывается, кто отвечает за каждое сообщение в рамках общей стратегии общения.

Когда шаблон готов, вы можете быстро и эффективно донести стратегию до сотрудников или других заинтересованных сторон. Всё, что остаётся сделать, — заполнить необходимые поля и отправить.

Разумеется, не стоит брать любой шаблон «с потолка». Хороший шаблон бизнес-коммуникаций должен помогать вам доносить свои сообщения понятно и правильно. Независимо от того, используете ли вы его через инструменты командной коммуникации или в офлайн-формате, после ознакомления с шаблоном все участники должны точно понимать свои задачи для достижения целей коммуникации.

Но где можно взять такие шаблоны?

Хорошая новость: надёжные шаблоны планов коммуникаций доступны, и далее я поделюсь с вами самыми эффективными из них. Но прежде давайте разберёмся, почему эти шаблоны так важны.

Почему коммуникационные планы могут не сработать и как шаблоны помогают этого избежать

Правда в том, что не каждый план коммуникаций работает так, как мы надеемся. Иногда они приводят к путанице вместо ясности: сообщения могут задерживаться, отправляться не тем адресатам или быть неправильно поняты. Чаще всего это происходит из-за спешки на этапе планирования или неясной структуры.

Именно здесь на помощь приходит надёжный шаблон плана коммуникаций.

С ним снижается риск упустить важные шаги. Вы реже забудете, кто и что должен сказать, и когда это нужно сделать. Правильный шаблон обеспечивает последовательность сообщений, особенно если они отправляются разным аудиториям. Он также помогает команде действовать согласованно, поскольку все работают по одному формату и единым ожиданиям.

Проще говоря, шаблоны не только упрощают работу — они делают её умнее. Они помогают избежать типичных ошибок, которые замедляют коммуникацию или искажают сообщение. А в деловой коммуникации важны ясность и скорость.

6 шаблонов планов коммуникаций для бизнеса

От объявлений о смене руководства до презентации новых продуктов — вот шесть шаблонов сообщений, которые вы можете использовать для различных целей коммуникации в компании.

1. Шаблон плана коммуникации при смене руководства

Необходимо официально сообщить о любой смене руководства в компании или в рамках проекта. Ведь если сотрудники не будут знать, кому теперь подчиняться, это может нарушить существующие рабочие процессы.

Шаблон плана коммуникации при смене руководства должен подробно описывать информацию, которую вы собираетесь донести до сотрудников и заинтересованных сторон. Основное сообщение, конечно, заключается в самой смене руководства. Однако тон вашего сообщения может различаться для разных аудиторий.

Например, при сообщении рядовым сотрудникам может понадобиться более успокаивающий и поддерживающий тон. В то же время при общении с топ-менеджментом лучше звучать уверенно и твёрдо.

Цель такого плана коммуникации — помочь всем, кто участвует в распространении сообщения, понять свои роли и обязанности. Эффективная передача деталей смены руководства, в свою очередь, поможет убедить людей в преимуществах изменений.

Вот отличный шаблон для коммуникации при смене руководства.

Шаблон указывает различных заинтересованных лиц, методы коммуникации, частоту сообщений и ответственных за выполнение каждого задания. В нём также предусмотрено место для заметок. Чем более конкретно вы опишете стратегию коммуникации, тем эффективнее будет передана информация о смене руководства.

2. Шаблон плана маркетинговой коммуникации

План коммуникации критически важен при проведении маркетинговых кампаний. Ведь в основе эффективного маркетинга лежит эффективная коммуникация. Вам нужно понимать, как общаться с различными сегментами вашей аудитории, чтобы побудить их к действию.

Однако потенциальные клиенты — не единственные, с кем стоит взаимодействовать в рамках маркетинговых усилий. Ваш план (и шаблон) должен включать также способы общения с медиа-партнёрами, особенно если вы проводите мероприятия, о которых хотели бы получить освещение в СМИ.

Ниже представлен шаблон плана маркетинговой коммуникации.

Ключ к созданию хорошего плана коммуникации — рассматривать маркетинговую кампанию целостно. Так вы сможете определить типы аудитории, для которых потребуются разные подходы к коммуникации.

Также стоит указать платформы, через которые будут распространяться ваши сообщения. Например, при общении с организаторами мероприятий для маркетингового события предпочтительной платформой может быть электронная почта или защищённое приложение для обмена сообщениями. При работе с текущими клиентами — это могут быть социальные сети, электронная почта и ваш веб-сайт.

Если вы планируете использовать инструменты маркетинговой автоматизации для кампаний, обязательно укажите их в своём плане.

3. Шаблон плана коммуникации при запуске продукта

Запуск нового продукта — это всегда захватывающе. Хороший продукт — лишь половина успеха. Другая половина требует слаженной работы команды, чтобы обеспечить правильную коммуникацию при запуске продукта. Ведь если вы не сможете донести информацию о запуске, рассчитывать на ожидаемые продажи сразу будет сложно.

Именно здесь нужен шаблон плана коммуникации при запуске продукта.

Ваш шаблон должен содержать поля для различных сообщений, которые вы будете рассылать по поводу запуска продукта. Например, вы можете отправить клиентам набор информации о характеристиках продукта. А для СМИ может потребоваться пресс-релиз. В шаблоне нужно указать содержание каждого такого сообщения.

Стоит также предусмотреть другие детали. Например, будете ли вы использовать индивидуальный шаблон письма для рассылки подписчикам? Какой тон сообщений будет уместен для каждой группы заинтересованных сторон?

Ниже представлен шаблон плана коммуникации при запуске продукта, который вы можете редактировать:

ПЛАН КОММУНИКАЦИИ ПО ВЫПУСКУ ПРОДУКТА

ЦЕЛИ

1.

2.

ЦЕЛЕВОЙ РЫНОК

1.

2.

МАТРИЦА СООБЩЕНИЙ

ЧЛЕНЫ КОМАНДЫ

1.

2.

3.

Вы можете настроить шаблон так, чтобы он соответствовал цветам вашего бренда, исключительно в целях брендирования. Затем поделитесь документом с командами маркетинга и продаж по электронной почте, если вы назначили им задачи по коммуникации.

Шаблон можно просто использовать повторно для следующего запуска продукта.

4. Шаблон плана коммуникации для управления проектами

Если задуматься, планы и шаблоны, о которых мы говорили ранее (например, план маркетинговой коммуникации), тоже можно считать планами коммуникации для управления проектами.

Однако существуют и другие проекты, которые не охватываются ранее обсуждавшимися шаблонами. Поэтому в этом разделе мы рассмотрим шаблон плана коммуникации именно для управления проектами.

В общем случае проектный менеджер должен чётко понимать, что требуется от команды при совместной работе над проектом. Его задача — убедиться, что всё выполняется правильно и в срок. При этом ваши сотрудники могут быть не единственными, с кем нужно взаимодействовать для успешной реализации проекта.

Например, если вы разрабатываете сайт для клиента, вам придётся координировать работу с фриланс-дизайнером и самим клиентом на разных этапах проекта. Если вы планируете открыть собственный магазин, но не знаете, с чего начать, придётся взаимодействовать ещё с большим количеством людей: консультироваться с юристом по разрешениям, с бизнес-коучем по стратегиям, а позже — с рекрутером, чтобы нанять лучших специалистов.

Именно здесь на помощь приходит шаблон плана коммуникации для управления проектами. Он помогает организовать задачи по коммуникации, которые важны для общего успеха проекта.

Если вы не единственный, кто координирует взаимодействие с различными заинтересованными сторонами проекта, план поможет вашим сотрудникам быть в курсе всех задач. Просто поделитесь планом с ними, чтобы они знали свои конкретные обязанности.

Ниже представлен отличный шаблон плана коммуникации для управления проектами, который можно использовать как готовый инструмент или источник вдохновения:

ПЛАН КОММУНИКАЦИИ ПО УПРАВЛЕНИЮ ПРОЕКТОМ

Детали задания

Клиент и бренд:

Название и номер задания:

Краткое описание проекта

Цели коммуникации

1.

2.

3.

4.

Обзор заинтересованных сторон

1.  

2.

3.

Просто настройте детали и объём вашего плана коммуникации в зависимости от типа проекта. Подходите индивидуально к каждому проекту — будь то инициатива небольшой команды или крупный корпоративный проект.

Как и в других планах коммуникации, вам нужно будет указать методы и каналы, через которые вы будете связываться с заинтересованными сторонами. Это могут быть личные встречи, видеозвонки, электронная почта, телефонные звонки, личные сообщения, социальные сети, цифровые flipbook’и или любые другие способы.

Также стоит указать, как именно будет происходить коммуникация. Будете ли вы предоставлять еженедельные или двухнедельные отчёты для клиента? Будете ли связываться с поставщиками строительных материалов в среду или четверг? Будете ли использовать платформы для совместной работы для ускорения коммуникации или мессенджеры для оперативных обновлений? Чем детальнее ваш план коммуникации, тем эффективнее он будет работать.

5. Шаблон стратегического плана коммуникации

Стратегический план коммуникации помогает донести до сотрудников видение компании на будущее и её цели. План должен определять различные способы, с помощью которых каждый сотрудник — от топ-менеджмента до рядового персонала — будет информирован об этих целях. Основная цель коммуникации этих задач — мотивировать всех к действиям, чтобы компания могла их реализовать.

Какие примеры бизнес-целей можно привести? Например, вы можете хотеть улучшить репутацию бренда за X месяцев или укрепить партнёрские отношения с другими организациями.

Так как бизнес-цели, последовательность их достижения и сотрудники, ответственные за коммуникацию, могут меняться, в таких ситуациях также нужен шаблон плана коммуникации.

Хороший шаблон стратегического плана коммуникации оставляет место для конкретных целей компании. Он также позволяет легко изменять обязанности каждого сотрудника по коммуникации.

СТРАТЕГИЧЕСКИЙ ПЛАН КОММУНИКАЦИИ

Инициатива/Цель:

Цели коммуникации:

1.

2.

3.

4.

Аудитория:

1.

2.

3.

4.

Ключевые сообщения:

1.

2.

3.

4.

Шаблон также должен позволять указать сроки распространения бизнес-целей по всей компании. Не ограничивайтесь общими сроками — каждый участник процесса должен иметь конкретный дедлайн. Например, в плане можно указать, что X должен обсудить цели с топ-менеджерами к маю, а Y — проинформировать рядовых сотрудников к августу.

Только так можно обеспечить плавное и согласованное распространение целей компании.

Выше приведён шаблон стратегического плана коммуникации, который вы можете адаптировать под свои нужды.

6. Шаблон внутреннего плана коммуникации

Внутренний план коммуникации помогает вашим заинтересованным сторонам, включая команду, быть в курсе происходящего в компании.

План коммуникации при управлении изменениями, который мы рассматривали ранее, фактически является одним из видов внутреннего плана коммуникации. Однако существуют и другие ситуации, для которых стоит использовать внутренние планы.

Например, внутренний план коммуникации нужен для информирования о новых стратегиях адаптации сотрудников или о рабочих процессах (например, когда половина сотрудников работает удалённо, а другая половина — на офисе).

В первом случае хороший шаблон плана коммуникации должен позволять указать инструменты для адаптации новых сотрудников. Он также должен объяснять, через какие платформы вы будете доносить корпоративные ценности и правила новым сотрудникам, а также указывать содержание сообщений, которые вы будете отправлять.

В то же время шаблон внутреннего плана коммуникации для новых рабочих условий должен позволять определить, какие инструменты для командной работы будут использоваться. Такой шаблон поможет вам держать команду в курсе и поддерживать согласованность действий.

Этот шаблон отлично подходит в качестве отправной точки для внутренней коммуникации в вашей организации. Он бесплатный и доступен для печати и использования.

ПЛАН ВНУТРЕННЕЙ КОММУНИКАЦИИ

ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ

АУДИТОРИЯ

СООБЩЕНИЯ ПО ЗАИНТЕРЕСОВАННЫМ СТОРОНАМ

Шаблон довольно нагляден и прост в использовании. Сначала нужно решить, какую информацию вы будете передавать заинтересованным сторонам. Эти стороны — это, по сути, люди в вашей компании, которые должны быть в курсе новых внутренних изменений или правил.

Например, в случае нового рабочего режима практически все сотрудники компании являются заинтересованными сторонами. Однако сообщения будут разными для разных групп. Половине сотрудников вы сообщите о работе в офисе, а другой половине — о работе удалённо.

В шаблоне плана коммуникации также нужно указать новые правила для удалённой работы (например, во сколько нужно быть онлайн, как отвечать на сообщения коллег и т.д.).

Как план коммуникации может помочь?

План коммуникации помогает эффективно доносить правильную информацию до нужных заинтересованных сторон. Он обеспечивает согласованность действий и снижает риск недопонимания. Шаблоны бизнес-планов коммуникации, в свою очередь, помогают создавать такие планы. Вместо того чтобы писать их с нуля каждый раз, когда возникает новая ситуация, вы просто заполняете ключевые переменные для эффективной передачи целей.

Вы видели примеры бизнес-шаблонов для матрицы коммуникаций для разных сценариев: изменения в управлении, маркетинг, запуск продукта, управление проектами, стратегические и другие внутренние изменения. Эти шаблоны специально разработаны так, чтобы покрыть широкий спектр бизнес-потребностей и быть готовыми к любой ситуации.

Используйте эти шаблоны себе на пользу или берите их за основу для вдохновения. Они помогут донести нужные сообщения до нужных людей. И ещё один плюс: вам не придётся тратить много времени на написание, что позволит сосредоточиться на других важных аспектах коммуникации в бизнесе.