Чтобы начать разговор об эффективной коммуникации между сотрудниками, прежде всего следует определить, что именно подразумевается под этим термином.
Приведённый пример — типичная демонстрация чрезмерно вычурного делового стиля. Использование громких слов делает фразу неоправданно сложной для восприятия.
В исследовании Microsoft 2019 года «Коммуникация — настоящая проблема для британских работников и их компаний» было установлено, что более трети сотрудников малого и среднего бизнеса считают основной причиной стресса неспособность эффективно общаться. И если взглянуть на то, как именно они взаимодействуют, становится понятно, почему:
«На вопрос о способах общения, которые они используют ежедневно, 74% работников назвали личное взаимодействие, 69% — электронную почту и 55% — телефонные звонки.»
Однако качество коммуникации определяется не только выбранными методами, но и тем, как именно это общение выстроено.
К типичным ошибкам относятся излишне сложная манера выражения, передача важной информации исключительно по электронной почте или отсутствие последующего контроля за выполнением задач.
Значение эффективной коммуникации между сотрудниками трудно переоценить. В этой статье мы расскажем, как сделать общение в команде простым, понятным и полезным, используя подходящие инструменты и методы.
Приступим сразу к делу!
Что мы подразумеваем под эффективной коммуникацией между сотрудниками?
Эффективная коммуникация между сотрудниками означает передачу информации таким образом, чтобы свести к минимуму путаницу, ошибки и максимально повысить продуктивность.
Я пишу для Process Street, и наша команда работает удалённо — мы ежедневно общаемся онлайн, находясь в разных часовых поясах. Можно представить, какие трудности это способно вызывать в коммуникации.
Например, я отправляю сообщение коллеге в 9:00 по Гринвичу. Коллега получает его только в 9:00 по восточному времени США (13:00 по Гринвичу). Уже теряется несколько часов, и мне не хочется терять больше. Поэтому я стараюсь включать всю необходимую информацию сразу, чтобы избежать лишних уточнений. Это экономит время — одно из очевидных преимуществ эффективного командного общения — благодаря подходу, называемому асинхронной коммуникацией.
7 ошибок в коммуникации, которые мешают вашему успеху
Эффективная коммуникация — это не только обмен информацией, но и создание открытого диалога в команде. Это также способ выстроить стратегию компании в соответствии с убеждениями сотрудников. А кто бы этого не хотел?
Чтобы сделать командное общение действительно эффективным, первым шагом является осознание и признание типичных ошибок коммуникации.
Ниже приведены 7 распространённых ошибок, по данным Bizfluent.
- Перегрузка электронной почтой, создающая путаницу среди сотрудников.
Исследование 2018 года показало, что ежедневно отправлялось и получалось 124,5 миллиарда деловых писем, а среднестатистический сотрудник тратил на работу с почтой около 13 часов в неделю. Это создаёт информационную перегрузку, раздражение и стресс. Коммуникация по электронной почте далеко не всегда является лучшим решением. - Хаос из-за множества устройств и каналов.
Использование нескольких инструментов и каналов для обмена сообщениями на работе может вызывать путаницу и мешать сотрудникам быстро находить нужную информацию. Продолжайте читать — далее мы расскажем о 5 лучших инструментах для командной коммуникации и о том, как они помогут оптимизировать взаимодействие в коллективе. - Неправильное донесение информации до нужных сотрудников.
Важно, чтобы ваши сообщения не только читали, но и реагировали на них. Попробуйте проводить короткие опросы (pulse surveys) или фокус-группы, чтобы понять, какие темы действительно интересны вашей команде. Pulse-опросы — это очень короткие регулярные анкеты, которые помогают отслеживать настроение сотрудников. - Излишне вычурная письменная коммуникация.
Использование громоздких слов и запутанных конструкций — частая ошибка делового общения. Это создаёт путаницу и затрудняет понимание сути сообщения. - Эгоистичная коммуникация.
Если вы быстро отвечаете только на те сообщения, которые выгодны вам, а другие оставляете без ответа на часы, скорее всего, вы — эгоистичный коммуникатор. Если не можете ответить сразу, дайте знать, когда сможете вернуться к разговору. В Chanty можно превратить сообщение в задачу, чтобы не забыть вернуться к нему позже. - Отсутствие внимания и последовательности.
Плохая коммуникация проявляется, когда человек не отвечает на звонки, письма, не возвращает отчёты или даже забывает сказать «спасибо». Будьте вежливы — это ничего не стоит. - Отсутствие поощрения диалога в коллективе.
Необходимо стимулировать двустороннее общение, поддерживать диалоги и открытые обсуждения на всех уровнях организации. Это помогает командам обмениваться идеями и развивать инициативность, не опасаясь критики.
Использование правильных инструментов поможет избежать этих распространённых ошибок. Продолжайте читать, чтобы узнать о 5 лучших инструментах, которые помогут наладить эффективную коммуникацию в вашей компании. Но сначала разберёмся — какие преимущества даёт эффективное общение сотрудников для бизнеса?
Преимущества эффективной коммуникации сотрудников для бизнеса
Помимо сокращения потерь времени, эффективная коммуникация сотрудников может:
- Ускорить реакцию на проблемы и чрезвычайные ситуации.
- Повысить ценность сотрудников через внедрение и активное использование обратной связи, создавая безопасную и поддерживающую среду.
- Увеличить вовлечённость и вклад сотрудников, так как они чувствуют себя более значимыми.
- Снизить текучесть кадров, ведь более вовлечённые сотрудники реже ищут альтернативную работу.
- Сформировать более информированных и компетентных лидеров. Руководители, использующие современные методы внутренней коммуникации, лучше понимают, чем занимаются их сотрудники и что они думают.
- Повысить способность ставить и достигать цели, корректно идентифицируя задачи и постоянно адаптируя их.
- Укрепить отношения между сотрудниками, помогая им понимать цели и перспективы друг друга.
- Стимулировать инновации, поскольку эффективное общение мотивирует на конструктивную обратную связь, выражение мнений и генерацию новых идей.
- Предотвратить конфликты с помощью ненасильственных форм коммуникации, снижая вероятность столкновений на рабочем месте.
- Повысить моральный дух сотрудников через мотивацию и поддержание командного духа.
- Достичь коллективной гармонии в команде.
5 лучших инструментов для коммуникации сотрудников, которые стоит использовать
Слишком большое количество инструментов ведёт к хаосу, как обсуждалось выше. Для эффективного командного общения важно использовать подходящие средства. Ниже представлены 5 лучших инструментов, которые вы можете начать использовать уже сегодня.
Инструмент №1, Chanty для внутренней командной коммуникации
Простой и удобный инструмент для синхронной коммуникации, Chanty обеспечивает безопасное и неограниченное средство для командного общения. С его помощью можно совместно работать с информацией, файлами, ссылками, ставить задачи и добавлять контекст в обсуждения, гарантируя, что нужная информация будет передана.
Перегрузка информацией предотвращается благодаря полному контролю над уведомлениями. Если вы используете множество приложений и рискуете столкнуться с хаосом на устройствах, сообщения из разных приложений можно интегрировать в Chanty, что упрощает работу.
Благодаря расширенным функциям совместной работы, таким как управление задачами, обмен файлами и коммуникация в реальном времени, Chanty упрощает рабочие процессы команды и помогает сотрудникам оставаться в курсе. Интеграция с внешними приложениями позволяет легко обмениваться информацией с разных платформ, обеспечивая непрерывное взаимодействие внутри команды. Сообщения и обсуждения можно организовать по темам или проектам, создавая эффективный поток коммуникации, который способствует прозрачности и информированности всех участников. Это делает Chanty мощным инструментом для повышения эффективности коммуникации и общей производительности команды.
Инструмент №2, Process Street для стандартных операционных процедур (SOP) и повторяющихся процессов
Process Street — это «мощные» чек-листы.
Process Street — это приложение для чек-листов и программное обеспечение BPM, позволяющее документировать, стандартизировать и хранить информацию о бизнес-процессах. От адаптации сотрудников до внедрения систем управления качеством (например, ISO 9001) вся информация о бизнес-операциях передаётся через чек-листы.
Process Street можно использовать для стандартизации и коммуникации всех повторяющихся рабочих процессов.
С помощью «входящих» Process Street отображаются только релевантные задачи, чтобы избежать путаницы. Также Process Street можно подключить к другим инструментам коммуникации, таким как Chanty, через Zapier.
Возможность Process Street упрощать и автоматизировать повторяющиеся процессы улучшает внутреннюю коммуникацию, гарантируя, что все сотрудники находятся «на одной волне». Чёткая структура инструмента облегчает выполнение пошаговых инструкций, устраняя неопределённость и предотвращая недопонимания. Это особенно эффективно для компаний, которым необходимо донести сложные процессы или процедуры соответствия требованиям различных отделов, поскольку чек-листы легко распространять и обновлять. Бесшовная интеграция с инструментами коммуникации, такими как Chanty, обеспечивает обновления в реальном времени и прямые уведомления о выполнении задач, поддерживая синхронизацию и согласованность команды.
Инструмент №3, Zoom для длительных встреч и вебинаров
Zoom — идеальный инструмент для видеоконференций в бизнесе.
Это облачная платформа для онлайн-встреч, которая органично вписывается в ваш набор средств для коммуникации.
Приложение работает на ПК, смартфонах и мобильных устройствах, обеспечивая как аудио-, так и видеосвязь. Zoom Rooms позволяют делить встречи на команды, чтобы передавать информацию каждому сотруднику по мере необходимости.
Zoom продолжает развиваться, добавляя функции, такие как отдельные комнаты для групп (breakout rooms), вебинары и интеграцию с инструментами вроде Google Calendar для удобного планирования. Эти возможности позволяют проводить более динамичные и вовлекающие встречи и презентации, что критично для эффективной долгосрочной коммуникации. Breakout rooms особенно полезны для совместной работы, так как команды могут обсуждать темы в небольших группах более детально, что повышает продуктивность сессий. Кроме того, функция чата Zoom помогает командам обмениваться ключевыми сообщениями или действиями по результатам встречи в реальном времени, что дополнительно улучшает коммуникацию и сотрудничество после мероприятий.
Инструмент №4, Blogin для длинных внутренних сообщений и коммуникации
Blogin — это внутренний корпоративный блог. Представьте Blogin как пространство для передачи новостей, обратной связи и информации о проектах вашей команде. Всё собрано в одном месте и доступно для внутреннего просмотра.
Сотрудники могут выбирать, какую информацию читать, что позволяет персонализировать новостную ленту. Также легко оставлять обратную связь по идеям, так как можно ознакомиться с подробным описанием чужой мысли. Иногда небольшое внимание к деталям даёт большой эффект.
Возможность Blogin хранить длинные тексты в централизованном пространстве делает его незаменимым для команд, которым важно быть в курсе текущих проектов, важных новостей компании и изменений внутренних политик. Недавнее добавление комментариев и возможности оставлять обратную связь в реальном времени улучшает взаимодействие и вовлечённость сотрудников. Отслеживание того, как контент потребляется, даёт руководителям понимание, какая информация наиболее важна для сотрудников, помогая оптимизировать внутренние коммуникации. Позволяя сотрудникам читать статьи и обновления в удобном для них темпе, Blogin способствует культуре прозрачности и ответственности в организации, гарантируя, что члены команды всегда информированы и вовлечены.
Инструмент №5, Gmail, потому что иногда без электронной почты не обойтись
Несмотря на сомнения по поводу эффективности электронной переписки, большинству компаний всё же нужен почтовый ящик. Gmail имеет 1,5 миллиарда активных пользователей по всему миру и как сервис не требует долгого представления.
С 15 ГБ памяти Gmail подходит для бизнеса любого размера для обмена информацией с внешними сторонами. Это надёжное, продуманное приложение с расширенными функциями и хорошей защитой от спама, что предотвращает информационную перегрузку и обеспечивает защиту от вредоносного ПО.
Кроме того, можно подключать приложения, например Gmail и Chanty, через Zapier. Zapier — это онлайн-инструмент интеграции, который автоматически переносит информацию между разными приложениями. Так можно легко передавать внешние сообщения непосредственно в командный чат.
Постоянное развитие Gmail, включая интеграцию с Google Workspace, обеспечивает более плавное взаимодействие между командами. Последние обновления, такие как умные ответы, планирование писем и расширенные интеграции с календарём и приложениями для управления задачами, позволяют организовать более структурированный поток коммуникации. Дополнительно улучшенные функции безопасности, включая двухфакторную аутентификацию и шифрование, защищают важные деловые переписки. Подключение Gmail к Chanty через Zapier позволяет командам легко обмениваться важной информацией прямо в внутреннем чате, не пропуская ничего и сохраняя синхронность работы в реальном времени.
Начните стратегически подходить к эффективной коммуникации сотрудников уже сегодня
Без эффективной внутренней коммуникации ваш бизнес будет работать менее продуктивно, что негативно скажется на финансовых результатах. К счастью, проблемы с коммуникацией легко решить. Начните с выявления распространённых ошибок, о которых шла речь в этой статье.
Далее зарегистрируйтесь и используйте наши 5 лучших инструментов коммуникации:
- Chanty
- Process Street
- Zoom
- Blogin
- Gmail
Эти инструменты просты в использовании и помогут избежать финансовых потерь, связанных с неэффективной коммуникацией сотрудников.
