8 полезных идей шаблонов для почасового планировщика

Удалённая работа может быть удобной, но оставаться организованным и успевать по своему графику, находясь дома, бывает непросто.

С таким количеством соблазнов откладывать дела на потом или заниматься домашними обязанностями вместо работы, наша продуктивность может страдать. Удалённые сотрудники часто сталкиваются с отвлекающими факторами: домашние дела, семейные обязанности или желание расслабиться — всё это затрудняет концентрацию и эффективность.

Что же могут сделать удалённые работники, чтобы лучше планировать свой день и повысить продуктивность?

Здесь на помощь приходит почасовой планировщик. Он помогает сосредоточиться на конкретных задачах в назначенное время, разделяя день на управляемые блоки. Метод «time-blocking» (разделение времени на блоки) гарантирует, что как рабочие, так и личные обязанности получают должное внимание, не мешая друг другу. Такой структурированный подход также приносит ощущение достижения, когда вы отмечаете выполненные задачи в течение дня.

Совет: улучшите планирование с помощью Chanty — универсальной платформы для командного взаимодействия. Помимо обмена сообщениями, Chanty позволяет превращать обсуждения в конкретные задачи, устанавливать сроки и приоритеты, а также назначать работу членам команды — это помогает оставаться организованным и продуктивным весь день.

Что такое шаблон почасового планировщика?

Шаблон почасового планировщика — это пустой лист планировщика, разделённый по часам, чтобы вы могли составить для себя точный график. Обычно такие шаблоны представляют собой пустые таблицы, где уже указаны часы, дни или другая базовая информация. Вы заполняете их в соответствии со своими планами на день или неделю.

Шаблоны планировщиков бывают как печатными, так и цифровыми, при этом цифровые версии легко настраиваются под ваши нужды. Они могут быть представлены в разных форматах — текстовые документы, PDF-файлы или изображения. Что касается типов почасовых планировщиков, это могут быть классические почасовые планировщики, расписания по блокам дня, планировщики по видам активности с индивидуальными часами и другие варианты.

daydesigner.com

Цель планировщика — помочь вам контролировать свой график, быть продуктивными и эффективно управлять временем. Поэтому персонализация планировщика всегда полезна. Что касается дизайна, вы можете сделать почасовой планировщик максимально простым или ярким, как вам нравится. Также стоит попробовать разные типы шаблонов, чтобы понять, какие из них подходят именно вам.

Преимущества использования почасового планировщика

Когда речь идёт об управлении продуктивностью и временем на работе, недорогие сервисы email-маркетинга и трекеры проектов далеко не всегда достаточны. Планировщики расписания помогают нам держать под контролем ежедневные и еженедельные задачи, принося множество преимуществ как для работы, так и для личной жизни.

Вот конкретные преимущества ведения ежедневного расписания:

• Повышение продуктивности: Исследования, например, “Study reveals: Over 80 percent of employees spend half an hour a day searching for information”, показывают, что мы тратим лишь около половины рабочего времени на действительно рабочие задачи. Правильное планирование позволяет вернуть потерянные часы и успевать больше за меньшее время. Когда мы выделяем конкретные временные блоки для задач, мы минимизируем отвлечения и повышаем концентрацию, что приводит к росту производительности и эффективности.
• Улучшение управления временем: Шаблон почасового расписания — это не просто расписание, а инструмент тренировки навыков тайм-менеджмента. Используя его, мы лучше понимаем, сколько времени реально занимают задачи, и учимся точнее планировать. Мы также осваиваем правильное включение перерывов, которые необходимы для поддержания энергии и концентрации в течение дня.
• Лучшие результаты на работе: Планирование организует не только задачи, но и мышление. Оно повышает способность к обучению, развивает навыки решения проблем и улучшает память, делая нас более собранными и компетентными. Такая организация позволяет справляться с более сложными задачами, вовремя выполнять дедлайны и показывать отличные результаты в работе.
• Достижение целей: Исследования показывают, что простое фиксирование целей повышает шансы их достижения на 42%. Почасовые планировщики идут дальше, предоставляя структуру для разбиения больших целей на маленькие, управляемые задачи. Такой подход позволяет отслеживать прогресс, отмечать этапы и сохранять мотивацию на пути к успеху.
• Снижение стресса: Неопределённость порождает тревогу. Планирование становится эффективным способом справляться с этим, создавая чувство предсказуемости и контроля. Когда мы чётко видим свой день, неожиданные события кажутся менее пугающими, и мы можем решать проблемы спокойнее и увереннее.
• Здоровый баланс работы и личной жизни: Почасовой планировщик — мощный инструмент для саморефлексии и оптимизации. Анализируя своё расписание, мы можем определить самые продуктивные часы и планировать работу соответствующим образом, оставляя достаточно времени для личных дел. Такой баланс помогает предотвратить выгорание и поддерживать общее благополучие.
• Повышение качества жизни: Хорошо структурированное расписание снижает ментальный хаос и создаёт чувство порядка. Когда мы ясно видим задачи и прогресс, мы ощущаем большее удовлетворение и чувство достижения. Это, в свою очередь, повышает общее ощущение благополучия и делает жизнь более полноценной.

Как видно, ежедневный или еженедельный почасовой планировщик открывает множество возможностей для личного и профессионального роста. А поскольку планирование занимает всего несколько минут в день, это настоящая находка для развития как в работе, так и в личной жизни.

8 идей шаблонов почасового расписания

Существует множество способов организовать почасовой календарь и повысить эффективность управления временем — например, по дням или по неделям. Ещё более подробно вы можете планировать свои дни и недели с разбивкой на получасовые интервалы, временные блоки, смены или конкретные виды деятельности.

Чтобы найти оптимальный подход к тайм-менеджменту, достаточно попробовать несколько вариантов и определить, какой из них подходит именно вам. Ниже представлены идеи шаблонов для дневного и недельного планирования.

Шаблоны ежедневного планировщика

Ежедневные планировщики идеально подходят, если у вас много рабочих задач и бытовых дел, и вы хотите быть уверены, что ничего не забудете. Кроме того, вы можете отмечать выполненные задачи в течение дня, чувствуя удовлетворение от своей продуктивности.

Существует несколько подходов к ежедневному планированию, но мы рассмотрим три шаблона для почасового планирования: по часам, в виде временной шкалы и по видам деятельности.

1. День по часам

Планирование дня по часам отлично подходит, если у вас много мелких задач или встреч в течение дня. Вы можете использовать этот шаблон только для рабочих дел или включить в него бытовые, чтобы увидеть полную картину своего дня.

• Описание: детальный и максимально подробный
• Лучше всего подходит для: насыщенных дней и сотрудников с множеством мелких задач
• Помогает в: повышении продуктивности, самодисциплины и умении управлять временем

calendarpedia.com

Пример первой половины дня в ежедневном почасовом расписании может выглядеть так:

2. Ежедневная временная шкала

Ежедневная временная шкала — это ещё один способ планировать свои действия в течение дня, включая как рабочие, так и личные задачи. Визуализация помогает лучше воспринимать распорядок дня и эффективно организовывать многозадачность. Например, вы можете запланировать приготовление ужина параллельно с работой над проектом.

Кроме того, визуальное представление позволяет легко увидеть, есть ли у вас свободные промежутки для встречи или срочного дела, понять, на какие задачи уходит больше времени, чем ожидалось, и оценить, сколько времени остаётся на текущую задачу.

По сравнению с предыдущим шаблоном, этот вариант позволяет планировать ещё более детально, поскольку вы не ограничены 30-минутными блоками. Вы можете выделять на задачу 5, 25, 45 или любое другое количество минут.

• Описание: детализированный и визуально наглядный
• Лучше всего подходит для: любителей визуального планирования и многозадачности
• Помогает в: повышении продуктивности, самодисциплины и управлении временем

officetimeline.com

3. Ежедневные активности

Ежедневный планировщик, ориентированный на виды деятельности, а не на часы, — отличный способ понять, какой формат планирования подходит именно вам. Основная цель планирования по задачам — создать список дел на день, а уже потом привязать к ним время для тех задач, которые требуют строгих временных рамок.

В целом, такой формат расписания очень гибкий и не ограничивает задачи жёсткими временными рамками. Чтобы добавить структуру в день, вы можете расположить задачи в хронологическом порядке или указать временные диапазоны (например, с 8:00 до 10:00 — личное время). Это помогает ментально разделить рабочее и личное время, что особенно важно при работе из дома.

Такой подход идеально подойдёт фрилансерам и людям, занятым в творческих профессиях. Со временем вы сможете отслеживать периоды, когда чувствуете наибольшую продуктивность или вдохновение, и планировать день соответственно — не жертвуя при этом хобби и личными делами.

• Описание: ориентирован на задачи, гибкий
• Лучше всего подходит для: фрилансеров, людей творческих профессий и тех, у кого гибкий или переменный график
• Помогает в: определении периодов

calendarpedia.com

Пример планирования дня по видам деятельности с использованием этого шаблона может выглядеть так:

Как видно, некоторые активности не имеют точного времени. Это потому, что необязательно строго придерживаться расписания для всех дел. Вы можете помедитировать сразу после пробуждения — будь то в 6:00 или 7:30, привести рабочее место в порядок во время обеденного перерыва и сходить за продуктами после ужина с мамой, что может занять час или два.

У вас также есть список всего, что нужно сделать в течение дня, но он не перегружен деталями — черновик можно закончить в любое удобное время, когда вы почувствуете наибольшую продуктивность и вдохновение.

Шаблоны недельного планирования

Как и ежедневные почасовые планировщики, недельные почасовые планировщики помогают держать жизнь под контролем. Планирование недельных задач позволяет лучше распределять нагрузку — вы видите, какие дни более загруженные, а какие — свободные, и можете планировать неожиданные рабочие задачи или личные события без стресса.

Опять же, подходы к управлению временем у всех разные: кому-то подходит плотное расписание, кто-то предпочитает гибкое планирование. Как правило, ни один из подходов не является универсально лучшим — важно найти тот, который позволяет быть наиболее продуктивным.

Ниже представлены шаблоны, которые можно использовать для планирования недели: недельный почасовой планировщик, планирование по блокам дня, временная шкала, смены и планирование по видам активности.

4. Неделя по часам

Почасовое планирование недели даёт ясное представление о вашей загруженности и позволяет спланировать редкие или разовые события. Это могут быть рабочие встречи или задачи, такие как квартальная отчётность, или события личной жизни, например визит к врачу или время на отдых.

Такой подход идеально подходит для тех, у кого много мелких задач и требуется постоянно переключаться между ними в течение дня. Но если большая часть рабочего дня занимает одна трудоёмкая задача, использование почасового планировщика теряет смысл — большинство ячеек будут пустыми.

• Описание: детальный и максимально подробный
• Лучше всего подходит для: сотрудников с множеством обязанностей
• Помогает в: повышении продуктивности, самодисциплины и управлении временем

templatelab.com

5. Неделя по блокам дня

Планирование по блокам дня — это своего рода «золотая середина» между недельным почасовым планировщиком и планировщиком по видам активности. Идея в том, что день делится на блоки по 3 часа (или на любое количество часов, которое вам удобнее), и вы планируете свои дела в этих временных промежутках.

Такой подход сочетает гибкость и структуру, позволяя оставаться продуктивным без давления строгого расписания. Особенно полезен, если ваши задачи варьируются по времени выполнения или если количество дел меняется каждый день.

• Описание: добавляет структуру без жёстких временных рамок
• Лучше всего подходит для: сотрудников, предпочитающих гибкий график
• Помогает в: балансировании работы и личной жизни, а также выявлении пиков продуктивности

template.net

Here’s what a week planned by chunks of the day would look like:

Как видно, этот шаблон помогает разделять рабочее и личное время, а также выделять важные задачи, события и дедлайны. Вы также можете использовать такой подход к блокам для планирования работы в период вашей наибольшей продуктивности, например с 12:00 до 15:00, а оставшиеся задачи оставить на другое время дня.

6. Недельная временная шкала

Недельная временная шкала — ещё один отличный способ спланировать рабочую неделю. Заполняя шаблон временной шкалы, вы можете видеть, сколько времени остаётся на другие дела, чтобы поддерживать баланс между работой и личной жизнью. Если же у вас нет фиксированного графика, вы можете отслеживать свои оптимальные периоды для работы и составить идеальное расписание.

Разумеется, этот подход не позволяет детально планировать каждую задачу, поэтому временная шкала скорее дополняет ваш арсенал инструментов планирования. Но если нужно более тщательное планирование, недельная временная шкала отлично работает в комбинации с другими планировщиками, например ежедневными или недельными почасовыми.

• Описание: общий обзор, легко воспринимаемый
• Лучше всего подходит для: сотрудников с гибким или меняющимся графиком, которые хотят видеть свою загруженность
• Помогает в: выявлении пиков продуктивности и предотвращении переутомления и «презентизма»

officetimeline.com

Вы также можете добавить дополнительные строки разными цветами, чтобы планировать другие области жизни, например занятия спортом, время для отдыха, чтение, прогулки и прочее.

7. Неделя по сменам

Если вы работаете посменно, планирование недели с учётом смен будет особенно полезным. Так вы сможете сразу видеть свои загруженные часы и планировать остальные дела вокруг них. Также легко отследить, какие части дня занимают ваши смены на протяжении недели, и понять, подходит ли вам такой график.

Существует несколько способов планирования смен: можно перечислить все смены и выделять нужные для каждого дня, либо отмечать рабочие часы в обычном недельном планировщике. Первый вариант обычно проще воспринимается с первого взгляда, но вы можете попробовать оба, чтобы выбрать наиболее удобный для себя.

• Описание: простой и понятный
• Лучше всего подходит для: удалённых сотрудников, работающих посменно
• Помогает в: лёгком и удобном планировании смен

template.wps.com

Как видно, достаточно заполнить только те ячейки, которые пересекаются с вашими рабочими сменами, чтобы легко увидеть, как выглядит ваша рабочая неделя.

8. Недельные активности

Так же, как и планирование дня по видам деятельности, недельное планирование задач помогает структурировать жизнь и не забыть о важном дедлайне, например, в следующую пятницу. Если у вас много обязанностей на работе, вы можете сделать такой план полностью рабочим.

Например, если вы фрилансер с творчески насыщенной работой, вы не всегда знаете, когда завершите проект — по часам или даже дням. В таком случае вы можете планировать остальные задачи и дела примерно, без точного распределения времени на каждую активность.

Этот подход также полезен, когда вы не знаете, как именно пройдёт день, но хотите успеть выполнить несколько дел.

Если же ваши рабочие задачи довольно повторяющиеся или трудоёмкие, вы можете сделать планировщик универсальным, включающим как рабочие дела с временными отметками или рабочие периоды в течение дня, так и другие задачи — от домашних дел до поддержания физического и психического здоровья.

Такой метод помогает предотвратить ситуацию, когда работа занимает всё свободное время, и улучшить баланс между работой и личной жизнью.

• Описание: ориентирован на задачи, гибкий
• Лучше всего подходит для: людей с гибким или меняющимся графиком
• Помогает в: эффективном управлении временем и поддержании баланса между работой и личной жизнью без стресса

picmonkey.com

Ниже приведён пример того, как может выглядеть неделя, спланированная по видам активности. Также вы можете указать приоритетную задачу на день в разделе «Цели».

Использование почасового планировщика

Почасовые планировщики бывают самых разных шаблонов, и наверняка найдётся тот, который поможет вам успевать больше, работать эффективнее и меньше испытывать стресс. Независимо от того, используете ли вы ежедневный или недельный планировщик, вы заметите положительные изменения в балансе работы и личной жизни при работе из дома.

Эти планировщики помогают ясно видеть все задачи, чтобы расставлять приоритеты и сохранять концентрацию в течение дня. Разбивая время на небольшие блоки, вы сможете двигаться по плану, не ощущая перегрузки от крупных проектов. Кроме того, почасовой планировщик помогает выстроить распорядок дня, который легко адаптируется к неожиданным изменениям, что позволяет оставаться организованным и устойчивым перед любыми вызовами.

Таким образом, независимо от того, хотите ли вы повысить продуктивность или просто насладиться более сбалансированным днём, почасовой планировщик — простой, но мощный инструмент, который поможет вам оставаться на пути к целям. Попробуйте, и, скорее всего, вы заметите, что жизнь становится немного менее хаотичной и гораздо более приятной!