По данным Global Workplace Analytics в отчёте «Последние статистические данные о работе из дома/телеработе/удалённой работе», число людей, работающих из дома, с 2005 года выросло более чем на 173%. В настоящее время в США насчитывается более пяти миллионов удалённых сотрудников.
Появление пандемии коронавируса привело к введению приказов оставаться дома, и выполнение рабочих задач стало проблемой для тех, кто испытывает трудности с управлением удалёнными командами.
Некоторым сотрудникам сложно поддерживать баланс между работой и личной жизнью, теперь, когда они работают из дома. Для некоторых продуктивность снизилась просто потому, что они не могут замотивировать себя с утра. Эти моменты важны, так как эффективность вашей команды напрямую влияет на общий успех компании.
Хотя «офисная атмосфера» может стимулировать сотрудников к более высокой производительности из-за минимального количества отвлекающих факторов, текущие условия требуют освоения навыков управления удалённой командой для достижения выдающихся результатов.
Проблемы управления удалёнными командами
Несмотря на то, что удалённая работа сегодня стала обычным явлением, руководители команд по-прежнему сталкиваются с трудностями при управлении удалёнными сотрудниками.
Многие компании не включали работу из дома в свои планы, пока глобальная пандемия не заставила их адаптироваться к новым способам управления персоналом.
Ниже приведены некоторые из основных проблем управления удалёнными командами:
- Плохая коммуникация
- Незнание корпоративной культуры
- Отсутствие отслеживания прогресса
- Недостаток доверия
- Трудности с планированием
- Низкая продуктивность
- Снижение рабочей энергии
- Отсутствие живого общения
Эти проблемы можно решить, используя правильные методы управления удалённой работой.
Ниже мы расскажем о лучших практиках управления удалённой командой.
Как управлять удалённой командой
- Устанавливайте ожидания
- Создавайте каналы коммуникации
- Планируйте ежедневные совещания
- Обеспечьте доступ команды к одним и тем же инструментам для совместной работы
- Предоставляйте необходимые ресурсы
- Поощряйте социальное взаимодействие
- Проявляйте гибкость и эмпатию
- Будьте лидером, а не просто начальником
- Поддерживайте дни для заботы о психическом здоровье
- Организовывайте регулярные карьерные обсуждения
- Делайте перерывы
- Маркируйте рабочую информацию для удобства приоритизации
- Отслеживайте прогресс компании
- Отмечайте достижения
Тысячи менеджеров и руководителей команд внезапно оказались в ситуации управления удалёнными командами.
Приспособиться к этому новому стилю работы может быть непросто, особенно если нет времени подготовиться к изменениям. Однако, если вы знаете, как правильно управлять удалёнными командами, вы сможете получать максимальную отдачу от своих сотрудников.
Ниже представлены четырнадцать практических советов по эффективному управлению удалёнными командами:
1. Устанавливайте чёткие ожидания
Управление удалённой командой начинается с определения границ и правил работы, которых должны придерживаться сотрудники при работе из дома.
Дайте вашей команде понять, чего вы от них ожидаете. Эти ожидания могут касаться:
- Корпоративной культуры
- Рабочих процедур
- Руководств по проектам
- Стиль-гайдов
- Правил коммуникации
- Построения отношений
Как и в традиционном офисе, менеджеры должны держать сотрудников в курсе кадровых изменений и политик компании. Хотя важно отслеживать, насколько хорошо команда соответствует ожиданиям, не стоит чрезмерно контролировать действия сотрудников, так как это может вызвать недоверие. Некоторые приложения для автоматического учёта времени, например Traqq, позволяют этично отслеживать работу — скриншоты и видео намеренно размываются, чтобы не было видно личной и конфиденциальной информации.
Ещё одной эффективной практикой управления удалёнными командами является построение рабочих процессов с учётом рабочего времени сотрудников. Имейте в виду, что обновления команды могут различаться в зависимости от часовых поясов и предпочтительного рабочего графика, поэтому устанавливайте ожидания относительно коммуникации. Это помогает обеспечить слаженную работу команды в разных часовых поясах и предотвращает задержки из-за несогласованных графиков.
2. Создавайте каналы коммуникации
Нельзя переоценить важность коммуникации между менеджерами и удалёнными сотрудниками при освоении управления удалённой командой.
Создайте надёжный канал связи для управления удалёнными командами. Через него вы будете информировать сотрудников о важных моментах, таких как:
- Изменения
- Новые ресурсы
- Расписания
- Сроки выполнения задач
- Возникающие сложности
- Основные принципы работы
depositphotos.com
Возможно, самое главное — определить, какой инструмент коммуникации подходит потребностям вашей компании. Например, стоит ли проводить видеозвонки, телефонные разговоры, голосовые сообщения или ограничиться текстовыми сообщениями?
При управлении удалёнными командами важно найти тонкий баланс между постоянным «подскакиванием» сотрудникам и делегированием работы с помощью автоматизации. Это обеспечивает упорядоченный процесс коммуникации без перегрузки членов команды.
Следующие советы помогут вам создать эффективные каналы коммуникации для успешного управления удалёнными командами:
- Учитывайте корпоративную культуру вашей компании
- Используйте каналы связи с хорошими отзывами
- Экспериментируйте с разными каналами
- Оценивайте способы передачи информации: видеозвонки, электронная почта или текстовые сообщения
3. Планируйте ежедневные проверки
Ежедневные проверки могут показаться чрезмерными, но они жизненно важны для обеспечения эффективности работы команды. Кроме того, они помогают улучшить управление временем при управлении удалённой командой.
Планируя проверки, вы даёте себе паузу от постоянного контроля, позволяете команде быть более ответственными и уменьшаете количество незавершённых проектов. Для упрощения задачи можно использовать программы для планирования.
Проверки не обязательно проводить ежедневно — назначайте их в зависимости от потребностей вашей команды, текущих проектов и рабочего времени. Будьте гибкими в подходе, учитывая, как команда адаптируется к удалённой работе и как часто ей необходимы обновления.
Автоматизируйте уведомления, отправляемые по электронной почте или через мессенджеры вроде Skype, каждому сотруднику в конкретные дни, когда ожидается его участие в проверке.
4. Обеспечьте команду доступом к одним и тем же инструментам для совместной работы
Инструменты совместной работы крайне важны для управления удалёнными командами, так как они помогают сотрудникам общаться, управлять задачами и обмениваться файлами проектов.
Предоставьте удалённым сотрудникам доступ к этим инструментам командного сотрудничества и общим корпоративным документам. Некоторые из таких инструментов:
- Chanty
- Slack
- Trello
- Teamwork
- Google Drive (особенно полезен для ведения заметок и планов встреч)
Чтобы успешно управлять удалённой командой, убедитесь, что сотрудники используют одинаковые инструменты. Не оснащайте одного сотрудника чем-то отличным, если он выполняет те же задачи, что и другой сотрудник.
Помимо предоставления правильного программного обеспечения для совместной работы, также полезны инструменты удалённого доступа, которые обеспечивают гибкую и беспрепятственную работу. Такие инструменты жизненно важны для того, чтобы каждый мог быть продуктивным и получать обновления в реальном времени при распределении команды по разным локациям. Единообразие используемых инструментов укрепляет командную работу и гарантирует, что все находятся на одной волне.
5. Обеспечьте команду ресурсами
Если вы владелец бизнеса или менеджер, стремящийся научиться управлять удалённой командой, убедитесь, что предоставляете ресурсы, которые помогут вашей команде развиваться и выполнять задачи более эффективно.
К основным ресурсам для управления удалёнными командами относятся:
- Книги и электронные книги
- Блог-посты и статьи
- Курсы
- Шаблоны
- Вебинары
- Инструменты и программное обеспечение
При работе большинства бизнесов онлайн оснащение сотрудников этими ресурсами создаёт условия для их успеха и повышает продуктивность. Инвестирование в их профессиональное развитие показывает, что вы цените их рост, что, в свою очередь, повышает моральный дух и эффективность работы.
6. Поощряйте социальное взаимодействие
Независимо от физического расстояния между сотрудниками, социальное взаимодействие — это эффективный способ управления удалённой командой.
Вы можете проводить виртуальные вечеринки, онлайн-встречи, совместные мозговые штурмы через видеоконференции и вводные сессии для создания положительных внутриличностных и межличностных рабочих отношений.
Управление удалёнными командами включает создание времени, когда ваши сотрудники могут взаимодействовать и сотрудничать друг с другом. Это делает командную работу лёгкой и продуктивной, так как они строят отношения и поддерживают друг друга. Формирование чувства общности крайне важно для борьбы с изоляцией и поддержания морального духа команды.
7. Проявляйте гибкость и эмпатию
Следует понимать, что у членов вашей команды разные условия работы. У кого-то есть супруги и дети, у кого-то нет.
Кто-то имеет стандартный домашний офис, а кто-то работает из любого места — во дворе, спальне или любимой кофейне.
Учёт этих особенностей поможет вам быть более гибкими и эмпатичными при управлении удалёнными командами.
Если ваши сотрудники болеют или сталкиваются с жизненным кризисом, важно понимать их обстоятельства. Это показывает, что вы человек и заботитесь о них.
В условиях перехода бизнеса на удалённую работу из традиционного офисного пространства, менеджерам следует учитывать стресс, отвлекающие факторы и степень адаптивности сотрудников. Проявляя гибкость в контроле задач при управлении удалённой командой, вы сможете понять индивидуальные потребности и предложить необходимую поддержку для эффективной работы команды.
8. Будьте лидером, а не просто начальником
Лучшие руководители команд знают, насколько важно наставлять и коучить своих сотрудников, а не просто управлять ими. Они ведут команду своим примером.
Хотя важно устанавливать правила и поддерживать дисциплину, члены вашей команды должны также ощущать, что вы доступны и открыты для общения.
Ставьте себя лидером, а не просто начальником. Лидеры идут вместе со своей командой на каждом этапе, а не отправляют сотрудников на передовую, не задав темпа.
Вот что нужно делать как лидеру:
- Воплощать ценности вашей компании
- Проявлять честность и порядочность
- Спрашивать мнение членов команды
- Уважать своих удалённых сотрудников
- Показывать, что вы цените их усилия
- Проявлять гибкость и эмпатию
- Организовывать семинары для повышения знаний команды
- Проводить открытые обсуждения с командой
- Запрашивать обратную связь от сотрудников и корректировать работу по результатам
9. Поддерживайте дни психического здоровья
Всемирная организация здравоохранения (ВОЗ) установила, что низкая продуктивность из-за тревожности и депрессии обходится миру в $1 триллион ежегодно. При этом на каждый вложенный доллар в психическое здоровье приходится $4 улучшения здоровья и продуктивности.
Для менеджера команды психическое здоровье сотрудников должно быть в приоритете, ведь сотрудники показывают лучшие результаты, когда они здоровы и чувствуют поддержку.
Уровни нашей толерантности и адаптивности различаются, и эти факторы следует учитывать при управлении удалёнными командами.
Пока некоторым сотрудникам легко адаптироваться к удалённой работе, правилам проектов и внутренним регламентам компании, другим требуется больше времени, чтобы привыкнуть к новому формату работы из дома.
Члены команды, которым нужно больше времени для адаптации к удалённой работе, могут сталкиваться с проблемами психического здоровья, если продолжают работать под давлением.
Некоторые сотрудники могут переживать серьёзные жизненные трудности и разрываться между решением личных проблем и выполнением работы. Это может негативно сказаться на их психическом состоянии, если проблема не будет своевременно решена.
Способ управлять удалённой командой в таких случаях — поддерживать дни психического здоровья — рабочие дни, которые выделяются для улучшения психологического состояния сотрудников.
Вот как вы можете поддерживать психическое здоровье удалённых сотрудников:
- Предоставлять льготы для поддержки психического здоровья
- Поощрять открытое общение и тимбилдинг
- Предоставлять контакты психотерапевтов для консультаций сотрудников
- Использовать инструменты управления проектами для упрощения задач
- Делиться ресурсами по самопомощи
- Общаться виртуально
- Проводить опросы о психическом здоровье и стрессовых факторах работы
- Поощрять перерывы
- Планировать очные встречи команды для обмена опытом (когда это безопасно)
- Поддерживать физическую активность
- Стимулировать баланс между работой и личной жизнью
- Проявлять гибкость и доступность
- Награждать сотрудников за работу
10. Организуйте регулярные карьерные встречи
Назначайте индивидуальные еженедельные или ежемесячные встречи с каждым членом вашей виртуальной команды. Zoom-звонки с сотрудниками для обсуждения карьерного развития — отличный способ управлять удалённой командой.
Организуйте виртуальные встречи, чтобы обсудить, как члены команды справляются с удалённой работой и управлением проектами. Обсудите, как прошли предыдущие проекты, с какими препятствиями они сталкивались, как находили решения и насколько интересными или сложными были их задачи в целом.
Эта виртуальная личная оценка может быть идеальным временем для получения обратной связи по управлению проектами и предложений по дальнейшей работе.
Регулярные карьерные встречи — это ориентированный на результат способ управления удалённой командой, поскольку они помогают построить доверие сотрудников и установить личный контакт. В свою очередь, удалённые сотрудники смогут делиться своими личными целями и задачами в рамках вашей компании.
11. Делайте перерывы
Если вы управляете удалёнными командами, вы, вероятно, понимаете, насколько важны перерывы, ведь долгие часы работы могут быть стрессовыми.
По данным Центров по контролю и профилактике заболеваний США (CDC), каждый четвёртый сотрудник жалуется, что работа является главным источником стресса в его жизни.
Некоторые члены вашей команды могут не выражать этого напрямую, но стресс всё равно отражается на их производительности.
Поощряйте сотрудников периодически делать перерывы, чтобы они могли отдохнуть и восстановить силы. Перерывы — один из самых простых способов поддерживать психическое здоровье.
Организация перерывов помогает создавать более счастливую рабочую атмосферу и способствует успешной работе команды при управлении удалёнными сотрудниками.
depositphotos.com
Перерывы помогут вашим сотрудникам:
- Предотвратить выгорание
- Повысить креативность
- Поддерживать здоровый баланс между работой и личной жизнью
12. Маркируйте рабочую информацию для удобной приоритизации
Вы будете успешнее управлять удалёнными командами, если всё держать в порядке. Управление задачами станет проще, а продуктивность — выше.
В рабочем процессе маркируйте задачи в зависимости от их приоритета, чтобы команда понимала уровень важности и срочности. Маркируйте официальную информацию и письма для удобной приоритизации.
Примеры ярлыков, которые можно использовать для задач и рабочего процесса:
- FYI/Информационное
- Важно
- Планирование
- Решение
- Проверка/Обратная связь
- Срочно
Ярлыки служат необходимыми ориентирами для эффективного управления удалёнными командами. Они также обеспечивают своевременность, точность и оперативность выполнения задач.
13. Отслеживайте прогресс компании
Прежде чем эффективно отслеживать прогресс компании, необходимо оценить производительность сотрудников, что начинается с правильного управления удалёнными командами.
Чтобы оценить результаты вашей компании и понять, насколько успешно вы управляете удалёнными сотрудниками:
- Оцените бизнес-цели и достижения
- Проанализируйте ключевые показатели эффективности (KPI)
- Просмотрите отзывы клиентов
- Проверьте позиции в поисковых системах (SEO)
- Оцените уровень повторных покупок
- Посмотрите финансовые отчёты
- Сравните с конкурентами
- Определите сильные и слабые стороны
- Разработайте стратегии улучшений
Ваша задача как менеджера — гарантировать, что работа продвигается без сбоев.
Эффективность удалённых сотрудников влияет на общий бизнес-процесс управления. Но не будьте слишком строгими при выявлении проблем и внесении корректировок.
14. Отмечайте успехи
Когда вы достигаете определённых этапов, найдите способ отпраздновать и вознаградить эти достижения.
Празднование успехов — больших и малых — отлично мотивирует удалённых сотрудников. Это не только вдохновляет их на новые достижения, но и даёт команде удовлетворение от того, что их усилия приносят желаемые результаты.
Существует несколько способов отметить успехи вашей компании вместе с удалённой командой для повышения продуктивности:
- Организовать виртуальные вечеринки
- Наградить членов команды
- Дарить подарки
- Предоставлять рабочие отпуска
Не откладывайте празднование до достижения крупных долгосрочных целей. Если сотрудники стараются показать хорошие результаты, но не могут отметить влияние своих усилий, они могут потерять мотивацию.
Как менеджер, который знает, как управлять удалённой командой, всегда помните о необходимости отмечать как индивидуальные, так и коллективные успехи.
Итог: 14 советов по успешному управлению удалёнными командами
Научиться управлять удалённой командой не так сложно, как может показаться.
Хотя при управлении сотрудниками в разных городах или странах могут возникнуть трудности, с правильными действиями и инструментами управление удалёнными командами становится лёгким и продуктивным.
Следуйте нашему списку практических советов для управления удалёнными сотрудниками и повышения эффективности и продуктивности вашего бизнеса.
Как вы управляете своей удалённой командой? Делитесь своими лучшими практиками в комментариях ниже.
Add comment