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Cómo gestionar un equipo remoto: 14 consejos eficaces para tu empresa

Equipo remoto

Según Global Workplace Analytics, el número de personas que trabajan desde casa ha crecido más de un 173% desde 2005. Ahora hay más de cinco millones de empleados a distancia en Estados Unidos.

La aparición de la pandemia de coronavirus impulsó las órdenes de permanencia en casa, y las tareas relacionadas con el trabajo se han convertido en un reto para aquellos que luchan por gestionar equipos remotos. 

A algunos empleados les resulta difícil crear un equilibrio entre el trabajo y la vida privada ahora que trabajan desde casa. Para algunos, la productividad ha disminuido simplemente porque no pueden motivarse en casa. Estas consideraciones son importantes porque el rendimiento de tu plantilla repercutirá en el éxito general de tu empresa.

Aunque la “sensación de oficina” puede hacer que los empleados rindan más, ya que hay poco espacio para las distracciones, el entorno actual significa que es necesario aprender a gestionar un equipo remoto para obtener resultados excelentes.

Los retos de la gestión de equipos a distancia

A pesar de lo común que es el trabajo a distancia hoy en día, los jefes de equipo siguen enfrentándose a los retos que plantea la gestión de equipos remotos.

Varias empresas no tenían planes de trabajo desde casa en su agenda hasta que la pandemia mundial les hizo adaptarse a estas nuevas formas de gestionar a sus empleados. 

Estos son algunos de los retos de la gestión de equipos remotos: 

  • Mala comunicación
  • Desconocimiento de la cultura de la empresa 
  • Falta de seguimiento del progreso
  • Falta de confianza 
  • Dificultades de programación
  • Baja productividad
  • Menos energía de trabajo
  • No hay reuniones en directo

Puede resolver estos problemas con las prácticas adecuadas de gestión del trabajo a distancia. 

A continuación, describiremos las mejores prácticas sobre cómo gestionar un equipo a distancia.

Cómo gestionar un equipo a distancia

  1. Fijar las expectativas
  2. Crear canales de comunicación
  3. Programar las reuniones diarias
  4. Proporcionar al equipo acceso a las mismas herramientas de colaboración
  5. Proporcionar recursos
  6. Fomentar las interacciones sociales
  7. Muestre flexibilidad y empatía
  8. Sea un líder en lugar de un simple jefe
  9. Defienda los días de salud mental
  10. Organice reuniones periódicas para ponerse al día con la carrera profesional
  11. Tómese descansos
  12. Etiquete la información de la empresa para facilitar el establecimiento de prioridades
  13. Haga un seguimiento del progreso de la empresa
  14. Celebrar el éxito

Hay miles de directivos y jefes de equipo que se han encontrado de repente gestionando equipos remotos. 

Adaptarse a este nuevo estilo de trabajo puede dar miedo, especialmente si no hay tiempo suficiente para preparar el cambio. Sin embargo, si sabe cómo gestionar equipos remotos de la manera correcta, obtendrá los mejores resultados de sus trabajadores remotos.

Aquí están nuestros catorce mejores consejos prácticos para gestionar eficazmente los equipos remotos:

Establece expectativas claras 

Aprender a gestionar un equipo a distancia empieza por establecer los límites y las normas de trabajo que deben cumplir tus empleados cuando trabajan desde casa. 

Haga saber a su equipo lo que espera de ellos. Estas expectativas pueden ser en forma de:

  • La cultura de la empresa
  • Procedimientos de trabajo
  • Directrices para los proyectos
  • Guías de estilo
  • Normas de comunicación
  • Creación de relaciones

Al igual que en un espacio de trabajo de oficina tradicional, se espera que los directivos mantengan a los trabajadores al día de los cambios y políticas de personal. Aunque es esencial ver cómo los miembros del equipo cumplen las expectativas, no hay que supervisar sus acciones demasiado de cerca, ya que eso puede generar desconfianza.

Otra práctica eficaz de gestión de equipos remotos es modelar las actividades de trabajo en torno al horario laboral de sus empleados. Tenga en cuenta que las actualizaciones del equipo pueden variar en función de las zonas horarias y las horas de trabajo preferidas, así que establezca expectativas para los miembros del equipo en lo que respecta a la comunicación.

Construir canales de comunicación

No podemos remarcar suficientemente la importancia de la comunicación entre los directivos y el personal remoto cuando se aprende a gestionar un equipo remoto. 

Cree un canal de comunicación fiable para gestionar equipos remotos. Aquí será donde avises a tus trabajadores remotos de elementos importantes como:

  • Cambios
  • Nuevos recursos 
  • Horarios 
  • Fechas límite 
  • Desafíos 
  • Principios

Quizá lo más importante sea considerar qué herramienta de comunicación se adapta a las necesidades de su empresa. Por ejemplo, ¿debe hacer chats de vídeo, llamadas telefónicas, mensajes de voz o simplemente textos? 

Cuando gestiones equipos remotos, asegúrate de encontrar ese delicado equilibrio entre enviar continuamente mensajes a los empleados y delegar el flujo de trabajo estableciendo la automatización.

Los siguientes consejos le ayudarán a crear canales de comunicación eficaces para gestionar con éxito los equipos remotos:

  • Tenga en cuenta la cultura de su empresa
  • Utilice canales de comunicación con buenas críticas
  • Experimente con diferentes canales 
  • Evalúe sus métodos de entrega, como videollamadas, correos electrónicos o textos

Programa controles diarios

Programar comprobaciones diarias puede parecer exagerado, pero es vital para garantizar el rendimiento de la plantilla. Además, mejora la gestión del tiempo al gestionar equipos remotos.

Al programar las revisiones, se da un respiro de la supervisión constante, permite que su equipo sea más responsable y reduce los proyectos desatendidos. Puede utilizar un software de programación para simplificar esta tarea.

Los controles no tienen que ser necesariamente diarios: programe los controles en función de lo que mejor funcione para su equipo, los proyectos pendientes y las horas de trabajo. 

Automatiza las notificaciones para que se envíen a través de correos electrónicos o aplicaciones de mensajería instantánea como Skype a cada miembro en los días específicos en los que se espera que se registren.

Brinda al equipo acceso a las mismas herramientas de colaboración

Las herramientas de colaboración son cruciales para gestionar equipos remotos, ya que ayudan a sus trabajadores a comunicarse, gestionar tareas y compartir archivos de proyectos.

Proporcione a sus trabajadores remotos acceso a estas herramientas de colaboración en equipo y a los documentos compartidos de la empresa. Algunas herramientas son:

  • Chanty
  • Slack
  • Trello
  • Teamwork
  • Asana
  • Microsoft Teams
  • Google Drive (especialmente útil para el seguimiento de notas y agendas)

Para gestionar con éxito un equipo remoto, haz que tus empleados utilicen las mismas herramientas. No equipes a un miembro del equipo con algo diferente si realiza tareas similares a las de otro empleado.

Proporciona recursos

Como propietario o gerente de una empresa que quiere aprender a gestionar un equipo a distancia, asegúrese de proporcionar recursos para ayudar a su equipo a crecer y a gestionar las tareas de forma más eficiente. 

Algunos de los recursos esenciales para gestionar equipos remotos son

  • Libros y libros electrónicos
  • Artículos y entradas de blog
  • Cursos
  • Plantillas
  • Seminarios web
  • Herramientas y software

Con varios negocios en línea, equipar a sus empleados con estos recursos los preparará para el éxito y aumentará la productividad. 

 Fomenta la interacción social

Independientemente de la distancia física entre tus empleados, la interacción social es un método eficaz para gestionar un equipo remoto.

Puedes celebrar fiestas virtuales, hangouts online, videoconferencias de brainstorming conjuntas y sesiones de bienvenida para construir relaciones interpersonales positivas en el lugar de trabajo. 

La gestión de equipos remotos incluye la creación de tiempo para que sus trabajadores remotos se conecten y cooperen entre sí. Esto ayuda a que el trabajo en equipo no suponga ningún esfuerzo y sea productivo, ya que establecen relaciones y se cuidan unos a otros.

 Muestra flexibilidad y empatía

Debe entender que los miembros de su equipo no tienen todos el mismo entorno de trabajo. Algunos pueden tener cónyuges e hijos, y otros no. 

Algunos tienen oficinas domésticas estándar y otros pueden trabajar desde cualquier lugar: su patio, su habitación o su cafetería favorita.

Tener esto en cuenta le ayudará a ser más flexible y empático en la gestión de equipos remotos.

Si los miembros de tu equipo están enfermos o tienen una crisis vital, debes entender sus circunstancias. Demuestra que eres humano y que te preocupas por ellos.

Debido al cambio de las empresas al trabajo a distancia desde el típico espacio de trabajo en la oficina, los directivos deben reconocer el estrés, las distracciones y el índice de adaptabilidad. A continuación, ejerza la flexibilidad en la supervisión de las tareas mientras gestiona los equipos remotos.

 Sé un líder en lugar de un simple jefe

Los mejores jefes de equipo saben que es vital entrenar y orientar a sus empleados en lugar de limitarse a dirigirlos. Saben predicar con el ejemplo.

Aunque es esencial establecer normas y mantener la disciplina, los miembros de su equipo también deben encontrarle accesible.

Póngase en la piel de un líder y no de un simple jefe. Los líderes llevan a sus seguidores a cada paso en lugar de enviarlos a la vanguardia sin marcar el ritmo. 

Esto es lo que debes hacer como líder:

  • Encarnar los valores de tu empresa
  • Muestre integridad
  • Pedir la opinión de los miembros del equipo
  • Respete a sus trabajadores remotos
  • Demuestre a sus empleados que valora sus esfuerzos
  • Sea flexible y empático
  • Organice seminarios para mejorar los conocimientos del equipo
  • Mantenga conversaciones abiertas con su equipo
  • Solicite la opinión de los empleados y ajústela en consecuencia

Defienda los días de la salud mental 

La Organización Mundial de la Salud (OMS) descubrió que la baja productividad debida a la ansiedad y la depresión cuesta al mundo 1 billón de dólares cada año. Sin embargo, también descubrió que por cada dólar invertido en salud mental, hay 4 dólares de mejora en la salud y la productividad.

Como gestor de equipos, la salud mental de sus empleados debe ser una de las principales preocupaciones, sobre todo porque ofrecerán mejores resultados cuando tengan una salud sólida y se sientan apoyados.

Nuestros niveles de tolerancia y adaptabilidad varían, y debes tener en cuenta estos factores a la hora de gestionar equipos remotos. 

Mientras que a algunos trabajadores les resulta fácil adaptarse al trabajo a distancia, a las directrices del proyecto y a las normas de la empresa, otros pueden necesitar más tiempo para acostumbrarse a la forma en que usted gestiona el trabajo desde casa.

Los miembros del equipo que necesitan más tiempo para adaptarse al entorno remoto podrían tener problemas de salud mental si siguen trabajando bajo presión. 

Algunos de sus empleados podrían estar atravesando una crisis vital difícil y verse divididos entre atender sus retos y mantener su trabajo. Esto podría pasarles factura mental si no se aborda rápida y adecuadamente.

La forma de gestionar un equipo remoto en este sentido es abogar por días de salud mental: días de trabajo que se reservan para ayudar a mejorar el bienestar psicológico de sus empleados. 

Las siguientes son formas de apoyar la salud mental de los miembros de su equipo remoto:

  • Ofrezca beneficios de salud mental a los empleados
  • Fomentar la comunicación abierta y la creación de equipos
  • Disponga de un psicoterapeuta al que pueda remitir a los empleados
  • Utilice herramientas de gestión de proyectos para simplificar las tareas
  • Comparta recursos de autocuidado
  • Socializar virtualmente
  • Envíe encuestas sobre salud mental y estrés laboral
  • Fomente los descansos
  • Planifique reuniones de equipo en persona para ponerse al día (cuando sea seguro hacerlo)
  • Promueva la buena forma física
  • Fomente el equilibrio entre el trabajo y la vida privada
  • Sea flexible y accesible
  • Recompensar el trabajo de los empleados

 Organiza reuniones periódicas para ponerse al día

Organiza reuniones individuales semanales o mensuales con cada uno de los miembros del equipo virtual que gestionas. Participar en llamadas de Zoom con tus empleados para hablar de su carrera profesional es una forma estupenda de gestionar equipos remotos.

Organiza reuniones virtuales para charlar sobre cómo los miembros de tu equipo se enfrentan al trabajo remoto y a la gestión de proyectos. Habla de cómo han ido los proyectos anteriores, de los bloqueos a los que se han enfrentado, de cómo han encontrado soluciones y de lo desafiantes y emocionantes que han sido sus tareas en general. 

Esta evaluación virtual cara a cara puede ser el momento perfecto para pedir opiniones sobre la gestión de proyectos y sugerencias sobre cómo avanzar. 

Las puestas al día periódicas sobre la carrera profesional son una forma de gestionar un equipo a distancia basada en los resultados, ya que permite fomentar la confianza de los empleados y conectar con ellos a nivel personal. Sus trabajadores remotos, a su vez, podrán compartir sus metas y objetivos personales para su marca.

 Toma descansos 

Como persona encargada de gestionar equipos remotos, probablemente comprenda la necesidad de hacer descansos, ya que trabajar muchas horas puede ser estresante. 

Según los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades (CDC), uno de cada cuatro empleados se queja de que el trabajo es el principal factor de estrés al que se enfrentan.

Puede que algunos miembros de su equipo no se quejen de ello, pero el estrés se reflejará en su rendimiento laboral.

Anime a sus empleados a tomar descansos de vez en cuando para que puedan relajarse y sentirse renovados. Tomar descansos es una de las formas más sencillas de mantener la salud mental bajo control.

Ofrezca descansos para crear un entorno de trabajo más feliz y fomente un rendimiento satisfactorio mientras gestiona equipos remotos.

Las pausas ayudarán a los miembros de tu equipo:

  • Evitar el agotamiento 
  • Mejorar la creatividad 
  • Mantener un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida privada

 Etiqueta la información empresarial para facilitar la priorización

Tendrá más éxito en la gestión de equipos remotos si mantiene las cosas organizadas. La gestión de tareas será más fácil y la productividad mucho mejor.

En el flujo de trabajo de tu proyecto, etiqueta las tareas en función de su prioridad para que tu equipo conozca el nivel de importancia y urgencia. Etiquete la información oficial y los correos electrónicos para facilitar la priorización. 

Estas son algunas de las etiquetas que puede crear para su flujo de trabajo y sus tareas:

  • FYI/Información
  • Importante
  • Planificación
  • Decisión 
  • Revisión/opinión
  • Urgente

Las etiquetas sirven de guía necesaria para gestionar eficazmente los equipos remotos. También garantizan la puntualidad, la precisión y la rapidez.

 Sigue el progreso de la empresa

Antes de poder hacer un seguimiento eficaz del progreso de su empresa, debe evaluar primero el rendimiento de los trabajadores, lo que empieza por gestionar adecuadamente los equipos remotos. 

Para evaluar el rendimiento de su empresa y saber si está gestionando con éxito a sus trabajadores remotos

  • Evalúe los objetivos y logros de su empresa
  • Analice los indicadores clave de rendimiento (KPI)
  • Revise los comentarios de los clientes
  • Compruebe su posicionamiento en los motores de búsqueda (SEO)
  • Compruebe el índice de repetición de compras
  • Ver sus estados financieros
  • Comparar con la competencia
  • Identificar sus puntos fuertes y débiles
  • Desarrollar estrategias de mejora
  • Su trabajo como gestor garantiza que no haya lagunas y que el trabajo sea progresivo mientras gestiona equipos remotos. 

El rendimiento de los empleados remotos afecta al crecimiento general de su empresa. Pero no sea demasiado duro a la hora de identificar los problemas y hacer correcciones.

 Recompensa el éxito

Cuando consiga ciertos hitos, encuentre una forma de celebrar y recompensar estos éxitos.

Celebrar tus éxitos -tanto los grandes como los pequeños- es una forma estupenda de animar a tus trabajadores remotos. No sólo eso, sino que les motivará a dar lo mejor de sí mismos. Además, proporciona a su equipo la satisfacción de que sus esfuerzos obtienen los resultados deseados.

Hay varias formas de celebrar el éxito de tu empresa con tu equipo remoto para obtener resultados más productivos. Puedes:

  • Organizar fiestas virtuales
  • Premiar a los miembros del equipo
  • Hacer regalos
  • Proporcionar vacaciones de trabajo

No posponga las celebraciones hasta que haya alcanzado sus grandes objetivos a largo plazo. Si sus empleados se esfuerzan por obtener buenos resultados y no consiguen celebrar el impacto que crean sus esfuerzos, podrían sentirse desanimados sobre su rendimiento.

Como directivo que sabe gestionar un equipo a distancia, recuerda siempre celebrar los éxitos tanto individuales como colectivos.

Opiniones finales: 14 consejos para gestionar con éxito equipos remotos

Aprender a gestionar un equipo remoto no debería ser tan difícil como parece. 

Aunque pueden surgir muchos retos al gestionar a los miembros de un equipo en diferentes ciudades o países, la gestión de equipos remotos es pan comido con las acciones y herramientas adecuadas.

Siga nuestra lista de consejos prácticos para gestionar empleados remotos y mejorar el rendimiento y la productividad de su empresa.

¿Cómo gestionas tu equipo a distancia? No dudes en compartir tus mejores prácticas en los comentarios a continuación.

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mm

Irina Nica

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