В нашем связанном мире вокруг нас постоянно кружится огромное количество информации. Рабочее место не является исключением. Ведется несколько проектов одновременно, отделы взаимодействуют друг с другом, а данные клиентов обрабатываются непрерывно.
При таком потоке данных и коммуникаций бывает сложно понять, что действительно важно и какие задачи требуют первоочередного внимания. В результате индивидуальная продуктивность снижается, тянув за собой и работу команды в целом. По некоторым оценкам, до 25 процентов рабочего дня может уходить на постоянное переключение между выполнением задач и потреблением информации.
Когда каждый член команды перегружен знаниями, у него снижается концентрация и продуктивность. Проекты начинают занимать больше времени, увеличивается вероятность ошибок и принятия неверных решений.
К счастью, с информационной перегрузкой можно справиться. В результате команды на рабочем месте становятся более эффективными.
6 способов уменьшить информационную перегрузку
Существуют методы, которые помогут вашему бизнесу снизить объем информации, с которой сталкиваются сотрудники. Ниже приведены четыре способа уменьшить информационную перегрузку на рабочем месте и в конечном итоге улучшить командное взаимодействие.
Используйте программное обеспечение для коммуникаций
Вы можете сделать профессиональное общение более удобным и структурированным, внедрив программные инструменты, которые будут общими для всех членов команды. Сотрудникам не должно приходиться заходить в одну программу, чтобы поговорить с одним коллегой, а затем использовать другую — для общения с другим.
Проверка нескольких каналов коммуникации может запутывать. Сотрудники могут не помнить, где хранится та или иная информация. А общение с несколькими людьми через разные мессенджеры усложняется. Если нет одного общего канала, информацию приходится повторять несколько раз через разные платформы.
Использование корпоративного мессенджера, такого как Chanty, помогает снизить «шум» от множества источников информации. Все члены команды могут использовать одно программное обеспечение, что позволяет легко связываться в одном месте. Больше не нужно искать нужные данные по нескольким каналам коммуникации. В мессенджере можно делиться файлами, а благодаря неограниченной истории сообщений команда не потеряет важную информацию.
Четко формулируйте свои ожидания относительно того, как сотрудники будут использовать инструменты коммуникации. Если вы не хотите, чтобы личные переписки велись в основном рабочем мессенджере, дайте это знать. Или если для определенных проектов сотрудники должны использовать другую платформу, они тоже должны быть об этом проинформированы.
Ограничьте участие
Не всем нужно знать всё. Хотя прозрачность в бизнесе важна, она может привести к тому, что люди будут обладать лишней информацией и переживать о том, что не влияет на их работу. А обмен информацией с большим числом людей может привести к избыточным мнениям, которые замедляют процессы.
На встречах приглашайте только тех, кто действительно должен присутствовать. Люди, которым участие не обязательно, экономят время, оставаясь за своими другими задачами. Им не нужно обрабатывать нерелевантную информацию и они не замедлят встречу вопросами, если им нужно догонять ход обсуждения. А те, кто должен присутствовать, смогут эффективно выполнить свои задачи.
То же касается групповых сообщений. Если вы отправляете сообщение через корпоративный мессенджер, добавляйте в группу только тех, кто должен быть в ней. Не используйте старые группы для рассылки, если в них есть лишние люди. Создайте новую группу или личное сообщение, чтобы информация доходила только до нужных сотрудников.
Вы можете структурировать групповые чаты по проекту, команде и так далее. Так все участники будут понимать цель группы и ограничивать обсуждение соответствующей темой.
Прекратите многозадачность
Поощряйте сотрудников перестать заниматься многозадачностью. Люди работают эффективнее, когда сосредоточены на одной задаче, иначе при разделении внимания концентрация и осознанность снижаются. Многозадачность также негативно сказывается на обучении — вся поступающая информация может плохо усваиваться.
Позвольте командам полностью завершать текущую задачу, прежде чем переходить к следующей. Это помогает сосредоточиться на одной задаче и выполнить её быстрее. Команды могут быстрее решать возникающие проблемы, так как их не отвлекают другие дела.
Если невозможно, чтобы команда концентрировалась на одном пункте одновременно, попробуйте ограничить количество проектов. Это особенно актуально для отделов, работающих с несколькими командами одновременно. В этом случае отдел может сосредоточиться на одном открытом проекте с одной командой за раз. Например, у отделов маркетинга и продаж может быть несколько задач, которые они должны выполнить совместно. Но они могут договориться не переходить к следующему проекту, пока текущий не завершен.
Ограничьте отвлекающие факторы
Связь важна для командной работы в организации, но постоянная устная коммуникация может отвлекать. Сотрудники могут рассчитывать на три минуты непрерывной работы над задачей до того, как их прервут. Людям нужен способ найти “убежище”, чтобы качественно выполнять свою работу.
Вы можете установить «время не беспокоить». Это периоды, когда сотрудники не должны отвлекать друг друга, если только не возникает экстренная ситуация. Можно ограничить межличностное общение поздно вечером, чтобы команда могла отдыхать и не быть перегруженной информацией дома.
Также можно позволить сотрудникам самим устанавливать периоды, когда до них нельзя дозвониться или написать. Например, разрешить отключать коммуникационные инструменты во время обеда или вне рабочего времени.
Когда команда имеет возможность отдыхать и отключаться от потока информации, она лучше сосредотачивается на задачах позже.
Стоит также убрать ожидание, что сотрудники должны отвечать на сообщения сразу. Это может потребовать изменения корпоративной культуры, чтобы дать члену команды несколько минут закончить текущую часть задачи перед ответом. Если работники постоянно переключаются между задачами и сообщениями, они теряют концентрацию и их продуктивность снижается.
Отключайте ненужные уведомления
Простой, но эффективный способ снизить информационную перегрузку — побудить команду настроить уведомления. Четко определите, какие уведомления действительно нужны, а какие можно отключить. Постоянные оповещения отвлекают сотрудников, разрывая их внимание и снижая продуктивность.
Отключая ненужные уведомления, сотрудники могут оставаться сосредоточенными на задачах без отвлекающих сообщений. Например, использование мессенджера, такого как Chanty, позволяет приоритизировать уведомления, получая только те, которые действительно важны. Это помогает сохранять рабочий поток и более эффективно выполнять задачи. В долгосрочной перспективе снижение «шума» от лишних оповещений повышает продуктивность и создает более спокойную, сосредоточенную рабочую атмосферу.
Поощряйте команду регулярно проверять и обновлять настройки уведомлений. Со временем, по мере изменения проектов и рабочих процессов, некоторые уведомления, которые раньше были полезны, могут стать неактуальными. Проверяя и корректируя настройки каждые несколько недель, сотрудники смогут оставаться в курсе важного без перегрузки лишней информацией.
Немного самоуправления в этой области значительно помогает сохранить ясность ума и делает рабочий день менее хаотичным.
Создайте время для сосредоточенной работы
Выделяйте определённые блоки времени для сосредоточенной работы, когда члены команды могут концентрироваться без отвлечений. Поощряйте сотрудников отключать все уведомления в эти периоды и проверять сообщения или электронную почту только в назначенное время. Это помогает глубже погружаться в задачи, улучшает концентрацию и снижает искушение заниматься многозадачностью.
Если включить такие «зоны фокуса» в расписание, команды смогут достигать значительного прогресса, не испытывая перегрузки от постоянного потока информации. Выделение времени для глубокой работы позволяет сотрудникам выстраивать ритм и завершать задачи быстрее и качественнее.
Чтобы сделать это время ещё более эффективным, установите чёткие границы. Например, запретите проводить встречи или звонки в этот период или сообщите сотрудникам, что до них нельзя дозвониться, если не возникает срочная ситуация. Чёткая коммуникация этих границ показывает, что время должно уважаться, помогая всей команде понять ценность непрерывной работы.
При регулярной практике это помогает сотрудникам вырабатывать привычку к концентрации, формируя культуру, где глубокая и значимая работа возможна даже в условиях обычной суеты на рабочем месте.
Улучшение командного взаимодействия возможно
Снижая объём информации, который получают сотрудники, вы повышаете эффективность командного взаимодействия. Работники становятся более сосредоточенными и продуктивными.
Простые инструменты для совместной работы помогают контролировать поток коммуникаций в компании. Они гарантируют, что необходимая информация достанется нужным людям, исключая тех, кто не имеет отношения к встрече или обсуждению.
Снижение нагрузки уменьшает количество ошибок и забывчивость. И, наконец, когда вы даёте сотрудникам время на отдых и возможность отключиться от информационных потоков, они становятся более отдохнувшими и энергичными на работе.
