Удалённые команды постепенно становятся новой нормой, поскольку многие сотрудники выбирают работу без географических ограничений, а компании ищут таланты за пределами своего непосредственного окружения.
Фриланс-платформа Upwork выпустила отчет Future Workforce Report, в котором говорится, что по мере того как молодые поколения (миллениалы и поколение Z) продвигаются на управленческие позиции, они ожидают, что будущее работы будет всё больше смещаться в сторону удалёнки.
На самом деле, 69% руководителей, опрошенных в отчёте, заявили, что позволили бы своим сотрудникам работать удалённо. Основным фактором такого изменения является их восприятие того, что нанимать сотрудников становится всё сложнее. Это связано с трудностями и дефицитом квалифицированных специалистов при традиционном подборе персонала.
Существуют интересные статистические данные о удалённой работе, которые объясняют, почему многие компании сегодня выбирают удалённые команды, приведённые в публикации Remote.co. Вот лишь некоторые из них:
- Удалённая работа может повышать продуктивность сотрудников.
- Удалённые команды снижают расходы на недвижимость и накладные расходы.
- Удалённая работа часто повышает вовлечённость сотрудников.
- Удалённая работа положительно влияет на окружающую среду.
Однако наряду с преимуществами есть и вызовы при организации удалённых команд. Основные трудности связаны с отсутствием подходящих инструментов, внутренних политик и правильно построенной структуры команды. Чтобы создать удалённую команду, эффективно управляющую временем, вам потребуются все три элемента для оптимальной работы команды.
Далее рассмотрим идеи и проверенные практики, которые помогут вам освоить тайм‑менеджмент для удалённых команд.
Установите цели проекта и заранее определите сроки
Подготовка расписаний, важной документации и программных инструментов до начала проекта экономит время на неизбежные действия позже. Менеджерам, отвечающим за удалённые команды, необходимо планировать проекты заранее. Хотя это звучит очевидно, многие менеджеры избегают планирования и сразу переходят к выполнению задач.
Некоторые руководители считают предварительное планирование пустой тратой времени, но на самом деле цель разработки плана проекта — наладить сотрудничество и коммуникацию с командой. Это, в свою очередь, позволяет команде заранее решить большинство потенциальных проблем проекта.
Фактически, программное обеспечение для управления проектами помогает сотрудникам экономить в среднем 498 часов в год, значительно повышая продуктивность и облегчая планирование и координацию. Более того, 61% специалистов по управлению проектами теперь хотя бы частично работают удалённо, что подчеркивает растущую тенденцию удалённой работы в отрасли.
Определите требования к проекту
После того как вы выбрали и наняли удалённых сотрудников, поделитесь деталями проекта и дайте им понять, чего ожидают от команды в целом и от каждого отдельного сотрудника. Удалённые сотрудники, которые имеют ясное представление о задачах и ожиданиях, могут лучше планировать своё время.
Чёткие требования и цели проекта приводят к снижению затрат и более эффективному взаимодействию между сотрудниками. Когда сотрудники точно понимают, чего от них ждут, они работают эффективнее — 68% удалённых работников отмечают, что выполняют больше задач за то же время или даже быстрее, чем при работе в офисе. Это демонстрирует, что ясность требований напрямую способствует повышению продуктивности и более плавному выполнению проекта.
Мы ещё подробнее остановимся на этом ниже, но суть в том, что чёткие требования и цели проекта ведут к снижению затрат и делают межличностное общение более эффективным.
Определите ожидания по проекту
Ожидания по проекту определяются руководством и топ-менеджерами компании. После их установления они должны быть доведены до сотрудников, работающих над проектом.
Также важно, чтобы менеджеры сообщали о любых последующих изменениях этих ожиданий. Открытая коммуникация с удалёнными командами помогает сократить потери времени, поскольку снижает количество ошибок, возникающих из-за неправильного понимания и недопонимания.
Определите сроки проекта
При установлении сроков с вашей удалённой командой сначала обсудите цели и задачи проекта. Разделение проекта на этапы и определение ключевых вех для каждого этапа может сэкономить время при отслеживании прогресса. После каждой вехи должен следовать отчёт.
Отчёты имеют большое значение при управлении удалёнными командами и обеспечении своевременной сдачи всех задач. Чёткая структура отчётности помогает удалённым сотрудникам всегда знать, от кого они получают задания и кому отчитываются, чтобы не возникало двойной работы.
Выделяйте конкретное время дня для ежедневной, еженедельной и ежемесячной отчётности, чтобы всё шло гладко и в соответствии с установленными сроками.
Определите цели проекта
При постановке целей проекта полезно использовать технику SMART. Менеджеры должны руководствоваться её аббревиатурой при выборе целей для удалённой команды:
Конкретные (Specific) – Уточните, чего именно вы хотите достичь и почему достижение этой цели поможет компании работать лучше. Чем подробнее вы опишете причины конкретной цели, тем больше шансов у вашей команды успешно её выполнить в срок.
Измеримые (Measurable) – Важно, чтобы выбранные цели можно было легко измерить. Разбейте цели на измеримые элементы и определите критерии, по которым можно будет судить о достижении цели. Это сделает цель понятной и достижимой.
Согласованные (Agreed upon) – Приемлема ли цель для всех сотрудников вашей организации, особенно для команды, которой вы управляете? Учитывая время и усилия, необходимые для её достижения, стоит ли цель своих затрат? Цель слишком сложная для достижения? Стремиться к высоким результатам — нормально, но убедитесь, что вы не создаёте недостижимые ожидания для команды.
Актуальные (Relevant) – Главное здесь — объяснить себе и команде, зачем вы хотите достичь этой цели. Какова её конечная цель, и поможет ли выполнение этой цели достигнуть основной задачи проекта?
Например, можно подумать, что найм дополнительных продавцов улучшит показатели команды продаж. Но так ли это на самом деле? Всё зависит от множества факторов.
Ограниченные по времени (Time-based) – Когда все вышеуказанные вопросы решены, установите конкретный срок для выполнения выбранных целей. Сроки заставляют людей переключаться на действие. Не будьте слишком строгими с дедлайнами — делайте их гибкими и реалистичными, чтобы поддерживать высокий моральный дух команды.
Оптимизируйте коммуникацию между участниками команды
Как уже упоминалось, эффективная коммуникация между членами команды экономит время. Но по мере того как каналы коммуникации становятся всё более виртуальными, они также усложняются и создают дополнительные трудности. Согласно исследованию «Art of communication in project management», проведённому Tata Consultancy Services, «около 90% времени на проект тратится менеджером проекта на коммуникацию». При этом 30% всех провалов проектов связаны с недостаточной коммуникацией.
Из этого можно с уверенностью сказать, что хорошая, точнее сказать — отличная коммуникация является одним из ключевых аспектов эффективного управления удалённой командой.
И кто бы мог подумать, что увеличение числа используемых каналов профессиональной коммуникации негативно сказывается на прозрачности и продуктивности? На самом деле, это так.
Удалённая команда сейчас использует несколько каналов для рабочих коммуникаций. Основная проблема заключается в том, что часто нет правил, когда и какой канал использовать. Менеджеры должны определить, какие каналы может использовать команда, и установить для них чёткие правила.
Например:
- Мгновенные мессенджеры — для срочных запросов и оперативных обновлений,
- Электронная почта — для важных корпоративных сообщений и памяток,
- Системы управления проектами — для комментариев, вопросов и деталей по конкретным задачам,
- Социальные сети — для неформального общения и разговоров, не связанных с работой.
Чтобы создать условия для прозрачной коммуникации, также стоит:
- Поощрять задавание вопросов между членами команды,
- Убедиться, что всё фиксируется письменно и документируется для ответственности.
Хорошая коммуникация — это не статичная вещь. Необходимо постоянно адаптировать и улучшать каналы и нормы общения для поддержания оптимальных результатов.
В целом, удалённая команда должна использовать четыре основные практики для эффективной коммуникации:
- Коммуникация в реальном времени — решает проблему ожидания ежедневных встреч или видеозвонков для уточнений и решения вопросов. Инструменты для коммуникации в реальном времени, такие как Chanty, позволяют проводить короткие индивидуальные или групповые беседы. Преимущество этих инструментов в том, что у них часто есть интеграции с другими инструментами, необходимыми удалённой команде, такими как календари или системы управления проектами.
- Личное общение — согласно Agile Manifesto, личная коммуникация считается наиболее эффективной формой передачи информации внутри команды разработки. Это также верно для большинства других типов команд. Регулярные конференц-звонки через Skype или Zoom дают возможность менеджерам и удалённым сотрудникам обсуждать детали задач и проектов, сотрудничать и выстраивать совместную работу.
- Частые встречи — о важности регулярных встреч будет сказано ниже, но кратко: встречи позволяют всем быть в курсе происходящего и оперативно реагировать там, где это необходимо. Встречи также помогают менеджерам и сотрудникам формировать более тесные связи и улучшать сотрудничество.
- Общий облачный хранилище — хранение всей документации и важных файлов в одном месте крайне важно для эффективного управления временем в удалённой команде. Google Docs — отличный бесплатный вариант для ведения проектной документации, но если нужна повышенная безопасность, можно рассмотреть платные решения.
Согласно исследованию MIT и статье HBR «Новая наука создания отличных команд», успешные команды обладают тремя аспектами коммуникации, влияющими на их эффективность:
- Энергия (Energy) — количество и характер обменов между участниками команды,
- Вовлечённость (Engagement) — распределение энергии среди членов команды,
- Исследование (Exploration) — коммуникация, которой участники занимаются за пределами своей команды.
Стремитесь создать в вашей удалённой команде атмосферу, где каждый из этих аспектов на высоком уровне, и ваша команда будет работать как часы.
Отслеживайте время и корректируйте процессы
Отслеживание времени мотивирует членов команды быть более продуктивными, так как каждый видит вклад других участников в отчётах. Существует множество причин, почему компаниям стоит попросить удалённых сотрудников вести учёт рабочего времени с помощью программного обеспечения для тайм-трекинга.
Некоторые из них:
- Компании оплачивают труд сотрудников по часам и нуждаются в точных данных для расчёта зарплаты,
- Компании получили финансирование от государства и обязаны вести учёт часов по контракту,
- Необходимо иметь возможность рассчитывать прибыльность проекта в зависимости от соотношения затраченного времени и выполненной работы. Использование приложения для учёта рабочего времени упрощает регистрацию часов и обеспечивает точность данных,
- Использование программ для тайм-трекинга помогает правильно документировать продуктивность сотрудников и расчёт зарплаты в удалённой команде.
Однако данные из приложений для отслеживания времени не должны использоваться против сотрудников для наказания или премирования. В противном случае учёт часов может стать единственной целью работников, и они будут регистрировать время даже без фактической работы, что снизит точность данных и сведёт на нет всю идею тайм-трекинга.
Доверие между менеджером и командой крайне важно. Если использовать эти данные против сотрудников, может возникнуть скрытое недовольство.
Если вы хотите внедрить инструмент для отслеживания времени в компании, лучше выбрать решение, основанное на доверии, например Clockify. В нём отсутствуют скриншоты и другие сомнительные методы контроля сотрудников.
Цель менеджера — создать комфортную атмосферу в удалённой команде. Когда это достигается, уровень продуктивности также повышается.
Помимо бесценных данных для координации и оценки эффективности задач и проектов, тайм-трекинг приносит и другие преимущества, в том числе:
- Возможность видеть, что каждый выполняет свою работу,
- Поддержание мотивации и высокой продуктивности,
- Лучшая организация и расстановка приоритетов,
- Контроль расходов,
- Предотвращение вредных привычек, таких как прокрастинация и многозадачность,
- Ведение учёта сверхурочной работы, PTO, отпусков и больничных,
- Выявление узких мест в процессах.
Используйте методы тайм-менеджмента
Методы тайм-менеджмента способны повысить продуктивность как отдельных сотрудников, так и всей организации. Существует огромное количество приложений и техник для управления временем, но я расскажу о нескольких, которые лучше всего подходят для удалённых команд.
Метод Канбан
Канбан — это визуальная техника управления временем, которая помогает команде отслеживать прогресс выполнения задач и проектов. Слово «канбан» в переводе с японского означает «указатель» и впервые было разработано в компании Toyota для оптимизации производственного процесса.
Метод Канбан очень легко внедрить. Вы определяете количество этапов в проекте или задаче и создаёте соответствующие колонки. Например, это могут быть колонки «Backlog» (список задач), «To Do» (к выполнению), «Doing» (в процессе) и «Done» (выполнено), как на изображении ниже.
По мере выполнения задач вы перемещаете карточки из одной колонки в другую, пока задача не будет отмечена как выполненная. Такое визуальное разделение этапов может мотивировать сотрудников работать продуктивнее, ведь они ощущают удовлетворение, перемещая карточки до завершения проекта.
Сегодня существуют онлайн-инструменты, которые удалённые команды могут использовать для метода Канбан, например Trello или VivifyScrum.
Метод таймбоксинга
Таймбоксинг, Time blocking и техника Помодоро — это всё варианты одного принципа. Идея заключается в работе в так называемых «временных блоках» с делением времени на фиксированные сессии.
Например, техника Помодоро делит работу на 25-минутные интервалы с последующим 5-минутным отдыхом.
Таймбоксинг или Time blocking похожи, с той разницей, что время не фиксировано: вы самостоятельно распределяете продолжительность сессий по своему усмотрению или в зависимости от задачи.
Интересный факт: популяризацию этой техники тайм-менеджмента приписывают Илону Маску, когда он был исполняющим обязанности председателя Tesla и SpaceX.
Вот пример расписания, составленного с использованием техники таймбоксинга:
Техника Эйзенхауэра
Эта техника помогает при расстановке приоритетов задач и тем самым экономит время, позволяя команде понять, какие задачи нужно выполнить немедленно, какие можно отложить, какие делегировать, а какие вовсе исключить.
Техника получила своё название в честь бывшего президента США Дуайта Эйзенхауэра, который был известен своей высокой продуктивностью в Овальном кабинете.
С помощью Матрицы Эйзенхауэра менеджер может классифицировать задачи команды по квадрантам, разделяя их на срочные (urgent) и несрочные (not urgent), а также важные (important) и неважные (not important).
Техника “Главная цель”
Техника “Главная цель” помогает с управлением временем, позволяя определить наиболее важную цель и выделять время на её достижение каждый день до полного выполнения.
Например, вы и ваша команда определяете главную цель на следующий период и посвящаете два часа каждый день работе над этой целью. Это позволит команде быстро достичь значительного прогресса.
Проводите регулярные встречи и давайте своевременную обратную связь
Виртуальные встречи крайне важны для удалённых команд, так как это быстрый способ согласовать действия всех участников. Сложность заключается в том, чтобы не переборщить и не устраивать слишком частые или продолжительные встречи.
Старайтесь избегать созыва собраний, которые не являются критически важными для успеха проекта, — так вы сэкономите время и убережёте сотрудников от усталости.
Многие команды практикуют ежедневные стендапы, и у удалённых команд может быть собственный вариант, давайте назовём их “ежедневные мини-совещания”. Выберите часть дня, когда все доступны, и быстро обсудите, что было выполнено ранее и какие планы на предстоящий рабочий день.
Если ваша удалённая команда разбросана по разным часовым поясам, и всем неудобно быть онлайн одновременно, попросите каждого отправлять короткое видео с отчётом о своём рабочем дне.
Также организуйте регулярные индивидуальные встречи и давайте обратную связь удалённым сотрудникам. Обсуждайте их работу, делайте рекомендации и хвалите за хорошо выполненные задачи. Конструктивная обратная связь помогает направлять сотрудников и команды в правильное русло и предотвращает возможные проблемы, которые в противном случае могли бы вызвать ещё большие трудности в дальнейшем.
Лучший способ повысить эффективность удалённой команды — сосредоточиться на ценностях, доверии и взаимозависимости. Регулярные встречи и своевременная обратная связь помогут достичь именно этого.
Заключение
Эффективное управление временем может быть ключевым фактором успеха проекта при руководстве географически и культурно распределённой командой. Следование приведённым выше советам и практикам поможет сократить время, необходимое удалённой команде для успешного выполнения любой задачи или проекта.
