Реализация транзакционной модели коммуникации для улучшения командного взаимодействия

Знаете ли вы, что эффективная коммуникация настолько важна в бизнесе, что даже группа пингвинов не смогла бы существовать без неё? Именно так — они общаются, чтобы охотиться за едой и выживать в суровых условиях. Эти пингвины используют транзакционную коммуникацию, реагируя и адаптируясь друг к другу в режиме реального времени. Если им это удаётся, то вашей команде тоже по силам!

Один из способов улучшить коммуникацию — использовать транзакционную модель общения. Эта модель рассматривает коммуникацию как непрерывный, динамичный процесс, в котором каждый участник одновременно отправляет и получает сообщения, а затем корректирует своё поведение на основе обратной связи. В бизнесе транзакционная модель способствует созданию совместной среды, где приоритет отдается циклам обратной связи и общему пониманию между участниками.

Давайте разберёмся подробнее и посмотрим, как транзакционная модель может помочь вашей команде работать слаженно, как стая пингвинов.

Что такое транзакционная модель коммуникации?

Случалось ли вам участвовать в игре «горячая картошка» со словами, не зная, кто поймает их следующим? Поздравляем — вы только что стали свидетелями работы транзакционной модели коммуникации! В этом забавном «танце» мы постоянно меняемся ролями отправителя и получателя, перебрасывая идеи друг другу. Эта динамичная модель акцентирует внимание на непрерывном обмене информацией, где обе стороны активно участвуют в разговоре.

Хотя личные беседы и телефонные звонки — классические примеры транзакционной коммуникации, эту модель можно применять в самых разных рабочих ситуациях, особенно при командной работе и межличностном общении. Будь то мозговой штурм, предоставление обратной связи или разрешение конфликтов, транзакционная модель играет ключевую роль в обеспечении чётких и эффективных коммуникаций.

gitmind.com

Транзакционная модель коммуникации эффективна, потому что она напоминает хорошо скоординированный танец между двумя или более людьми. Вы можете направлять свою команду к гармоничному и слаженному общению, не наступая друг другу на «ноги». Эта модель также подчёркивает важность активного слушания, невербальных сигналов и обратной связи для того, чтобы сообщение было понято именно так, как задумано, способствуя более инклюзивной и совместной рабочей атмосфере.

Линейная модель vs транзакционная модель коммуникации

Чтобы по-настоящему оценить силу транзакционной модели, полезно сравнить её с альтернативой — линейной моделью. Линейная модель работает как одностороннее движение, где коммуникация течёт в одном направлении без ожидания ответа от получателя. В этой модели главная цель — передать конкретное сообщение.

Представьте, что вы выпускаете видеообъявление или делитесь блок-схемой для проверки коллегами. В этих случаях информация отправляется для того, чтобы её приняли и поняли, без непосредственного обмена идеями или обратной связью.

researchgate.net

В отличие от линейной модели, ориентированной на одностороннюю коммуникацию, транзакционная модель рассматривает общение как динамичный, двусторонний процесс, характеризующийся постоянным взаимодействием между несколькими участниками.

Главная цель этой модели — не только передача сообщения, но и построение значимых отношений между коммуникаторами.

Примером транзакционной модели коммуникации является личное общение, например видеозвонки, когда участники активно обмениваются мыслями и эмоциями.

Характеристики транзакционной модели коммуникации

Чтобы уверенно внедрять транзакционную модель коммуникации на рабочем месте, важно понять её ключевые элементы. Вот краткий обзор:

1. Динамичность. Модель рассматривает коммуникацию как динамичный процесс, включающий взаимный обмен сообщениями между отправителем и получателем.
2. В режиме реального времени. Коммуникация должна происходить в режиме реального времени, чтобы считаться транзакционной, но это не обязательно должно быть личное общение. Поэтому видеозвонки, телефонные звонки и мгновенные мессенджеры тоже относятся к транзакционной коммуникации.
3. Взаимная ответственность. И отправитель, и получатель несут совместную ответственность за эффективность коммуникации.
4. Контекст. Транзакционная модель учитывает физический, социальный, культурный, межличностный и психологический контекст, в котором происходит общение.

calltutors.com

5. Невербальная коммуникация. Модель признаёт влияние невербальных сигналов и поведения, таких как мимика и жесты, на процесс общения и помогает извлекать информацию в ходе взаимодействия.
6. Построение отношений. Согласно модели, цель коммуникации носит долгосрочный характер — не просто передать конкретное сообщение, а выстраивать отношения между участниками.
7. Обратная связь. Это подразумевает, что передача и получение информации о коммуникации являются неотъемлемой частью процесса общения.
8. Шум. На коммуникацию влияют внешние и внутренние факторы, включая шум, отвлекающие моменты, а также эмоциональное состояние отправителя и получателя.
9. Общее понимание. В этой модели коммуникация считается успешной, когда отправитель и получатель придают сообщению одинаковое значение.
10. Непрерывность. Общение непрерывно и происходит как сознательно, так и бессознательно.

Теперь вы знаете, чем транзакционная модель отличается от других моделей коммуникации. Что же дальше?

Применение транзакционного подхода на рабочем месте

При переходе команды к транзакционной коммуникации важно учитывать несколько аспектов:

1. Учитывайте разные стили общения. Транзакционная модель признаёт, что у людей есть разные стили коммуникации. Культурное происхождение, воспитание и личный опыт влияют на то, как человек выражает свои мысли.

Понимая и уважая разнообразие стилей общения, члены команды могут преодолевать возможные барьеры и лучше понимать друг друга.

2. Содействуйте активному слушанию. Активное слушание предполагает полное присутствие и вовлечённость в процессе общения.

Поощряйте команду практиковать активное слушание, внимательно сосредотачиваясь на том, что говорят другие. Это включает уточняющие вопросы, поиск дополнительной информации и предоставление конструктивной обратной связи для глубокого понимания сообщения.

mygreatlearning.com

3. Развивайте культуру обратной связи. Обратная связь играет ключевую роль в повышении эффективности работы и профессиональном росте. Удивительно, но более половины сотрудников хотят получать обратную связь немедленно.

Поощрение культуры предоставления и запроса обратной связи позволяет членам команды оперативно устранять недопонимания. Это создаёт открытую среду для диалога, уточняет ожидания и укрепляет коммуникацию, исключая путаницу и возможные заторы при выполнении задач.

4. Ставьте акцент на ясность. Отсутствие чёткости в исходных сообщениях и командной коммуникации может приводить к потере в среднем 7,47 часов в неделю.

Для решения этой проблемы члены команды должны стремиться к ясному и лаконичному выражению мыслей. Чёткое изложение идей и инструкций помогает минимизировать потенциальные проблемы и недоразумения.

Акцент на ясность позволяет людям эффективно общаться, упрощает рабочие процессы и предотвращает ненужные препятствия. Кроме того, использование инструментов автоматизации рабочих процессов, таких как Zapier, может ещё больше повысить ясность и эффективность за счёт стандартизации коммуникационных процессов.

5. Учитывайте контекст. Транзакционный подход признаёт, что на коммуникацию влияют различные контекстуальные факторы. Они включают физические, социальные, культурные, межличностные и психологические аспекты среды общения.

Например, при общении с человеком, для которого английский не родной язык, сообщения нужно формулировать более тщательно. В то же время этот контекст может не влиять на разговор двух носителей языка.

Аналогично, общение с коллегой возле шумной кофемашины показывает, как физическая среда может влиять на восприятие сообщения.

6. Поощряйте взаимную ответственность. В транзакционной модели коммуникации и отправитель, и получатель несут ответственность за эффективность общения. Члены команды должны осознавать и принимать свои роли в процессе коммуникации.

Они сотрудничают для того, чтобы сообщения передавались чётко и точно, берут на себя ответственность за собственное понимание и активно ищут уточнения при необходимости.

Применение модели в удалённых командах

В удалённой командной работе организация транзакционной коммуникации может представлять собой уникальную задачу из-за разного графика и доступности участников команды.

Ключевым моментом при внедрении этого подхода является выбор подходящих каналов коммуникации. Хотя электронная почта используется чаще всего, доступ к платформам для мгновенных сообщений и видеоконференций обеспечивает взаимодействие в реальном времени и способствует обмену идеями и обратной связью.

Однако для международных команд разница во времени может ограничивать возможность оперативно реагировать на возникающие вопросы. В таких случаях электронная почта становится важным инструментом.

При использовании электронной почты или других методов коммуникации без мгновенного отклика, например, совместного заполнения шаблона презентации, важно следовать ранее приведённым рекомендациям, включая:

• предоставление и запрос обратной связи
• уточнение сообщений
• учёт контекста и разных стилей коммуникации
• поощрение взаимной ответственности

Стоит отметить, что электронная почта часто рассматривается как линейная форма коммуникации, лишённая аспектов немедленной обратной связи и активного слушания, присущих другим каналам.

Тем не менее даже при общении по электронной почте важно демонстрировать своё присутствие и вовлечённость. Это можно сравнить с механизмом транзакционных писем в email-маркетинге: как действие пользователя запускает автоматический ответ, так и поддержание связи с удалёнными коллегами требует подобного подхода.

Не оставляйте их сообщения на статусе «Прочитано» без реакции. Вместо этого разработайте простую стратегию работы с почтой, которая показывает вашу активность, подтверждает действия коллег и включает лёгкие вступительные элементы для начала диалога.

Например, вы можете дать ответ на их идеи:

“Спасибо за идею. Я рассматриваю возможность её реализации в проекте и скоро поделюсь своими мыслями.”

Такой подход демонстрирует, что вы видите сообщение и активно обдумываете предложенный вклад. В других случаях простое «Принято» может дать понять отправителю, что его сообщение прочитано и услышано.

Применяя вышеописанные шаги и этот подход к работе с электронной почтой, вы сможете внедрять транзакционную модель коммуникации в своей организации, даже в удалённых командах.

Следующий раздел подробно рассмотрит конкретные преимущества этой модели.

Преимущества перехода на транзакционную коммуникацию

Возможно, вы всё ещё задаётесь вопросом, зачем менять способ общения в команде. Ниже приведён подробный обзор преимуществ, которые эта модель приносит на рабочем месте.

Снижение финансовых потерь

Более 80% компаний, сталкивающихся с плохой коммуникацией, несут финансовые потери минимум в $10,000. Чтобы компенсировать недопонимание и вызванные им ошибки, сотрудники часто пропускают сроки и тратят больше времени на выполнение задач, что требует дополнительных ресурсов.

Следовательно, обеспечение эффективной коммуникации помогает предотвратить сопутствующие финансовые потери.

grammarly.com

Повышение продуктивности

Более глубокое понимание точек зрения коллег позволяет членам команды общаться эффективнее и яснее. Это способствует быстрому и результативному применению техник решения проблем и минимизирует недоразумения.

Более 50% сотрудников в сфере знаний становятся продуктивнее при улучшении качества коммуникации. Следовательно, при лучшей коммуникации члены команды успевают сделать больше за меньшее время, повышая общую продуктивность.

Улучшение командной работы и динамики группы

Модель также подчёркивает важность взаимной ответственности и контекстуальных факторов, что приводит к ясному распределению зон ответственности в коммуникации.

Кроме того, учёт контекста позволяет различать внешние влияния на процесс общения без обвинения участников при возникновении разрывов в передаче сообщений.

В конечном итоге каждый участник принимает на себя ответственность и вносит вклад в эффективность коммуникации, что способствует улучшению динамики команды и укреплению командной работы.

Лёгкость внедрения инноваций

Модель меняет способ взаимодействия команды, способствуя ясности и обратной связи, поощряя открытое общение и эффективное командное сотрудничество. Это создаёт среду, которая поддерживает открытость и принятие, позволяя свободно обмениваться инновационными идеями и взглядами.

Укрепление отношений

Благодаря акценту на ясном и лаконичном языке, обратной связи и взаимной ответственности, транзакционный подход формирует культуру уважения и равенства между участниками общения. Такая инклюзивная среда обеспечивает, чтобы каждый член команды чувствовал себя услышанным и вовлечённым, а не пассивным, способствуя ощущению принадлежности и ценности.

Со временем такое уважительное и эффективное общение укрепляет более надёжные и взаимно доверительные профессиональные отношения между коллегами.

Проблемы при внедрении транзакционной модели коммуникации

К сожалению, принятие нового подхода к коммуникации может сопровождаться трудностями, особенно когда речь идёт о транзакционной модели, рассматривающей общение как двусторонний процесс. Эта модель требует большей вовлечённости участников, что может усложнять её внедрение. Поэтому важно понимать необходимые шаги и подготовить команду к предстоящим изменениям до начала реализации.

Преодоление барьеров в коммуникации

Преодоление барьеров в общении — ключевой шаг при внедрении транзакционной модели. Несмотря на преимущества модели, языковые барьеры, различные стили работы, технические проблемы и другие факторы могут мешать эффективному взаимодействию. Например, транзакционная коммуникация делает акцент на обратной связи в реальном времени, что может быть затруднительно при языковых различиях или использовании виртуальных инструментов, ограничивающих мгновенное взаимодействие.

Работа с конфликтующими стилями общения

Конфликтующие стили общения — ещё одна сложность, с которой сталкиваются команды. Например, уверенные в себе коммуникаторы могут испытывать трудности при взаимодействии с более пассивными коллегами. Транзакционная модель помогает понять разные стили общения, но не решает автоматически возникающие между ними проблемы. Командам может потребоваться обучение, чтобы использовать транзакционную модель для преодоления этих разрывов. Таким образом, несмотря на акцент модели на понимании различных стилей общения, конфликты между ними всё ещё могут возникать.

Учет культурных различий в коммуникации

Хотя транзакционная модель учитывает важность контекста, культурные различия всё равно могут создавать трудности. Людям с разным культурным бэкграундом может понадобиться время, чтобы научиться эффективно общаться и применять транзакционную модель. Использование этой модели в мультикультурной команде часто требует дополнительного обучения, так как нормы общения сильно различаются в разных культурах. Например, на межфункциональных встречах недопонимания могут возникать из-за разных культурных ожиданий.

Ограничения по времени

Соблюдение временных рамок — ещё один вызов в условиях быстрого ритма работы. Так как модель делает упор на обратную связь и активное слушание, участники должны тратить время на чёткое выражение мыслей и полное понимание собеседника. Однако нехватка времени часто приводит к поспешной коммуникации или недопониманиям.

Сопротивление изменениям

Внедрение новой модели коммуникации требует индивидуальных изменений от каждого участника команды. Это включает корректировку и трансформацию других аспектов синхронного общения, таких как навыки слушания и невербальная коммуникация. В результате сотрудники могут испытывать перегрузку или сопротивление изменению привычных способов общения.

Помогая команде понять ценность и положительные результаты внедрения модели, можно снизить сопротивление изменениям.

Заключение

Эффективная коммуникация и сотрудничество жизненно важны для любой организации. Применяя транзакционную модель, команды могут раскрыть полный потенциал совместной работы. Транзакционная модель подчёркивает динамичный и непрерывный характер общения, где сообщения постоянно обмениваются, а обе стороны одновременно влияют друг на друга. Такой подход гарантирует, что коммуникация не является односторонним процессом, а представляет собой непрерывный интерактивный обмен.

Транзакционный подход улучшает командную работу, продуктивность и инновации за счёт постоянного взаимодействия, взаимопонимания и ясного общения. Модель рассматривается как более точное отражение реальной коммуникации, где и отправитель, и получатель активно участвуют в формировании сообщения.

Принятие этой модели позволяет командам строить более крепкие отношения, достигать лучших результатов и процветать в условиях современного динамичного рабочего окружения.