Создание виртуальных команд из удалённых сотрудников может принести бизнесу огромную пользу, но проблемы с коммуникацией пугают? Не переживайте — их можно преодолеть.
Преимущества работы с виртуальными командами
Нанимать удалённых сотрудников и формировать виртуальные команды выгодно по многим причинам, поэтому многие компании уже работают в таком формате. Самое очевидное преимущество — снижение затрат, что особенно привлекательно для малого бизнеса, стартапов и тех, кто стремится оптимизировать расходы.
Но есть и другие плюсы. Один из них — доступ к талантам. Легко представить, что квалифицированные специалисты разбросаны по всему миру, а не сосредоточены локально. Сегодня трудно найти агентство, которое бы не передавало хотя бы часть работы талантливым фрилансерам по всему миру.
Цифры подтверждают это. Согласно исследованию SHRM “Employee Benefits: Remaining Competitive in a Challenging Talent Marketplace” 2017 года, более 60% организаций предоставляют своим сотрудникам возможности для удалённой работы. Кроме того, есть признаки того, что удалённая работа может даже повышать продуктивность. Компетентные сотрудники, которые могут делать больше при меньших затратах ресурсов? Предложение, от которого трудно отказаться.
Тем не менее, руководство удалёнными командами — это не всегда легко и без проблем. Каждое бизнес-решение несёт свои преимущества и недостатки, и работа с виртуальными командами не исключение.
Давайте разберём, как преодолеть самые распространённые проблемы коммуникации в виртуальных командах.
Решение проблем
Будь то разница во времени, недостаток опыта работы, культурные различия или что-то ещё — существует бесконечный список факторов, которые могут создавать препятствия для эффективной коммуникации в виртуальных командах. И как мы все знаем, сильная коммуникация — один из самых важных элементов для успешной реализации любого командного проекта.
Из-за этих сложностей некоторые компании могут отказаться от удалённой работы. Например, IBM решила вернуть всех своих удалённых сотрудников в офис. Грустно? Да. Удивительно? Совсем нет. Если посмотреть на статистику, согласно которой целых 57% компаний не имеют политики поддержки удалённой работы для распределённых команд, не удивительно, что они сдаются.
Однако решение этих проблем не в том, чтобы возвращать сотрудников в офис. Гораздо логичнее принять меры, чтобы виртуальные команды имели все необходимые инструменты и обучение для эффективного общения, даже если они находятся в разных географических точках. Таким образом, компании могут продолжать пользоваться всеми преимуществами найма удалённых сотрудников.
Какие же факторы являются ключевыми для преодоления проблем виртуальной командной коммуникации?
Новый акцент на «реальном времени»
Прежде всего, нельзя недооценивать важность «реального времени». Если вы не жили в пещере, вы уже знаете, что реальное время становится ключевым аспектом бизнеса. Именно поэтому такие инструменты, как онлайн-чат-боты для поддержки клиентов и обновления курсов акций в реальном времени, быстро набирают популярность. Возможность работы в реальном времени может быть применена практически в любой сфере бизнеса, включая командную коммуникацию.
Конечно, у виртуальных команд есть множество способов цифрового общения, и электронная почта — один из них. Однако если ваша команда может извлечь пользу из общения в реальном времени, пришло время отказаться от почты и заставить всех установить командное чат-приложение.
Исследование, опубликованное в журнале Academies of Management Discoveries, показало, что для распределённых команд ключом к успеху является «burstiness» — быстрые, реальные «всплески» обмена информацией через чат. Это можно реализовать с любым командным чатом, особенно с таким, где нет ограничений на историю сообщений и есть достаточный объём хранилища файлов для всей команды.
Использование инструментов для общения в реальном времени, таких как видеоконференции или чаты, помогает снизить недопонимания, которые часто возникают при работе с электронной почтой. Эти платформы позволяют быстро уточнять задачи и цели, что ускоряет принятие решений. Более того, инструменты, поддерживающие как асинхронную, так и синхронную коммуникацию, позволяют командам эффективно сотрудничать через часовые пояса, создавая более инклюзивную рабочую среду и ценя разные стили работы.
Осознание «большой картины»
В виртуальных командах часто ощущается чувство изоляции, что является нормальным. Трудно почувствовать себя частью группы, когда физической команды нет. К сожалению, это может привести к проблемам.
Согласно исследованию Global Knowledge под названием «Successfully Managing Remote Teams», 90% проблем коммуникации в виртуальных командах связаны с «человеческим фактором», и лишь 10% — с технологией. Удалённым сотрудникам важно понимать, что они являются частью чего-то большего.
Как этого добиться? Всё сводится к ясности: все члены команды должны понимать, почему они в команде и какое место занимают. Начните с уточнения ролей, чтобы каждый знал, что он и остальные члены команды вносят в проект. Это должно быть понятно с первого дня, и можно легко проверить это с помощью пост-тренинговых опросов и вопросов сотрудникам о том, всё ли для них прозрачно.
Далее уточните конечные цели. Это значит, что нужно показать, как совместные усилия команды соотносятся с общими целями бизнеса. Изоляция может привести к интровертированному, пассивному подходу к задачам, тогда как вам нужен активный подход к совместной работе.
Регулярные тимбилдинги и неформальные звонки также помогают виртуальным командам чувствовать себя более связанными. Создавая возможности для неофициального общения и укрепления командного духа, сотрудники могут строить отношения вне рамок текущих задач. Это не только улучшает сотрудничество, но и повышает доверие и моральный дух команды.
Культурное понимание
Если виртуальная команда включает сотрудников со всех уголков мира, коммуникация естественно становится более сложной — будь то из-за языковых различий или культурных особенностей. Исследования показывают, что культурное понимание существенно влияет на коммуникацию в виртуальных командах. Например, в журнале Journal of European Industrial Training отмечена острая потребность в «улучшении межкультурной коммуникации».
Обучение культурной осведомлённости — это то, что многие компании могут захотеть внедрить. Его можно провести как с помощью внешнего профессионального поставщика, так и внутри компании.
В таких тренингах обычно рассматриваются история, социально-экономические факторы, политика, религия и человеческие аспекты, а также подчеркивается важность и преимущества разнообразия на рабочем месте. По возможности стоит учитывать культурные особенности при формировании команды, группируя сотрудников из схожих регионов или с похожими культурными ценностями, чтобы улучшить коммуникацию и повысить знакомство друг с другом.
Интеграция культурного понимания в процесс найма также может упростить коммуникацию. Например, понимание того, как представители разных культур принимают решения или какое значение придают иерархии, помогает менеджерам эффективно решать деликатные вопросы и обеспечивать уважение и ценность каждого члена команды.
Доступ к бизнес-информации
Растёт потребность в том, чтобы важная бизнес-информация и ключевые данные были доступны в любое время и из любого места. Причём в этом нуждаются не только удалённые сотрудники и виртуальные команды. Концепция «с 9 до 5» постепенно уходит в прошлое, уступая место гибкому графику, горячим рабочим местам и выездным встречам с клиентами.
Но эта статья посвящена виртуальным командам, поэтому сосредоточимся на них.
Наличие важной бизнес-информации, доступной для всех членов команды, крайне важно для того, чтобы все сотрудники находились на одной волне. Проще говоря, коммуникация улучшается, если все члены команды имеют доступ к одинаковым данным одновременно.
Это можно реализовать с помощью облачного хранения данных. Облачные сервисы устраняют необходимость хранить данные локально у каждого сотрудника, предоставляя централизованное хранилище, доступное всей команде. Инструменты вроде Google Docs, Box и Dropbox делают этот процесс очень простым.
Контроль команды и регулярные обновления
Мы не будем утверждать, что виртуальные команды должны управляться точно так же, как физические. Это не так.
Однако есть один аспект, который важен для обеих форматов — необходимость регулярных «совещаний». Эти встречи дают возможность всей команде делиться прогрессом, планировать, проводить мозговые штурмы, сотрудничать в реальном времени и решать возникающие проблемы.
Так же, как бизнесу необходимо изучать целевую аудиторию для роста, участникам виртуальной команды важно узнавать друг друга, чтобы повышать синергию команды.
Кроме того, частичное общение лицом к лицу помогает руководителям проектов держать команду в тонусе, обеспечивая, что никто не избегает своих обязанностей и не снижает продуктивность.
Управление разницей во времени
Одной из трудностей, с которой мы столкнулись при работе с фрилансерами, было правильное определение сроков выполнения задач.
Вот пример.
Наша компания базируется в Европе, и мы сотрудничаем с талантливыми специалистами из США. Разница во времени составляет более 8 часов в зависимости от их точного местоположения. Представим, что мы ждём статью от автора, которая должна быть опубликована 7-го числа. Если назначить крайний срок на 7-е, скорее всего, статья придёт через несколько часов после того, как мы уже покинули офис.
Один из способов избежать этого — убедиться, что все сотрудники знают местоположение своих коллег и учитывают разницу во времени, чтобы сроки были назначены корректно. Также важно, чтобы никто не откладывал выполнение задач на последний момент 😊
Как и культурные особенности, часовые пояса — ещё один фактор, который стоит учитывать при формировании команды.
Время сосредоточиться на коммуникации
Не секрет, что разрыв в навыках растёт, и бизнесу становится всё сложнее находить специалистов, которые помогут развивать компанию, реализовывать новые возможности и достигать целей. Компаниям приходится искать таланты дальше, обращаться к новым пулам специалистов. Удалённые сотрудники и виртуальные команды — это будущее рабочей силы и ключ к экономическому росту.
Сейчас не время возвращать сотрудников в офис и нанимать исключительно локальные кадры. Настало время изменений, внедрения новых технологий и активных действий. Важно находить способы преодолевать препятствия и получать максимальную пользу от работы удалённых сотрудников.
Есть конкретные сложности при управлении удалёнными командами? Давайте обсудим их в комментариях ниже.
