Вы получаете отчет в виде таблицы по электронной почте каждую пятницу. В нем указаны ваши показатели дохода, количество заказов и другие ключевые метрики бизнеса. Важная информация. И Джонатан отлично справляется с подготовкой отчета.
Но вот Джонатан несколько дней болеет, и отчет не приходит. Оказывается, только он знает, как его составлять. Все доверяют Джонатану — в этом нет проблемы. Но нет плана резервного выполнения ключевых задач.
Все прошлые отчеты хранятся в вашей системе управления знаниями, поэтому историческая информация доступна. Но никто не знает, как на самом деле составлять отчет. Это и есть проблема рабочего процесса.
Что такое рабочий процесс?
Рабочий процесс — это система внедрения, документирования, контроля и совершенствования повторяющихся задач и бизнес-процессов команды, которые выполняются в определённой последовательности для достижения конкретной цели. Рабочий процесс добавляет структуру к повседневным организационным процессам.
Как изменить корпоративную культуру вокруг рабочего процесса?
В бизнесе существует напряжение между тем, как дела делаются на самом деле, и тем, как они должны делаться. Существует разрыв между фактическим функционированием вашей команды и тем, как вы предполагаете, что должно происходить. У вас могут быть написанные процессы, но какая от этого польза, если каждый всё равно делает по-своему? Каждый раз процесс может быть заново изобретён.
У рабочего процесса, который использовал Джонатан, было много проблем, даже если его отчеты были фактически корректны.
В этом материале мы обсудим шаги, которые помогут внедрить более эффективный рабочий процесс, который будет работать каждый раз.
1. Внимательно слушайте
Изменения в организации могут быть эмоциональными американскими горками. Это одновременно захватывающе, раздражающе и запутанно. Самое важное — сначала слушать.
Прежде чем внедрять масштабные изменения в рабочем процессе, необходимо выслушать и понять, как и почему процессы выполняются именно так.
На это потребуется время, исследование и, вероятно, несколько встреч за чашкой кофе для открытого обсуждения процессов.
Изменения могут потребоваться поэтапно, от человека к человеку, в зависимости от заинтересованности, вовлеченности и уровня навыков.
Например, если Джонатан был создателем или инициатором текущего метода, потребуется больше времени, чтобы он принял новые подходы. Важно выслушать его точку зрения перед внесением изменений в рабочий процесс.
2. Работайте совместно над формированием рабочего процесса
Если ваша команда совместно разрабатывает процесс, вероятность его внедрения значительно выше. Больше людей будут понимать, как он работает, а ошибки можно будет быстро выявить.
В случае с Джонатаном важно попросить его записать каждый шаг, а затем дать процесс на проверку коллегам или руководителю, или обоим. Они могут предложить более быстрый способ выполнения или добавить другой ключевой показатель, который следует учитывать.
Совместная работа над рабочим процессом повышает его эффективность и «приживаемость».
Это также помогает выявлять и интегрировать лишние или неэффективные шаги. Например, если в отчете Джонатана есть шаг, который не нужен или может быть автоматизирован, открытое обсуждение может привести к улучшениям. С помощью правильных инструментов для совместной работы, например системы управления проектами, команда может анализировать и оптимизировать процесс в реальном времени.
3. Уважайте процесс для формирования привычки
Как только рабочие процессы будут внедрены, реагируйте только на запросы, которые проходят через утвержденный процесс.
Если Джонатан работает над отчетом, дайте ему понять, что отчет не будет считаться завершенным, пока каждый шаг рабочего процесса не выполнен. Изначально это может вызвать некоторые трудности, но со временем процесс стабилизируется.
Формирование новых привычек требует времени. Иногда может пройти два месяца, прежде чем новый процесс закрепится!
Но если отказаться от него на полпути, он никогда не приживется.
4. Обеспечьте прозрачность рабочих процессов
Частью проблемы с отчетом Джонатана было отсутствие прозрачности и недостаточное пространство для обратной связи.
Несмотря на все преимущества электронной почты, она не является оптимальным инструментом для распределения задач, особенно внутри компании.
Электронная почта лишена прозрачности и ясности.
Сообщения могут уходить фрагментарно или кто-то случайно забывает поставить себя в копию. Есть риск кризиса между кнопками «ответить» и «ответить всем», что может забить почтовый ящик всех ненужными письмами.
В системе управления проектами члены команды могут правильно расставлять приоритеты и оценивать количество похожих запросов.
С электронной почтой это сделать невозможно.
Ясный рабочий процесс должен включать элемент прозрачности.
Эффективный инструмент для коммуникации, такой как Chanty, обеспечивает и прозрачность, и ответственность, предоставляя единую платформу, где видны все задачи и отслеживаются обновления. Это гарантирует, что каждый знает, кто над чем работает и в какие сроки, снижая узкие места и путаницу.
5. Экономьте время с повторяемыми рабочими процессами
Если ваша команда постоянно «изобретает велосипед» при выполнении похожих проектов, значит, у вас есть проблема с рабочими процессами.
На самом деле процессы должны быть повторяемыми, но при этом легко редактируемыми со временем. Допускаются корректировки.
Печатные чек-листы или таблицы Excel усложняют этот процесс. Никто не знает, когда процесс изменился.
Использование шаблонов в программном обеспечении для управления проектами, например ClickUp, делает ваши процессы повторяемыми. Просто выберите нужный шаблон проекта или задачи, добавьте чек-лист или список дел — и вы готовы к работе.
Кроме того, интеграция автоматизации там, где это возможно, может еще больше оптимизировать процесс. С помощью встроенных инструментов автоматизации в платформах для командного сотрудничества вы можете настроить автоматическое выполнение определенных задач, экономя время и снижая риск ошибок.
6. Документируйте свои рабочие процессы
Я работал в нескольких компаниях, где использовались системы управления знаниями. Они были хороши для последних корпоративных меморандумов, пресс-релизов или исторической документации рекламных кампаний.
Но они не слишком удобны для повседневных бизнес-процессов. Почему? Потому что их сложно назначать и использовать повторно. Часто приходится копировать и вставлять данные, чтобы сделать запись в системе управления знаниями повторяемой.
Поэтому ваши процессы должны быть документированы в удобном для использования виде. Программное обеспечение для управления проектами предоставляет центральное место для командной коммуникации и хранения ваших процессов.
Так вы сможете использовать их совместно с задачами и другими проектами, и они не будут «захоронены» в системе управления знаниями.
Консолидируя документацию по рабочим процессам в одном центре, доступном всей команде, вы создаете живой документ, который всегда актуален. Это также позволяет участникам команды обращаться к самым свежим процессам, обеспечивая последовательность и эффективность.
7. Измерение эффективности рабочих процессов
После внедрения рабочих процессов важно отслеживать их эффективность со временем. Мониторинг помогает выявлять зоны для улучшений и гарантирует, что процессы продолжают соответствовать изменяющимся потребностям бизнеса.
Ключевые показатели для измерения эффективности:
- Временная эффективность: Задачи выполняются быстрее, чем раньше? Проверьте, экономят ли новые процессы время или создают задержки.
- Уровень ошибок: Происходит ли меньше ошибок или переделок? Мониторинг ошибок покажет, насколько эффективен рабочий процесс.
- Удовлетворенность сотрудников: Насколько команда довольна новыми рабочими процессами? Регулярные опросы помогают это оценить.
- Процент завершения задач: Выполняются ли задачи вовремя? Отслеживание сроков и прогресса обеспечивает эффективность процесса.
Регулярные проверки с командой помогут рабочему процессу развиваться вместе с бизнесом. Если что-то не работает — внесите корректировки. Рабочие процессы не должны быть «в камне» — они должны быть достаточно гибкими, чтобы улучшаться по мере роста команды и изменения целей.
Улучшение рабочих процессов
В следующий раз у Джонатана больше ответственности за свой отчет. Он может отмечать каждый пункт в системе управления проектами, делиться с командой и устанавливать сроки для следующего отчета.
Каждый может комментировать и давать обратную связь, не засоряя почтовый ящик.
Джонатан чувствует себя спокойно, когда уходит на больничный или в отпуск — ему не нужно работать вдали от офиса. Кто-то другой из команды знаком с процессом и может его воспроизвести.
Команда действует согласованно, без пропуска деталей.
Ваша команда знает свои процессы? Или, что еще лучше, есть ли больше одного человека, который их знает?
Каким образом вы можете изменить свои рабочие процессы, чтобы улучшить организацию?
