Aplikace pro obchodní komunikaci: Proč byste měla investovat do budoucnosti

Způsob, jakým jako společnost komunikujeme, se změnil. Textové zprávy se staly běžnou součástí každodenního života. Platformy jako Facebook Messenger a WhatsApp hrají stále důležitější roli v našem osobním životě, stejně jako aplikace pro obchodní komunikaci v pracovním prostředí. Kdy jste naposledy „volala“ domů, že přijdete pozdě?

Ve skutečnosti lidé napříč všemi generacemi dávají přednost zprávám před telefonáty nebo e-maily při komunikaci jeden na jednoho i ve skupině. Podle průzkumu Nielsen Facebook Messaging Survey si 65 % mileniálů a 63 % baby boomerů zvolilo zprávy jako svůj preferovaný způsob komunikace.

Tento trend je patrný i ve světě byznysu. Počet malých podniků, které používají kolaborační chatovací aplikace, výrazně vzrostl. A má to své dobré důvody. Aplikace pro obchodní komunikaci se dobře přizpůsobují měnící se povaze pracovního prostředí a přinášejí řadu výhod.

Nejlepší aplikace pro obchodní komunikaci

1. Chanty – jednoduchý týmový chat s integrovaným řízením úkolů
2. ProofHub – vše v jednom pro spolupráci a řízení projektů
3. Connecteam – nejlepší pro týmy bez kanceláře s mobilně orientovanou komunikací
4. Rocket.Chat – zabezpečená open-source týmová zpráva
5. Basecamp – spolupráce na projektech a týmech na jednom místě
6. Wrike – řízení práce s rozsáhlými možnostmi integrace
7. Bitrix24 – obchodní komunikace s funkcemi CRM
8. Flowdock – vlákna konverzací pro přehledné diskuse
9. Blogin – interní blogová platforma pro firemní aktuality
10. Asana – nástroj pro komunikaci ohledně úkolů a projektů
11. Flock – týmový chat s integracemi pro vyšší produktivitu
12. Zoho Cliq – cenově dostupná alternativa Slacku s automatizací
13. MirrorFly – přizpůsobitelné řešení zpráv pro firmy

Aplikace pro obchodní komunikaci – proč jsou ideální volbou do budoucna

Pracoviště se mění

Povaha pracovního prostředí se proměňuje. Vzdálené pracovní pozice jsou čím dál běžnější a tradiční pracovní doba od 9 do 17 hodin ustupuje flexibilnějším režimům. 77 % mileniálů tvrdí, že by byli produktivnější ve flexibilním pracovním prostředí.

Aplikace pro interní komunikaci představují flexibilní platformu, která vychází vstříc potřebám dnešních zaměstnanců. Zajišťují, že není nutná fyzická přítomnost na schůzkách. A navíc umožňují získat okamžité odpovědi na otázky od kolegů, aniž byste museli chodit k jejich pracovnímu stolu.

Tyto aplikace jsou vhodné i pro alternativní pracovní dobu, protože zaměstnanci si mohou kdykoli prohlédnout probíhající diskuse; mohou si nastavit režim „Nerušit“, když nepracují, a nechat zprávy k vyřízení, až se vrátí. Pokud používaný software má mobilní aplikaci, můžete na zprávy odpovídat i na cestách přímo z telefonu. Tato flexibilita dělá z aplikací pro obchodní komunikaci nezbytný nástroj pro vytváření plynulého, globálně propojeného týmu bez ohledu na lokaci či časové pásmo.

Vše na jednom místě

Díky moderním technologiím dnes firmy používají celou řadu aplikací, cloudových služeb a nástrojů. S dalším rozvojem inovací se tento počet pravděpodobně ještě zvýší. To je sice dobrá zpráva, ale často se ztrácí spousta času hledáním důležitých dokumentů, instrukcí nebo kontaktů v různých systémech. Použití aplikace pro obchodní komunikaci zajistí, že všechny tyto informace, včetně dat získaných z Cloud Analytics, jsou uloženy na jednom místě a snadno dostupné. Kvalitní aplikace umožní vyhledávat dokumenty a další soubory přímo v zařízení, což vše zjednodušuje. Integrace softwaru pro obchodní komunikaci do pracovního procesu zvyšuje efektivitu týmu tím, že centralizuje komunikaci a eliminuje nutnost přepínat mezi různými platformami při plnění pracovních úkolů.

Sdílení informací je snadné

Navazujíc na předchozí bod, sdílení informací mezi členy týmu je při použití kolaborační aplikace velmi jednoduché. Můžete sdílet odkazy nebo přímo nahrávat soubory do konverzace, případně založit nové vlákno, které se snadno později najde. Jednoduché a přehledné sdílení v aplikacích pro obchodní komunikaci eliminuje zbytečné přeposílání, takže se týmy mohou soustředit více na produktivitu a méně na hledání či posílání souborů.

Jednodušší řízení projektů

Řízení projektů může být noční můrou, pokud je komunikace rozptýlená po více kanálech. Když je vše na jednom místě, máte lepší přehled o dění, můžete lépe organizovat práci a držet si kontrolu nad průběhem. Zároveň to zvyšuje odpovědnost za úkoly, protože členové týmu musí aktualizovat manažery a všichni vidí, co se od ostatních očekává.

Méně času zbytečně tráveného na schůzkách

Toto je problém dnes a pravděpodobně i v budoucnu – ztráta času na týmových schůzkách, docházení na místo, poslouchání otázek kolegů, které se vás netýkají, a podobně. Díky týmové kolaborační aplikaci můžete přistupovat k relevantním informacím odkudkoliv, vybírat si jen to, co je pro vás důležité, a aktualizovat data podle potřeby. Navíc máte možnost položit otázky, na které jste možná během schůzky zapomněli, a rychle dostat odpovědi.

Zlepšuje zapojení zaměstnanců

S množstvím rozptýlení v podobě aplikací a internetu a zároveň s rostoucími požadavky zaměstnanců na úkoly a pracovní prostředí není snadné udržet je motivované. HRMorning doporučuje do práce vnést zábavu a socializaci, aby zaměstnanci měli možnost odpočinout si. Do vaší aplikace pro obchodní komunikaci můžete přidat chat, kde zaměstnanci najdou místo, kam mohou jít „vypustit páru“, sdílet vtipy a obecně si povídat o čemkoli mimo práci.

Rychlá tabulka srovnání nejlepších nástrojů pro efektivní správu komunikace

Tady je stručný přehled nejlepších aplikací pro produktivitu, který vám pomůže rychle zjistit, které nástroje by mohly vyhovovat vašim potřebám. Než se pustíte do podrobnější analýzy, tento přehled nabízí jednoduchý způsob, jak porovnat klíčové vlastnosti a najít ideální řešení pro váš pracovní proces.

Podrobný rozbor nejlepších nástrojů pro komunikaci

Chanty

Chanty je týmový chat vybavený všemi funkcemi, které pomáhají zvyšovat produktivitu vašeho týmu jak nyní, tak v budoucnu. V rámci aplikace můžete sdílet screenshoty, soubory nebo odkazy. Nastavte si chytrá oznámení, která budou vyhovovat práci na dálku nebo nepravidelné pracovní době, a integrujte aplikace třetích stran jako Google Drive, Asana či Zendesk, aby byly všechny důležité informace na jednom místě.

Chanty nabízí také intuitivní uživatelské rozhraní, díky kterému je komunikace a spolupráce pro týmy snadná a nevyžaduje složité učení. Vestavěný nástroj pro řízení úkolů umožňuje členům týmu snadno přiřazovat a sledovat úkoly přímo v chatu, což pomáhá udržet všechny na stejné vlně. Díky výkonnému vyhledávání rychle najdete důležité zprávy, soubory nebo diskuze. Kromě toho podporuje Chanty komunikaci v reálném čase a hlasové či video hovory, což zajišťuje dynamickou spolupráci a propojení týmu bez ohledu na jejich místo pobytu.

K dispozici je Bezplatný plán (navždy) pro týmy do 5 členů nebo Business plán za 3 USD na uživatele měsíčně s rozšířenými funkcemi a neomezeným počtem členů. Pro potřeby větších organizací nabízí Enterprise plán ještě více funkcí pro podporu rozsáhlých týmů a složitých pracovních procesů.

ProofHub

ProofHub je mnohem víc než jen jednoduchá aplikace pro obchodní komunikaci – je to komplexní software pro řízení projektů a týmovou spolupráci s integrovaným chatem. Můžete sdílet soubory, poznámky, screenshoty, odkazy a emoji a vést soukromé i skupinové konverzace.

ProofHub podporuje vaši týmovou spolupráci tím, že poskytuje vyhrazený prostor pro diskuse v reálném čase. Online nástroj pro kontrolu a schvalování materiálů výrazně usnadňuje práci kreativních týmů při revizích a schvalování. Mezi hlavní funkce patří workflowy, řízení úkolů, plánování projektů, sledování času, online reporty a vedení poznámek.

ProofHub nabízí bezplatnou zkušební verzi a Ultimate plán s neomezeným počtem uživatelů a projektů stojí 89 USD měsíčně.

Connecteam

Connecteam je aplikace pro komunikaci navržená speciálně pro zaměstnance bez kanceláře. Díky Connecteam můžete oslovit každého člena týmu a proměnit komunikaci v cílenou, měřitelnou a zábavnou zkušenost.

Komunikační a zapojovací platforma Connecteam obsahuje všechny nástroje potřebné pro efektivní komunikaci se zaměstnanci, včetně firemních aktualit a oznámení, firemního chatu, adresáře zaměstnanců, schránky na návrhy, přizpůsobených dotazníků, digitálních workflow, znalostního centra a mnoha dalších funkcí. Kromě jednoduchých zpráv Connecteam umožňuje zvyšovat zapojení zaměstnanců pomocí zpětné vazby v reálném čase prostřednictvím průzkumů a anket, což podporuje inkluzi a transparentnost na pracovišti. Navíc integrace s nástroji pro plánování směn a mzdy udržuje zaměstnance informované o jejich směnách a stavu úkolů.

Nabízí bezplatný plán pro až 200 uživatelů a prémiové plány od 29 USD měsíčně pro maximálně 200 zaměstnanců.

Rocket.Chat

Rocket.Chat je bezpečná open-source komunikační platforma, která zlepšuje týmovou spolupráci a zároveň vám dává plnou kontrolu nad vašimi daty. Můžete posílat zprávy v reálném čase, uskutečňovat hlasové a video hovory, sdílet soubory a integrovat další nástroje pro hladký pracovní tok.

Rocket.Chat splňuje bezpečnostní standardy jako GDPR, HIPAA, ISO 27001 a SOC 2, což z něj činí skvělou volbu pro organizace kladoucí důraz na ochranu dat. Je vysoce přizpůsobitelný, což jej činí ideálním pro týmy, které potřebují škálovatelná řešení pro interní i externí komunikaci.

Hlavní funkce zahrnují týmový chat a kanály, hlasové a video hovory, integrace s nástroji jako Jira a GitHub, federované zprávy pro bezpečnou komunikaci napříč platformami a zabezpečení na úrovni podniků.

Rocket.Chat nabízí bezplatnou Community Edition pro týmy s vlastním hostingem, a Pro plán za 4 USD na uživatele měsíčně pro cloud hosting a integrace. Pro větší organizace s požadavky na pokročilou compliance a specializovanou podporu je k dispozici Custom Enterprise plán s individuálním cenovým nastavením.

Basecamp

Basecamp je nástroj pro řízení projektů s něčím navíc. Nejenže umožňuje týmovou spolupráci, ale také zapojuje klienty do procesu. Práci rozdělí do samostatných projektů, ve kterých je vše, co kdo potřebuje k práci. Mezi jeho funkce patří plánovací nástroje, seznamy úkolů, nástěnky, automatické kontroly a skupinový chat v reálném čase s funkcí Campfire.

Basecamp se neustále vyvíjí, přidává nové prvky jako Hill Charts, které vizuálně a přehledně ukazují pokrok týmu. Další vylepšení přineslo zavedení dokumentů, delegování úkolů a sledování termínů přímo v nástroji, což z něj dělá komplexní platformu pro řízení projektů. Jednoduché a přehledné uživatelské rozhraní zaručuje, že i méně technicky zdatný člen týmu zvládne základní ovládání a přispěje k úspěchu projektu.

Basecamp Business můžete vyzkoušet zdarma po dobu 30 dnů, poté stojí 99 USD měsíčně.

Wrike

Wrike je další software pro řízení projektů a týmovou spolupráci, jehož cílem je zlepšit pracovní procesy, usnadnit plánování a nabídnout řadu dalších funkcí. Disponuje širokou škálou integrací, například se Salesforce nebo GitHub. Flexibilita Wrike umožňuje týmům spravovat pracovní toky napříč odděleními, sledovat cíle a efektivně optimalizovat procesy. Platforma je vysoce přizpůsobitelná a nabízí širokou paletu šablon a nástrojů pro různé obory a potřeby projektů. Wrike poskytuje přehledné reporty o stavu všech projektů v reálném čase, které pomáhají optimalizovat procesy a sledovat termíny, což zajišťuje transparentnost a odpovědnost mezi členy týmu.

Wrike posunul své kolaborativní možnosti na vyšší úroveň díky pokročilým reportovacím funkcím a hlubší integraci s populárními platformami jako Slack a Microsoft Teams. Tyto aktualizace umožňují uživatelům vložit komunikační nástroje přímo do projektových workflow, čímž se zjednodušuje jak řízení projektů, tak i samotná komunikace na jednom místě. Ať už jste malý tým nebo velká organizace, Wrike dobře škáluje podle vašich potřeb a představuje univerzální řešení pro rostoucí firmy.

Každý plán nabízí bezplatnou zkušební dobu. K dispozici je bezplatný plán pro 5 uživatelů, profesionální plán za 9,80 USD na uživatele měsíčně a business plán za 24,80 USD na uživatele měsíčně.

Bitrix24

Bitrix24 nabízí řešení pro týmovou spolupráci, řízení projektů a CRM na jednom místě. Software využívá více než 6 milionů uživatelů. Mezi jeho funkce patří sledování času, Ganttovy diagramy a Kanban tabule pro zvýšení efektivity, projektové prostory a týmový chat pro spolupráci, a také CRM systém pro sledování návratnosti investic do marketingu a zákaznické podpory.

Kromě toho Bitrix24 rozšířil svou funkcionalitu o pokročilé nástroje pro automatizaci, které uživatelům umožňují automatizovat pracovní toky a opakující se úkoly. Díky rozsáhlým reportovacím funkcím je navíc snadné sledovat výkonnost týmu, detailně řídit projekty a udržovat přehled o probíhajících iniciativách. Jedná se o komplexní řešení, které může v organizaci nahradit několik různých nástrojů, čímž pomáhá šetřit čas a zvyšovat celkovou efektivitu.

K dispozici je bezplatný plán pro až 12 uživatelů. Placené možnosti začínají na 19 USD měsíčně a jejich Standardní podnikatelský plán stojí 79,20 USD měsíčně pro až 50 uživatelů.

Flowdock

Flowdock je aplikace pro týmovou spolupráci, která organizuje pracovní prostory do tzv. „flow“ (toků). Každý tok je dále rozdělen do vláken. Flowdock nabízí široké možnosti integrací – od Jiry po Trello – a všechny aktualizace z těchto nástrojů lze sledovat z jednoho místa, což pomáhá udržet tým soustředěný. Díky různým možnostem upozornění si může tým snadno najít rovnováhu mezi aktuálním přehledem a tím, aby nebyl neustále rušen.

Flowdock vyniká jednoduchým filtrováním aktualizací a prioritizací oznámení, takže tým neztrácí fokus a zároveň má přehled. Jeho minimalistické uživatelské rozhraní je ideální pro týmy, které se nechtějí zdržovat složitým nastavením. Aplikace podporuje skupinové chaty i soukromé zprávy a díky vizuálním upozorněním důležité zprávy nezapadnou.

Flowdock nabízí 30denní zkušební verzi zdarma se všemi samostatnými funkcemi. Verze Standalone stojí 3 USD na uživatele měsíčně a verze Enterprise 9 USD na uživatele měsíčně.

Blogin

Blogin je interní firemní blog, který slouží ke konsolidaci důležitých novinek, zpětné vazby a projektových informací na jednom místě. Umožňuje obousměrnou komunikaci mezi vámi a vaším týmem, což je užitečné například při sdílení nápadů a získávání zpětné vazby od kolegů. Jednou z jeho silných stránek je jednoduchost a snadné používání.

Blogin poskytuje vyhrazenou stránku pro týmové aktualizace, otázky a brainstorming. Kromě komunikace mezi týmy podporuje i sdílení znalostí a nepřetržité učení napříč organizací. Zároveň přispívá k vytvoření firemní kultury založené na transparentnosti a spolupráci, kdy vedení může přímo komunikovat se zaměstnanci – a stejně tak zaměstnanci s vedením.

Blogin nabízí bezplatnou 14denní zkušební verzi, měsíční tarif za 39 USD měsíčně nebo roční plán za 390 USD (s dvěma měsíci zdarma).

Asana

Asana sice není čistě komunikační aplikací, ale je to výkonná platforma pro řízení práce, která obsahuje i interní komunikační nástroje. Pomáhá vám organizovat práci způsobem, který odpovídá vašemu podnikání – pomocí seznamů úkolů, časových os, kalendářů apod., takže projekty probíhají hladce a končí včas. Pro komunikaci s kolegy můžete využívat komentáře k úkolům, individuální i skupinový chat a e-mail. Je to ideální řešení pro firmy, které potřebují řídit rozsáhlé a složité projekty a zároveň udržovat otevřenou komunikaci napříč různými odděleními.

Asana byla vylepšena o integrace s nástroji jako Slack, Zoom a Google Workspace, což umožňuje týmům spojit veškerou komunikaci a projektové řízení do jednoho místa. Pokročilé nástroje pro reportování a přehledné dashboardy pomáhají sledovat pokrok, dodržování termínů a klíčové ukazatele. Asana je flexibilní a snadno škálovatelná – hodí se pro malé start-upy i velké podniky.

Základní plán je dostupný zdarma. Prémiová verze stojí 10,99 USD na uživatele za měsíc.

Flock

Flock je další nástroj pro týmovou spolupráci založený na cloudu. Nabízí spoustu oblíbených funkcí – například možnost označovat kolegy v konverzacích, nahrávat různé typy souborů nebo nastavit připomenutí. Funkce „pozvat hosty“ vám navíc umožní zapojit do komunikace i externí spolupracovníky, jako jsou freelanceři nebo dodavatelé.

Kromě týmových zpráv nabízí Flock integrované nástroje pro sdílení souborů, videohovory a týmové ankety. Díky integracím s Google Drive, Trello a Asanou máte všechny nástroje na jednom místě – nemusíte přepínat mezi různými aplikacemi. Flock se snaží zjednodušit spolupráci, snížit množství rušivých vlivů a zvýšit produktivitu pomocí své all-in-one platformy.

Flock nabízí bezplatný plán pro až 20 uživatelů a placený Pro plán za 4,50 USD na uživatele za měsíc.

Zoho Cliq

Další aplikací pro firemní komunikaci, kterou stojí za to zařadit do seznamu, je Zoho Cliq. Nabízí celou řadu oblíbených funkcí, které vám pomohou centralizovat pracovní tok. Můžete spojovat jednotlivé konverzace do kanálů a snadno vyhledávat zprávy i soubory. Jednou z jedinečných funkcí je možnost rozdělit zprávy z různých kanálů do sloupců a zobrazit je všechny najednou na jedné obrazovce.

Platforma se navíc bez problémů propojuje s ostatními aplikacemi Zoho, takže máte plynulé prostředí napříč různými firemními oblastmi – od CRM přes řízení projektů až po marketingové nástroje. Pokročilé možnosti vyhledávání a integrace s nejpoužívanějšími nástroji, jako jsou Google Drive, Trello a Asana, pomáhají týmům udržet si pořádek a zároveň umožňují nepřetržitou komunikaci.

Zoho Cliq nabízí bezplatný plán pro neomezený počet uživatelů, přičemž cena neomezeného plánu se liší podle počtu uživatelů.

MirrorFly

MirrorFly je uznávaným poskytovatelem API řešení pro vývoj integrované komunikace v aplikacích – včetně chatu, hlasu a videohovorů – a to co nejplynuleji. Díky jednoduchým API rozhraním a SDK balíčkům mohou vývojáři všech úrovní rychle nasadit komunikační funkce do jakékoli webové nebo mobilní aplikace.

MirrorFly se navíc může pochlubit výjimečnými přednostmi – umožňuje více než miliardu konverzací po celém světě s latencí pod 3 sekundy, nabízí cenové modely na bázi SaaS i SaaP, podporuje nasazení jak v cloudu, tak on-premise, disponuje responzivními UI sadami, více než 150 funkcemi pro video, hlas a chat a je plně kompatibilní s předpisy na ochranu soukromí jako HIPAA a GDPR.

Kromě toho MirrorFly nabízí 21denní bezplatnou zkušební verzi, která zahrnuje funkce jako moderování, chat a analytiku. Placené plány začínají na 299 dolarech měsíčně a sahají až po 999 dolarů měsíčně.

Výběr správné aplikace pro firemní komunikaci je klíčový

Budoucnost sice nelze předvídat, ale podle aktuálních trendů to vypadá, že firemní kultura a způsob, jakým podniky fungují, se bude nadále měnit. Aplikace pro firemní komunikaci tento posun skvěle doplňuje a přináší řadu výhod pro produktivitu, pracovní procesy i efektivitu bez ohledu na to, jaká bude forma práce. Správně zvolená aplikace zajistí, že váš tým zůstane propojený a dobře organizovaný i v proměnlivých pracovních podmínkách. Poskytuje také prostor pro růst – spolu s tím, jak se rozšiřuje vaše firma, se může rozšiřovat i samotný komunikační nástroj. Zavedení softwaru pro týmovou komunikaci může zlepšit spolupráci díky centralizovaným konverzacím, omezení nedorozumění a zrychlení rozhodovacích procesů.

Jaké jsou vaše předpovědi ohledně budoucnosti týmové komunikace?