La manera en que la gente se comunica ha cambiado. Los mensajes de texto son algo cotidiano. Plataformas como Facebook Messenger y WhatsApp cada día son más populares dentro de nuestras relaciones sociales y como aplicaciones de comunicación empresariales en el área de trabajo ¿Cuándo fue la última vez que “llamaste” a casa para avisar que ibas a llegar tarde?
De hecho, las personas, sin importar su generación, prefieren los mensajes a las llamadas y los correos electrónicos al momento de hablar con otras personas o con un grupo. Según una encuesta realizada por Nielsen para Facebook, el 65% de los millennials y el 63% de los baby boomers prefieren los mensajes como medio de comunicación.
Esta tendencia también puede verse reflejada en empresas alrededor del mundo. Con un aumento del 42% en el 2016, a un 58% en el 2018 de pequeñas empresas usando aplicaciones de chats para equipos. Y en medianas empresas, con un incremento del 38% a un 61% en el 2018.
Existe una buena razón para esto. Las aplicaciones de comunicación empresarial se ajustan perfectamente a la naturaleza cambiante de los espacios de trabajo, además de poseer un número de beneficios en general.
Aplicaciones de comunicación empresarial, por qué son una buena opción para el futuro
El lugar de trabajo está cambiando
La naturaleza del lugar de trabajo está cambiando. Más y más posiciones se desempeñan remotamente y los estrictos horarios de oficina han dejado de ser tan comunes como solían serlo. Con el 77% de los millennials afirmando que serían más productivos dentro de un lugar de trabajo flexible.
Las aplicaciones de comunicación empresarial proveen una plataforma flexible que cumple con las necesidades de estos empleados. Garantizandote que no tengas que estar presente en reuniones presenciales. Y así obtener respuestas instantáneas de colegas sin tener que hacer acto de presencia en la oficina.
Se ajustan a horarios de trabajo alternativos, permitiéndole a los empleados ponerse al día cuando tenga el tiempo, así como fijar mensajes de “No molestar” cuando estén fuera del horario de trabajo y dejar respuestas a sus colegas para retomar proyectos cuando regresen a trabajar.
También puedes responder desde tu teléfono, vayas donde vayas, si el programa que usas cuenta con una aplicación para teléfonos inteligentes.
Todo en un solo lugar
Gracias a la tecnología, en la actualidad, existen un sinnúmero de aplicaciones, nubes y herramientas utilizadas por las empresas. A medida que la innovación continúa, pareciese que esto solo fuese a aumentar. Estas son buenas noticias, pero aún así, hay proyectos en donde se puede perder mucho tiempo buscando documentos relevantes, instrucciones o contactos.
Usar una aplicación de comunicación empresarial te asegura que toda esta información sea almacenada en un solo lugar y que sea de fácil acceso. Una aplicación de calidad te permitirá buscar documentos u otros archivos en tu dispositivo, manteniendo las cosas simples para ti.
Compartir información es fácil
Relacionado con nuestro punto anterior, es fácil compartir información entre los miembros de un equipo al usar una herramienta de colaboración. Puedes compartir enlaces y cargar archivos directamente en una conversación o comenzar un hilo, haciendo que sea más fácil conseguirlo después.
Gestionar proyectos es mucho más simple
Gestionar un proyecto puede ser una pesadilla al momento de comunicarte a través de múltiples canales. Tener todo en un sólo lugar te brinda una mejor perspectiva, facilitándote mantenerte al día con lo que sucede y así organizarte apropiadamente.
También aumenta la responsabilidad hacia las tareas, ya que los miembros del equipo deberán mantener actualizados a los administradores y los demás pueden ver lo que los otros deberían estar haciendo.
Menos tiempo desperdiciado en reuniones
Una problemática actual, que lo más probable es que lo siga siendo en el futuro. Perder tiempo en reuniones de equipos. Dirigirse al sitio de la reunión, escuchar a los colegas hacer preguntas que te sean irrelevantes, etc.
Con una aplicación de colaboración para equipos, podrás acceder a información relevante desde cualquier lugar, seleccionando cuidadosamente las partes relevantes y realizando actualizaciones cuando sean necesarias. También te da la oportunidad de realizar preguntas que tal vez no hayas pensado durante la reunión y recibir respuestas rápidas.
Aumentan el compromiso de los empleados
Con más distracciones que nunca, bien sea en forma de aplicaciones o el Internet, aunado a la demanda de parte de los empleados por obtener las tareas y el ambiente de trabajo que desean. Puede ser difícil mantenerlos comprometidos.
HRMorning recomienda el entretenimiento y la socialización para darle a los empleados la oportunidad de desestresarse. Puedes añadir tu canal en tu aplicación de comunicación empresarial, para que así los empleados sepan que tienen un lugar específico donde pueden relajarse, compartir memes y hablar de una forma más informal acerca de temas que no estén relacionados al trabajo.
¿Cuál de las siguientes herramientas puede ayudarte más en gestionar una comunicación efectiva?
Chanty
Chanty es un chat de equipos sencillo potenciado por la IA, con todas las funciones necesarias para mejorar la productividad de tu equipo cuando lo necesites. Puedes compartir capturas de pantalla, archivos o enlaces desde la interfaz de la aplicación.
Ajustar notificaciones inteligentes que se ajusten a posiciones remotas o con horarios de trabajo alternativos, e integrar aplicaciones externas como Google Drive, Asana y Zendesk para consolidar toda la información relevante en un sitio.
Puedes obtener el Plan Gratuito (sin caducación) para equipos de hasta 10 integrantes o un Plan Empresarial a partir de $3 por usuario al mes, con funciones adicionales y número ilimitado de miembros.
Slack
Una alternativa popular para la comunicación interna. Slack fue lanzado en el 2013 como solución a frustrantes y complicados problemas de comunicación laboral. La comunicación mediante Slack es organizada en canales, bien sea para equipos, proyectos, oficinas ubicadas en lugares específicos o cualquier otra forma que funcione para ti.
Puedes usar la versión freemium de Slack u obtener el plan Estándar a partir de $6,67 al mes.
ProofHub
Mucho más que una simple aplicación de comunicación empresarial, ProofHub es un gestor multifunción de proyectos, así como una herramienta de colaboración con chat integrado. Puedes compartir archivos, notas, capturas de pantalla, enlaces y emojis, además de tener conversaciones privadas y grupales.
ProofHub mejora los esfuerzos de colaboración de tu empresa al proveer un espacio dedicado a discutir temas en tiempo real. La herramienta de corrección de textos en línea funciona perfecto para simplificar los procesos de corrección, revisión y aprobación por parte de tu equipo creativo. Las principales funciones incluyen flujos de trabajo, administración de tareas, planeamiento de proyectos, seguimiento y control del tiempo, informes en línea y la posibilidad de tomar notas.
ProofHub viene con una prueba gratuita y el plan Ultimate, sin límite de usuarios y proyectos. Disponible a partir de $89 al mes.
Connecteam
Connecteam es una aplicación de comunicación especialmente diseñada para los empleados que trabajan fuera de las oficinas. Con Connecteam, puedes comunicarte con todos los miembros de tu equipo y hacer de la comunicación una experiencia mensurable y divertida.
Entre las soluciones de comunicación e interacción de Connecteam incluyen todas la funciones que necesitas para comunicarte efectivamente con tus empleados: Notificaciones y actualizaciones de la empresa, chat empresarial, directorio de empleados, caja de sugerencias, encuestas a la medida, flujos de trabajo digitales, base de conocimiento y mucho más.
Ofrecen un plan gratuito para hasta 200 usuarios y planes premium a partir de $29 al mes para hasta 200 empleados.
Basecamp
Una herramienta de gestión de proyectos con algo extra. Basecamp no solo permite la colaboración de equipos, sino que también suma a los clientes al proceso. Separa el trabajo en proyectos separados, y dentro cada uno de ellos estará toda la información que todos necesitan para hacer sus trabajos. Sus funciones incluyen: Herramientas de planificación, listas de tareas, tableros de mensajes, registros automáticos y, con Campfire, chat grupales en tiempo real.
Puedes probar Basecamp Business sin costo alguno por 30 días, posteriormente viene a un costo de $99 mensuales.
Wrike
Wrikes es otro programa de gestión de proyectos y colaboración, diseñado para simplificar el flujo de trabajo, facilitar la planificación y mucho más. Viene con un rango de integraciones tal como Salesforce y Github. Cuenta con reportes de estado en tiempo real para todos tus proyectos para optimizar tus procesos y no pasar por alto fechas de plazo.
Cada plan ofrece una prueba gratuita. Puede usar el Plan Gratuito para 5 usuarios, el Plan Professional a partir de $9,80 por usuario al mes, mientras el Plan Business cuesta $24,80 por usuario al mes.
Bitrix24
Bitrix24 ofrece una herramienta de colaboración, gestión de proyectos y CRM en un solo lugar. Más de 6 millones de organizaciones usan este software. Sus funciones incluyen: registro y seguimiento del tiempo, diagramas de Gantt y tableros Kanban para mejorar la eficiencia, espacios de trabajo para proyectos y chats de equipos para la colaboración, y un CRM para calcular el ROI del marketing, además de atención al cliente.
Ofrece un Plan Gratuito para hasta 12 usuarios. Las opciones pagas comienzan a $19 al mes con el Plan Empresarial Estándar a un costo de $79,20 mensuales para hasta 50 usuarios.
Flowdock
Una aplicación de colaboración que organiza el espacio de trabajo en “flujos”. Cada flujo se segmenta en hilos. Flowdock cuenta con integración para Jira y Trello. Y todas las actualizaciones por parte de las integraciones pueden ser visualizadas desde un lugar para mantener tu equipo enfocado. Con opciones para las notificaciones, tu equipo puede conseguir el balance entre mantenerse al día y no ser interrumpidos constantemente.
Flowdock ofrece una prueba gratuita de 30 días con todas las funciones independientes. La opción Independiente cuesta $3 por usual al mes y la Empresarial tiene un valor de $9 por usuario al mes.
Blogin
Blogin es un blog corporativo interno que se puede usar para consolidar las noticias importantes, los comentarios y la información de un proyecto en un solo lugar. Permite una comunicación bilateral entre tu equipo y tú, útil para ideas flotantes y recibir opiniones de parte de miembros del equipo, etc. Una de sus fortalezas es su simpleza y facilidad de uso.
Ofrecen una prueba gratis de 14 días, un Plan Mensual a partir de $39 al mes y un Plan Anual a partir de $390 (con dos meses gratis).
Asana
No es estrictamente una aplicación de comunicación, Asana es una poderosa plataforma de gestión de trabajo con herramientas de comunicación. Asana te ayuda a organizar el trabajo de una forma que se ajuste a tu negocio, con listas, cronogramas, calendarios, etc. para permitirle a los proyectos avanzar sin problemas y finalizar a tiempo. Puedes comentar tareas y comunicarte a través de chats individuales y grupales con miembros de tu equipo.
Dispone de un Plan Básico gratuito. Uno Premium a partir de $10,99 por usuario al mes.
Flock
Flock es otra herramienta de colaboración basada en la nube. Cuenta con muchas funciones populares, incluyendo la habilidad de etiquetar miembros del equipo, cargar varios medios y recordatorios. También dispone de una función para “invitados”, para que puedas añadir personas que no sean parte de la empresa, como freelancers y proveedores.
Ofrecen un Plan Gratuito para hasta 20 personas. Y un Plan Pro a partir de $4,50 por usuario al mes.
Zoho Cliq
Otra aplicación de comunicación empresarial para la lista. Zoho Cliq ofrece muchas de las funciones populares para centralizar tu flujo de trabajo. Puedes unir comunicaciones separadas en un solo canal y buscar mensajes y archivos. Pero una de sus funciones únicas es que puedes separar mensajes de diferentes canales en columnas para visualizarlos en una sola pantalla.
Tienen un Plan Gratuito sin límite de usuarios y un Plan Ilimitado que varía en precio según el número de usuarios que tengas.
En resumen
No puedes predecir el futuro, pero según las tendencias más recientes, al parecer la cultura del lugar de trabajo y la forma en que los negocios operan seguirán cambiando. Una aplicación de comunicación empresarial se ajusta a estos cambios a la perfección y conlleva múltiples beneficios a la productividad, el flujo de trabajo y la eficiencia.
¿Cuáles son tus predicciones para el futuro de la comunicación de equipo?
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