Никто не любит проблемы, особенно на работе. Однако они являются частью нашей повседневной рабочей рутины. Если взглянуть на вакансии в интернете, многие из них указывают «навыки решения проблем» как необходимое требование к кандидату. Правда в том, что любая работа в мире требует умения решать проблемы.
От управления задачами до управления людьми — никто не любит ощущать, что застрял, будь то на работе или вне её. Хорошая новость в том, что существует множество проверенных методов решения проблем, которые помогут легко справляться с трудными ситуациями как на работе, так и в личной жизни.
Почему проблемы возникают в первую очередь?
Вы должны определить основную причину проблемы, чтобы решить её. Это облегчает поиск оптимального решения. Вот почему решение проблемы — это не просто устранение сиюминутного затруднения. Часто требуется тщательный анализ корневых причин, чтобы убедиться, что проблема действительно решена. Важно устранить эти основные причины, чтобы предотвратить повторное возникновение подобных проблем в будущем и выбрать подходящие стратегии решения. Ниже перечислены ключевые причины возникновения проблем:
1. Сбои в коммуникации
Проблемы коммуникации являются одной из основных причин затруднений в любой организации или ситуации. Неясные инструкции, неверная интерпретация указаний или отсутствие необходимых деталей создают барьеры, которые приводят к ошибкам, недоразумениям и хаосу. Поэтому крайне важно создать среду, где люди могут свободно выражать свои мысли, а информация циркулирует двусторонне и легко доступна.
2. Неясные цели и задачи
Без четких целей команды и отдельные сотрудники неизбежно будут делать правильные вещи по неправильным причинам или вовсе выполнять неправильные задачи. Отсутствие ясности в постановке целей ведет к путанице, потере ресурсов и разочарованию. Чтобы избежать этих проблем, необходимо устанавливать ясные и согласованные цели.
3. Неэффективные процессы или системы
Старые и устаревшие процессы и системы представляют риски. Еще хуже, когда организации не успевают развивать новые процессы и системы для поддержки новых требований. Такая неэффективность может сохраняться достаточно долго, прежде чем приведет к серьезным последствиям, будь то задержки или ошибки. Постоянное улучшение процессов необходимо для оптимального функционирования.
4. Недостаток ресурсов или возможностей
Иногда проблемы возникают из-за нехватки ресурсов — времени, бюджета, персонала или инструментов. Важно вовремя распознать нехватку ресурсов и принять меры, чтобы задачи были выполнены, а препятствия преодолены. Недостаток ресурсов делает команды беспомощными, приводя к ошибкам и невозможности выполнить поставленные задачи.
5. Сопротивление изменениям
Если организации или отдельные сотрудники не поддерживают изменения, они неизбежно столкнутся с проблемами. Это происходит потому, что они работают в комфортной, устаревшей среде, где практики и структуры неэффективны. Обычно сопротивление изменениям вызвано страхом перед неизвестным, нехваткой информации или обучения, либо привычкой к статус-кво. В таких случаях изменения необходимы для решения проблем и предотвращения их повторного возникновения.
6. Плохое принятие решений
Проблемы часто возникают из-за неэффективного принятия решений, будь то недостаток информации, поспешные решения или чрезмерная опора на интуицию. Иногда решения принимаются без структурированного анализа ситуации и возможных последствий, что неизбежно ведет к новым проблемам.
7. Внешние факторы и неконтролируемые события
Организации должны быть готовы к различным вызовам: изменениям рыночных тенденций, экономическим кризисам, технологическим новшествам или даже природным катастрофам, включая пандемии. Эти факторы могут находиться вне контроля организации, но понимание их и наличие альтернативных стратегий помогает смягчить их влияние.
8. Человеческий фактор
Во многих случаях вина лежит на самих сотрудниках. Люди, работающие в организации, часто становятся причиной проблем. Это может быть связано с ошибками в последнюю минуту, неосторожностью, недостатком внимания к деталям или неверной информацией, полученной при обучении. Решение — больше обучения, повышение концентрации и внимательности к деталям.
Понимание этих причин помогает не только эффективнее решать проблемы, но и предотвращать их появление. Далее мы рассмотрим лучшие техники решения проблем, которые помогут справляться с трудностями максимально эффективно.
11 методов и техник решения проблем
Ниже приведены некоторые методы решения проблем и рекомендации по их практическому применению.
Начнем с основ. Независимо от того, насколько сложна проблема или критична ситуация, можно сделать одно простое действие: вдохнуть, выдохнуть и приступить к искусству решения проблем.
Освоение подхода к решению проблем похоже на создание набора инструментов, на который можно опереться как в повседневных задачах, так и в ситуациях высокой ответственности. Речь идет не просто о том, чтобы сразу искать решение — важно понять ситуацию, выявить корневую причину и выбрать наиболее эффективный способ её устранения. Независимо от того, решаете ли вы конфликт на работе, стратегическую задачу бизнеса или личную дилемму, структурированный подход помогает уверенно справляться с неопределенностью.
В следующем разделе мы разберем 11 мощных техник, которые вы сможете начать применять уже сегодня, чтобы принимать решения более эффективно, рационально и осознанно.
Искусство решения проблем
Большинство людей испытывают стресс при одном только упоминании проблемы. Им кажется, что нужно сразу найти ответ, они ищут виноватого и хотят быстрый и легкий выход. В итоге сама постановка проблемы превращается в отдельную проблему.
Именно поэтому важно замедлиться и сделать паузу. Когда мы находимся в состоянии стресса, мы совершаем одну критическую ошибку — прибегаем к так называемому бинарному решению проблем. Иными словами, мы ограничиваем свои варианты, используя привычные методы решения проблем вместо того, чтобы попробовать что-то новое и более эффективное.
По этой причине просто замедлитесь, глубоко вдохните — и у вас появится больше идей, как справиться с задачей.
Задавайте правильные вопросы
Задавание вопросов — это часть подготовки к решению проблемы. Когда вы спрашиваете, ваш мозг генерирует разные сценарии и варианты принятия решений. Например, ребенок часто задает вопросы вроде «А что если?», «Почему бы и нет?», «Можно ли?», «А как насчет?» и многие другие. Какие правила стоит нарушить? От каких убеждений можно отказаться? Чем больше вопросов вы зададите, тем проще будет найти решение вашей проблемы.
Не доверяйте себе слепо
Одна из причин, почему проблемы возникают и остаются нерешенными, заключается в том, что мы слишком ленивы или заняты, чтобы дистанцироваться от них. Иными словами, мы думаем только с собственной точки зрения, вместо того чтобы отступить и взглянуть на ситуацию шире, где можно использовать методы решения проблем.
Например, если вы работаете в нашей индустрии (SaaS), может возникнуть ситуация, когда пользователи регистрируются в вашем приложении и исчезают после пробного периода. Конечно, можно попробовать увеличить трафик на сайте, но есть и другие способы решения. Вот вопросы, которые стоит задать себе:
- Изменилась ли моя отрасль?
- Действительно ли мое приложение удовлетворяет потребности клиентов?
- Нужно ли улучшить мою стратегию продаж?
В другом примере ваш сотрудник регулярно опаздывает на работу, несмотря на несколько предупреждений. Прежде чем предпринимать какие-либо действия, попробуйте понять его точку зрения и задайте себе следующие вопросы:
- Есть ли у него личные, нерабочие проблемы?
- Что конкретно мешает ему приходить на работу вовремя?
- Как я могу помочь ему справиться с этими проблемами?
Общая черта этих ситуаций — сначала они рассматривают картину в целом, прежде чем пытаться решить конкретную проблему.
Проведите продуктивный мозговой штурм для решения проблем
Сессия мозгового штурма — один из самых эффективных способов освоить искусство решения проблем. Суть его заключается в том, чтобы сгенерировать как можно больше идей и в процессе найти способ решения задачи. Разумеется, обязательное условие для любой сессии мозгового штурма — это дружелюбная, неосуждающая атмосфера.
Если вы хотите проводить мозговой штурм как профессионал, следуйте этим шагам:
- HMW или «Как мы можем…?»
Начните с вопроса вроде «Как мы можем…?» для стимуляции креативности у вашей команды. Вопрос должен быть достаточно открытым, чтобы вдохновлять и поощрять творческое мышление. При этом он должен быть достаточно узким, чтобы участники фокусировались на конкретной проблеме.
- Записывайте все идеи
Каждый участник мозгового штурма должен записывать все свои идеи — на доске или стикерах. Когда все идеи собраны, разместите их на общей доске. Если идей недостаточно, повторите сессию с тем же вопросом, чтобы отточить навыки решения проблем.
- Обсудите идеи
Чтобы обсудить каждую идею, используйте фразы вроде «Мне нравится…», «Хотелось бы…», «А что если…» и другие.
- Выберите лучшие идеи
Когда все идеи собраны в одном месте, пришло время определить лучшие. Например, участники могут проголосовать с помощью стикеров. Также можно распределить идеи по категориям, например «Рациональный выбор», «Лучшее решение для всех» и др.
Такой подход позволяет сохранить идеи, которые сначала кажутся безумными, но со временем оказываются очень ценными.
- Определите процесс решения проблемы
На этом этапе у вас есть лучшие идеи, полученные в мозговом штурме. Пришло время выбрать наиболее перспективные и составить план по их реализации.
Техника Round-Robin для мозгового штурма
Если традиционный мозговой штурм вам не подходит, есть другие методы. Если ваши коллеги сидят и ждут, что кто-то другой решит проблему за них, стоит попробовать метод Round-Robin. Проще говоря, эта техника требует, чтобы каждый участник активно участвовал в сессии. Существует множество различных инструментов и приложений для мозгового штурма.
Правила всего два:
- Участники по очереди предлагают свои идеи, при этом можно «пропустить» ход, если нечего добавить в этот раунд.
- Сессия мозгового штурма заканчивается, когда все участники сделали свой ход или пропустили.
Техника тихого мозгового штурма
Проблема большинства мозговых штурмов в том, что громкие участники чаще всего добиваются того, чтобы их идея была выбрана. Более тихие могут иметь отличную мысль, но просто сидят в стороне и их не слышат. Создаётся впечатление, что важно быть активным и громким, а не иметь действительно хорошую идею.
Если вы замечаете это часто, попробуйте тихий мозговой штурм. Его можно проводить как онлайн, так и в офисе — процесс одинаков. Вся команда формулирует идеи самостоятельно и делится ими без необходимости сидеть за одним столом. Главная идея — мнение каждого имеет одинаковый вес. Если делать это онлайн, принимать решения становится даже проще.
Метод шести шляп мышления
Если вы фанат Гарри Поттера, вы хорошо знаете Распределяющую шляпу — она определяет, в какой факультет Хогвартса попадает студент, исходя из его личности. В этом духе Эдвард де Боно придумал технику «Шесть шляп мышления». Используя этот метод решения проблем, вы «надеваете» шесть разных шляп, каждая из которых символизирует определённый взгляд или подход к проблеме.
Вот шляпы, которые можно «надеть», чтобы освоить искусство решения проблем.
- Белая шляпа. Это нейтральная шляпа, которая опирается на факты и цифры, необходимые для решения проблемы. Когда возникает задача, наденьте именно её.
- Красная шляпа. Эта шляпа связана с эмоциями и интуицией. Надев её, вы можете выражать свои непосредственные чувства и реакцию на идеи, показывая, что думаете «сердцем».
- Чёрная шляпа. Если нужно проявить осторожность и критически оценить ситуацию, выбирайте чёрную шляпу. Она помогает избежать ошибок и плохих решений.
- Жёлтая шляпа. Для позитивного взгляда на проблему подходит жёлтая шляпа. Она позволяет выявлять положительные стороны идеи и служит отличным балансом для чёрной шляпы.
- Зелёная шляпа. Чтобы исследовать креативные возможности, новые подходы и альтернативные идеи, надевайте зелёную шляпу. Генерация новых идей и вариантов важна для всех участников, поэтому каждый должен «носить» зелёную шляпу.
- Синяя шляпа. Эта шляпа управляет всеми остальными. Человек в синей шляпе организует процесс принятия решений и следит, чтобы все остальные шляпы соблюдали правила и направления.
Процесс решения проблем с помощью шести шляп полезен тем, что позволяет быстро и легко рассмотреть одну и ту же проблему с разных сторон.
Метод «5 почему»
Если нужно быстро добраться до корня проблемы, используйте эту технику. Всё, что нужно — это пять раз подряд задать вопрос «Почему?». Начинайте с самой проблемы и спрашивайте, почему она возникла, отвечая объективно. Продолжайте задавать «почему» ещё четыре раза. В какой-то момент вы достигнете истинной причины и сможете начать поиск решения.
Главная сложность этой техники — давать рациональные и объективные ответы на каждый «почему». Не отвечайте с субъективной точки зрения. Вместо этого подумайте логически, почему произошло то или иное событие. Помните: признать, что вы чего-то не знаете, гораздо лучше, чем дать субъективный ответ.
Анализ видов и последствий отказов (FMEA)
Хотите решать проблемы как профессионалы из Chrysler, Ford и General Motors? Этот продвинутый метод решения проблем поможет вам работать с ними легко. С его помощью можно проанализировать каждый элемент вашей стратегии и разложить его на части, чтобы понять, где и как может произойти сбой. Изучая последствия каждого отказа и вероятность его возникновения, вы сможете выбрать самые эффективные методы решения проблем. В конце составьте список действий, которые нужно предпринять для предотвращения каждой выявленной ошибки.
Техника решения проблем «Бродяга»
Когда я пишу статьи вроде этой, у меня есть один способ улучшить их. После написания я оставляю их на день без просмотра. Когда возвращаюсь к статье, смотрю на неё свежим взглядом.
Вы можете использовать тот же подход при решении проблем. Сделайте шаг назад и отойдите от ситуации. Немного отдохните, прогуляйтесь на улице, посмотрите видео с котиками на YouTube. Другими словами, дистанцируйтесь от ситуации. Возможно, решение придёт в момент, когда ваш мозг расслабится.
Оставьте место для воображения
Если ни один из вышеописанных методов не помогает решить проблему, самое время проявить креативность. Если у вас есть методы решения проблем вне работы, попробуйте применить их и на работе.
Например, есть экстремальный случай Йоширо Накамото. Возможно, имя вам не знакомо, но вы наверняка использовали один из его патентов сегодня. На его счету более 3300 патентов, включая цифровые наручные часы, караоке, дисковод и многое другое. Он придумал необычную технику решения проблем под названием «Комната спокойствия».
Его «Комната спокойствия» на самом деле — ванная, покрытая 24-каратным золотом. Этот материал блокирует радиоволны и телевизионные сигналы, которые, по его мнению, мешают решению проблем. Он также считает, что кислород мешает процессу решения задач. По его мнению, слишком много кислорода стимулирует вдохновение, и это его способ использовать воображение для решения проблем.
Вы можете попробовать метод «Комната спокойствия» для решения проблем или найти другие способы, которые позволят использовать воображение вместо холодных, сухих фактов для преодоления сложностей на работе.
Развивайте навыки решения проблем
Главное, что нужно помнить: проблемы возникают постоянно — и будут продолжать возникать. Более того, если проблема появляется на работе, она часто служит ценным источником обратной связи, указывая на области, требующие внимания или улучшения. На самом деле каждая трудность может быть замаскированной возможностью для обучения.
Понимание того, как развивать навыки решения проблем, важно не только для эффективной реакции на ситуацию, но и для предвидения и предотвращения будущих трудностей. Это требует формирования мышления, основанного на любопытстве, гибкости и устойчивости. Начните с анализа прошлых проблем: что сработало? что нет? Далее постепенно внедряйте структурированные техники в повседневную практику и мотивируйте команду делать то же самое. Со временем это станет естественной частью работы.
Цель всех описанных методов решения проблем — сделать вашу компанию более открытой для дружелюбного и совместного поиска решений, а также развивать культуру, где препятствия воспринимаются не как угрозы, а как приглашение к росту.
В итоге, ключевые выводы этих техник следующие:
- Сохраняйте спокойствие и избегайте резких, категоричных подходов к решению проблем
- Задавайте хорошие вопросы, и много их
- Смотрите на ситуацию в целом, учитывая контекст
- Пробуйте нестандартные методы мозгового штурма: Round-Robin и тихий мозговой штурм
- Используйте каждую из шести «шляп мышления», чтобы рассмотреть проблему с разных сторон
- Применяйте метод «5 Почему»
- Предотвращайте потенциальные проблемы с помощью анализа видов и последствий отказов (FMEA)
- В конце оставляйте место для воображения
В зависимости от контекста вы можете использовать один или несколько из этих методов — выбирайте те, которые лучше всего подходят вашей ситуации, команде и личным особенностям. Удачи!
Add comment