A nadie le gustan los problemas, mucho menos en el trabajo. Sin embargo, son parte de nuestras rutinas diarias de trabajo. Si echas un vistazo a los anuncios de trabajo en línea, muchos solicitan tener “habilidades para resolver problemáticas” como una función necesaria para el puesto.
La verdad es que cada trabajo en el mundo requiere que se resolucionen problemas de alguna forma u otra.
Desde la administración de tareas hasta la gestión de personal, no nos gusta sentirnos estancados, ni en el trabajo, ni fuera de él.
La buena noticia es que existen cientos de técnicas comprobadas para la solución de problemas que puedes fácilmente poner en uso para solucionar situaciones difíciles en el trabajo o en tu vida personal.
He aquí algunas de esas técnicas y cómo puedes ponerlas en práctica.
Primero lo primero, inhala y exhala
Comencemos con lo básico. Sin importar qué tan mal sea el problema o qué tan seria es la situación, puedes hacer una cosa, inhalar y exhalar.
Muchas personas se estresan con solo mencionarles un problema. Sienten que deben pensar en una respuesta de forma inmediata, buscan a quien echarle la culpa y quieren una salida fácil y rápida. De repente, enfrentar un problema se vuelve un problema en sí mismo.
Por esta misma razón, es importante tomarse las cosas con calma y respirar. Cuando nos encontramos estresados cometemos un error crítico, recurrimos a algo llamado resolución binaria de problemas. En otras palabras, limitamos nuestras opciones al intentar con resoluciones probadas en vez de darle la oportunidad a cosas nuevas y más eficientes.
Por esta única razón, tómatelo con calma y respira hondo. Se te ocurrirán más formas de enfrentar un problema.
Como primera etapa para la resolución de problemas, comienza por hacer buenas preguntas
Hacer preguntas es parte de la etapa previa a la resolución de problemas. Cuando haces preguntas, a tu cerebro se le pueden ocurrir distintas posibilidades y formas de tomar una decisión.
Por ejemplo, un niño suele preguntar cosas como “¿Qué tal si…?”, “¿Por qué no…?”, “¿Podemos…?” y muchas más por el estilo ¿Qué normas romperás? ¿Existen algunas creencias debemos poner a un lado? Entre más preguntas te hagas, será más fácil encontrar una solución a tu problema.
No confías en tí
Una de las principales razones por las que surgen los problemas y se mantiene sin una solución es porque somos demasiado perezosos o porque nos encontramos demasiado ocupados como para distanciarnos de ellos. En otras palabras, pensamos desde nuestra perspectiva en vez de dar un paso atrás y ver todo desde una perspectiva general.
Por ejemplo, si formas parte del mismo sector que nosotros (SaaS), tal vez te consigas con situaciones en donde las personas se registran a tu aplicación y desaparecen luego del periodo de prueba. Claro, puedes probar generar más tráfico a tu sitio web, pero hay otras cosas que puedes hacer. He aquí algunas preguntas que te puedes hacer:
- ¿Ha cambiado mi sector empresarial?
- ¿Mi aplicación realmente cubre las necesidades de mis clientes?
- ¿Mi estrategia de ventas necesita ser mejorada?
En otro escenario, tu empleado llega tarde al trabajo, a pesar de haber sido advertido en varias oportunidades. Antes de tomar acciones, intenta ponerte en sus zapatos y hazte la siguientes preguntas:
- ¿Tienen otros problemas que no se relacionen al trabajo?
- ¿Qué está (literalmente) haciéndoles llegar tarde al trabajo?
- ¿Cómo puedo ayudarles mediante una resolución de problemas?
Ambas situaciones tienen una cosa en común, se observan los problemas de forma general antes de intentar resolver un problema en específico.
Realiza lluvia de ideas para ayudar a resolver los problemas
Una de las maneras más efectivas de resolver cualquier problema es mediante una sesión de lluvia de ideas. El punto es generar tantas ideas como sea posible y, en el proceso, pensar en una forma de eliminar el problema. Claro, el prerrequisito de toda sesión de lluvia de ideas es realizarla en un entorno agradable y libre de prejuicios.
Si deseas celebrar una lluvia de ideas como todo un profesional, necesitarás realizar los siguientes pasos.
- El método HMW o How Might We
Inicia la sesión con una pregunta tipo “¿Cómo podríamos…? (How might we…?) para darle paso a la creatividad en tu equipo. La pregunta deberá ser lo suficientemente abierta como para inspirar y fomentar la creatividad. De igual forma, deberá ser lo suficientemente centrada y específica para mantener a los participantes enfocados en el problema en cuestión.
- Toma nota de todo
Cada miembro de tu sesión de lluvia de ideas deberá escribir todas sus ideas, bien sea en una pizarra o en nota post-its. Una vez que hayas reunido todas las ideas, ubícalas en un tablero. Si no se te ocurren suficientes ideas, repite la sesión con la misma pregunta.
- Debate tus ideas
Usa frases del tipo “Me gusta…”, “Desearía…”, “Qué tal si…” y otra más para discutir cada una de las ideas que a ti y tu equipo se le ocurrieron.
- Elige las mejores ideas
Ya que todas tus ideas se encuentran en un solo lugar, es hora de encontrar la mejor. Por ejemplo, puedes permitir que los participantes voten a través de papelitos. También puedes crear cubos de ideas, tales como “Elección racional”, “La mejor solución para todos” y así.
Al usar este enfoque, podrás guardar algunas ideas que en primera instancia parecieron una locura pero que en realidad, a la larga, tienen mucho sentido.
- Determina estrategias para la solución de problemas
En esta etapa ya tienes contigo las mejores ideas de la lluvia de ideas. Este es el momento de escoger las mejores y pensar en un plan para hacerlas una realidad.
El uso de la planificación Round-Robin para las lluvias de ideas
Si las lluvias de ideas tradicionales no te funcionan, hay otras cosas que puedes poner a prueba. Si los miembros de tu equipo solamente se sientan, escuchan y esperan que otros arreglen las cosas por ellos, necesitarás poner a prueba la técnica Round-Robin para la solución de problemas.
Para decirlo de una forma más sencilla, esta técnica requerirá que cada participante se involucre activamente en la sesión de lluvia de ideas. Existen muchas herramientas y aplicaciones para realizar lluvias de ideas.
Solo existen dos normas:
- Los participantes toman turnos para contribuir con ideas, pudiendo saltarse si no tienen nada para contribuir en esa ronda.
- La sesión de lluvia de ideas termina una vez que todos hayan saltado su turno.
La técnica de la lluvia de ideas silenciosa
El problema con gran parte de las sesiones de lluvia de ideas es que las personas que hablan más fuerte son las que tienen mayor probabilidad de que sus ideas sean escogidas como la solución.
Los individuos más silenciosos tal vez tengan una idea excelente pero solo se sientan, sin la oportunidad de ser escuchados. Se suele tener la sensación que es más importante mantenerse activo y hacerse escuchar sobre los demás que, de hecho, pensar en una buena idea.
Si notas que es algo que sucede seguido, tal vez sea tiempo de realizar una lluvia de ideas silenciosa. Puedes llevarla a cabo en línea o en la oficina, el proceso será el mismo. Todo el equipo desarrolla ideas por su cuenta y las comparte sin estar sentados en la misma mesa.
La idea principal es que la opinión de todos valga. Si optas por hacerlo en línea, es incluso aún más fácil tomar una decisión.
Usa los seis sombreros para pensar
Si eres fan de Harry Potter, conocerás bastante bien acerca del Sombrero Seleccionador. Ese sombrero que usan los estudiantes y que los ubica en la casa de Hogwarts que mejor encaje con su personalidad.
En ese mismo sentido, hay una técnica que se le ocurrió a Edward de Bono llamada Los Seis Sombreros (The Six Hats). Mediante esta técnica, pueden usar seis sombreros distintos con seis perspectivas distintas.
A continuación, los sombreros que puedes usar para convertirte en un maestro en la resolución de problemas:
- El sombrero blanco. Es el sombrero neutral que usa hechos y figuras para solucionar problemas. Cuando el problema surge, es el que querrás usar.
- El sombrero rojo. Este sombrero se enfoca en las emociones y la intuición. Cuando usas este sombrero puedes mostrar tu reacción visceral a las ideas y expresar libremente lo que sientes.
- El sombrero negro. Este es el sombrero que querrás usar cuando desees tener cuidado y expresar un punto de vista crítico. El sombrero negro se asegurará que no tomes malas decisiones.
- El sombrero amarillo. Este es el sombrero que deberás usar si quieres ser positivo. Te ayuda a identificar los aspectos positivos de una idea, una excelente contraparte del sombrero negro.
- El sombrero verde. Usa el sombrero verde si buscas explorar la parte creativa, las posibilidades, las alternativas y las nuevas ideas. Contribuir con ideas y opciones nuevas es de suma importancia, por lo cual todos deberían usar un sombrero verde.
- El sombrero azul. Este es el sombrero que organiza a los otros. Es la persona que gestiona todo el proceso de toma de decisiones y que se asegura que los demás sombreros acaten las normas y directrices.
La técnica de los seis sombreros es excelente, ya que te permite ver un mismo problema desde distintos ángulos de forma rápida y sencilla.
Resolución de Problemas – Los 5 porqués
Prueba esta técnica cuando quieras llegar rápidamente a la raíz de un problema. Solo tendrás que preguntar “Por qué” cinco veces. Comienza el problema en cuestión y pregúntate por qué comenzó, asegurándote que tu respuesta sea objetiva. Continúa preguntando “Por qué” cuatro veces más.
En algún momento, te encontrarás con la verdadera respuesta a tu pregunta y podrás comenzar a buscar una solución.
El mayor desafío con esta técnica es dar respuestas racionales y objetivas a cada “Por qué”. Evita responder desde tu punto de vista. En su lugar, piensa una razón lógica del por qué algo sucedió. Recuerda, admitir que no saber sobre algo es mucho mejor que dar una respuesta de naturaleza subjetiva.
Análisis modal de fallos y efectos (AMFE)
¿Quieres resolver problemas como los grandes de Chrysler, Ford y General Motors? Esta técnica avanzada te permite solucionar problemas fácilmente. Puedes usarla para analizar cada elemento de tu estrategia y desglosarla para ver cómo y cuándo puede presentar fallas.
Al ver los efectos de cada falla y qué tan probable es que suceda, obtendrás la mejor solución para tu problema. Luego, establece una lista de acciones para prevenir cada una de las fallas que enlistaste en el paso anterior.
La técnica del errante
Cuando escribimos artículos, como este, contamos con una forma de mejorarlos. Una vez terminados, los dejamos a un lado por un día sin mirarlos. Cuando regresamos, le echamos un vistazo con una mirada fresca.
Puedes implementar el mismo enfoque con tus problemas. Da un paso atrás y aléjate de él. Toma un descanso, ve a caminar un poco, ve videos de gatos en YouTube, etc. En otras palabras, apártate de la situación. Tal vez encuentres la respuesta a tus problemas en el momento que tu mente se relaje.
Da paso a la imaginación
Si nada de lo que te hemos mencionado anteriormente te ayuda a resolver un problema, es momento de ponerse creativo. Si tienes una forma de solucionar problemas fuera del trabajo, tal vez sea una buena idea aplicarla también al trabajo.
Por ejemplo, está el caso extremo de Yoshiro Nakamatsu. Tal vez su nombre no te resulte familiar, pero probablemente has usado alguna de las patentes actuales de este hombre. Posee más de 3.300 patentes bajo su nombre, incluyendo un reloj digital de muñeca, una máquina de karaoke, un disquete y muchas otras cosas.
A él se le ocurrió una loca técnica para solucionar problemas llamada Calm Room (O la habitación de la tranquilidad).
Su habitación de la tranquilidad es, en realidad, un baño repleto de oro de 24 quilates. Este material bloquea las ondas de radio y las señales de televisión, las cuales, según él, son perjudiciales para la solución de problemas.
También considera al oxígeno desfavorable para la búsqueda de soluciones a problemas. Al parecer mucho oxígeno significa que habrá inspiración y ésta es su idea del uso de la imaginación para la resolución de problemas.
Puedes usar el método de la habitación de la tranquilidad para solucionar problemas o puedes pensar en otras formas de que permitan usar tu imaginación en vez de hechos puros y duros para ponerle punto final a una problemática en el trabajo.
En resumen: Resolución de Problemas
El punto más importante a tener en mente es que los problemas ocurren todo el tiempo y así seguirá sucediendo. Adicionalmente, si algo sucede en el trabajo, también nos dará información acerca de los puntos que tenemos que fortalecer. El objetivo de cada una de las técnicas mencionadas es hacer que tu empresa sea más abierta a conflictos amigables y a la solución de problemas.
Para resumir todo, aquí los puntos claves de estas técnicas:
- Mantén la calma y evita tomar un enfoque muy cerrado.
- Haz buenas preguntas. Todas las necesarias.
- Observa el contexto de la situación desde una perspectiva general.
- Prueba técnicas poco convencionales para realizar lluvias de ideas, tal como la técnica Round-Robin o la de la lluvia de ideas silenciosa.
- Usa cada uno de los Seis Sombreros para ver el problema desde distintas perspectivas
- Pregúntate los 5 porqués.
- Prevee cualquier inconveniente potencial mediante el análisis modal de fallos y efectos.
- Al final, dale paso a la imaginación.
Dependiendo del contexto, puede que uses uno o más de estas técnicas. Asegúrate de escoger la que mejor se adapte a tu situación, tu equipo y tu personalidad ¡Buena suerte!
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