Конечно, не все дни одинаковы. Вы — человек, а не машина. Но если вы чаще говорите: «Список дел всё растёт» вместо «Сегодня у меня был очень продуктивный день на работе», значит, вы попали на правильную страницу.
Этот блог предназначен для всех — менеджеров, сотрудников и основателей компаний, которые хотят взять день под контроль, а не быть ведомыми задачами. Независимо от того, управляете ли вы удалёнными командами, балансируете между встречами одну за другой или просто пытаетесь справиться с горой электронных писем, это руководство поможет найти практические решения для оптимизации вашей ежедневной продуктивности.
Прежде чем начать, важно отметить: длинный список дел не всегда является вашей виной. Существует множество внешних факторов, которые влияют на продуктивность.
По статистике производительности сотрудников, удалённые работники теряют до 2,5 часов в день из-за отвлекающих факторов. Технологии, хоть и необходимы, часто оказываются двусторонним мечом. Постоянные уведомления, мгновенные сообщения и частое переключение между приложениями нарушают концентрацию и делают глубокую работу редким достижением.
Вы можете пройти курс по продуктивности от Chanty, чтобы максимально повысить эффективность на работе. Chanty предлагает не только инструменты для коммуникации, но и функции, которые помогают лучше управлять временем, расставлять приоритеты и беспрепятственно сотрудничать с командой.
Разговорчивые коллеги и офисный шум были названы главными отвлекающими факторами для 80% работников. Стоит отметить, что эти отвлечения не ограничиваются физическими офисами. Удалённые сотрудники часто сталкиваются с похожими проблемами — шумом в доме или отсутствием отдельного рабочего места, что может быть так же утомительно. Многие респонденты также считали встречи просто ещё одним препятствием на пути к их продуктивности. Чтобы справиться с этим, многие компании вводят «дни без встреч» или устанавливают строгие повестки, чтобы встречи были короткими и целенаправленными.
Тем не менее, существует множество других причин. Вопрос в том, что вы можете сделать?
Лучшее, что вы можете сделать, — это определить, что влияет на вашу продуктивность, и работать над этим.
Иногда небольшие изменения могут дать значительный эффект. Важно быть готовым внести необходимые корректировки, где это нужно, чтобы работать более продуктивно. В противном случае день, когда стресс приведёт к выгоранию, будет недалёк. Помните, что последовательные небольшие изменения помогают создать устойчивый рабочий ритм. В конце концов, продуктивность — это умная работа, а не изнурение себя.
Что значит продуктивный день?
Проще говоря, продуктивный день — это день, когда вы завершаете приоритетные задачи или достигаете значимых результатов, которые продвигают ваши проекты вперёд. Речь не о том, чтобы растягивать рабочие часы до предела или жертвовать важными личными делами — тренировками, временем с семьёй или даже бытовыми обязанностями, такими как стирка. Истинная продуктивность — это баланс, который не идёт в ущерб вашему благополучию.
Продуктивность — это не просто вычёркивание пунктов из списка дел. Это эффективное управление временем, расстановка приоритетов и ощущение достигнутого, которое даёт энергию, а не истощает. В конце рабочего дня вы должны находить время для себя, не ощущая себя обременённым длинным и неподъёмным списком дел. Такой баланс позволяет сосредоточиться на работе, не жертвуя качеством жизни.
Итак, как сделать день продуктивным и при этом удовлетворяющим? Вот 11 практических советов, которые помогут максимально использовать рабочий день, завершать важные задачи и при этом находить время для психического и физического здоровья.
1. Расставляйте приоритеты
Слышали выражение: «Съешь лягушку с утра, и день пройдёт легче»?
Для тех, кто не слышал, оно означает: сначала выполняйте самую сложную задачу, и остальная часть дня будет легче.
Почему это работает? Вы не откладываете сложную задачу и не растягиваете рабочее время. AI-инструменты ChatGPT могут сэкономить время, оптимизируя рабочие процессы.
Важно разделять задачи, независимо от длины списка, на две категории: важные и срочные. Распределяйте задачи по этим категориям и анализируйте их. Перестаньте случайно выбирать задачи из списка или по настроению. Так вы всегда будете выполнять много работы и при этом не ощущать себя непродуктивным.
Выработайте привычку составлять список дел перед сном или сразу после пробуждения. Также полезно выделять задачи, которые можно делегировать.
2. Эффективно общайтесь
Согласно опросу Panopto, «сотрудники в среднем тратят 5 часов в неделю на ожидание получения необходимой информации и инструкций».
Это является одной из основных причин задержек работы, а иногда и забытых или отменённых задач. Вот два способа справиться с этим:
- Если вы ждёте ответа, и задача не критическая, переходите к следующей задаче. Если информация нужна срочно, позвоните или используйте Chanty — инструмент командного чата, вместо того чтобы повторно писать по почте.
- Если вы коллега или руководитель, которому нужно ответить, делайте это, если вы не слишком заняты. Если вы на встрече или заблокировали время для другой задачи, настройте автоматический ответ на электронные письма с текстом: «Я не проверяю почту в течение следующих X часов, пожалуйста, звоните, если это крайне срочно».
Для повышения продуктивности всех участников важно также поддерживать общение кратким и содержательным. Избегайте пустой болтовни и переходите сразу к делу — будь то встречи, письма или личные беседы.
3. Делайте обязательные перерывы
Образ жизни большинства специалистов довольно малоподвижен из-за выполняемых задач. К тому же сложно не потерять концентрацию, выполняя одну задачу за другой. Короткие перерывы после каждого часа работы или после завершения крупной задачи — это лучший вариант.
Используйте это время, чтобы прогуляться, выпить чашку зелёного чая, позвонить, проверить соцсети, посмотреть стендап и т.д. Это поможет освежить разум и тело, делайте то, что работает для вас. Вы также можете практиковать техники осознанности, которые помогут расслабиться и справляться с тревогой в течение дня.
Однако не увлекайтесь бесконечным пролистыванием соцсетей и возвращайтесь к рабочему столу вовремя, чтобы завершить следующую задачу. Если пытаться быть слишком амбициозным и планировать выполнить все задачи сразу, а затем взять длинный перерыв, результат может быть негативным.
Отсутствие перерывов ведёт к умственной усталости. С другой стороны, регулярные паузы помогают сохранять энергию и сосредоточенность на предстоящих задачах.
4. Используйте удобное рабочее кресло
Сидение в одной и той же позе на неудобном кресле может привести к болям в спине и нарушению осанки. Если работа не связана с выездами, большую часть времени мы сидим за ноутбуком. Длительный дискомфорт не только влияет на здоровье, но и мешает сосредоточиться на задачах. Со временем это может привести к усталости, стрессу и даже хроническим проблемам, таким как синдром запястного канала или напряжение шеи.
С ростом удалённой работы эргономика становится важнее, чем когда-либо. Инвестиции в удобное кресло имеют ещё больший смысл. Независимо от того, дома вы или в офисе, функции регулировки высоты, ширины, поворота и наклона — обязательны. Эти функции не только поддерживают тело, но и повышают общую продуктивность, позволяя оставаться комфортным и энергичным в течение дня. Правильно организованное рабочее место с подходящим креслом помогает дольше сохранять концентрацию и избегать отвлекающих факторов, вызванных дискомфортом.
5. Составляйте рабочий график
Составление рабочего графика особенно полезно для специалистов в определённых сферах или профессиях с ротационными или нестандартными сменами. Планировщик рабочего графика помогает легко планировать, проверять или менять смены.
Он даёт ясное представление о запросах на выходные, показывает обмен сменами и значительно повышает продуктивность. Чтобы сотрудники воспринимали график без сопротивления, выбирайте системы с мобильным приложением.
6. Регулярно занимайтесь физическими упражнениями
Как уже упоминалось, на продуктивность влияют многие внешние факторы, и одним из них является движение тела. Из-за малоподвижного образа жизни мы подвержены напряжению глаз, сердечно-сосудистым проблемам и болям в спине.
Чтобы избежать негативного влияния на работу и наоборот, необходимо регулярно заниматься физическими упражнениями. Это помогает оставаться активным и поддерживать правильную осанку. Хорошая осанка также повышает уверенность в себе и снижает усталость, тогда как сутулость и неправильная поза могут вызывать негативные мысли.
Физические упражнения увеличивают производство АТФ, что улучшает умственную и физическую энергию, повышая продуктивность. Кроме того, интеграция практик осознанности в ежедневный распорядок повышает общее благополучие и продуктивность. Найдите моменты в течение дня, чтобы сосредоточиться, следуя японской концепции, попытайтесь переподключиться к своему икигай и развивать чувство благодарности за настоящий момент.
Такие техники, как глубокое дыхание, медитация или осознанная прогулка, помогают снизить стресс, улучшить концентрацию и согласовать действия с вашими ценностями и целями. Практикуя осознанность, вы можете повысить продуктивность, сохраняя баланс и удовлетворение в жизни.
7. Питайтесь правильно
Не секрет, что большое количество фастфуда может сделать вас вялыми. Поэтому важно контролировать, что и сколько вы едите. Начните сбалансировать своё питание и прекратите есть бездумно. Лучше включать больше овощей и фруктов.
Лучше всего начинать день с полноценного завтрака с сбалансированными питательными веществами. Просыпайтесь вовремя, ешьте осознанно и не торопясь. Начните с малого: замените кофе или чай на смузи и постепенно продвигайтесь дальше. Чем лучше завтрак, тем выше продуктивность.
На обед избегайте тяжёлой пищи, так как организм будет расходовать энергию на переваривание, и вы можете почувствовать сонливость. Салаты и овощи на пару — хороший вариант. Если же вы съедите что-то плотное, ограничьтесь меньшей порцией.
8. Управляйте своим временем
Проверка электронной почты, уведомления на телефоне, звонки, многозадачность и весь этот шум — это основные поглотители времени. Вам следует лучше управлять временем, пробовать метод блокировки времени и практиковать монотаскинг.
Составьте план по своему списку дел: распределяйте важные задачи по временным блокам и выполняйте их в установленный промежуток. После завершения одной задачи делайте 10-минутный перерыв, а затем переходите к следующей. Если задача займёт больше 1–2 часов, можно использовать правило 2 минут.
Эти короткие промежутки можно использовать для мелких, но срочных задач, а также для проверки и ответа на письма. В противном случае можно установить три конкретных времени для проверки почты или звонков: 11:00, 14:00 и 17:00. Это поможет оставаться сосредоточенным и не отвлекаться.
Помните, что работа сверхурочно не всегда приводит к большей продуктивности.
9. Повышайте квалификацию во время поездок
Почему некоторые сотрудники на работе постоянно развиваются и осваивают новые навыки? Потому что они повышают квалификацию. Хотя обучение на рабочем месте важно, иногда нужно изучать что-то новое, чтобы быть более успешным.
У всех нас всего 24 часа в сутки. То, как мы их используем, действительно имеет значение. Если у вас не удаётся найти время для обучения, попробуйте использовать время в пути.
Это полезно многими способами. Время пролетит незаметно, а вы будете учиться, вместо того чтобы тратить его на соцсети, игры или музыку.
10. Научитесь говорить «нет»
Первое, что нужно освоить, если ваш список дел постоянно растёт, — это искусство говорить «нет». Перестаньте соглашаться на просьбы, которые не соответствуют вашим целям по продуктивности. Когда у вас и так много работы, правильно отказаться от необоснованных запросов.
В противном случае ваш список дел будет только увеличиваться, добавляя стресс. Помните: то, как вы проводите своё время сейчас, задаёт тон вашему будущему.
Например, если ваша задача на день — написать блог, а кто-то из отдела продаж просит вас подготовить коммерческое предложение в тот же день, вы знаете, что ответить: «Сегодня не могу этим заняться. Если это критично, пожалуйста, отправьте письмо моему руководителю».
11. Спите вовремя
Нарушение идеального режима сна наносит больше вреда, чем вы думаете. Это может привести к проблемам со сном, но уже раньше начинает сказываться на вашей работе. Недостаток сна или несоблюдение 7–8 часов сна делает сложным поддерживать концентрацию в течение дня. Вы не достаточно бдительны!
Для тех, кто говорит, что у них очень плотный график — разве не лучше хорошо выспаться и повысить продуктивность на работе, чем спать мало и существенно снижать свои рабочие показатели? Разве не лучше выспаться и почувствовать прилив энергии, чтобы эффективно работать меньше часов, чем работать дольше и при этом не успевать сделать всё?
Сосредоточьтесь на результате, а не на количестве часов. Если вы «совушка», будет немного сложнее, но это возможно. Начните с того, чтобы вставать раньше обычного и заниматься физической активностью, чтобы тело устало и вы могли лечь спать раньше.
Что нужно, чтобы день был продуктивным?
Менять привычки не всегда легко, но при настойчивости и последовательности прогресс возможен. Главное — начинать с малого и сосредоточиться на одной положительной перемене за раз. Будь то здоровое питание, соблюдение режима сна, постановка чётких и достижимых целей или включение регулярных перерывов и физических упражнений в день, каждый шаг способствует более продуктивному и сбалансированному образу жизни.
Помните, продуктивность — это не просто работать дольше или усерднее. Это работать умнее, сосредотачиваться на действительно важных вещах и при этом заботиться о себе. Создавая распорядок, который поддерживает ваши профессиональные цели и личное благополучие, вы обеспечиваете себе долгосрочный успех без ущерба для здоровья и счастья.
Путь к продуктивному дню начинается с решения стать лучше, а далее всё зависит от последовательности. С какого совета вы начнёте? Сосредоточитесь на эффективном управлении временем, более здоровом утреннем ритуале или научитесь говорить «нет»? Нам будет интересно узнать ваши мысли и что лучше всего работает для вас в комментариях.
