10 приложений для управления задачами для успешной работы удалённой команды

Если вы из тех, кто говорит: «Я не пользуюсь приложениями для управления задачами, потому что это отнимает слишком много времени», скорее всего, вы просто ещё не нашли платформу, которая подходит вашей команде. Использование приложения для управления задачами позволяет участникам команды назначать задачи, устанавливать приоритеты и отслеживать прогресс текущих проектов.

Кроме того, это помогает руководителям контролировать нагрузку и быть уверенными, что все находятся на одной волне. Для команд, работающих над несколькими проектами одновременно, менеджер задач для удалённой команды становится незаменимым инструментом для улучшения координации и повышения общей продуктивности.

Интегрируя приложения для управления задачами в рабочий процесс, вы снижаете риск недопонимания и гарантируете, что все члены команды движутся к общим целям более организованно и структурированно.

Как только вы найдёте подходящий инструмент для управления задачами, вы удивитесь, насколько сильно это меняет работу команды. К счастью, существует множество решений, что облегчает поиск подходящего приложения под нужды и процессы вашей команды.

В этой статье я решил сделать полный обзор лучших инструментов для управления задачами — их функций, преимуществ и тарифных планов.

Вот краткий обзор некоторых из самых эффективных и функциональных приложений для управления задачами на сегодняшний день:

1. Chanty – Простое решение для совместной работы с акцентом на чат, объединяющее коммуникацию и управление задачами, чтобы команды оставались сосредоточенными и организованными.
2. ProofHub – Универсальное программное обеспечение для управления проектами и командного взаимодействия с мощными инструментами отслеживания задач, управления временем и проверки материалов.
3. ClickUp – Высоконастраиваемая платформа для повышения продуктивности с расширенными функциями управления задачами, учёта времени и автоматизации рабочих процессов.
4. Trello – Визуальный инструмент управления проектами на основе досок Канбан, идеально подходит для организации задач и повышения продуктивности команды с минимальными усилиями.
5. Monday.com – Гибкая операционная система для работы, позволяющая командам управлять задачами, проектами и рабочими процессами визуально и совместно.
6. nTask – Простой инструмент управления проектами с встроенными списками задач, учётом времени и управлением встречами для небольших и средних команд.
7. Pics.io – Хотя в первую очередь это менеджер цифровых активов, он также поддерживает визуальное сотрудничество по задачам и согласование рабочих процессов для креативных команд.
8. Automate.io – Платформа автоматизации без кода, которая соединяет приложения для автоматизации повторяющихся задач и оптимизации рабочих процессов.
9. Basecamp – Инструмент для командного взаимодействия с базовыми списками задач, обменом файлами и сообщениями, предназначенный для упрощения коммуникации и отслеживания проектов.
10. Jotform Tables – Мощный гибрид таблицы и базы данных, который помогает командам управлять задачами, отслеживать данные и сотрудничать в реальном времени.

Как использовать приложения для управления задачами, чтобы повысить продуктивность команды

Если вы когда-либо думали: «Приложения для управления задачами слишком сложны, чтобы ими пользоваться», скорее всего, вы сталкивались с ежедневным хаосом: неясные обязанности, забытые дедлайны и бесконечный обмен сообщениями. Без централизованной системы члены команды часто дублируют работу, теряют приоритеты или тратят часы, пытаясь понять, что делать дальше.

Приложение для управления задачами решает эти проблемы напрямую. Оно позволяет назначать задачи, устанавливать сроки и отслеживать прогресс в одном месте. Каждый видит, за что он отвечает, над чем работают другие, и когда должны быть выполнены задачи, что снижает путаницу и предотвращает задержки. Для менеджеров это обеспечивает видимость нагрузки и помогает выявлять проблемы до того, как они перерастут в кризис.

Для команд, работающих над несколькими проектами или удаленно, такие платформы создают структуру там, где раньше был хаос. Интеграция приложения для управления задачами в рабочий процесс помогает командам оставаться скоординированными, сосредоточенными и эффективно сотрудничать.

Когда вы найдете подходящий инструмент, разница станет ощутимой: меньше потраченного времени, меньше недопониманий и более плавное выполнение проектов.

Ниже представлен обзор некоторых из лучших приложений для управления задачами, которые помогут вашей команде организовать работу, улучшить сотрудничество и повысить продуктивность:

Таблица сравнения: приложения для управления задачами

Chanty

Chanty — это комплексный инструмент для удалённого управления командой. Он является мощной альтернативой Slack, Google Hangouts и другим платформам для совместной работы. Chanty отличается экономичностью, удобством использования и ориентацией на результат.

Этот инструмент предоставляет владельцам бизнеса простой способ управления эффективными командами — он поставляется с большим набором встроенных интеграций и без труда поддерживает несколько типов вложений (а также обмен фрагментами кода). Для дизайнеров также предусмотрено специальное предложение — элегантная темная тема.

Ключевые функции:

• Неограниченный поиск по истории сообщений
• Поддержка групповых звонков и видеочатов
• Менеджер задач на централизованной доске Канбан
• Удобные ярлыки для важных сообщений экономят время и силы менеджеров при организации коммуникаций
• Кодовые фрагменты с индивидуальным форматированием помогают разработчикам передавать информацию точно и понятно
• Настраиваемые права доступа позволяют бизнесу быть уверенным, что конфиденциальная информация не будет случайно раскрыта при работе с внешними подрядчиками

Цены:

• Бесплатный аккаунт для маленьких команд (до 5 человек)
• Платная подписка с расширенными функциями (групповые аудио- и видеозвонки, демонстрация экрана, выделенная линия поддержки и др.) — $3/месяц за пользователя

ProofHub

Помните, как раньше назначение проектов вашей команде превращалось в хаотичный «agile-беспорядок»? Так больше не обязательно! С ProofHub вы можете упорядочить задачи, превратить сложные временные графики в простые блоки и держать всех в курсе прогресса. И при этом это доступно для команд любого размера.

Легко сотрудничайте через единое рабочее пространство, интеллектуальное управление задачами и отчётность. Используйте ProofHub, чтобы централизовать процессы, делегировать задачи и планировать работу. Это умный способ выполнять дела эффективно.

ProofHub содержит всё необходимое, чтобы ваши проекты продвигались вовремя и в рамках бюджета. В этом приложении для управления проектами есть функции для обмена файлами, общения, календарей, задач, назначения ролей и других инструментов, которые помогут вашей команде выйти на новый уровень.

Ключевые функции:

• Создание настраиваемых рабочих процессов для нескольких потоков задач, что помогает эффективно управлять проектами и делает процесс управления лёгким и увлекательным.
• Установка ключевых этапов проекта (milestones), позволяющая отслеживать прогресс и корректировать план проекта в зависимости от возникающих сложностей.
• Простое визуальное отображение проекта и оценка прогресса задач с помощью досок Канбан и табличного вида.
• Доступ к аккаунту из любой точки и в любое время для совместной работы с командой, контроля над тем, кто чем занят, отслеживания прогресса и обмена документами.
• Ультрапростая интерфейсная навигация делает работу с задачами лёгкой для команд и предоставляет все инструменты в одном месте.

ClickUp

ClickUp — это универсальный инструмент для повышения продуктивности, предназначенный для управления всем: от ежедневных задач до сложных проектов и даже всего рабочего процесса вашей компании. Независимо от того, являетесь ли вы индивидуальным предпринимателем или крупной корпорацией, команды из разных отраслей используют ClickUp, чтобы быть уверенными, что ни одна задача не останется без внимания.

Эффективность лежит в основе всех функций ClickUp: сотни гибких инструментов повышают продуктивность, а удобный интерфейс делает управление задачами простым и быстрым, независимо от того, какой стиль проектов вы используете.

Легко организуйте работу с помощью уникальной и масштабируемой структуры Hierarchy в ClickUp — даже самые сложные задачи можно разбить на управляемые подзадачи, которые легко редактировать и переставлять. Затем визуализируйте работу более чем 15 способами с помощью настраиваемых представлений, включая List, Gantt, Calendar и Board, похожий на Kanban.

Помимо организации и структуры, ClickUp предлагает автоматизацию задач, настраиваемые ClickApps, Custom Fields и другие функции, которые помогут оптимизировать процессы и повысить продуктивность в течение рабочего дня.

Ключевые функции:

• Ускорение совместной работы благодаря возможности назначать несколько исполнителей и оставлять комментарии к любой задаче.
• Превращение комментариев в конкретные действия и экономия времени с помощью совместно используемых записей экрана.
• Настройка Custom Status для чётких рабочих процессов для любых случаев и создание шаблонов для быстрого воспроизведения этих процессов.
• Создание чек-листов внутри задач для отслеживания всего: от многоэтапных процессов до простых списков дел.
• Добавление связей между задачами для быстрого перехода к связанным элементам и установка зависимостей, чтобы определить порядок выполнения операций.

Trello

Trello — один из самых популярных и удобных менеджеров задач. Если вы ещё не знакомы с этой платформой, стоит обратить внимание. Она позволяет менеджерам команд легко распределять задачи, перетаскивая карточки с задачами на доски.

Trello поддерживает множество интеграций (например, можно просматривать файлы из Dropbox и Google Drive прямо на платформе). Кроме того, интерфейс полностью настраиваемый — если вам важна эстетика, платформа предоставит всю необходимую творческую свободу.

Trello удобен для мобильных устройств — приложения для Android и iOS просты в использовании и дают возможность членам команды управлять задачами на ходу.

Ключевые функции:

• Расширение для Chrome, которое позволяет следить за задачами, не переключаясь между вкладками и не открывая приложение.
• Горячие клавиши экономят время при работе с несколькими досками.
• Метки и обложки досок помогают легче отслеживать новые задачи.
• Чек-листы позволяют менеджеру убедиться, что команда внимательно относится к деталям.

Monday.com

Если бы меня попросили описать Monday.com в нескольких словах, я бы без сомнений сказал: «со стилем». Хотя набор функций платформы впечатляет, её визуальная ориентированность поднимает пользовательский опыт на совершенно новый уровень.

Monday.com ощущается как универсальное решение для всего, что связано с бизнесом — мощные интеграции с коммуникационными платформами, календарь и другие приложения, полное шифрование данных и встроенный чат.

Поскольку всё больше команд по всему миру осваивают удалённую работу, Monday.com — это именно тот инструмент, который нужен для перевода вашего офиса в онлайн. Использование такого инструмента помогает повысить продуктивность и избежать хаоса и плохого управления. Управление проектами может быть непростым, но хорошее программное обеспечение и грамотно структурированная разбивка задач существенно упрощают процесс.

Ключевые функции:

• Массовое редактирование и высокая скорость работы — по производительности Monday практически не имеет равных.
• Шаблонные рабочие пространства помогают менеджерам команд экономить время при настройке удалённого офиса.
• Данные не теряются — даже если участник команды удалил доску, её можно восстановить из корзины в течение 30 дней.
• Настраиваемый дизайн — изменяйте вид и цветовую палитру рабочего пространства, чтобы сделать работу максимально комфортной.

nTASK

Если вы ищете менеджер задач, который бесплатен и при этом оснащён функционалом для планирования рабочих процессов, тогда nTask — это именно то, что вам нужно. Этот инструмент сравнительно новый в сфере управления задачами, но уже успел завоевать популярность. Более 100 000 команд по всему миру используют nTask, что делает его универсальным решением для малых и средних предприятий, фрилансеров, стартапов и крупных компаний.

Почему менеджеры всё больше интересуются приложением nTask? Оно оснащено множеством надёжных функций, необходимых для эффективного управления проектами и бизнес-процессами. С помощью этого приложения можно заниматься генерацией идей, планированием, выполнением задач и отчётностью по множеству проектов одновременно.

Ключевые функции:

• Интерактивный список дел: легко создавать задачи и назначать их членам команды с указанием сроков выполнения.
• Визуализация прогресса с помощью диаграмм Ганта: возможность управлять рабочими процессами визуально с функцией drag-and-drop.
• Командная работа: использовать для коммуникации в команде и совместной работы над задачами, проектами, проблемами и рисками.
• Бесплатный план с доступной платной подпиской

Pics.io

Знаете ли вы, что за один год компании теряют до 2,5 миллионов долларов продуктивности из-за отсутствия инфраструктуры для управления цифровыми активами? Затраты на маркетологов или дизайнеров, которые тратят время на поиск нужного файла, огромны — именно поэтому наличие надёжной платформы для управления цифровыми активами в инфраструктуре управления задачами крайне важно.

Наш выбор среди инструментов DAM в 2020 году — Pics.io. Платформа сочетает преимущества Google Drive (хранение и доступность) с множеством полностью настраиваемых функций.

Менеджеры команд, маркетологи и дизайнеры могут использовать инструмент для организации файлов в несколько кликов, обмена данными внутри команды, отслеживания изменений и презентации портфолио клиентам. Эти продвинутые функции упакованы в интуитивно понятный и удобный интерфейс, благодаря чему освоить Pics.io легко и просто.

Ключевые функции:

• Широкий набор инструментов для организации файлов — поиск на основе ИИ и ключевых слов, редактор метаданных и тегирование по местоположению.
• Встроенные брендовые инструменты — выберите один из 10 шаблонов и создайте сайт, который покажет ваши дизайны или маркетинговые материалы в лучшем виде.
• Гибкие настройки доступа — Pics.io позволяет ограничивать доступ к данным, чтобы фрилансеры или партнеры не имели доступа к конфиденциальным активам.
• Контроль версий — дизайнеры и маркетологи могут хранить черновые версии файлов без захламления хранилища и отслеживать изменения.

Communication issues at work?

"50 Surefire Ways to Improve Your
Team Communication"

Get eBook

Automate.io

Неоспоримый факт: сегодня менеджеры команд используют множество приложений, чтобы полностью контролировать процессы и поддерживать продуктивность. Порой подключение этих инструментов к каждому пользователю становится настоящей задачей.

Здесь на помощь приходит Automate.io. Платформа позволяет создавать индивидуальные рабочие процессы, задействующие сразу несколько приложений. Например, если менеджер проекта хочет автоматически создавать карточку Trello при появлении нового сообщения в канале Slack #tasks. С Automate настроить такую последовательность действий можно всего за пару кликов — это управление задачами следующего поколения.

Ключевые функции:

• Простой интерфейс и отличная служба поддержки.
• Дружелюбна для команд — Automate.io позволяет создавать общие рабочие процессы для всей команды.
• Детальное сопоставление полей обеспечивает гибкую автоматизацию.
• Доступна для маленьких команд и локальных бизнесов.

Basecamp

«Старое, да золотое» — именно так можно охарактеризовать Basecamp. Конечно, этот инструмент не новенький на рынке, но он по-прежнему актуален среди менеджеров стартапов, владельцев малого и среднего бизнеса, а также крупных команд.

В чём секрет долговечности Basecamp? На мой взгляд, это мощное сочетание всех функций, необходимых команде для управления проектами удалённо — чат в реальном времени, панель отчётности, менеджер задач и многое другое. Платформа также включает элементы геймификации, что делает управление проектами увлекательным и вовлекающим.

Ключевые функции:

• Надёжные чек-листы — легко отслеживать подзадачи в Basecamp.
• Детализированные отчёты позволяют отслеживать эффективность каждого сотрудника и статус выполнения задач.
• Hill charts отлично визуализируют прогресс проекта.
• Отдельный почтовый ящик для уведомлений, чтобы они не загромождали чат.

Jotform Tables

Каждому бизнесу нужны электронные таблицы. Они помогают организовать все данные и легко управлять любыми видами информации. Jotform Tables создан для того, чтобы быть удобным и функциональным решением для работы с таблицами, которое позволяет управлять проектами и отслеживать прогресс задач.

Jotform Tables даёт возможность делиться рабочим пространством с командой по электронной почте или через ссылку. Благодаря автоматически обновляемым данным таблицы вы можете сотрудничать с коллегами и назначать задачи прямо из рабочего пространства, не выходя из приложения. Исполнители получают уведомления мгновенно и могут действовать с любого устройства.

Когда вы рассылаете формы для заполнения вашей командой, данные импортируются в таблицу в режиме реального времени. Можно добавлять колонки и дополнительные разделы, чтобы расширять функционал таблицы без изменений исходной формы. Возможности для повышения продуктивности и оптимизации рабочих процессов практически безграничны, особенно для крупных компаний.

Ключевые функции:

• Совместная работа с командой в одной таблице в реальном времени.
• Возможность добавлять разные типы колонок, включая теги, исполнителей или рейтинги.
• Использование рабочих процессов с утверждениями, чтобы задачи передавались следующему ответственному корректно.
• Переключение на карточный вид для более традиционного управления задачами.
• Интеграция с другими приложениями для передачи данных в десятки других программ в рамках рабочего процесса.

Заключение

Это был наш обзор лучших приложений для управления задачами, которые помогают командам оставаться продуктивными, даже находясь вдали от офиса. На рынке представлено множество других приложений для управления задачами, поэтому не забудьте ознакомиться и с ними.

Имейте в виду, что путь к идеальному приложению для управления задачами у каждой команды свой. Он зависит от бюджета, технической грамотности сотрудников и личных предпочтений.

Поэтому не бойтесь потратить столько времени, сколько нужно, чтобы найти инструмент для удалённого управления командой, который действительно подходит вашей команде — результат того стоит.