50 способов улучшить командное взаимодействие на работе

«У нас проблемы с коммуникацией».

Вы, наверное, слышали это миллион раз как оправдание для самых разных вещей. Будь то невыполненная работа, сотрудники в плохом настроении, слабая командная работа или что-то еще — эта фраза встречается довольно часто. Если посмотреть на результаты опросов, плохое взаимодействие в команде является одной из главных причин проблем на рабочем месте.

Но что означает «плохая коммуникация» для вас?

Когда коммуникация страдает, сроки не соблюдаются. Трудно начинать новые проекты. Идеи не обсуждаются должным образом. Сотрудники не показывают максимум своих возможностей. Конфликты происходят чаще, чем хотелось бы. И это лишь вершина айсберга.

Представьте ситуацию, когда медсестра не сообщает врачу, на какой ноге нужно оперировать. Или второй пилот не предупреждает капитана о повреждении одного из двигателей самолета.

Будь то чрезмерная коммуникация, недостаток общения или что-то посередине, это влияет на работу вашей команды. Улучшение командного взаимодействия может решить многие из этих проблем. Мы провели тщательное исследование и составили огромный список из 50 способов, как лучше общаться со своей командой.

Давайте начнем — надеемся, вы найдете хотя бы несколько советов, которые сможете применить в своей команде!

Ввод новых сотрудников в компанию

Когда новый сотрудник присоединяется к вашей компании, он, скорее всего, очень рад начать и успешно влиться в новую роль. В то же время он довольно стрессован. Ему волнительно увидеть новое рабочее место и команду впервые и начать с ними взаимодействовать.

69% сотрудников с большей вероятностью остаются в компании на три года, если прошли качественный процесс адаптации.

Мы все знаем, каково быть «новеньким» в группе — будь то школа, работа или другое место. Встреча с новыми людьми вызывает радость, но иногда и трудности в общении. Есть несколько способов сделать процесс адаптации для нового сотрудника проще.

1. Правильно представьте его новым коллегам. Сделайте видео с представлением нового сотрудника и анонсируйте его публично, не держите в секрете.
2. Отправьте всем в компании письмо с сообщением о новом сотруднике. Расскажите команде немного о новом члене коллектива.
3. Дайте новому сотруднику табличку с именем на рабочем столе или двери и закажите для него визитки.
4. Дайте доступ к внутренним документам и знаниям компании. Так сотрудник быстрее привыкнет к вашей работе и способам коммуникации.

Чтобы экономить время на адаптации, создайте чек-лист для онбординга, который можно будет использовать и в дальнейшем.

Празднование разнообразия на рабочем месте

Сегодня уже не удивительно работать в команде, где сотрудники из разных городов, стран или даже континентов. В нашей команде Chanty есть несколько сотрудников, которые работают из дома в разных частях Европы. Работа с людьми из разных культур обеспечивает богатый поток идей, точек зрения и опыта, что повышает креативность и способность команды решать задачи. Важно помнить, что разные культуры по-разному понимают информацию и дают обратную связь.

Например, менеджер проекта в Бостоне говорит разработчику в Бразилии «сделай это скоро». Проблема в том, что представление о «скоро» у них может сильно различаться. Для одной культуры «скоро» может означать срочность, а для другой — более расслабленный подход. Если это не учесть, может возникнуть недопонимание и раздражение. Языки и культуры придают разным терминам разные значения, которые мы привыкли считать очевидными.

Также сейчас довольно часто работают с людьми, которые не говорят на вашем языке, поэтому приходится использовать общий язык, например английский.

«Языковые барьеры были названы одной из причин, почему 40% глобальных виртуальных команд не достигали успеха».

Тем не менее, вы можете улучшить коммуникацию в культурно разнообразной среде.

5. Предлагайте курсы изучения языков, чтобы сотрудники могли лучше общаться друг с другом.
6. Не злоупотребляйте идиомами, сленгом или профессиональным жаргоном при общении с людьми, для которых это не родной язык. Используйте простой и понятный язык.
7. Попросите кого-то, кто говорит на обоих языках, помочь объяснить ваши мысли человеку, для которого это не родной язык.
8. Общайтесь с людьми из разных культур! Люди из одной страны часто держатся вместе — старайтесь этого избегать и общайтесь со всеми коллегами.

Используем психологию: определяем, кто есть кто

Вы, вероятно, проходили один из тех странных тестов на личность, которые определяют, какой вы бургер, шрифт или персонаж из «Криминального чтива». Признайтесь, приятно осознавать, что вы больше похожи на Винсента Вегу, чем на Марселлуса Уоллеса.

Некоторые из этих тестов могут показаться глупыми, но причина, по которой они нас интересуют, совсем не в этом. Эти знания помогают понять, как лучше работать с вашими коллегами — а это критично для построения успешных и продуктивных команд. Существуют различные тесты на личность, которые можно попробовать:

• Тест «Большая пятерка» (Big Five Personality Test)
• Тест типологии Юнга (Jung Typology Test)
• Тест Роршаха

У каждого сотрудника есть своя индивидуальность. Менеджерам приходится иметь дело с разнообразными темпераментами на рабочем месте. Как же можно извлечь пользу из разных типов личности в вашей команде? Создайте правильное сочетание характеров сотрудников и помогите им взаимодействовать оптимальным образом.

9. Создавайте команды с разными типами личности. Ваше рабочее пространство станет более стабильным, а коммуникация — более эффективной.
10. Признавайте, что некоторые сотрудники более доминантные, а другие — интроверты, но каждый может внести свой вклад. Поэтому важно, чтобы все участвовали в совещаниях и обсуждениях.
11. Цените все типы личности. То, что кто-то ведёт себя иначе, не значит, что он не может внести пользу вашей организации. Если выбрать правильный стиль управления, можно объединить разные личности на рабочем месте.

Разные сотрудники требуют разных подходов. Нужно быть информированным о типах темперамента и уметь эффективно работать с каждым из них. Так вы будете лучше коммуницировать с командой как руководитель, а команда станет более сплочённой и успешной.

Приготовьтесь, скоро будет обратная связь

Без обратной связи лучший результат — это случайное достижение целей. В худшем случае вы будете действовать вслепую, не понимая, сделали ли что-то правильно или неправильно. Если вы хотите создать эффективный механизм обратной связи на работе, обратите внимание на следующие моменты.

12. Введите политику «открытых дверей»

Одна из самых больших проблем сотрудников на рабочем месте — проблемы с коммуникацией с руководителями и CEO. Они чувствуют себя некомфортно, чтобы обращаться напрямую, и поэтому избегают общения.

Попробуйте ввести политику открытых дверей, когда сотрудники могут подойти к вам и поделиться чем-то, когда посчитают нужным. В этой ситуации выигрывают все.

13. Предоставьте платформу для анонимной обратной связи

Позвольте сотрудникам оставлять свои мнения через анонимный опрос или использовать анонимную «коробку предложений».

Станьте мастером совещаний

Почему непродуктивные совещания происходят повсюду? Одна из причин в том, что не все понимают, какова стоимость совещания. Рассмотрите цитату из книги ReWork Джейсона Фрида и Дэвида Хайнемейера:

Предположим, вы планируете часовое совещание и приглашаете на него десять человек. Это не одночасовое совещание, а десятичасовое. Вы обмениваете десять часов продуктивной работы на один час совещания.

Как вам такой подход?

giphy.com

С другой стороны, нельзя забывать, что совещания — это основной способ сотрудничества, поэтому полностью от них отказываться не стоит. Однако существуют способы сделать их более эффективными и улучшить коммуникацию внутри команд.

14. Составляйте чёткую повестку для каждого совещания — кто о чём и когда говорит.
15. Устанавливайте таймер и завершайте совещание по его истечении. Мы не проводим встречи дольше 30 минут; 15 минут — ещё лучше.
16. Приглашайте как можно меньше людей.
17. Приглашайте только тех, кто имеет отношение к обсуждаемому вопросу.
18. Завершайте каждое совещание с ясным результатом и назначайте ответственного за его реализацию.
19. Проводите регулярные индивидуальные беседы помимо совещаний. Так руководство лучше понимает сотрудников, а сотрудники — руководство.

Вы также можете использовать хороший инструмент для коммуникации для вашей команды, который позволит обсуждать планы, назначать задачи и вести все коммуникации и сотрудничество в одном месте. Это поможет сократить количество совещаний.

Получите подходящие инструменты для коммуникации, чтобы оптимизировать и упростить общение в команде.

20. Не используйте только электронную почту для общения.

Возможно, вы любите письма, но стоит попробовать другой способ коммуникации. Сотрудники часто не читают письма, пропускают их, игнорируют или удаляют, не ответив.

21. Используйте командное приложение для общения

Мы очень ценим командные приложения для коммуникации — это видно по инструменту, который мы создаём. И мы не одни — сегодня существует множество инструментов для общения. Их популярность объясняется тем, что они реально улучшают коммуникацию.

Представьте ситуацию: коллега присылает вам важную ссылку для работы. Вы пытаетесь вспомнить, куда именно он её отправил, и теряете часы. Это был Viber, Messenger, почта или что-то ещё? И точно ли это сделал этот коллега или кто-то другой?

Главная причина, по которой мы используем командное приложение — иметь всю важную коммуникацию в одном месте. Отслеживать письма и разговоры в разных приложениях быстро стало утомительно, поэтому мы перешли на одно приложение для работы.

Теперь вся коммуникация в одном месте, легко найти все рабочие файлы, а доступ к ним есть везде. Кроме того, современные командные чаты имеют множество функций, которые повышают продуктивность команды. Например, в Chanty можно превращать сообщения в задачи прямо в приложении.

22. Отводите место для эмоциональных разговоров

Неофициальные разговоры на работе важны и сложнее, чем кажется. Вы можете использовать командные чаты для “разговоров у кулера” и обсуждать нерабочие темы в специальных каналах. Если вы работаете в удалённой команде, такой вид коммуникации особенно важен.

23. Используйте онлайн-инструменты для управления проектами

Сотрудничество — основа хорошей командной коммуникации. Хорошая и плохая новость в том, что существует множество онлайн-инструментов PM, которые помогают с командной коммуникацией. Их можно использовать для отслеживания выполнения задач, чтобы все были на одной волне. Эти инструменты позволяют легко документировать всю работу.

Каждое препятствие в жизненном цикле проекта — потенциальный хаос. Исследование показало, что когда организации становятся лучше в управлении проектами, KPI значительно растут, а продуктивность может увеличиваться более чем на 60 процентов.

В какой-то момент вы поймёте, что невозможно управлять всем с помощью таблиц — и тогда придёт время использовать инструменты управления проектами. Они помогут экономить время и эффективно сотрудничать с командой.

Вот некоторые преимущества использования инструментов управления проектами:

• Планирование и прогнозирование
• Отслеживание прогресса
• Постоянный доступ ко всем приложениям в реальном времени
• Безопасность

Если вы не можете управлять проектами с помощью таблиц и электронной почты, попробуйте инструменты управления проектами.

Не забывайте о мотивации

Некоторые компании недооценивают важность мотивации сотрудников.

Согласно последнему исследованию Gallup «State of the American Workplace»:

70 процентов сотрудников испытывают недостаток вовлеченности на каком-либо уровне. По оценкам, это обходится США в ошеломляющие $450–550 миллиардов ежегодно из-за потери продуктивности.

Напротив, мотивированные сотрудники работают продуктивнее, что позволяет организации достигать более высоких результатов.

24. Определите общую цель

В каждой компании — будь то рекламное агентство или B2B2C eCommerce-магазин — есть общие цели, которые сильно зависят от сферы бизнеса. Определение и ясное формулирование общих целей имеет множество преимуществ. В конце концов, для команды нет ничего важнее, чем чтобы каждый член имел схожее понимание приоритетов.

25. Сделайте миссию и видение ясными

Выделите время, чтобы объяснить ценности компании и её миссию — в рамках корпоративного обучения или как регулярное напоминание сотрудникам. Когда все понимают цели компании одинаково, они смогут более эффективно общаться друг с другом для их достижения.

Оцените свои коммуникативные навыки

Каждый работодатель хочет, чтобы сотрудники умели общаться, но как насчёт ваших собственных навыков? Если вы хотите быть примером лидера, развивать себя — единственный путь. Улучшение собственных коммуникативных навыков закладывает основу для лучшей командной коммуникации, что ведёт к повышению сотрудничества и продуктивности.

26. Задавайте вопросы

Независимо от типа вашей компании, каждый сотрудник воспринимает вещи по-своему. Если спросить сотрудников, как они хотят общаться, вы сможете создать лучший план коммуникации для организации. Кроме того, вашим сотрудникам понравится, что вы проявляете внимание и интерес к их мнению.

27. Уделяйте полное внимание

Если вы ведёте разговор с кем-то, а собеседник постоянно проверяет телефон или смотрит в сторону, продолжать коммуникацию будет сложно. Сохраняйте зрительный контакт в рамках допустимого и вежливого, откладывайте все остальное, чтобы показать собеседнику, что вы внимательно слушаете.

28. Выделяйте время на слушание

В разговоре важно, чтобы говорили не только вы. Если вы всё время говорите, люди начнут отвлекаться и ваши слова не будут восприниматься. Иногда делайте паузу, чтобы другие могли вставить свои комментарии. Так участники будут чувствовать активное участие в разговоре.

29. Обращайте внимание на способ общения

Осознанная коммуникация — это не только слова. Следите за осанкой, выражением лица и языком тела. Не скрещивайте руки на груди — это воспринимается как защита. Улыбайтесь, когда это уместно, кивайте головой во время речи других и устанавливайте зрительный контакт.

30. Делайте письменные заметки

Никто не запоминает всё, что происходит на встрече. Сделайте несколько коротких заметок и отправьте их по электронной почте тем, кого нужно информировать.

31. Информируйте и вдохновляйте

Это проще сказать, чем сделать, но старайтесь мотивировать сотрудников к действиям через коммуникацию. Если самостоятельно справиться сложно, можно привлечь наставника или коуча.

32. Делайте коммуникацию двусторонней

Если вы даёте обратную связь сотрудникам, просите её и от них. Как уже упоминалось, иногда сотрудники боятся давать честную обратную связь, поэтому можно сделать систему анонимной для большей честности.

33. Сохраняйте личное общение

Командные приложения вроде Chanty — это быстрый и эффективный способ общения. Но личное общение лицом к лицу улучшает искренность и достоверность коммуникации.

34. Не перегружайте информацией

Существует тонкая грань между полезными письмами и “засыпанием” чей-то почтовый ящик. Особенно после работы, не отправляйте сотни писем коллегам — это может подождать до утра.

35. Не персонализируйте критику

Критикуя кого-то или получая критику, фокусируйтесь на действии, а не на намерении человека. Вы никогда не сможете точно знать, что он имел в виду до совершения действия. Давайте и принимайте критику без вовлечения эмоций, когда это возможно.

36. Давайте комплименты обдуманно

Если вы хвалите коллегу за работу, уточните, что именно он сделал хорошо. Будьте конкретны — если кто-то сделал что-то хорошо (или плохо), объясните, за что именно он получает обратную связь. Так сотрудники будут понимать, куда двигаться в следующий раз при выполнении аналогичной задачи.

37. Принимайте предложения всерьёз и объясняйте причины отказа

Всегда принимайте все предложения, которые поступают, и дайте сотрудникам понять, что их мнение услышано. Однако не бойтесь отклонять плохие идеи, но обязательно объясняйте, почему они отклонены.

Тимбилдинг — это важно

Если вы хотите улучшить работу команды, стоит включить в процесс элементы тимбилдинга. Существует множество тимбилдинговых активностей, которые можно проводить как в помещении, так и на свежем воздухе. Это могут быть кулинарные мастер-классы, музыкальные мероприятия, изучение языков, командные игры, поездки в парки развлечений или контактные зоопарки, а также розыгрыши коллег и многое другое. Вот несколько наших любимых методов тимбилдинга.

38. Выходите за пределы офиса

Если слишком долго оставаться в помещении, это может негативно сказываться на психическом состоянии всех сотрудников. Иногда небольшая прогулка на свежем воздухе способна кардинально изменить атмосферу. Вопреки распространённому мнению, нахождение на улице не значит, что вы не работаете. Можно просто переместиться в другое место и совместно работать над проектом. Например, наша маркетинговая команда всегда проводит встречи в ближайшем кафе — так намного веселее.

39. Организуйте рабочий выезд

Вместо того чтобы работать без перерыва, выделите день или два, чтобы команда могла лучше познакомиться друг с другом. Рабочий выезд — отличный способ для этого, и при этом не нужен огромный бюджет, ведь можно посетить места всего в часе езды от офиса — не обязательно ехать на другой континент.

40. Посещайте конференции всей командой

Считайте это двойной выгодой — вы посещаете конференцию и получаете новые знания И проводите время с командой. Опять же, конференции не обязательно должны быть дорогими — можно найти локальные мероприятия, которые не ударят по бюджету.

41. Позвольте «водяной кулер»

Многим работодателям не нравится, когда сотрудники обсуждают нерабочие темы в офисе. Однако это не пустая трата времени — напротив, отличный способ улучшить коммуникацию. Поощряйте непринуждённое общение между сотрудниками, чтобы они могли лучше узнать друг друга и эффективнее взаимодействовать.

42. Отмечайте достижения сотрудников

Если кто-то отлично справился с работой, его следует признать и наградить. Возможно, вы не можете дать повышение, но можно подарить что-то не менее ценное — своё время. Найдите время в своём графике, чтобы показать сотрудникам, что вы цените их труд, и делайте это публично перед всей командой.

43. Обращайте внимание на стеснительных сотрудников

У всех нас разные личности, и некоторые люди по природе застенчивы. Вместо того чтобы пытаться их изменить, признавайте их особенности и помогайте им проявлять себя. Проявляйте искренний интерес к их мнениям и комментариям, чтобы они тоже вносили вклад в коммуникацию на рабочем месте. Учтите, что это может занять некоторое время в зависимости от характера человека.

44. Сосредоточьтесь на корпоративной культуре

Это одна из тех задач, которые проще сказать, чем сделать. Корпоративная культура — это набор ценностей, в которые вы верите, то, что отличает вас не только от конкурентов, но и от всех других компаний. Для нас корпоративная культура заключается в единстве, прозрачности и открытой коммуникации. Если есть время, запишите, что для вас значит работа и философию, стоящую за вашим подходом к работе.

45. Поощряйте межотделовое обучение

Разве не было бы здорово, если бы кто-то из маркетинга узнал больше о продажах? А кто-то из разработки — о продвижении продукта? Если позволить сотрудникам учиться друг у друга (и поощрять это), они смогут понять причины определённых решений и получить лучшее представление о компании, сервисе или продукте. Никогда не знаешь, возможно, ваш продавец станет следующим участником команды маркетинга.

Мыслите нестандартно, когда речь идёт о рабочем пространстве

Сотрудникам нужны комфортные условия для работы. Нельзя ожидать отличных результатов, если окружить команду средой, в которой им неудобно или некомфортно.

Инвестиции в эргономичную мебель и эффективное использование пространства могут повысить продуктивность до 64%.

46. Переставьте офис

Не обязательно покупать новую мебель, чтобы обновить офис. Сегодня многие офисы оформлены традиционно: сотрудники разделены перегородками и стенами. Удаление этих преград — хороший способ начать перестановку офиса для улучшения организационной коммуникации.

47. Уважайте потребность в тишине

Некоторые люди эффективно работают в шумной обстановке, другим необходима тихая среда для продуктивной работы. В любом случае всем нам нужна тихая комната для встреч или уголок, где можно расслабиться. Попробуйте создать отдельное помещение или уголок с полной тишиной, чтобы сотрудники могли выбирать место для спокойной работы.

48. Эксперимент с «горячими столами»

Существует практика «hot desking», когда никто в офисе не работает за одним и тем же столом постоянно. Люди могут менять рабочие места в зависимости от того, с кем им нужно сотрудничать в течение дня. Это не всегда легко реализовать, но отличный способ заставить команду больше общаться друг с другом.

49. Используйте одну кофемашину

Существует известная история компании, где на всё здание была всего одна кофемашина, и команда достигла потрясающих результатов. Всё просто — наличие одной кофемашины заставляет людей больше общаться.

50. Метод «комнаты с белой стеной»

Комната с белой стеной — это не обязательно помещение с белыми стенами. Это комната, куда любой сотрудник может прийти и использовать белую доску для решения проблемы. Каждый из команд должен иметь доступ к этой комнате, чтобы обсуждать задачи вместе и предлагать решения, чтобы эти проблемы были решены.

Кроме коммуникации, мы используем белые доски в офисе для командной работы и сотрудничества. Одна доска для задач — когда задача выполнена, её удаляют. На второй доске записываем детали сложных и объёмных задач. Таким образом, одна доска для выполнения задач, а вторая — для сложных заданий, требующих уточнения. Может показаться сложным, но на самом деле всё очень просто и невероятно приятно наблюдать, как завершённые задачи исчезают прямо на глазах.

Использование визуальных материалов, таких как готовые графические шаблоны для мозговых штурмов или презентаций, может быть чрезвычайно эффективным для создания комфортной корпоративной культуры и стимулирования открытой коммуникации.

Бонусный совет: столы, складывающиеся в стену

Никогда не знаешь, сколько людей понадобится для выполнения работы. Иногда нужен дополнительный стол для дополнительных рук, и в таких случаях столы, складывающиеся в стену, могут сильно помочь. Они не занимают лишнее место и появляются тогда, когда нужна дополнительная рабочая поверхность.

При работе с командой дополнительное пространство творит чудеса для улучшения командной коммуникации. Дело не только в уборке беспорядка — важно дать каждому место для встреч и обмена идеями без чувства тесноты. Складывающиеся столы позволяют создавать гибкие, динамичные пространства, которые адаптируются к потребностям вашей команды. Так вашей команде легче оставаться на связи и эффективно сотрудничать, независимо от задачи.

Заключение

Мы надеемся, что вам было так же интересно читать эту статью, как нам было её писать! Этот список из 50 отличных способов улучшить коммуникацию и сотрудничество на работе основан на нашем собственном опыте и стремлении улучшить то, как мы работаем в Chanty. Эффективная командная коммуникация крайне важна для создания позитивной рабочей атмосферы и повышения продуктивности.

Применяя эти стратегии, вы сможете значительно улучшить коммуникацию в команде и проложить путь к более эффективному сотрудничеству. Мы искренне надеемся, что этот материал окажется для вас полезным и что вы сможете использовать хотя бы несколько этих советов на своём рабочем месте. Если у вас есть свои рекомендации, которыми стоит поделиться, обязательно оставьте их в комментариях ниже! 😉