“İletişim sorunlarımız var.”
Muhtemelen bu cümleyi birçok farklı şeyin bahanesi olarak milyonlarca kez duymuşsunuzdur. Tamamlanmamış işler, kötü ruh haliyle çalışanlar, zayıf takım çalışması ya da başka bir şey olsun, bu cümle sıkça karşımıza çıkar. Bazı anketlere bakıldığında, zayıf takım iletişimi iş yerindeki sorunların en büyük nedenlerinden biridir.
Ama zayıf iletişim sizin için ne anlama geliyor?
İletişim zayıf olduğunda, son teslim tarihlerine uyulmaz. Projelerin başlatılması zorlaşır. Fikirler düzgün bir şekilde tartışılmaz. Çalışanlar işlerinde en iyi performanslarını göstermezler. Çatışmalar daha sık yaşanır. Ve bu sadece buzdağının görünen kısmıdır.
Bir durumu hayal edin: Hemşire, doktora hangi bacağına müdahale etmesi gerektiğini söylemiyor. Ya da bir yardımcı pilot, pilotu uçak motorlarından birinin hasar gördüğü konusunda bilgilendirmiyor.
İster aşırı iletişim, ister yetersiz iletişim ya da aradaki bir şey olsun, bu durum takımınızın çalışma şeklini etkiler. Takım iletişimini geliştirmek, bu tür sorunların birçoğunu çözebilir. Biraz araştırma yaptık ve takımınızla daha iyi iletişim kurmanın 50 yolu hakkında kapsamlı bir liste oluşturduk.
Hadi başlayalım – umarız en az birkaç ipucu, takımınızla kullanabileceğiniz şekilde faydalı olur!
Yeni Çalışanları Karşılama
Yeni bir çalışan şirketinize katıldığında, muhtemelen yeni rolüne başlamak ve başarılı bir şekilde görevine başlamak için çok heyecanlıdır. Ancak, aynı zamanda oldukça streslidirler. Yeni iş yerlerini ve ekiplerini ilk kez görmek, onlarla iletişim kurmaya başlamak için heyecanlı oldukları kadar sinirli de olabilirler.
Çalışanların %69’u, harika bir oryantasyon deneyimi yaşarlarsa, üç yıl boyunca şirkette kalma olasılıklarının daha yüksek olduğunu belirtiyor.
Hepimiz, okulda, işte ya da başka bir yerde gruptaki yeni kişi olmanın nasıl bir şey olduğunu biliriz. Yeni insanlarla tanışmak heyecan vericidir, ancak iletişim kurmak da zorlu olabilir. Yeni çalışanı oryantasyon sürecini daha kolay hale getirmek için birkaç yol var.
- Onları yeni meslektaşlarına doğru şekilde tanıtın. Yeni çalışanı tanıtan bir video hazırlayın ve herkese duyurun, bunu bir sır olarak tutmayın.
- Şirketin tüm çalışanlarına bir e-posta gönderin ve yeni bir kişinin katıldığını bildirin. Takımınıza yeni çalışan hakkında biraz bilgi verin.
- Yeni çalışanın masasında veya kapısında bir isimlik verin ve onlara kartvizit sipariş edin.
- Yeni çalışana şirketin iç bilgilerine veya belgelere erişim sağlayın. Bu şekilde nasıl çalıştığınızı ve iletişim kurduğunuzu öğrenebilirler.
Yeni çalışanlar için zaman kazandırmak istiyorsanız, daha sonra tekrar kullanabileceğiniz bir oryantasyon kontrol listesi oluşturduğunuzdan emin olun.
İşyerinde Çeşitliliği Kutlamak
Günümüzde, herkesin farklı şehirlerden, ülkelerden veya hatta kıtalardan geldiği bir takımda çalışmak artık alışılmadık bir şey değil. Chanty ekibimizde, Avrupa’nın farklı bölgelerinde evden çalışan birkaç çalışanımız var. Farklı geçmişlerden gelen insanlarla çalışmak, takımın yaratıcılığını ve problem çözme yeteneklerini geliştiren bir fikir, perspektif ve deneyim havuzu sağlar. Unutulmaması gereken önemli bir şey var: Farklı kültürler, şeyleri anlama ve geri bildirim verme konusunda farklı yaklaşımlara sahiptir.
Örneğin, Boston’daki bir proje yöneticisi Brezilya’daki bir geliştiriciye bir şeyleri “yakında” bitirmesini söylüyor. Sorun şu ki, “yakında” kavramı, kültürler arasında çok farklı olabilir. Bir kültürde “yakında”, aciliyet anlamına gelirken, başka bir kültürde daha rahat bir yaklaşımı ifade edebilir. Bu, ele alınmazsa uyumsuzluk ve hayal kırıklığına yol açabilir. Diller ve kültürler, hepimizin göz ardı ettiği terimlere farklı anlamlar yükleyebilir.
Ayrıca, günümüzde sizinle çalışan ancak dilinizi konuşmayan insanlarla çalışmak çok yaygın bir durumdur, bu nedenle ortak bir dil kullanmanız gerekecek, örneğin İngilizce.
Dil engelleri, küresel sanal takımların %40’ının başarılı olmamasının bir nedeni olarak listelenmiştir.
Ancak, kültürel olarak çeşitlenmiş bir işyerinde iletişimi geliştirmek de mümkündür.
- Çalışanlara birbirleriyle daha iyi iletişim kurmayı öğrenmelerine yardımcı olacak dil öğrenme sınıfları sunun.
- Yerli olmayanlarla konuşurken deyimler, argo veya profesyonel jargon kullanmaktan kaçının. Dilinizi basit ve anlaşılır tutun.
- Hem kendi dilinizi hem de diğer dildeki dilin temel noktalarını anlayan birine, düşüncelerinizi yerli olmayan birine daha iyi açıklaması için yardımcı olmasını isteyin.
- Farklı kültürlerden gelen insanlarla takılın! Aynı ülkeden olan insanlar genellikle birbirlerine yakın dururlar – bunu engellemeye çalışın ve işyerindeki herkesle konuşun.
Psikolojiyi Kullanarak: Kim Kimdir?
Muhtemelen, hangi burger, font ya da Pulp Fiction karakteri olduğunuzu söyleyen o garip kişilik testlerinden birini yapmışsınızdır. Kabul edin, Vincent Vega olmaktan Marsellus Wallace olmaya daha yakın olduğunuzu öğrenmek bir tür tatmin veriyor.
Bu testlerden bazıları saçma olabilir, ama onlara ilgi duymamızın nedeni saçmalık değil. Bu bilgi, takım arkadaşlarınızla nasıl daha iyi çalışabileceğinizi anlamanıza yardımcı olabilir — bu, başarılı ve üretken takımlar kurmak ve bu takımlarda çalışmak için kritik bir şeydir. Deneyebileceğiniz bazı kişilik testleri şunlardır:
- Big Five Kişilik Testi
- Jung Tipolojisi Testi
- “Rorschach” testi
Tüm çalışanların kendine ait bir kimliği vardır. Yöneticiler, iş yerinde farklı karakterlerdeki çalışanlarla başa çıkmak zorundadır. Peki, takımınızdaki farklı kişiliklerden nasıl faydalanabilirsiniz? Çalışanlarınızın karakterlerinin doğru karışımını oluşturun ve onların doğru bir şekilde etkileşimde bulunmalarına yardımcı olun.
- Karışık kişiliklerden oluşan takımlar oluşturun. İşyeriniz daha istikrarlı olacak ve iletişiminiz daha etkili hale gelecektir.
- Bazı çalışanların baskın, bazılarının ise daha içe dönük olduğunu kabul edin, ancak herkesin katkı sağlayabileceğini unutmayın. Bu nedenle, herkesin toplantılara ve tartışmalara katıldığından emin olmalısınız.
- Tüm kişilik tiplerinin değerini kabul edin. Birisi farklı davranıyor diye, organizasyonunuza katkı sağlayamayacağı anlamına gelmez. Doğru yönetim tarzını seçtiğinizde, işyerinde farklı kişilikleri bir araya getirebilirsiniz.
Farklı çalışanlar, farklı yaklaşımlar gerektirir. Farklı ruh hallerine sahip tipler hakkında bilgi sahibi olmalı ve her biriyle etkili bir şekilde nasıl çalışılacağını bilmelisiniz. Böylece lider olarak herkesle daha iyi iletişim kuracak ve takımınız daha uyumlu ve başarılı olacaktır.
Hazır Olun, Geri Bildirim Geliyor
Geri bildirim olmadan, en iyi ihtimalle hedeflerinize tesadüfen ulaşabilirsiniz. En kötü ihtimalle ise doğru ya da yanlış bir şey yapıp yapmadığınızı bilmeden kaybolursunuz. İşyerinde etkili bir geri bildirim mekanizması oluşturmak istiyorsanız, aşağıdakilere dikkat edin.
- Açık kapı politikası uygulayın
Çalışanların iş yerinde yöneticiler ve CEO’larla yaşadıkları en büyük sorunlardan biri, iletişim sorunlarıdır. Onlar sizinle iletişime geçmekte rahatsızlık hissedebilirler ve bu yüzden tamamen iletişimden kaçınabilirler.
Çalışanların istediğinde size yaklaşabileceği ve dikkatlerini çekmek istedikleri bir konuyu paylaşabileceği bir açık kapı politikası uygulamayı deneyin. Bu durumda herkes kazanır.
- Anonim geri bildirim için bir platform sunun
Çalışanlarınıza anonim bir çalışan anketi göndererek ya da anonim bir öneri kutusu kullanmalarına izin vererek, görüşlerini bırakmalarını sağlayın.
Toplantı Senseisi Olun
Neden verimsiz toplantılar her yerde gerçekleşiyor? Bunun sebeplerinden biri, herkesin bir toplantının maliyetini bilmemesi. Jason Fried ve David Heinemeier’in ReWork kitabından şu alıntıyı dikkate alın:
Diyelim ki bir saat sürecek bir toplantı planlıyorsunuz ve ona katılması için on kişiyi davet ediyorsunuz. Bu bir saatlik bir toplantı değil, on saatlik bir toplantıdır. Yani on saatlik üretkenliği, bir saatlik toplantı süresiyle değiştiriyorsunuz.
Nasıl bir fikir?
giphy.com
Öte yandan, toplantıların işbirliği yapmanın bir numaralı yolu olduğu gerçeğini göz ardı edemeyiz – toplantılardan tamamen vazgeçemezsiniz. Ancak, onları daha verimli hale getirebilecek ve takımlar içinde etkili iletişimi teşvik edebilecek bazı yollar vardır.
- Her toplantı için net bir gündem belirleyin – kim ne zaman ve ne hakkında konuşacak.
- Bir zamanlayıcı ayarlayın ve zaman dolduğunda toplantıyı bitirin. 30 dakikadan uzun toplantılar yapmamaya çalışın; 15 dakika daha da iyi olur.
- Mümkün olduğunca az kişi davet edin.
- Sadece tartışılan konuyla ilgili olan kişileri davet edin.
- Her toplantıyı net bir sonuçla bitirin ve bu sonucun gerçekleşmesinden birini sorumlu tutun.
- Toplantılar dışında düzenli bire bir görüşmeler yapın. Bu şekilde, yönetim çalışanları daha iyi anlayacak ve bunun tersi de geçerli olacaktır.
Ayrıca, takımınız için güzel bir iletişim aracı edinebilirsiniz, böylece planları tartışabilir, görevleri atayabilir ve tüm iletişim ve işbirliğini tek bir yerden yönetebilirsiniz. Bu sayede, yaptığınız toplantı sayısını etkin bir şekilde azaltabilirsiniz.
Takımlarınızda iletişimi düzene sokmak ve basitleştirmek için doğru iletişim araçlarına sahip olun.
- İlk olarak, sadece e-posta ile iletişim kurmayın.
Belki e-postaları seviyorsunuz, ancak başka bir iletişim yöntemini denemeniz gerekebilir. Çalışanlar genellikle e-postaları okumazlar ve çoğu zaman onları görmezden gelir, yanıtlamadan silerler.
- Takım içi iletişim uygulaması edinin
Takım içi iletişim uygulamaları konusunda oldukça tutkuluyuz – geliştirdiğimiz araçtan da anlayabilirsiniz. Bu konuda yalnız değiliz – günümüzde pek çok iletişim aracı mevcut. Bu araçların bu kadar popüler olmasının nedeni, iletişimi gerçekten kolaylaştırmaları.
Bir iş arkadaşınızın size önemli bir bağlantı gönderdiğini düşünün. Nereden gönderdiğini hatırlamaya çalışıyorsunuz ve saatlerce bununla uğraşıyorsunuz. Viber mıydı, Messenger mı, e-posta mı, yoksa başka bir şey mi? Hatta size o bağlantıyı gerçekten o mu gönderdi, yoksa başka biri mi?
Bir takım iletişim uygulaması kullanmamızın temel nedeni, en önemli iletişimlerimizi tek bir yerde toplamaktır. Farklı uygulamalardaki e-postaları ve sohbetleri takip etmek yorucu hale geldi, bu yüzden iş için tek bir uygulamaya geçtik.
Tüm iletişiminizi tek bir yerde toplamakla kalmaz, aynı zamanda tüm iş dosyalarınızı da kolayca bulabilirsiniz. Üstelik her yerden erişebilirsiniz. Günümüzde takım sohbet uygulamaları, ekibinizin verimliliğini artıracak pek çok özellik sunuyor. Örneğin, Chanty uygulama içinde mesajları göreve dönüştürmenize olanak tanır.
- Duygusal konuşmalara alan açın
İş yerinde iletişim söz konusu olduğunda, gayriresmî sohbetler sandığınızdan daha önemli ve daha zordur. Takım sohbet uygulamalarınızı su sebili sohbetleri gibi kullanarak işle ilgisi olmayan konuları konuşabileceğiniz özel kanallar oluşturabilirsiniz. Uzaktan çalışan bir ekibin parçasıysanız, bu tür iletişim özellikle önemlidir.
- Bir çevrim içi proje yönetim aracı edinin
İş birliği, iyi takım içi iletişimin kalbinde yer alır. Hem iyi hem de kötü haber şu ki, takım iletişiminize yardımcı olacak pek çok çevrim içi proje yönetim aracı mevcut. Bu araçları, görevlerin ilerleyişini takip etmek ve herkesin aynı noktada olduğundan emin olmak için kullanabilirsiniz. Tüm çalışmalarınızı kolayca belgelemeye de yardımcı olurlar.
Bir projenin yaşam döngüsündeki her engel, potansiyel bir kaos anlamına gelir. Yapılan bir ankete göre, organizasyonlar proje yönetiminde daha iyi hale geldiklerinde, KPI’larda önemli artışlar görülüyor ve verimlilik %60’ın üzerinde iyileşebiliyor.
Bir noktada, her şeyi elektronik tablolarla yönetemeyeceğinizi fark edeceksiniz ve işte tam da bu noktada proje yönetim araçlarını kullanmaya başlarsınız. Bu araçlar, zamandan tasarruf etmenizi ve ekibinizle etkili şekilde iş birliği yapmanızı sağlar.
Proje yönetim araçlarını kullanmanın bazı faydaları şunlardır:
- Planlama ve öngörü yapabilme
- İlerleme takibi
- Gerçek zamanlı olarak tüm uygulamalara sürekli erişim
- Güvenlik
Projelerinizi elektronik tablolar ve e-postalarla yönetemiyorsanız, bunun yerine bir proje yönetim aracı kullanmayı deneyin.
Motivasyonu Unutmayın
Bazı şirketler, çalışan motivasyonunun önemini kavrayamıyor.
Gallup’un bu konudaki “Amerikan İş Yerinin Durumu” başlıklı araştırmasına göre:
Çalışanların %70’i bir şekilde işlerine bağlılık göstermiyor. Bu durumun, ABD’ye yılda 450 ila 550 milyar dolar arasında kayıp üretkenliğe mal olduğu tahmin ediliyor.
Buna karşılık, çalışanları motive etmek verimliliği artırabilir ve bir organizasyonun daha yüksek üretim düzeylerine ulaşmasını sağlayabilir.
- Ortak bir hedef belirleyin
İster bir reklam ajansı olun, ister B2B2C bir e-ticaret mağazası, her şirketin kendi içinde bazı ortak hedefleri vardır ve bu hedefler büyük ölçüde işin odak noktasına bağlı olabilir. Ortak hedefleri belirlemek ve netleştirmek birçok fayda sağlar. Sonuçta, bir takım için en önemli şey, her üyenin benzer bir bakış açısına sahip olmasıdır.
- Misyonu ve vizyonu netleştirin
Şirketin değerlerini ve misyonunu, ister kurumsal eğitim sırasında ister çalışanlara düzenli hatırlatmalarla olsun, anlatmak için zaman ayırın. Çalışanlar şirket hedeflerini tam olarak anladığında, bu hedeflere ulaşmak için birbirleriyle çok daha etkili iletişim kurabileceklerdir.
İletişim Becerilerinizi Gözden Geçirin
Her işveren çalışanlarının etkili iletişim kurmasını ister, peki ya sizin kendi iletişim becerileriniz? Örnek bir lider olmak istiyorsanız, bunu başarmanın tek yolu kendinizi geliştirmekten geçer. Kendi iletişim becerilerinizi geliştirmeniz, daha iyi bir takım içi iletişim zemini oluşturur ve bu da daha güçlü bir iş birliği ile artan verimliliğe dönüşür.
- Sorular sorun
Ne tür bir şirket yönetiyor olursanız olun, her çalışan olayları kendi bakış açısından değerlendirir. Çalışanlarınıza nasıl iletişim kurmak istediklerini sorarsanız, kurumunuz için çok daha etkili bir iletişim planı oluşturabilirsiniz. Ayrıca bu tür bir ilgi göstermeniz, çalışanlarınızın kendilerini değerli hissetmelerini sağlar.
- Tüm dikkatinizi verin
Birisiyle konuşurken sürekli telefonunu kontrol eden ya da başka yerlere bakan biriyle sohbet etmeye devam etmek istemezsiniz. Mümkün ve nezaket çerçevesinde olduğu sürece göz teması kurun ve diğer kişiyi gerçekten dinlediğinizi göstermek için tüm dikkat dağıtıcı şeyleri bir kenara bırakın.
- Dinlemek için zaman ayırın
Bir diyalogda yalnızca tek kişinin konuşması gerekmez. Eğer hep siz konuşuyorsanız, bir süre sonra kimse sizi dinlemez ve söylediklerinizin etkisi kalmaz. Bazen durup diğerlerinin de söze katılmasına fırsat verin. Bu şekilde, konuşmanın diğer tarafları da aktif olarak sürece dahil olduklarını hisseder.
- Nasıl iletişim kurduğunuzun farkında olun
Bilinçli iletişim yalnızca kelimelerden ibaret değildir. Duruşunuza, yüz ifadelerinize ve beden dilinize dikkat edin. Kollarınızı göğsünüzde kavuşturmak yerine rahat bırakın – bu, savunmada olduğunuz izlenimini yaratabilir. Uygun olduğunda gülümseyin, bir başkası konuşurken başınızı sallayarak dinlediğinizi gösterin ve göz teması kurun.
- Yazılı olarak takip edin
Toplantılarda konuşulan her şeyi herkesin hatırlamasını bekleyemezsiniz. Kısa birkaç not alın ve ilgili kişilere e-posta yoluyla iletin. Bu sayede herkesin aynı bilgide buluşmasını sağlarsınız.
- Bilgilendirin ve ilham verin
Söylemesi kolay, yapması zor biliyorum ama iletişiminizle çalışanlarınıza harekete geçmeleri için ilham vermeye çalışın. Bunu kendi başınıza başaramıyorsanız, bir mentordan ya da koçtan destek alabilirsiniz.
- İletişimi çift yönlü hale getirin
Çalışanlarınıza geri bildirim verirken, onlardan da geri bildirim istemeyi unutmayın. Daha önce de belirttiğimiz gibi, çalışanlar dürüst geri bildirim vermekten çekinebilir. Bu yüzden sistemi anonim hale getirerek daha açık ve samimi yanıtlar alabilirsiniz.
- Yüz yüze kalmaya özen gösterin
Chanty gibi takım iletişimi uygulamaları, iletişim kurmanın en hızlı ve verimli yollarından biri. Ancak iş arkadaşlarınızı yüz yüze görmek, iletişimin samimiyetini ve içtenliğini artırır.
- Aşırı iletişim kurmayın
Günde belli sayıda e-posta göndermek ile birinin gelen kutusunu bombardımana tutmak arasında ince bir çizgi vardır. Özellikle iş günü bittikten sonra, sabaha kadar bekleyebilecek konular için sürekli e-posta göndermeyin.
- Eleştiriyi kişiselleştirmeyin
Birini eleştirirken ya da siz eleştiri alırken, daima yapılan eyleme odaklanın; niyete değil. Birinin bir şeyi yapmadan önce ne amaçladığını asla tam olarak bilemezsiniz. Mümkün olduğunca duyguları işin içine katmadan, yapıcı şekilde eleştiri yapın ve kabul edin.
- Övgüyü düşünerek verin
Bir iş arkadaşınızı başarılı bir iş çıkardığı için övdüğünüzde, neden övüldüğünü tam olarak anlamayabilir. Geri bildiriminizi açık ve net verin – biri iyi (ya da kötü) bir şey yaptıysa, neyi neden doğru ya da yanlış yaptığını belirtin. Böylece benzer bir görevi bir sonraki seferde daha bilinçli bir şekilde yapacaktır.
- Önerileri ciddiyetle değerlendirin ve nedenlerini açıklayın
Size gelen tüm önerileri açık fikirli bir şekilde karşılayın ve iş arkadaşlarınıza fikirlerinin değerli olduğunu hissettirin. Ancak kötü bir öneriyi geri çekerken de çekinmeyin – sadece neden uygun olmadığını mantıklı şekilde açıklamayı ihmal etmeyin.
Takım çalışması gerçekten önemli bir konu
Eğer ekibinizin birlikte daha verimli çalışmasını istiyorsanız, mutlaka bir tür takım çalışması etkinliği uygulamalısınız. Kapalı ya da açık alanda yapılabilecek pek çok takım çalışması aktivitesi var. Yemek atölyeleri, müzik etkinlikleri, dil öğrenme aktiviteleri, takım oyunları, macera parklarına ya da hayvan çiftliklerine geziler düzenleyebilirsiniz. Hatta iş arkadaşlarınıza ufak şakalar yapabilir, aklınıza gelen yaratıcı fikirleri hayata geçirebilirsiniz. İşte bizim en sevdiğimiz takım çalışması yöntemlerinden bazıları:
- Ofisin dışına çıkın
Çok uzun süre kapalı alanda kalmak, herkesin psikolojisi üzerinde olumsuz etkilere yol açabilir. Bazen yalnızca dışarı çıkmak bile harika bir değişiklik yaratabilir. Sanılanın aksine, dışarıda olmak her zaman “çalışmamak” anlamına gelmez. Bir projede birlikte çalışabileceğiniz farklı bir ortama geçmeniz bile yeterli olabilir. Örneğin, bizim pazarlama ekibimiz her zaman toplantısını yakınlardaki bir kafede yapar – böyle daha keyifli oluyor.
- Bir iş tatili planlayın
Sürekli çalışmak yerine, ekibinizin birbirini daha yakından tanıyabileceği bir ya da iki günlük bir mola verin. İş tatilleri bunun için harika bir yoldur ve inanılmaz bütçeler gerektirmez. Ofise yalnızca bir saat uzaklıktaki bir yer bile yeterli olabilir – farklı bir kıtaya gitmenize gerek yok.
- Konferanslara ekip olarak katılın
Bu hem sizin hem de ekibiniz için çifte kazanç sağlar – bir yandan bir şeyler öğrenirsiniz, bir yandan da birlikte zaman geçirmiş olursunuz. Üstelik konferanslar mutlaka pahalı olmak zorunda değil – bütçenizi zorlamayacak yerel etkinlikleri de tercih edebilirsiniz.
- Su sebili sohbetlerine izin verin
Birçok işveren, çalışanların ofiste işle ilgisi olmayan konularda konuşmasından hoşlanmaz. Ancak bu, zaman kaybı değil – etkili iletişimi teşvik etmenin harika bir yoludur. Çalışanların sohbet etmesini mümkün olduğunca destekleyin, böylece ekip üyeleri birbirini daha yakından tanıyabilir ve daha etkili bir şekilde iletişim kurabilir.
- Çalışanlarınızın başarılarını kutlayın
Bir çalışan harika bir iş çıkardıysa, bu mutlaka takdir edilmeli ve ödüllendirilmelidir. Belki onlara zam yapamazsınız ama en az onun kadar değerli bir şey verebilirsiniz – zamanınızı. Gününüzden zaman ayırarak onların emeklerini takdir ettiğinizi gösterin ve bunu mutlaka ekibin tamamının önünde, açık bir şekilde yapın.
- Utangaç çalışanları tespit edin ve onlara ulaşın
Hepimizin farklı kişilikleri var ve bazı insanlar doğası gereği daha içe dönüktür. Onları değiştirmeye çalışmak yerine, karakter özelliklerini kabul edin ve kendilerini daha iyi ifade etmeleri için destekleyin. Onlara samimi ilgi gösterin, düşüncelerini paylaşmaları için cesaretlendirin. Böylece onlar da ofis içi iletişime farklı şekillerde katkı sağlayabilirler. Unutmayın, bu süreç kişiliklerine bağlı olarak zaman alabilir.
- Şirket kültürüne odaklanın
Bu da söylemesi kolay, yapması zor konulardan biri. Şirket kültürü, inandığınız değerlerin bir yansımasıdır; sadece rakiplerden değil, tüm diğer şirketlerden sizi ayıran şeydir. Bizim için şirket kültürü; birlik, şeffaflık ve açık iletişim demek. Vaktiniz varsa, oturun ve işin sizin için ne ifade ettiğini, nasıl bir çalışma felsefesine sahip olduğunuzu yazın.
- Bölümler arası öğrenimi teşvik edin
Pazarlama ekibinden birinin satış hakkında bir şeyler öğrendiğini hayal edin. Ya da yazılım geliştirme ekibinden birinin ürün pazarlamasını keşfetmesini… Çalışanlarınızın birbirinden öğrenmesini sağlarsanız (ve bunu teşvik ederseniz), insanlar bazı kararların neden alındığını daha iyi anlayabilir ve şirketinize, ürününüze ya da hizmetinize daha geniş bir perspektiften bakabilirler. Kim bilir, belki de satış temsilciniz bir gün pazarlama ekibinizin yeni üyesi olur!
Ofis alanı konusunda farklı düşünün
İnsanların verimli olabilmesi için rahat çalışma alanlarına ihtiyaçları vardır. Ekibinizi rahatsız eden ya da mutsuz hissettiren bir ortamda harika sonuçlar bekleyemezsiniz.
Ergonomik mobilyalara yapılan yatırım ve alanın etkili kullanımı, verimliliği %64’e kadar artırabilir.
- Ofisinizi yeniden düzenleyin
Yeni mobilyalar almanıza gerek yok, küçük bir dokunuşla ofisinizi baştan yaratabilirsiniz. Günümüzde pek çok ofis geleneksel olarak, çalışanların duvarlar veya bölmelerle ayrıldığı şekilde düzenlenmiş durumda. Bu fiziksel engelleri ortadan kaldırmak, daha iyi bir organizasyonel iletişim için ofisinizi yeniden düzenlemenin harika bir başlangıcı olabilir.
- Sessizliğe duyulan ihtiyaca saygı gösterin
Bazı insanlar gürültülü ortamlarda daha verimli çalışabilirken, bazıları da en iyi performanslarını sessiz bir ortamda sergiler. Her durumda, bir toplantı yapmak ya da sadece kafa dinlemek için sessiz bir odaya hepimizin ihtiyacı var. Ekibinizin ihtiyaç duyduğunda huzur bulabileceği sessiz bir oda veya köşe yaratmaya çalışın.
- “Hot desking” deneyimi
Hot desking, ofiste kimsenin belirli bir masası olmadığı, herkesin o gün kiminle çalışması gerekiyorsa onun yanına oturduğu bir sistemdir. Uygulaması her zaman kolay olmasa da, ekibinizin farklı insanlarla daha çok iletişim kurmasını sağlamanın harika bir yoludur.
- Tek bir kahve makinesi kullanın
Bir şirketin tüm çalışanları için sadece bir kahve makinesi kullandığı ve bu sayede harika sonuçlar elde ettiği meşhur bir hikâye vardır. Sebebi basit – tek bir kahve makinesi, insanları bir araya getirir ve daha fazla iletişim kurmalarını sağlar.
- Beyaz duvar odası tekniği
“Beyaz duvar odası”, adından da anlaşılacağı gibi sadece beyaz duvarları olan bir oda değildir. Bu, herkesin gelip bir beyaz tahta üzerinde bir problemi çözmeye çalışabileceği bir alandır. Her takımdan çalışanlar bu odayı kullanabilmeli, sorunları birlikte tartışmalı ve çözüm önerileri sunmalıdır.
İletişimin yanı sıra, biz de ofisimizde beyaz tahtaları ekip çalışması ve iş birliği için kullanıyoruz. Bir beyaz tahtamız sadece görevler içindir – bir görev tamamlandığında silinir. Diğer beyaz tahtada ise karmaşık ve detaylı görevler için notlar alırız. Böylece bir tahta “yapıldı” listesi gibi işlerken, diğeri açıklama gerektiren karmaşık görevler için kullanılır. Karmaşık gibi görünebilir ama aslında oldukça basit ve görevlerin gözünüzün önünde silinmesini izlemek inanılmaz tatmin edici bir his yaratır.
Beyin fırtınası oturumları veya sunumlar için hazır grafik şablonları gibi görsel araçların kullanımı, samimi bir işyeri kültürü yaratmak ve açık iletişimi teşvik etmek açısından oldukça etkili olabilir.
Bir bonus ipucu: Duvara katlanan masalar
İşi bitirmek için kaç kişiye ihtiyaç duyacağınızı asla bilemezsiniz. Bazen, ek bir masa ve biraz daha fazla yardıma ihtiyacınız olabilir ve bu durumlarda katlanabilir masalar gerçekten çok işe yarar. Fazladan yer kaplamazlar ve ekipmanlarınız için ekstra bir alana ihtiyaç duyduğunuzda hemen devreye girebilirler.
Bir takımla çalışırken, ekstra alan, ekip iletişimini geliştirmek için harika bir etki yapabilir. Bu sadece dağınıklığı temizlemekle ilgili değil, aynı zamanda herkesin rahatça bir araya gelip fikir alışverişinde bulunabileceği bir alan yaratmakla ilgilidir. Katlanabilir masalar, ekibinizin ihtiyaçlarına göre uyum sağlayabilecek esnek, dinamik alanlar yaratmanıza olanak tanır. Bu şekilde, takımınızın her zaman bağlantıda kalması ve sorunsuz bir şekilde iş birliği yapması daha kolay hale gelir.
Sonuç
Bu makaleyi yazarken bizim kadar keyif almanızı umuyoruz! İşyerinde iletişim ve iş birliğini geliştirmek için 50 harika yolun bulunduğu bu liste, Chanty’de daha verimli bir çalışma şekli oluşturma isteğimizin ve deneyimlerimizin bir ürünüdür. Etkili takım iletişimi, olumlu bir çalışma ortamı oluşturmak ve verimliliği artırmak için çok önemlidir. Bu stratejileri uygulayarak, takım iletişimini önemli ölçüde geliştirebilir ve daha etkili bir iş birliğine zemin hazırlayabilirsiniz. Umarız bu yazıyı faydalı bulur ve bu ipuçlarından en az bir kaçını işyerinizde uygulayabilirsiniz. Eğer bizimle paylaşmak istediğiniz başka ipuçlarınız varsa, lütfen aşağıdaki yorumlar kısmında bize bildirin! 😉
Add comment