Залишайтеся в рамках закону: GDPR-застосунки для обміну повідомленнями, які ставлять на першому місці конфіденційність

Безпека даних часто нагадує надмірно обережного колегу, який зачиняє на замок усе — навіть степлер. Але коли йдеться про захист конфіденційної інформації, вони мають рацію. Якщо ваша команда використовує застосунки для обміну повідомленнями для співпраці, обміну файлами чи мозкового штурму, ви вже частіше, ніж думаєте, працюєте з персональними даними. Імена, електронні адреси, деталі проєктів — усе це частина процесу.

Ось у чому суть: якщо ви не користуєтеся GDPR-сумісними застосунками для обміну повідомленнями, цей потік інформації може наражати ваш бізнес на ризики. І ні, “довіритися, що застосунок сам усе вирішить” — це не стратегія. GDPR стосується не лише даних клієнтів, якими опікується ваша команда продажів; він також охоплює внутрішнє спілкування, через що вибір інструментів для обміну повідомленнями стає важливішим ніж будь-коли.

Саме тут на допомогу приходять застосунки для обміну повідомленнями, орієнтовані на конфіденційність. Розроблені з урахуванням шифрування і захисту даних, ці інструменти гарантують, що ваші внутрішні чати залишаються такими ж захищеними, як і записи про клієнтів.

Ця публікація не має на меті налякати вас дотриманням правил — вона покликана надати вам інструменти, щоб залишатися розумними та захищеними, одночасно підтримуючи безперебійну роботу. Від обов’язкових функцій до підбору GDPR-сумісних застосунків для обміну повідомленнями — ви отримаєте все необхідне, щоб зробити обґрунтований вибір.

Найкращі GDPR-сумісні застосунки для обміну повідомленнями

• Chanty — для командної співпраці з потужним контролем конфіденційності даних
• Signal — для безпечного, зашифрованого особистого та бізнес-спілкування
• Wire — для корпоративного рівня зашифрованого зв’язку
• Slack — для командного спілкування з опціями корпоративної безпеки
• Threema — для анонімного обміну повідомленнями з пріоритетом на конфіденційність
• Rocket.Chat — для відкритого коду, самостійно розміщеного безпечного обміну повідомленнями
• Messagenius — для безпечного спілкування в урядових і корпоративних структурах
• Bitrix24 — для бізнес-співпраці з дотриманням GDPR

Що таке GDPR і чому це важливо для застосунків обміну повідомленнями?

Загальний регламент захисту даних (GDPR) — це нормативний акт Європейського Союзу щодо захисту персональних даних. Це не просто перелік вимог для галочки, а чіткий набір правил, які зобов’язують бізнес відповідально ставитися до обробки конфіденційної інформації. Якщо ваша компанія збирає, зберігає або обробляє будь-які персональні дані — від клієнтів, працівників чи партнерів — до вас застосовується GDPR.

Чому GDPR важливий для застосунків обміну повідомленнями? Тому що це основа сучасної комунікації. Обмін даними клієнтів із командою, обговорення термінів проєкту чи ідеї — усе це містить чутливу інформацію. Використання незахищеного або несумісного з GDPR застосунку для обміну повідомленнями — це майже як залишати незамкнену поштову скриньку з конфіденційними файлами.

Недотримання GDPR не лише загрожує великими штрафами, а й шкодить репутації компанії. Один випадок витоку чи неналежного використання даних може підірвати довіру і клієнтів, і співробітників. Наприкінці дня GDPR — це не просто юридична вимога, а фундамент для створення надійних і безпечних систем комунікації.

Що робить застосунок обміну повідомленнями сумісним із GDPR?

Не всі застосунки для обміну повідомленнями однакові, коли йдеться про захист даних. Щоб відповідати стандартам GDPR, потрібне не лише привабливе оформлення чи галочка “Ми піклуємося про вашу конфіденційність”. Справжня відповідність означає наявність функцій, які дійсно захищають персональні дані та дають користувачам контроль над ними. Ось основні вимоги:

• Шифрування: Усі повідомлення мають бути зашифровані під час передачі та зберігання. Це унеможливлює доступ неавторизованих осіб до чутливої інформації навіть у разі її перехоплення.
• Збереження та видалення даних: Застосунок повинен надавати можливість користувачам контролювати, як довго зберігаються повідомлення та файли. Автоматичне видалення або політики зберігання допомагають уникнути безпідставного накопичення даних.
• Контроль користувача та згода: GDPR базується на прозорості. Застосунок має чітко пояснювати, як збираються та використовуються дані, щоб користувачі могли надати усвідомлену згоду. Легке керування налаштуваннями конфіденційності — великий плюс.
• Захист передачі даних: Для команд, які працюють у різних країнах, потрібен безпечний обмін даними. GDPR-сумісні застосунки мають використовувати протоколи, які захищають інформацію при передачі між регіонами, особливо поза межами ЄС.
• Аудит та контроль: Відповідність — це не лише профілактика, а й відповідальність. Хороший застосунок зберігає аудиторські записи або логи щодо доступу, поширення та управління даними, що важливо у разі порушень або перевірок.

Вибір GDPR-сумісного застосунку для обміну повідомленнями — це не просто хороший крок, а необхідність для захисту вашого бізнесу і людей, які довірили вам свої дані. І хоча відповідність є ключовою, справді безпечний застосунок — це той, що виходить за межі мінімуму, пропонуючи наскрізне шифрування, контроль користувача і повну прозорість.

Порівняння найкращих GDPR-сумісних застосунків для обміну повідомленнями

1. Chanty

У Chanty ми зосереджуємося на простоті, безпеці та зручності для командної співпраці. Наша платформа об’єднує все — обмін повідомленнями, управління завданнями та командну взаємодію — в одному місці. З Chanty ви отримуєте плавний і ефективний досвід без складності та високих витрат, притаманних платформам на кшталт Slack.

Функції відповідності GDPR: Chanty забезпечує наскрізне шифрування всіх комунікацій — повідомлення та файли вашої команди залишаються приватними. Застосунок пропонує прозору політику зберігання даних і дає адміністраторам змогу керувати видаленням та термінами зберігання даних, що забезпечує повну відповідність вимогам GDPR.

Видатні функції:

• Інтеграція з управлінням завданнями: На відміну від більшості застосунків для обміну повідомленнями, Chanty безперешкодно інтегрує управління завданнями безпосередньо в потоки розмов, тож команди можуть ефективніше відстежувати проєкти, не покидаючи застосунок.
• Необмежена історія повідомлень: Навіть у безкоштовному плані Chanty надає необмежену історію повідомлень — це рідкість серед таких доступних рішень.
• Приватні та публічні канали: Чи то конфіденційне обговорення, чи відкрита співпраця — Chanty дозволяє створювати приватні або публічні канали для будь-якого типу командної комунікації.
• Закріплення важливих повідомлень: Можна закріплювати повідомлення, щоб виділити важливі оновлення або посилання — це допомагає команді бути в курсі найважливішої інформації.

Chanty — чудове рішення для будь-якої команди, яка потребує GDPR-сумісного, безпечного й бюджетного інструменту для спілкування. Як месенджер, що відповідає вимогам GDPR, Chanty особливо підходить тим, кому потрібне вбудоване управління завданнями. Простий у використанні та доступний за ціною для малого бізнесу й стартапів — саме те, що потрібно зростаючим командам.

2. Signal

Signal заслужено вважається одним із найзахищеніших застосунків для обміну повідомленнями, оскільки приділяє велику увагу конфіденційності користувачів. Його часто обирають ті, хто цінує приватність понад усе — журналісти, активісти та професіонали, орієнтовані на безпеку.

Функції відповідності GDPR: Signal повністю сумісний із GDPR, використовує наскрізне шифрування повідомлень і не зберігає метадані про листування. Крім того, сервери Signal спеціально розроблені для мінімального збереження даних, а користувачі самі контролюють свої персональні дані, які не використовуються ні для реклами, ні для інших цілей.

Видатні функції:

• Відкритий код: Signal має відкритий вихідний код, що дозволяє незалежний аудит і забезпечує додаткову прозорість та безпеку для користувачів.
• Жодної реклами чи трекерів: На відміну від багатьох інших платформ, Signal не показує рекламу і не відстежує активність користувачів, що ідеально відповідає принципам захисту даних за GDPR.
• Не потрібен номер телефону для реєстрації: Ви можете створити обліковий запис, використовуючи лише анонімне ім’я користувача — ще один рівень захисту приватності.

Signal — один із провідних варіантів для тих, хто прагне забезпечити повну конфіденційність і безпеку. Відповідність вимогам GDPR у поєднанні з наскрізним шифруванням підносять його до числа найкращих засобів захищеного спілкування.

3. Wire

Wire позиціонує себе як безпечний, корпоративного рівня застосунок для обміну повідомленнями. Він орієнтований на компанії, які прагнуть співпрацювати у захищеному середовищі та потребують більше, ніж просто функцію чату. Wire активно використовується у фінансовому, медичному та ІТ-секторах завдяки своїй здатності забезпечувати як безпеку, так і відповідність нормативним вимогам.

Функції відповідності GDPR: Wire забезпечує потужне шифрування та повний контроль над користувацькими даними. Організації можуть керувати політиками зберігання та видалення даних, управлінням згодою користувачів, а також отримувати доступ до журналів даних.

Видатні функції:

• Безпечні групові дзвінки та відеоконференції: Wire пропонує наскрізне шифрування для групових дзвінків і відеозустрічей, що робить його ідеальним для конфіденційних бізнес-нарад.
• Відповідність кільком нормативам: Крім GDPR, Wire дотримується провідних стандартів безпеки, зокрема SOC 2, ISO 27001, HIPAA та інших. Це робить його ідеальним рішенням для компаній, що працюють у сферах із суворим регулюванням. Wire також надає можливість брендування застосунку під компанію (white-label) та інтеграції з корпоративними інструментами.

Wire — чудове рішення для великих компаній та підприємств, які потребують безпечного зв’язку та відповідності GDPR та іншим стандартам. Його орієнтація на безпеку, кастомізацію та відеозв’язок виділяє його на фоні інших рішень для корпоративного сектору.

4. Slack

Slack є лідером у сфері командного спілкування, позиціонуючи себе як платформа, що робить співпрацю простішою та ефективнішою. Завдяки широкому вибору інтеграцій і масштабованості його обирають як стартапи, так і великі корпорації.

Функції відповідності GDPR: Slack відповідає вимогам GDPR і забезпечує захист корпоративного рівня. Дані шифруються під час передачі та зберігання, а також надаються інструменти для керування політиками зберігання та видалення даних. Крім того, Slack дозволяє бізнесам контролювати, які застосунки та інтеграції можуть отримувати доступ до їхніх даних.

Видатні функції:

• Інтеграції: Slack підтримує величезну кількість інтеграцій зі сторонніми застосунками. Це дозволяє об’єднати комунікацію, управління проєктами та обмін документами в одному просторі.
• Enterprise Grid: Функціонал для великих організацій із розширеними потребами у відповідності та централізованому керуванні безпекою.
• Глобальне покриття: Slack побудовано на інфраструктурі, що легко масштабується для команд будь-якого розміру по всьому світу.

Slack добре підходить для великих підприємств, але його функціонал та інтеграції роблять його потужним вибором для будь-якого бізнесу. Він особливо ефективний для компаній, яким потрібні розширені функції співпраці та комунікації з дотриманням вимог GDPR.

5. Threema

Threema позиціонує себе як захищений, орієнтований на конфіденційність застосунок для миттєвого обміну повідомленнями, який ідеально підходить для користувачів, що прагнуть повної анонімності. У Європі він надзвичайно популярний завдяки своїй чіткій орієнтації на приватність і став вибором багатьох компаній для безпечного спілкування.

Функції відповідності GDPR: Threema повністю відповідає вимогам GDPR — від наскрізного шифрування всіх комунікацій до можливості анонімної реєстрації без надання особистих даних, таких як номер телефону чи електронна пошта. Крім того, він дозволяє компаніям впроваджувати власні політики зберігання даних.

Видатні функції:

• Жодних особистих даних: Застосунок дозволяє зареєструватися анонімно, що є додатковим плюсом для користувачів, які не бажають розкривати свої особисті дані.
• Швейцарські закони про конфіденційність: Threema базується у Швейцарії, а тому користується захистом строгих швейцарських законів про приватність, які навіть перевищують вимоги GDPR.
• Threema Work для бізнесу: Спеціальна бізнес-версія Threema Work надає додаткові функції, зокрема керування користувачами та централізований контроль.

Threema — ідеальне рішення для компаній і приватних осіб, яким потрібне захищене, анонімне листування з повною відповідністю GDPR. Завдяки потужному шифруванню, відсутності вимог до персональних даних при реєстрації та швейцарському законодавству, Threema вважається одним із найкращих виборів серед користувачів, що піклуються про конфіденційність.

6. Rocket.Chat

Rocket.Chat — це безпечна, економічно вигідна платформа для командного спілкування з відкритим кодом, яка ідеально підходить для компаній, що потребують повного контролю над своїми даними за доступною ціною. Це чудове рішення для бізнесів, яким важлива гнучкість та можливість кастомізації комунікаційних інструментів.

Функції відповідності GDPR: Rocket.Chat підтримує наскрізне шифрування повідомлень і дозволяє впроваджувати політики зберігання та видалення даних. Завдяки відкритому коду компанії можуть самостійно розміщувати застосунок на власних серверах, отримуючи повний контроль над зберіганням даних для забезпечення відповідності GDPR.

Видатні функції:

• Опція самостійного хостингу: Дозволяє організаціям розміщувати застосунок на своїх серверах, що забезпечує повний контроль над даними та повну відповідність GDPR на всіх рівнях.
• Кастомні інтеграції: Завдяки відкритому коду Rocket.Chat легко адаптується до потреб компанії — можлива інтеграція з іншими корпоративними інструментами.
• Масштабованість: Ідеальне рішення для зростаючих компаній — Rocket.Chat масштабується відповідно до потреб, включаючи функції корпоративного рівня для великих команд.

Rocket.Chat підходить для організацій, які шукають GDPR-сумісне, кастомізоване та масштабоване рішення для обміну повідомленнями. Можливість самостійного хостингу дає бізнесу максимальний контроль над безпекою своїх даних.

7. Messagenius

Messagenius — це захищений застосунок для обміну повідомленнями, орієнтований на корпоративних клієнтів у високо регульованих галузях, таких як охорона здоров’я, державне управління та фінанси. Він вирізняється найвищими стандартами безпеки та повною відповідністю GDPR, що робить його ідеальним інструментом для організацій, які працюють з чутливою інформацією.

Функції відповідності GDPR: Messagenius повністю відповідає вимогам GDPR — застосунок забезпечує наскрізне шифрування всіх повідомлень, керування згодами користувачів, політики зберігання даних та журнали аудиту у випадку витоку даних.

Видатні функції:

• Найвищий стандарт безпеки: Messagenius пропонує рівень захисту, відповідний до державного рівня безпеки — це оптимальне рішення для користувачів, які потребують максимальної конфіденційності в комунікаціях.
• Приватне хмарне розгортання: Messagenius дозволяє розгортання у приватній хмарі для організацій із підвищеними вимогами до безпеки.
• Сертифікована відповідність: Для підтвердження відповідності GDPR та іншим регламентам, зокрема HIPAA, Messagenius надає відповідні сертифікати.

Messagenius — один із найкращих варіантів для організацій, які потребують абсолютної безпеки та відповідності GDPR. Завдяки високому рівню захисту, можливості приватного хмарного розгортання та наявності сертифікованої відповідності, цей застосунок ідеально підходить для захищеного бізнес-спілкування.

8. Bitrix24

Bitrix24 позиціонує себе як потужний інструмент для співпраці та комунікації, який підходить для підприємств будь-якого масштабу. Він надає можливості для управління проєктами, CRM, зберігання документів та бізнес-комунікацій.

Функції відповідності GDPR: Bitrix24 забезпечує шифрування даних, керування згодою користувачів, можливість видалення або анонімізації персональних даних відповідно до вимог GDPR. Також компанії можуть налаштовувати політики зберігання повідомлень і файлів.

Видатні функції:

• Універсальний інструмент: Bitrix24 — одне з небагатьох рішень, яке об’єднує обмін повідомленнями, управління завданнями, CRM та документообіг в одному застосунку, що робить його надзвичайно зручним для бізнесу.
• Опція локального розміщення: Компанії можуть розмістити Bitrix24 на власних серверах, отримуючи повний контроль над безпекою даних і відповідністю вимогам.
• Розширені функції безпеки: Bitrix24 підтримує двофакторну автентифікацію (2FA) та гнучке налаштування прав доступу.

Bitrix24 — ідеальне рішення для компаній, яким потрібен комплексний інструмент для співпраці, комунікації та CRM в одному середовищі. Повна відповідність GDPR і розширені функції безпеки роблять його пріоритетним вибором для організацій, що потребують високого рівня захисту та контролю над даними.

Підсумок: Дотримуйтесь вимог — працюйте безпечно

Дотримання вимог GDPR має бути серед ваших головних пріоритетів під час вибору застосунку для обміну повідомленнями — але це зовсім не повинно бути складно. Звертайте увагу на ключові функції: шифрування даних, наявність явної згоди користувача та правильне оброблення персональної інформації. Із цим підходом ви легко зможете ухвалити обґрунтоване рішення, яке захистить і вашу команду, і ваш бізнес.

Пам’ятайте: GDPR — це не лише про уникнення штрафів. Це про довіру з боку людей, які для вас найважливіші. Обираючи платформу, що ставить конфіденційність і безпеку в пріоритет, ви не просто захищаєте чутливу інформацію, а й створюєте культуру прозорості. Так ви забезпечуєте, щоб комунікація вашої команди була захищеною, ефективною та відповідала законодавству.

То з чого почати? Приділіть кілька хвилин перегляду варіантів і подумайте, що є критично важливим саме для вашої команди. Ви надаєте перевагу шифруванню? Хочете повний контроль над даними? Або гарантувати безпечну передачу інформації між країнами? Правильний вибір зараз збереже вам безліч клопотів у майбутньому.

Хочете покращити командну комунікацію без порушення вимог GDPR? Спробуйте Chanty безкоштовно — це безпечна, зручна у використанні платформа, яка змінює співпрацю на краще та водночас захищає ваші дані. Це GDPR-сумісний застосунок для обміну повідомленнями, створений для того, щоб ваші розмови залишалися законними, без жертвування швидкістю чи простотою.