Інколи дуже хочеться просто завершити якісь справи, закрити ноутбук і почати відпочивати. Але якщо ви вклали час у підтримку відносин із колегами, клієнтами та потенційними партнерами, потрібно повідомити їм, коли вас не буде.
Саме тому налаштування повідомлення «Не в офісі» є надзвичайно важливим.
Чи то відпустка, лікарняний, чи зміна роботи — ваше повідомлення допомагає встановити правильні очікування. Воно також направляє контакти до іншої особи, яка зможе допомогти поки вас немає.
Давайте розглянемо кілька професійних варіантів повідомлень «Не в офісі», які можна використовувати у різних ситуаціях.
Що таке повідомлення «Не в офісі»?
Повідомлення «Не в офісі» (OOO: out-of-office)— це автоматична відповідь на електронну пошту, яку ви налаштовуєте, щоб повідомити людям, що вас немає на місці. Якщо хтось надішле вам листа, поки це повідомлення активне, він отримає ваше повідомлення про відсутність.
Це допомагає підтримувати комунікацію навіть тоді, коли ви не працюєте.
Якщо ви плануєте коротку перерву або тривалу відсутність, надсилання OOO-повідомлення всім контактам з вашої поштової скриньки підкреслить вашу професійність. Ви також можете направити контакти до особи, яка зможе їм допомогти під час вашої відсутності.
Що має бути включено в повідомлення «Не в офісі»?
У своєму OOO-повідомленні завжди починайте з привітання — наприклад, «Привіт» або «Дякую, що звернулися!»
- Повідомте, що ви недоступні, і вкажіть точні дати своєї відсутності.
- За можливості надайте альтернативні контактні дані. (Наприклад, електронну адресу або номер телефону людини, яка зможе допомогти, поки вас немає.)
Ви також можете додати особистий штрих, трохи гумору або пояснити причину вашої відсутності. Коротка інформація про те, чим ви займаєтесь, допоможе зробити повідомлення більш людяним і навіть сприятиме встановленню змістовних зв’язків під час вашої відсутності. Наприклад, можна повідомити, що у вас народилася дитина, якщо ви йдете у декретну відпустку. Або розповісти про місце відпочинку, якщо вирушаєте у захопливу поїздку.
Більше конкретних прикладів ви знайдете в наших шаблонах нижче.
Використовуйте свій класичний підпис у кінці повідомлення «Не в офісі», щоб завершити відповідь. Наприклад:
[Тут ваше OOO-повідомлення]
З найкращими побажаннями,
[Ваше ім’я]
[Ваша посада]
[Назва вашої компанії]
[Ваш логотип, слоган або девіз]
## What should be avoided in an out-of-office message?
Avoid using overly formal language in your out of office message. Keep it friendly and concise.
You should also refrain from using vague language. Be specific about your return date and who to contact. This helps manage expectations and reduces confusion for anyone trying to reach you.
Як налаштувати повідомлення «Не в офісі»
Щоб налаштувати автоматичне повідомлення «Не в офісі», зайдіть у налаштування вашого поштового сервісу або скористайтеся CRM-системою. У вашій CRM також можуть бути готові шаблони повідомлень OOO, адаптовані до вашої галузі.
Наприклад, менеджери готелів можуть використовувати CRM-програмне забезпечення для готелів, щоб налаштувати повідомлення про відсутність.
Ось як налаштувати повідомлення «Не в офісі» в Gmail:
- Увійдіть у свій обліковий запис Gmail.
- Натисніть на значок налаштувань у правому верхньому куті.
- Прокрутіть вниз до розділу «Автовідповідач для відпустки».
- Натисніть «Переглянути всі налаштування».
- Виберіть «Автовідповідач для відпустки — увімкнено», після чого введіть деталі свого повідомлення «Не в офісі», тему листа та текст повідомлення.
- Нарешті, натисніть «Зберегти зміни».
Приклади повідомлень «Не в офісі»
Тепер, коли ви ознайомилися з основами, давайте подивимось на кілька повідомлень «Не в офісі», які підходять для різних ситуацій. Збережіть цю статтю, щоб звертатися до неї пізніше!
Загальні повідомлення «Не в офісі»
Прості повідомлення «Не в офісі» ідеально підходять для коротких відсутностей. Вони інформують відправників без зайвих подробиць.
Ось кілька шаблонів, на які можна орієнтуватися:
Приклад 1:
Привіт, дякую за ваш лист! Наразі мене немає в офісі, я повернуся [точна дата]. Для підтримки звертайтеся, будь ласка, до [ім’я альтернативного контакту] за адресою [email].
Приклад 2:
Дякую за ваше повідомлення! Я відсутній в офісі до [точна дата]. Тим часом звертайтеся до [ім’я альтернативного контакту] за адресою [email].
Приклад 3:
Вітаю! Зараз мене немає в офісі. Я повернуся [точна дата]. Для термінових питань звертайтеся до [ім’я альтернативного контакту] за адресою [email].
Приклад 4:
Дякую, що звернулися! Наразі мене немає в офісі, і я маю обмежений доступ до електронної пошти. Відповім після повернення [точна дата]. Тим часом ви можете зв’язатися з [ім’я альтернативного контакту] за адресою [email].
Приклад 5:
Привіт! Я відсутній в офісі до [точна дата]. Під час цього періоду я не матиму доступу до пошти. Якщо вам потрібна допомога з [проблема, яку ви допомагаєте вирішувати], звертайтеся, будь ласка, до [ім’я альтернативного контакту] за адресою [email].
Приклад 6:
Дякую за ваш лист. Я відсутній в офісі і повернуся [точна дата]. Для допомоги зараз звертайтеся до [ім’я альтернативного контакту] за адресою [email].
Повідомлення «Не в офісі» під час відпустки
Повідомлення про відпустку дають зрозуміти, що ви насолоджуєтеся заслуженим відпочинком. Вони допомагають зберігати здоровий баланс між роботою і життям — і, сподіваємося, позбавлять бажання відповідати на робочі листи!
Ось кілька варіантів повідомлень про відпустку:
Приклад 1:
Привіт! Наразі я у відпустці до [точна дата]. Відповім на ваше повідомлення після повернення. Тим часом звертайтеся до [ім’я альтернативного контакту] за адресою [email].
Приклад 2:
Дякую за ваш лист. Я у відпустці до [точна дата]. Можливо, періодично перевірятиму пошту, але для термінової підтримки звертайтеся, будь ласка, до [ім’я альтернативного контакту] за адресою [email].
Приклад 3:
Вітаю! Я у відпустці до [точна дата]. Не перевірятиму пошту регулярно, але відповім, як тільки повернуся. Тим часом звертайтеся до [ім’я альтернативного контакту] за адресою [email].
Приклад 4:
Дякую за ваше повідомлення! Я у відпустці до [точна дата]. Відповім на ваш лист після повернення (не пізніше [точна дата]). Якщо потрібна допомога раніше, звертайтеся до [ім’я контакту] за адресою [email].
Приклад 5:
Привіт! Зараз я у відпустці. Повернуся [точна дата] у звичайний робочий час [вкажіть години]. Якщо потрібна допомога, звертайтеся до [ім’я альтернативного контакту] за адресою [email].
Приклад 6:
Дякую за ваш лист! Я поза містом до [точна дата], але відповім на повідомлення якнайшвидше після повернення. Також можете звертатися до [ім’я альтернативного контакту] за адресою [email].
Повідомлення «Не в офісі» при зміні роботи
Зміна роботи — це захопливий період, але важливо повідомити тих контактів, з якими ви плідно співпрацювали.
Ось кілька прикладів для цієї ситуації:
Приклад 1:
Привіт! Я перейшов на нову посаду і більше не перевіряю цей email. Для підтримки звертайтеся до [ім’я альтернативного контакту] за адресою [email]. Залишайтеся зі мною на зв’язку за новою адресою: [ваша нова email-адреса].
Приклад 2:
Дякую за ваш лист! Я розпочинаю нову кар’єру. Якщо потрібна допомога, звертайтеся до [ім’я альтернативного контакту] за адресою [email]. Було приємно з вами працювати!
Приклад 3:
Вітаю! Раджу повідомити, що я прийняв нову посаду. Тут більше не відповідаю на листи, але зі мною можна зв’язатися за новою адресою: [ваша нова email-адреса]. Для допомоги з [проблема, яку ви раніше вирішували] звертайтеся до [ім’я альтернативного контакту] за адресою [email].
Приклад 4:
Дякую, що звернулися! Я більше не працюю в [назва компанії]. Для запитів звертайтеся до [ім’я альтернативного контакту] за адресою [email]. Також можете писати мені на [ваша нова email-адреса].
Приклад 5:
Привіт! Я покинув [назва компанії] заради нових викликів. Будь ласка, надсилайте листи на адресу [ім’я альтернативного контакту] — [email].
Приклад 6:
Дякую за повідомлення! Я розпочинаю нову роботу і не перевіряю цей email. Для допомоги звертайтеся до [ім’я альтернативного контакту] за адресою [email].
Повідомлення «Не в офісі» через непередбачені обставини
Іноді життя ставить перед нами несподівані виклики.
Ось кілька шаблонів для таких випадків:
Приклад 1:
Вітаю! Зараз я вирішую екстрену ситуацію і не можу швидко відповідати на листи. Тим часом звертайтеся до [ім’я альтернативного контакту] за адресою [email].
Приклад 2:
Дякую за ваш лист! Через екстрену ситуацію я не можу перевіряти пошту. Відповім, як тільки зможу. Для термінової підтримки звертайтеся до [ім’я альтернативного контакту] за адресою [email].
Приклад 3:
Привіт! Я зараз у надзвичайній ситуації і не маю доступу до пошти. Якщо потрібна термінова допомога, звертайтеся до [ім’я альтернативного контакту] за адресою [email].
Приклад 4:
Дякую, що звернулися! Зараз мене немає в офісі через екстрену ситуацію. Можу не відповісти відразу. Для допомоги з [проблема, яку ви вирішуєте] звертайтеся до [ім’я альтернативного контакту] за адресою [email].
Приклад 5:
Вітаю! Я відсутній через екстрену ситуацію і деякий час не матиму доступу до пошти. Для допомоги звертайтеся до [ім’я альтернативного контакту] за адресою [email].
Приклад 6:
Дякую за ваш лист! Я відсутній через непередбачену ситуацію. Якщо потрібна допомога, звертайтеся до [ім’я альтернативного контакту] за адресою [email].
Повідомлення «Не в офісі» через медичну відпустку
Якщо ви на лікарняному, професійне повідомлення OOO допомагає встановити очікування щодо часу відновлення.
Ось кілька прикладів для натхнення:
Приклад 1:
Привіт! Наразі я на лікарняному і не маю доступу до пошти. Планую повернутися [точна дата]. Тим часом звертайтеся до [ім’я альтернативного контакту] за адресою [email].
Приклад 2:
Дякую за ваш лист! Я на лікарняному до [точна дата] і не перевірятиму пошту регулярно. Для допомоги звертайтеся до [ім’я альтернативного контакту] за адресою [email].
Приклад 3:
Вітаю! Я на лікарняному і повернуся до роботи [точна дата]. Відповім на ваш лист, як тільки зможу. Якщо потрібна допомога, звертайтеся до [ім’я альтернативного контакту] за адресою [email].
Приклад 4:
Дякую, що звернулися! Наразі я на лікарняному і повернуся [точна дата]. Надсилайте свої запити на [ім’я альтернативного контакту] — [email]. Дякую за розуміння!
Приклад 5:
Вітаю, дякую за ваш лист! Я на лікарняному до [точні дати]. Для допомоги в цей період звертайтеся до [ім’я альтернативного контакту].
Приклад 6:
Дякую за ваш лист! Зараз я на лікарняному через операцію і не матиму доступу до пошти до [точні дати]. Для термінової підтримки звертайтеся до [ім’я альтернативного контакту].
Повідомлення «Не в офісі» під час декретної відпустки
Коли у вашій сім’ї поповнення, час відсутності на роботі — необхідність.
Ось кілька прикладів повідомлень для декретної чи батьківської відпустки:
Приклад 1:
Дякую за ваш лист! Я зараз у декретній відпустці, аби привітати нашу малечу у світі. Повернуся до роботи [дата повернення]. Якщо потрібна допомога, звертайтеся до [ім’я колеги] за адресою [email].
Приклад 2:
Вітаю, дякую, що звернулися. Зараз я у відпустці з догляду за дитиною, допомагаю сім’ї адаптуватися до нового члена. Повернуся [дата повернення]. Тим часом звертайтеся до [ім’я колеги] за адресою [email]. Дякую за розуміння!
Приклад 3:
Привіт! Я у декретній відпустці, насолоджуюсь часом з новонародженим. Повернуся до роботи [дата повернення]. Якщо потрібна термінова допомога, звертайтеся до [ім’я колеги] за адресою [email]. Дякую!
Приклад 4:
Дякую за ваш лист. Я у батьківській відпустці і повернуся [дата повернення]. Для допомоги звертайтеся до мого колеги [ім’я колеги] за адресою [email]. Дякую за розуміння у цей особливий час!
Приклад 5:
Вітаю! Я у декретній відпустці, щоб провести час з новонародженим. Повернуся [дата повернення]. Тим часом звертайтеся до [ім’я колеги] за адресою [email]. Дякую!
Приклад 6:
Привіт! Я у батьківській відпустці, насолоджуюсь часом із родиною. Повернуся [дата повернення]. Якщо потрібна допомога, звертайтеся до [ім’я колеги] за адресою [email].
Жартівливі повідомлення «Не в офісі»
Подаруйте посмішку своїм контактам за допомогою гумористичного повідомлення OOO. (Зверніть увагу, що це може не відповідати стилю вашої галузі чи цільової аудиторії.)
Ось кілька ідей:
Приклад 1:
Привіт! Я у відсутності у пошуках перекусів. Так, печиво кличе мене. Повернуся [дата повернення]. Якщо потрібна термінова допомога, звертайтеся до [ім’я колеги]. У них теж є перекус!
Приклад 2:
Привіт! Зараз я відсутній, практикую свої навички медитації. Якщо потрібна термінова допомога, звертайтеся до [ім’я колеги]. Вони можуть бути не такі «дзен», але допоможуть знайти спокій!
Приклад 3:
Дякую за ваш лист. Я наразі не в офісі, але ніхто про це не знає. Повернуся [дата повернення]. Не розказуйте нікому, що мене немає! (Але можете писати моєму асистентові під час відсутності — [email асистента])
Приклад 4:
Привіт! Я експериментую з подорожами в часі. Повернуся десь між 2025 і 2026 роками. Якщо потрібна термінова допомога, звертайтеся до [ім’я колеги]. Вони все ще в цьому часовому потоці!
Приклад 5:
Вітаю! Зараз я беру невелику паузу від реальності. Повернуся [дата повернення]. Якщо потрібна допомога, звертайтеся до [ім’я колеги]. Вони ще прив’язані до цього виміру!
Висновок
Жарти в сторону…
Що б не відбувалося поза роботою, якщо ви збираєтеся бути відсутніми деякий час, важливо повідомити про це своїх контактів. Налаштування професійного повідомлення «Не в офісі» демонструє вашій мережі, що ви дбаєте про вирішення їхніх проблем і підтримання зв’язку.
Саме тому ми створили шаблони повідомлень «Не в офісі», якими поділилися в цьому посібнику. (Обов’язково збережіть цю статтю, щоб повернутися до неї пізніше!)
І, говорячи про комунікацію, саме тут ми блищимо яскраво.
Для кращих способів ефективно спілкуватися з вашою командою спробуйте Chanty — найнадійнішу та найзручнішу платформу для повідомлень, відеодзвінків і управління завданнями.
