12 nejlepších komunikačních nástrojů (s výhodami a nevýhodami)

Když jste v týmu jen dva, všechno je jednoduché. Vaše role a odpovědnosti jsou jasně dané. Týmová komunikace je také docela snadná. Stačí lehké šťouchnutí loktem a přátelské „Co je nového, kámo?“ – a všechno pěkně plyne.

Jenže jakmile vaše firma začne růst, skupinová komunikace se může rychle stát výzvou. Najednou může týmová komunikace působit chaoticky. Možná budete přeskakovat mezi různými platformami jako WhatsApp nebo Facebook. A to už může být pořádný zmatek!

Než se ponoříme hlouběji, tady je rychlý přehled předních softwarových nástrojů pro týmovou spolupráci, které budeme recenzovat:

1. Chanty – Týmový chat a nástroj pro správu úkolů s neomezenou historií zpráv, který zjednodušuje komunikaci a zvyšuje produktivitu.
2. HubEngage – Platforma pro zapojení zaměstnanců zaměřená na zlepšení interní komunikace a posílení týmové morálky.
3. ProofHub – Software pro řízení projektů s nástroji pro správu úkolů, sledování času a centralizovanou komunikací pro hladký průběh projektů.
4. Rocket.Chat – Přizpůsobitelná open-source platforma pro zasílání zpráv nabízející bezpečnou týmovou komunikaci a spolupráci.
5. Brosix IM – Bezpečný nástroj pro zasílání zpráv s funkcemi hlasového a video hovoru a sdílení obrazovky pro soukromou týmovou komunikaci.
6. Slack – Široce používané centrum týmové spolupráce s kanály, integracemi a zprávami v reálném čase pro zvýšení produktivity.
7. Flock – Komunikační a kolaborační nástroj s funkcí správy úkolů a integracemi pro zlepšení týmové komunikace.
8. Microsoft Teams – Platforma pro spolupráci nabízející chat, schůzky, sdílení souborů a hlubokou integraci s Microsoft 365.
9. Ryver – Kombinovaný nástroj pro zasílání zpráv a správu úkolů navržený ke zjednodušení týmové komunikace a pracovních postupů.
10. Fleep – Platforma pro týmovou komunikaci s chatem, správou úkolů a sdílením souborů pro spolupráci na projektech.
11. FlippingBook – Nástroj pro digitální publikování, který týmům pomáhá vytvářet interaktivní online flipbooky pro marketing a reporty.
12. Zendesk – Platforma pro zákaznický servis a komunikaci s multi-kanálovým ticketingem, živým chatem a interními funkcemi spolupráce určená k usnadnění podpory a zlepšení týmové koordinace.

Důležitost komunikačních nástrojů

Důležité dokumenty jako by se vypařily do vzduchu a vy jen ztrácíte drahocenný čas jejich hledáním. Máte pocit, že se práce už ani pořádně nehýbe dopředu.

Zní to povědomě?

Je na čase pořídit si nástroj, který dá týmové komunikaci řád a všechno sjednotí. Ten správný komunikační software vám pomůže všechno zorganizovat a udržet tým na správné cestě.

Náš tým v Chanty pilně pracuje na našem vlastním komunikačním nástroji. Přirozeně jsme během vývoje narazili na řadu konkurentů a důkladně jsme analyzovali různé aplikace. Výsledkem je tento přehled nejspolehlivějších nástrojů pro interní komunikaci, včetně jejich výhod a nevýhod – abyste si mohli mnohem snadněji vybrat.

A teď se pojďme podívat na ty nejlepší komunikační nástroje.

Rychlé srovnání nástrojů

1. Chanty

Nebyl by to náš blog, kdybychom nezačali seznam aplikací tou, na které sami pracujeme. Chanty je platforma pro týmovou spolupráci s přehledným rozhraním a intuitivním ovládáním. Díky tomu se skvěle hodí pro všechny typy pracovních týmů – i ty, které nejsou zrovna technicky zdatné.

Chanty nabízí neomezenou historii zpráv. Komunikovat můžete veřejně, soukromě i v rámci osobních konverzací – pomocí textu, audio/video hovorů nebo hlasových zpráv. Každou zprávu lze jednoduše proměnit v úkol a přiřadit členovi týmu.

Chanty navíc přináší jedinečný koncept „Teambooku“, který organizuje veškerou vaši komunikaci. Pokud máte pocit, že se pracovní chat mění v černou díru, Chanty si zamilujete – všechno je snadno dohledatelné. Celkově je s Chanty práce rychlejší a jednodušší.

Cenové plány:

Bezplatný tarif Chanty je určen pro týmy až do 5 členů.

Placené tarify začínají na 3 USD za uživatele.

Vyhledávání v historii zpráv je součástí všech tarifů Chanty.

Výhody:

• Neomezená a prohledávatelná historie zpráv zdarma
• Jednoduché a přehledné rozhraní
• Snadné na spuštění i používání
• Cenově dostupné řešení
• Jedinečný prvek „Teambook“ (udržuje veškerý obsah přehledně uspořádaný)
• Kvalitní audio/video hovory
• Hlasové zprávy
• Vestavěný správce úkolů
• Integrace s více než 1500 aplikacemi
• Uživatelé mohou ovlivňovat směřování vývoje Chanty

Nevýhody:

• Některé vlastní integrace zatím nejsou dostupné (brzy budou přidány)

Máte otázky ohledně Chanty? Neváhejte se zeptat v komentářích. A pokud chcete, připojte se k naší kompaktní komunitě uživatelů Chanty a vyzkoušejte si naši aplikaci. ⬇️ Budeme rádi za vaši zpětnou vazbu.

2. HubEngage

HubEngage je jednotná multikanálová platforma pro interní komunikaci zaměstnanců, uznávání výkonu, podnikové sociální sítě, průzkumy, rychlé zprávy a AI vyhledávání. Firmy všech velikostí mohou oslovit a zapojit všechny své zaměstnance prostřednictvím intranetu, mobilních aplikací, e-mailů, SMS zpráv a digitálních displejů.

HubEngage se také integruje se Slackem, MS Teams, SharePointem a WhatsAppem, takže pomáhá zasáhnout zaměstnance tam, kde se právě nacházejí. Organizace mají možnost volit jen ty moduly, které skutečně potřebují, a kdykoli snadno přidávat další – bez nutnosti nákupu nové platformy, složité integrace nebo nutnosti přecházet mezi různými aplikacemi. Díky JEDNÉ aplikaci pro zaměstnance mohou firmy zvýšit produktivitu, zapojení týmu i snížit náklady.

Výhody:

• Komplexní: Největší sada funkcí na trhu pokrývající všechny oblasti komunikace a zapojení zaměstnanců
• Personalizace: Plně přizpůsobitelná značka, výběr modulů, přizpůsobení uživatelského prostředí zaměstnancům
• Automatizace: AI generování obsahu, moderování, analýza nálady, plánování, automatické ocenění a další
• Gamifikace: Bodový systém, integrace odměn, dárkové karty, žebříčky
• Vícejazyčnost: Dostupné ve více než 30 jazycích
• Špičková podpora: Školení, strategie zapojení, webináře, osvědčené postupy a další

Nevýhody:

• Ve skutečnosti žádné.

3. ProofHub

Na rozdíl od ostatních nástrojů pro týmovou komunikaci v tomto seznamu je ProofHub komplexní aplikace pro řízení projektů i týmovou komunikaci v jednom. Přichází vhod v momentě, kdy používání více různých nástrojů na chatování, plánování, organizaci a sledování práce vytváří roztříštěná data, rozptyluje uživatele, přidělává práci a neposkytuje jednotný přehled o výkonnosti. Jakmile vaše firma roste, sladění týmu je čím dál složitější – a možná je rozumnější investovat čas i peníze do jednoho nástroje namísto několika. Právě zde ProofHub exceluje.

Výhody:

• Bohatá výbava funkcí: chat, správa úkolů, kalendář, korektury, sledování času atd.
• Příznivá cena s ohledem na množství funkcí
• Vhodný pro všechny typy týmů – vzdálené i mezioborové
• Jednoduché a přehledné rozhraní, téměř bez nutnosti zaučení
• Možnost přizpůsobení
• K dispozici ve více než šesti jazycích

Nevýhody:

• Integrace omezeny na FreshBooks Classic, FreshBooks, QuickBooks, Google Kalendář, iCal, Box, Dropbox, Google Disk, OneDrive a Outlook (další budou brzy přidány)
• Chybí vestavěné video/audio hovory

4. Rocket.Chat

Rocket.Chat je bezpečná, open-source komunikační platforma navržená pro organizace, které kladou důraz na soukromí, soulad s legislativou a plnou kontrolu nad svými daty. Určena pro firmy, podniky a vládní instituce, Rocket.Chat nabízí komunikaci v reálném čase, hlasové a video hovory, sdílení souborů, správu úkolů a bezproblémové propojení s klíčovými firemními nástroji.

Díky možnosti vlastního hostování, end-to-end šifrování a pokročilým bezpečnostním funkcím poskytuje Rocket.Chat firmám úplné vlastnictví jejich dat – a stává se tak důvěryhodnou alternativou k běžným aplikacím, jako jsou Slack a Microsoft Teams.

Výhody:

• Plná kontrola nad daty díky vlastnímu hostování nebo cloudovému nasazení
• Bezpečnost na podnikové úrovni – end-to-end šifrování, soulad s GDPR, HIPAA, ISO 27001 a SOC 2
• Neomezená historie zpráv – žádné umělé limity pro uchovávání
• Federovaná komunikace – bezpečné spojení s externími organizacemi
• Přizpůsobitelný a rozšiřitelný – flexibilita open-source řešení, API a integrace
• Podpora více platforem – web, Windows, macOS, Linux, iOS a Android

Nevýhody:

• Pokročilé úpravy mohou vyžadovat technické znalosti
• Některé integrace je třeba nastavit ručně, nejde o plug-and-play řešení

5. Brosix IM

Brosix IM je aplikace pro týmovou komunikaci, která se specializuje na soukromé a plně spravované týmové sítě. Brosix nabízí komplexní balíček pro spolupráci s řadou funkcí, jako jsou audio a video chat, přenos souborů přímo mezi uživateli, vyhrazené chatovací místnosti a sdílení obrazovky.

Zvláštní důraz je kladen na bezpečnost a soukromí v soukromých sítích Brosix, kde je veškerá komunikace zabezpečena end-to-end šifrováním a správci mají plnou kontrolu nad tím, kdo se do sítě připojuje. Díky tomu je Brosix skvělou volbou pro týmy, které hledají komunikaci s vysokou úrovní zabezpečení.

Výhody:

• Kompletní soukromá týmová komunikační síť v jednom
• Vysoká úroveň bezpečnosti
• Cenově dostupné řešení vzhledem k bohatým funkcím

Nevýhody:

• Design a vizuální styl působí poněkud zastarale

6. Slack

Slack je oblíbená aplikace pro týmovou komunikaci a spolupráci. Nabízí okamžité zasílání zpráv, sdílení souborů, audio/video hovory, výkonné vyhledávání a největší množství integrací mezi konkurencí.

Výhody:

• Stylový design a originální textace
• Obrovské množství integrací
• Široká škála pokročilých funkcí
• Možnost vyhledávání v nahraných dokumentech
• Pokročilé řízení oznámení
• Vysoká míra přizpůsobení pracovního prostoru

Nevýhody:

• Omezená historie zpráv na 90 dní (v bezplatné verzi)
• Působí složitě a zahlcujícím dojmem
• Vyšší cena

7. Flock

Flock je týmová komunikační aplikace z Indie, která nabízí okamžité zprávy, četné integrace, vestavěné úkoly a ankety. Audio a video hovory jsou dostupné prostřednictvím integrace s Appear.in.

Výhody:

• Cenově dostupné řešení
• Rychlejší než Slack
• Pokročilá integrace s Google Diskem
• Vestavěné úkoly a ankety

Nevýhody:

• Složitější uživatelské rozhraní
• Omezení na 10 000 zpráv (v historii)

8. Microsoft Teams

Microsoft Teams je nástroj pro týmovou komunikaci navržený pro podnikové prostředí a je součástí balíčku Office 365. Nabízí silné, i když méně intuitivní funkce – včetně chatu v reálném čase, audio/video hovorů prostřednictvím Skype for Business a užitečných integrací s nástroji Microsoft Office 365.

Výhody:

• Plná integrace napříč aplikacemi Office 365
• 1 TB cloudového úložiště na uživatele
• V rámci balíčku získáte i další nástroje Microsoft Office

Nevýhody:

• Náročné na začátek
• Složité a nepřehledné rozhraní
• Zákaznická podpora by mohla být lepší

9. Ryver

Spojením týmové komunikace s nástrojem na správu úkolů přináší Ryver bezplatnou aplikaci pro týmovou komunikaci s neomezenou historií zpráv a úložištěm dat. Díky integraci se službou Zapier můžete Ryver propojit s více než 500 aplikacemi. Je zdarma do chvíle, kdy členové týmu začnou využívat úkoly. Prvních 14 dní navíc získáte přístup ke všem prémiovým funkcím zdarma.

Výhody:

• Neomezená historie zpráv
• Neomezené úložiště dat
• Vestavěná správa úkolů
• Jednotná cena bez skrytých poplatků

Nevýhody:

• Uživatelské rozhraní by zasloužilo vylepšení
• Vestavěné audio/video hovory jsou zatím ve verzi beta

10. Fleep

Fleep vám umožňuje komunikovat s ostatními uživateli Fleep nebo dokonce posílat e-maily přímo z aplikace. Tým ve Fleepu funguje podobně jako soukromý kanál ve Slacku. Audio a video hovory jsou dostupné díky integraci s Appear.in, která umožňuje účast až osmi lidí na jednom hovoru.

Výhody:

• Neomezená historie zpráv a integrací
• Možnost odesílat e-maily přímo z aplikace
• Čisté a přehledné uživatelské rozhraní

Nevýhody:

• K dispozici je jen omezený počet integrací

11. FlippingBook

FlippingBook nabízí online nástroj i desktopový software pro tvorbu digitálních flipbooků. Tento nástroj převádí PDF soubory na interaktivní profesionální dokumenty, které lze jednoduše sdílet prostřednictvím odkazu. FlippingBook usnadňuje týmovou spolupráci – týmy mohou vytvářet flipbooky v soukromém pracovním prostoru, využívat soukromé i sdílené složky a integrovat další nástroje pro plynulejší pracovní postupy. Kromě toho nabízí řadu vestavěných funkcí: od formuláře pro sběr kontaktů přes možnosti úprav vzhledu až po podrobné statistiky přímo v aplikaci. Díky integraci se službou Zapier jej lze propojit s jakýmkoliv dalším nástrojem.

Výhody:

• Snadná správa týmu: přidání nebo odebrání členů jedním kliknutím, nastavení přístupů ke složkám a doménám
• Osobní e-mailová upozornění o interakcích publika s vaším obsahem
• Soukromé a sdílené složky pro efektivní spolupráci

Nevýhody:

• Chybí vestavěné video/audio hovory

12. Zendesk

Zendesk je platforma pro zákaznickou podporu a komunikaci navržená tak, aby zefektivnila proces podpory a spolupráce. Nabízí vícesměrný ticketovací systém, live chat a samoobslužnou znalostní bázi, což týmům umožňuje efektivně spravovat jak externí požadavky zákazníků, tak interní komunikaci.

Výhody:

• Zajišťuje komunikaci přes e-mail, chat, telefon a sociální sítě
• Interní spolupráce prostřednictvím sdílených ticketů a poznámek
• Integrace s mnoha CRM a produktivními nástroji
• Pokročilé samoobslužné portály a znalostní databáze

Nevýhody:

• Zaměřen především na zákaznickou podporu, ne na běžný týmový chat
• Může být drahý pro menší týmy
• Někteří uživatelé považují nastavení a přizpůsobení za složité

S tak širokou nabídkou nástrojů pro interní komunikaci se nabízí otázka:

Jak vybrat nejlepší nástroj pro týmovou komunikaci?

Vybrat si ten správný software pro týmovou komunikaci ve firmě může zabrat spoustu času. Každý tým je totiž jedinečný – stejně jako jeho požadavky. Přesto se můžete řídit několika kritérii, která vám pomohou zorientovat se v nabídce:

1. Ujistěte se, že jde o uzavřený týmový prostor

Nástroje pro týmovou komunikaci jsou více soukromé než běžné platformy, jako je třeba Skype. Na Skype vám může během práce napsat kamarád nebo člen rodiny, což je rušivé. U týmových aplikací komunikujete především s kolegy v rámci projektů a úkolů. Občas je možné pozvat do chatu i zákazníka nebo externistu, ale primárně zůstává komunikace uvnitř týmu.

2. Silný týmový chat

I když jste možná velkou fanynkou videohovorů a telefonování, textová komunikace je pořád naprosto klíčová. Proto mě často překvapí, když na seznamu „týmových komunikačních nástrojů“ vidím Google Hangouts nebo FaceTime. Kvalitní nástroj by měl nabídnout mnohem víc než jen základní zprávy. Měl by umět sdílet soubory, vyhledávat v historii zpráv, upravovat, mazat, přeposílat zprávy, připínat důležité konverzace a podobně. Proč se spokojit jen s textem nebo videem, když můžete mít obojí – a ještě víc?

3. Prověřte si zabezpečení a soukromí komunikačního nástroje

Citlivé informace, které si v týmu předáváte, by měly zůstat přístupné jen vaší společnosti. Rozhodně nechcete řešit únik dat nebo neautorizovaný přístup k soukromým zprávám. Některé nástroje umožňují administrátorům přístup k soukromým chatům – to může být v některých firmách v pořádku, ale jinde by to bylo nepřijatelné. Doporučuji důkladně si pročíst zásady ochrany soukromí a v případě nejasností kontaktovat zástupce daného nástroje. Navíc můžete zvážit investici do přístupového systému s umělou inteligencí, který umožní přístup k citlivým údajům jen vybraným osobám podle definovaných pravidel.

4. Rychlost na prvním místě

Skvělý nástroj pro týmovou komunikaci by měl doručovat zprávy okamžitě, bez zbytečného čekání – vždyť nikdo nechce trávit čas načítáním zpráv. Někdy však může být na vině samotná aplikace, která je příliš „naddimenzovaná“ množstvím funkcí. Ale než začnete vinit chatovací nástroj, doporučuji nejdřív prověřit kvalitu svého internetového připojení.

5. Otestujte si video a audio hovory

Pokud pracujete v dálkovém (remote) režimu, videohovory se pravděpodobně staly běžnou součástí vašeho dne nebo týdne. Proto je klíčové vybrat nástroj, který umožňuje kvalitní video a audio hovory. Tato funkce může být buď integrovaná přímo v aplikaci, nebo dostupná prostřednictvím napojení na jinou službu (např. Chanty, Skype). Dobrý týmový nástroj se postará o to, aby virtuální schůzky působily co nejpřirozeněji – a váš tým zůstal propojený bez ohledu na to, kde se právě nachází.

6. Vyberte si nástroje pro komunikaci v cloudu

Pokud vyloženě nepotřebujete software instalovaný na firemních počítačích nebo serverech, cloudové úložiště vám umožní synchronizovat týmovou komunikaci napříč různými zařízeními a přistupovat ke zprávám a souborům odkudkoliv. Cloudová řešení jsou flexibilní, snadno se nastavují a nevyžadují instalaci na firemních zařízeních.

7. Sáhněte po nástroji, který se snadno používá

Komunikace v týmu probíhá každý den, proto by měl být zvolený nástroj přívětivý a intuitivní. Když už v práci trávíme tolik času, proč si ji nezpříjemnit? Přesně takový pocit byste měla mít při používání týmové komunikační aplikace. Nejlepší nástroje pro komunikaci usnadňují spolupráci bez frustrace a umožňují vám soustředit se na práci místo zápasu se složitým softwarem. Na každodenní podráždění není prostor. Je to skoro jako výběr životního partnera – pokud vás štvou jeho zlozvyky už na začátku, raději si to ještě rozmyslete.

8. Integrace

Integrace jsou tím, co většinou odlišuje interní komunikační nástroje od těch určených pro osobní komunikaci. Díky nim se váš týmový nástroj stane centrálním bodem pro všechny pracovní notifikace. Znamená to, že do jedné aplikace vám budou chodit upozornění z nástrojů, které používáte (například MailChimp, Zendesk nebo Xero). Výsledkem je efektivnější práce bez zbytečného přepínání mezi aplikacemi. Určete si, které nástroje nejčastěji používáte, a zjistěte, zda se dají propojit s vaší komunikační aplikací.

9. Mezi platformami bez omezení

Zůstat v kontaktu s týmem je dnes důležitější než kdy jindy. A právě tady přichází ke slovu mobilní aplikace, které vám usnadní a zefektivní týmovou komunikaci. Možná trpím FOMO (strach z toho, že mi něco uteče), ale chat kontroluji i večer nebo o víkendu. Nástroj pro týmovou komunikaci by měl být maximálně pohodlný. Ať už preferujete webovou verzi, macOS, Windows nebo mobilní aplikaci, nejlepší řešení je to, které funguje plynule na všech potřebných platformách. Mít plán komunikace se vždycky hodí.

10. Ptejte se na funkce, které potřebujete (a prověřte si zákaznickou podporu)

Každý tým má své specifické požadavky na funkce aplikace. Nebojte se oslovit zástupce aplikace nebo pracovníka zákaznické péče a zeptat se na vše, co vás zajímá. Čím více informací získáte ještě před tím, než se pro nějaký nástroj rozhodnete, tím efektivnější a produktivnější bude následná týmová komunikace.

Náš tým pečlivě prozkoumal konkurenci Chanty napříč internetem. Je jasné, že každý komunikační nástroj má své silné i slabé stránky. My jsme všechna ta zpětná hodnocení vzali vážně a vytvořili aplikaci, která si vaši pozornost rozhodně zaslouží. Podívejte se na Chanty, nováčka mezi komunikačními aplikacemi roku 2018, vytvořeného s láskou a nadšením.

A teď jste na řadě vy. Jaké nástroje zvažujete pro svůj tým a proč? Jaké jsou největší komunikační výzvy ve vaší firmě? Klidně se podělte v komentářích.