Гибридная работа стала привычным явлением после пандемии Covid-19. Команды, которые раньше отлично справлялись с управлением проектами в офисе, внезапно оказались перед необходимостью учиться эффективно взаимодействовать, находясь на расстоянии друг от друга.
Хотя инструменты для коммуникации сделали удалённую работу гораздо удобнее, не обошлось без сложностей. Стоит лишь набрать в YouTube “Zoom call fails”, чтобы найти множество забавных ситуаций с видеозвонков — они наверняка поднимут настроение (и, возможно, заставят почувствовать себя чуть лучше после собственных онлайн-встреч).
Эти неловкие моменты заставили людей по-новому выстраивать взаимодействие с коллегами через технологические барьеры, сформировав потребность в развитии коммуникационной компетенции в цифровой рабочей среде.
В этой статье мы расскажем, что такое коммуникационная компетенция и какие инструменты помогают формировать её в условиях новой реальности гибридного рабочего формата.
Что такое коммуникационная компетенция и почему она важна
Коммуникационная компетенция — это способность человека достигать целей общения социально приемлемым способом. Проще говоря, это умение передавать информацию понятно и эффективно. Не менее важно — уметь адаптировать стиль общения под конкретный контекст.
Например, сотрудники, сумевшие перестроиться под формат работы из дома, продемонстрировали высокий уровень коммуникационной компетенции, так как смогли изменить свой стиль взаимодействия в соответствии с условиями гибридной работы.
На уровень коммуникационной компетенции влияют разные факторы — возраст, образование, языковые навыки и культурные барьеры.
Лидерский коуч Шерил Китс (Cheryl Keates) в статье для Forbes выделила пять «С» эффективной коммуникации:
- Clear (Ясность): чётко определяйте, чего вы хотите, и говорите прямо.
- Concise (Краткость): выражайте мысль максимально точно и лаконично.
- Compelling request (Убедительность): формулируйте просьбы так, чтобы собеседник точно понимал, чего вы от него ожидаете.
- Curious (Любознательность): интерес к идеям других людей способствует сотрудничеству и вовлечённости.
- Compassionate (Сострадание): проявляйте эмпатию к чувствам и мнению других.
Эти принципы помогают оценивать ситуации и правильно на них реагировать, создавая более здоровые и гармоничные отношения между коллегами. Но насколько важна хорошая коммуникация в рабочей среде?
Согласно исследованию Salesforce “How Soft Skills Are Crucial to Your Business”, 86% руководителей считают, что слабая коммуникация — одна из ключевых причин неудач в бизнесе. Ведь команды, у которых нет эффективного общения, чаще нарушают сроки, превышают бюджеты и создают ненужные «узкие места» в процессе работы над проектом.
Раньше сотрудники могли общаться лично, считывая вербальные и невербальные сигналы. Но с переходом к гибридной модели уровень взаимодействия снизился, и привычная коммуникация внутри офиса стала недоступна.
Без сильной системы, которая помогает выстраивать взаимодействие на расстоянии, даже самые сплочённые команды рискуют потерять эффективность. Именно поэтому современные инструменты для коммуникации стали неотъемлемой частью повышения коммуникационной компетенции в гибридной среде.
Как инструменты помогают развивать коммуникационную компетенцию
Современные проекты стали настолько сложными, что одного электронного письма уже недостаточно для эффективного взаимодействия. Поэтому коммуникационные инструменты играют решающую роль в гибридной работе. Отсутствие возможности видеть выражение лица коллеги напрямую влияет на качество общения.
Именно здесь на помощь приходят современные сервисы, позволяющие взаимодействовать через текст, голос и видео — чтобы проекты двигались так же слаженно, как и в офисной среде. Более того, облачные контакт-центры значительно упрощают процесс коммуникации с клиентами.
Вот как чаты для команд помогают реализовать пять «С» эффективной коммуникации:
- Прозрачность (Transparency): сотрудники видят, кто на каком этапе проекта находится.
- Ясность (Clarity): приложения позволяют задавать уточняющие вопросы, чтобы лучше понимать свою роль в задаче.
- Надёжность (Reliability): любой участник команды всегда на связи — можно быстро начать звонок или обсуждение в чате.
Главный фактор успешной работы над проектом — это возможность для команды оставаться на связи и взаимодействовать. К счастью, сегодня существует множество инструментов с продуманными функциями, которые помогают коллективам эффективно работать и развиваться в условиях гибридной модели.
10 инструментов для развития коммуникационной компетенции
Независимо от того, общаетесь ли вы через видеозвонки или отправляете сообщения в приложениях, навыки эффективной коммуникации нужно развивать с помощью разных способов общения. Ниже представлены лучшие инструменты, которые обеспечивают беспрепятственное взаимодействие в гибридной рабочей модели.
Приложения для обмена сообщениями
Первое направление, на котором стоит сосредоточиться гибридным командам для повышения коммуникационной компетенции, — это обмен сообщениями. Несмотря на то что электронная почта всё ещё используется, гораздо эффективнее отправить быстрое сообщение через чат-застосунок.
Такие приложения идеально подходят для оперативных ответов на вопросы, пересылки файлов и ведения обсуждений вне видеоконференций. Ниже представлены лучшие інструменты, которые помогут улучшить взаимодействие и коммуникацию в гибридной рабочей среде.
1. Chanty
Chanty — отличный застосунок для командного обмена сообщениями и синхронного общения. Он предлагает функцию Teambook, которая помогает держать файлы, ссылки, задачи и переписки в порядке, распределяя их по папкам. Благодаря интуитивно понятному интерфейсу, пользователи могут общаться в публичных и приватных каналах, поддерживая структуру командных сообщений.
В отличие от некоторых других мессенджеров, Chanty не ограничивает историю поиска сообщений — вы всегда сможете быстро найти нужную информацию. Одна из ключевых функций Chanty — встроенный менеджер задач, который позволяет превращать сообщения в задачи, обеспечивая плавное течение рабочих процессов.
Основные функции:
- Неограниченный обмен сообщениями
- Простые в использовании видеозвонки
- Гибкое и наглядное управление задачами в одном месте
- Создание рабочих процессов вокруг задач и возможность начать обсуждение задачи в один клик
- Легкое распределение приоритетов и уведомления о дедлайнах
Цены:
- Бесплатный план: до 5 пользователей. Включает встроенный менеджер задач, 20 ГБ хранилища (на команду), личные аудиозвонки, публичные и приватные чаты и многое другое.
- Бизнес-план: $3 за пользователя в месяц при годовой оплате. Включает всё из бесплатного плана, а также видеозвонки, 20 ГБ хранилища на пользователя, неограниченные интеграции и дополнительные возможности.
- План Enterprise: индивидуальное ценообразование для крупных команд. Включает все функции бизнес-плана, а также расширенные меры безопасности, неограниченное хранилище, аналитику команды, персональную поддержку и инструменты для масштабируемого взаимодействия и контроля.
2. Together Platform
Часть формирования сильной культуры гибридной работы — предоставление вашим сотрудникам необходимого наставничества. Платформа Together помогает создавать значимые отношения между наставниками и подопечными.
С помощью корпоративного наставничества сотрудники получают руководство и обратную связь от наставников, что ускоряет их личное и профессиональное развитие и значительно повышает уровень коммуникационной компетенции.
Алгоритм платформы Together способен анализировать членов команды, чтобы подобрать оптимальные пары наставник–подопечный для каждого. Платформа невероятно интуитивна, что делает поиск нужного решения простым и быстрым. Кроме того, с помощью расширенной системы отчетности можно оценить эффективность программы наставничества.
Основные функции:
- Корпоративное наставничество
- Сбор ключевой информации от сотрудников за считанные минуты
- Интеграция с электронной почтой и календарями для удобного планирования
- Настраиваемая HR-панель
- Отличная поддержка клиентов
Цены:
- Professional Plan: от $10,000/год. Для компаний с численностью сотрудников до 500 человек. Включает все возможности стартового плана, а также интеграцию с инструментами для видеоконференций, неограниченное количество пар и сессий, поддержку при внедрении, единую систему входа (SSO) и отчеты по безопасности.
- Enterprise Plan: от $20,000/год. Для компаний с численностью сотрудников более 500 человек. Включает все возможности профессионального плана, а также персонального менеджера по работе с клиентами, интеграцию с HRIS, многоязычные программы и хранение данных в соответствии с требованиями резидентства.
3. Google Chat
Ранее известный как Hangouts Chat, Google переименовал приложение в Google Chats. Это мессенджер от Google, который, как и следовало ожидать, интегрируется с другими инструментами Google, такими как Google Meets и Google Drive.
В чатах можно делиться таблицами и другими документами из вашего профиля Google Drive. Также есть функция предсказания текста, которая автоматически предлагает ответы, аналогично тому, как это работает в Gmail.
Основные функции:
- Показывает, когда кто-то печатает
- Отображает подтверждения прочтения (показывает, когда сообщение было прочитано или получено, а также уведомляет вас, когда вы прочли сообщение контакта)
- Отправка сообщений через мобильные данные и Wi-Fi
- Позволяет делиться файлами и фотографиями высокого разрешения
Цены:
- Free Plan: бесплатно для пользователей с аккаунтом Google.
Приложения для управления проектами
Надёжное приложение для управления проектами критически важно для работы гибридной команды, поэтому оно должно иметь множество ключевых функций, способных поддерживать разные рабочие процессы.
Риск для гибридных команд в том, что участники могут не понимать роли друг друга в проекте, и именно здесь программное обеспечение для управления проектами помогает внести ясность, показывая, кто за что отвечает.
Ниже представлены некоторые из лучших платформ для управления проектами.
4. Asana
Asana — это платформа для управления проектами, которая помогает гибридным командам улучшать работу по методологии Agile. Она предоставляет инструменты для управления задачами, совместной работы команды, обмена файлами и многое другое.
Приложение позволяет создавать списки дел и просматривать проекты в нескольких форматах: доски, списки, календари, портфели и временные шкалы. Также можно автоматизировать повторяющиеся задачи с возможностью создавать собственные правила и рабочие процессы для утверждений.
Основные функции:
- Общий обзор нагрузки команды
- Канбан-доски
- Пользовательские поля
- Шаблоны
- Портфели проектов
Цены:
- Personal: бесплатно для отдельных пользователей или маленьких команд до 10 человек. Включает неограниченное количество задач, проектов, сообщений, журналов активности и хранилище файлов (до 100 МБ на файл). Доступны виды списков, досок и календарей, а также более 100 бесплатных интеграций.
- Starter: $10,99 за пользователя в месяц при ежегодной оплате. Включает все функции Personal, а также виды Timeline и Gantt, Workflow Builder, неограниченное количество панелей управления, расширенный поиск и пользовательские поля. Поддерживает до 500 пользователей.
- Advanced: $24,99 за пользователя в месяц при ежегодной оплате. Включает все функции Starter, а также Портфели, Цели, Workload, конструктор пользовательских правил, ветвление и настройку форм, утверждения и расширенные метрики отчетности.
- Enterprise: индивидуальное ценообразование для крупных организаций. Включает все функции Advanced, а также расширенные меры безопасности, административный контроль, возможности экспорта данных и выделенную поддержку.
- Enterprise+: индивидуальное ценообразование для организаций, требующих строгого соблюдения стандартов и гибкого управления. Включает все функции Enterprise, а также аудит логов и API, интеграцию с SIEM и DLP, поддержку eDiscovery, интеграцию архивирования, управление корпоративными ключами, соответствие требованиям HIPAA и возможность выбора резидентства данных для глобального управления данными.
5. Indy
Indy — это универсальное программное обеспечение для управления проектами, которое отлично подходит для фрилансеров и предпринимателей, которым нужно сотрудничать с клиентами. Приложение позволяет создавать и управлять задачами с несколькими видами представления работы, включая доски и списки.
С функцией контроля версий клиенты могут оставлять комментарии прямо в файлах проекта для удобного совместного редактирования. Также можно отслеживать рабочее время с помощью встроенного тайм-трекинга. Indy невероятно прост в использовании, что делает его отличным вариантом для фрилансеров и владельцев малого бизнеса, которым нужен софт, в который можно погрузиться буквально через несколько минут после регистрации.
Основные функции:
- Управление задачами
- Автоматический тайм-трекинг
- Календарь
- Формы
- Чаты
- Шаблоны счетов, контрактов и предложений
Цены:
- Free Plan: включает неограниченное количество задач, календарь и чаты. Также доступно 15 записей времени, 2 контракта, 2 счета, 2 предложения, 2 формы и 1 ГБ хранилища файлов.
- Pro Bundle: $18,75 в месяц. Включает неограниченное количество записей времени, контрактов, предложений, счетов, форм, задач, календарь, чаты и 500 ГБ хранилища файлов.
6. Wrike
Wrike ориентирован на маркетинговые агентства и поставщиков услуг и поддерживает неограниченное количество участников. У него удобная панель управления, а также настраиваемые рабочие процессы, отчеты и формы запросов.
Приложение включает списки задач, расписания, общие рабочие процессы и возможность совместной работы над проектами в реальном времени. Перед назначением задачи члену команды можно проверить его текущую загрузку, чтобы понять, насколько он занят. Все эти функции сопровождаются довольно высокой стоимостью за пользователя, о которой речь пойдет ниже.
Основные функции:
- Управление задачами и подзадачами
- Интерактивные диаграммы Ганта
- Пользовательские рабочие процессы
- Внутренние и внешние сотрудники
- Интерактивные виды досок и таблиц
- Тайм-трекинг
- Интеграции с облачным хранилищем
Цены:
- Free Plan: Wrike предлагает бесплатный план, который включает управление задачами, интерактивные виды досок и таблиц, а также персонализированный интерфейс приложения. Однако многие важные функции доступны только в платных планах.
- Team: $10 за пользователя в месяц. Включает все возможности бесплатного плана, а также совместные панели управления, интерактивные диаграммы Ганта, интеграции для повышения продуктивности и до 2 ГБ хранилища на пользователя.
- Business: $25 за пользователя в месяц. Включает все возможности Team, а также пользовательские поля, настраиваемые рабочие процессы, шаблоны проектов, пользовательские типы элементов, брендированное рабочее пространство, движок автоматизации, формы и календари запросов, тайм-трекинг, а также утверждения проектов и задач.
7. Trello
Trello помогает командам управлять проектами с помощью простых Канбан-досок, которые наглядно показывают, как задачи продвигаются по временной шкале. Можно назначать задачи коллегам, создавать настраиваемые рабочие процессы, прикреплять файлы и оставлять комментарии. Если требуется совместная работа над видеопроектами, можно использовать инструмент для аннотации видео, чтобы улучшить коммуникацию и обратную связь в процессе редактирования.
Однако Trello не имеет некоторых продвинутых функций для работы с более сложными проектами. Подобно Wrike, тарифы Trello рассчитываются за пользователя, что делает платформу более дорогим вариантом для команд.
Основные функции:
- Канбан-доски
- Автоматизация рабочих процессов
- Пользовательские поля
- Несколько видов проектов
- Рабочие пространства
Цены:
- Free Plan: включает до 10 досок на рабочее пространство, неограниченное количество карточек, неограниченные Power-Ups на доску, неограниченное хранилище (10 МБ на файл), 250 запусков команд рабочего пространства в месяц, настраиваемые фоны и стикеры, а также неограниченный журнал активности.
- Standard: $5 за пользователя в месяц. Включает все возможности бесплатного плана, а также неограниченное количество досок, расширенные контрольные списки, пользовательские поля, неограниченное хранилище (250 МБ на файл), 1,000 запусков команд рабочего пространства в месяц, приглашения на одну доску и сохранённые поисковые запросы.
- Premium: $10 за пользователя в месяц. Включает все возможности Standard, а также различные виды отображения проектов, включая календарь, временную шкалу, таблицу, панель управления и карту. Различные виды рабочих пространств, включая таблицу и календарь. Дополнительно предоставляются неограниченные запуски команд рабочего пространства, функции администратора и безопасности, шаблоны на уровне рабочего пространства, коллекции и наблюдатели.
- Enterprise: $17,50 за пользователя в месяц. Включает все возможности Premium, а также неограниченное количество рабочих пространств, полномочия на уровне организации, доски, видимые всей организации, управление публичными досками, гостей на нескольких досках, права на вложения и администрирование Power-Ups.
Приложения для командных встреч
Видеочаты помогают гибридным командам восстанавливать необходимую визуальную и устную коммуникацию, которая в противном случае теряется при работе из дома.
Независимо от того, насколько гладко организована письменная коммуникация через мессенджеры, всегда возникает необходимость подключиться к конференц-звонку для синхронизации команды на еженедельных планированиях и обзорах.
Ниже представлены лучшие платформы для проведения встреч гибридными командами.
8. Zoom
Zoom стал популярным во время пандемии Covid-19 как надёжный инструмент для синхронизации работы команд. В приложении можно записывать звонки, демонстрировать экран для презентаций, поднимать руку, чтобы снизить количество перебиваний, а также разделяться на отдельные видеочаты после крупных конференций.
Некоторые уникальные функции Zoom включают живое голосование, виртуальные доски и возможность делать аннотации на видео. Хотя в начале пандемии возникали вопросы безопасности, со временем Zoom значительно улучшил защиту с помощью сквозного шифрования звонков.
Основные функции:
- Совместная работа с видео и аудио в HD
- Видеовебинары
- Облачная телефонная система для бизнеса
- Виртуальные доски
Цены:
- Free Plan: до 100 участников с ограничением звонка в 40 минут, доступ к групповому общению и обмену файлами, а также 3 виртуальные доски.
- Pro Plan: $149,90/год/пользователь. Включает все возможности бесплатного плана, плюс до 100 участников без ограничения времени звонка и 5 ГБ хранилища.
- Business Plan: $199,90/год/пользователь. Включает все возможности Pro, плюс до 300 участников и неограниченное количество виртуальных досок.
- Business Plus: $250/год/пользователь. Включает все возможности Business, плюс неограниченные региональные звонки через Zoom Phone.
9. Google Meet
Google снова возвращается в список с видеочат-сервисом Google Meet. Преимущество использования Google Meet для встреч заключается в интеграции с другими популярными приложениями Google.
Вы можете планировать встречи в Google Calendar, присоединяться к звонкам прямо из Gmail и делиться файлами Google Drive в чате. Для пользователей, у которых уже есть аккаунт Gmail, Google Meet — самый простой вариант для начала работы, а базовые функции звонков предоставляются бесплатно.
Основные функции:
- Презентация документов, слайдов и таблиц
- Приглашение до 500 внутренних или внешних участников в чат
- Прямая трансляция для 100,000 зрителей внутри вашего домена
- Подключение с телефона
Цены:
- Free Plan: участие и проведение неограниченного количества встреч до 60 минут каждая.
- Business Starter: $6/месяц. Включает видеовстречи с участием до 100 человек, 30 ГБ хранилища на пользователя и расширенные инструменты безопасности и управления.
- Business Standard: $12/месяц. Включает видеовстречи с участием до 150 человек с записью и 2 ТБ хранилища на пользователя.
- Business Plus: $18/месяц. Включает видеовстречи с участием до 500 человек с записью и отслеживанием посещаемости, 5 ТБ хранилища на пользователя. Дополнительно предоставляются расширенные функции безопасности и управления, включая Vault и продвинутое управление конечными устройствами.
10. Microsoft Teams
Microsoft Teams — один из лучших способов для команд сотрудничать, так как приложение оснащено множеством функций, а один из его бесплатных планов является одним из самых привлекательных на рынке.
Для команд, которые уже используют экосистему Microsoft, это приложение будет особенно удобным вариантом. Microsoft Teams поддерживает демонстрацию экрана, автоматические субтитры, запись звонков и групповые чаты.
Основные функции:
- Видеовстречи для до 10,000 участников
- Проведение вебинаров
- Возможность добавления аннотаций
- Субтитры в реальном времени
Цены:
- Free Plan: неограниченные личные встречи до 30 часов каждая, неограниченные групповые встречи до 60 минут, до 100 участников на встречу, 5 ГБ облачного хранилища на пользователя, неограниченный чат с коллегами и клиентами, обмен файлами, задачи и опросы. Данные шифруются для встреч, чатов, звонков и файлов.
- Microsoft Team Essentials: $4/пользователь/месяц. Включает все возможности бесплатного плана, а также неограниченные групповые встречи до 30 часов, до 300 участников на встречу, 10 ГБ облачного хранилища на пользователя и круглосуточную поддержку по телефону и через веб.
- Microsoft 365 Business Basic: $6/пользователь/месяц. Включает все возможности Team Essentials, а также запись командных встреч с расшифровками, веб- и мобильные версии приложений Office 3, расширенное облачное хранилище 1 ТБ на пользователя, корпоративную почту и стандартные меры безопасности.
- Microsoft 365 Business Standard: $12,50/пользователь/месяц. Включает все возможности 365 Business Basic, а также настольные версии приложений Office с премиальными функциями, проведение вебинаров, регистрацию участников и инструменты отчетности. Также можно управлять встречами с клиентами.
Заключение
Компании по всему миру убедились, что команды могут эффективно работать удалённо, а сотрудники находят способы продуктивно работать из дома. Тем не менее, высокий уровень коммуникативной компетенции остаётся критически важным для успеха цифрового рабочего места.
Приведённые выше инструменты предоставляют функции, которые обеспечивают прозрачность, ясность и надёжность в общении между членами команды, гарантируя, что все остаются на одной волне.
